“亚运记忆”理念下杭州亚运工程档案工作实践

范腾飞/国科大杭州高等研究院

近年来，随着我国综合国力及实力的不断增强，各地举办、承办大型国际综合性赛事、运动会日益增加。杭州成为继北京、广州之后，举办亚运会的第三个中国城市。亚运场馆是亚运会承办的最重要的基础和基石，是确保亚运会成功举办的关键和保障。本届杭州亚运会共建设 56 个竞赛场馆、5 个亚运村和分村、31个训练场馆。赛前短时间内同时筹建数量繁多、技术繁杂的洲际体育项目工程，保障综合赛事后，如何继续持续发挥作用及扩大社会影响力，既是对项目建设提出的高标准要求，又是给工程档案管理带来的巨大挑战。

根据《2022年第19届亚运会杭州市场馆及设施管理办法》、《杭州市人民政府2022年第19届亚运会组委会关于加快2022年第19届亚运会杭州市场馆及设施建设的实施意见》（以下简称《管理办法》《实施意见》），按照“谁家孩子谁家抱”的原则，场馆及设施责任单位作为亚运会场馆及设施建设的筹资、建设主体、承担亚运会场馆及设施建设职责，落实项目建设、工程验收等工作[1]；亚组委场馆建设部的主要职责负责编制亚运会场馆及设施总体建设工作计划，推进建设进度，并跟进设计审查、全过程监督和工程验收工作[2]。亚运工程档案作为亚运场馆建设的有机组成部分，完整记录了杭州亚运项目建设过程的方方面面，其完整性及齐全程度，将直接关系到亚运项目工程建设质量，也是后续运行维护的重要依据。本文立足杭州亚组委的内设机构场馆建设部，针对亚运工程档案的困难及挑战，探索、总结亚运工程档案管理工作的方法、路径及要点，为未来大型赛事工程建设的档案管理提供经验。

1 亚运工程档案管理面临的困难和挑战

1.1 档案管理人员行业背景薄弱

在亚运档案管理实践中，仍然存在重视程度不同，管理力量不足，人员配备缺乏专业性等问题。具体表现在：一是行业差异性较大。各赛事项目承办建设主体类型多样。既有城建、城投类国有控股企业等专业的工程建设企业，也有承担重要比赛项目的国资委在地方的中央下属企业，但大部分的项目责任单位或建设主体为属地政府的体育局、文旅、教育类等主管部门。二是配备的工程档案管理人员多为兼职。各地亚筹办工作人员多为选派自市、区的各类行政机构，工程档案管理人员多为其中岗位人员兼任。三是档案管理人员相对缺乏工程现场一线管理经验和工程档案的管理经验。由于对建设工程领域的熟悉程度有差异，导致对工程档案工作的重要性和工作模式、工作方法的认知也不尽相同。

1.2 档案管理标准不统一

亚运项目场馆分布在浙江省内六大城市，其权属错综复杂，场馆按照属地归属可分为浙江省属场馆、杭州市属场馆、杭州市辖区属场馆、协办城市市属场馆等。一方面因其归属的多元化，不同属地，其行政主管部门的管理权限及要求不一样，同时各地进馆的标准不统一[3]，导致建设管理过程中纵横向协调工作难度巨大，同一属地不同权属的场馆建适用的政策也不一样。另一方面由于亚运工程档案工作面广量大，在项目建设周期相对较短的时间内，从开始就达到工程档案管理标准化和完全统一存在较大困难。

1.3 档案管理体系不健全

在前期进行的抽查中，较多建设主体对工程档案的重视程度不够，台账档案管理的组织体系尚未健全，对工程档案管理工作未进行系统全面的统筹考量。主要表现在部分项目工程建设过程中，设计单位、监理单位、施工单位的档案收集、整理、归档及移交工作“各自为政”，文件呈现较零散的状态，还未进行分类整理，本单位形成的工程文件未向建设单位移交归档，整个管理流程并未实现有效衔接。

1.4 体育工艺类专项档案管理有待加强

亚运场馆设施涉及的建设要求和一般建筑存在较大的差异，比如增加了包含着场地扩声、临时设施、景观布置、标准时钟、升旗系统、售票系统、转播系统、体育展示相关设施，都具有体育专门性等特点。因具有较强的的专业性和特殊的体育价值，这些体育工艺工程档案的留存，对完整保存好亚运工程档案，留存特有的“亚运记忆”具有重要的现实意义和长远价值。

2 亚运工程档案管理实践和方法

2.1 各级领导高度重视，高位推动有效保障

杭州亚组委场馆建设部作为亚运工程档案管理的主管部门之一，始终把做好亚运工程档案工作摆在突出位置，领导班子高度重视并超前谋划，多次召开档案专题会议研究部署亚运工程档案工作。以深化亚运工程档案业务为主线，以服务亚运工程建设为方向，督促各责任单位、建设主体提高认识，确保亚运工程档案工作不失位、不断档，为亚运工程档案工作顺利推进提供了坚实保障。

2.2 健全规章制度，构建规范化制度化管理体系

亚运工程档案内容庞杂、数量繁多，载体多样，面对复杂的亚运工程档案工作形势，需打破传统的建设单位、建设主管部门与档案管理机构“各自为政、单兵作战”[4]的机制壁垒，重新梳理档案业务流程工作模式，全面整合工作资源，采取“跨单位协同、组群团布战”的方法，有利于提高工作效率。为进一步加强亚运工程档案管理工作，场馆建设部根据《管理办法》《实施意见》中杭州亚运会场馆建设按照“组委会统筹、属地负责、协同推进”的原则，由亚组委场馆建设部统筹协调，场馆及设施项目属地单位具体负责，结合亚运场馆工程建设档案的实际需求，制定了《2022年第19届亚运会场馆及设施建设台账档案管理办法》（以下简称《台账档案制度》）。

《台账档案制度》根据亚运工程建设的特殊性，构建了完整的工程档案工作管理体系，建立完善了规章制度，使档案工作有章可循[5]，其从各单位职责、台账内容、工作流程等几个方面，明确了亚运工程建设文件材料归档范围和相关要求。《台账档案制度》既是对现有工程档案工作规范的补充，又是对亚运工程档案工作规律的探索，并从根源上规范亚运工程档案管理的程序及方法，完整可追溯的台账档案，有助于全面地了解项目、管理项目、回顾项目，对提升亚运项目工程管理水平有重要作用，促进了亚运工程档案工作的高标准开展。

2.3 注重培训实效，全面提升亚运档案队伍的综合素质

一是开展工程档案管理专项培训。多次邀请城建档案业务专家，针对亚运工程档案管理的难点、重点进行专项培训。二是根据档案形成主体确定档案工作培训对象。主要为各亚运场馆参建的建设主体单位，如浙江大学、浙江工商大学、杭州市体育局等，总计培训两场，培训人次达百余次。三是培训内容系统化、标准化。培训内容主要包括工程档案管理相关的法规知识与工作方法，并根据亚运工程参建各方档案管理职责，明确档案归档内容与进馆要求，同时结合工程档案相关案例剖析，结合现场实操指导，提高档案管理理论知识水平与实际操作经验。四是完善工程档案管理人员的激励与考核机制，培养造就素质高，作风硬的亚运档案干部队伍。

2.4 细化专项方案，多方联动落实主体责任

2.4.1 建立联动机制。一是成立专项检查组，通畅沟通渠道。城建档案馆作为城建工程档案的接收管理单位，负责对工程档案进行监督、检查、指导。亚组委场馆建设部在亚运筹备、场馆建设初期已与市城建档案馆建立沟通机制并组建了工作专项检查组以加强协作，形成工作合力，对亚运建设项目台账及工程档案进行业务指导，确保各亚运工程参建各方将档案工作做细做实，亚运工程经得住历史的检验。二是整体布局，提前谋划。亚组委场馆建设部统筹协调各建设主体单位，加强做好亚运工程档案管理的承上启下工作，主动接受各级档案主管部门的监督，协调帮助项目参建单位如设计、施工、监理等单位同步开展档案工作，为后续移交档案馆做好前期准备。

2.4.2 细化工作方案。为防止档案检查工作流于形式，进一步强化检查效果，专项检查组根据各亚运工程建设的计划、进度量身定制档案专项检查方案。检查计划重点分布在项目建设关键节点任务部署前后，依据《台账管理制度》细化工作方案，明确检查人员工作职责，统一检查工作标准、程序与方法，并将检查方案及通知及时告之亚运工程建设主体，对各建设主体及时自查起到督促作用，也有利于建设主体对照问题清单做好整改工作。

2.4.3 开展专项检查。档案专项检查由亚组委场馆建设部领导带队并担任组长，挑选业务骨干与城建档案工作人员组成专项检查组。专项检查组提前介入，把档案服务工作做到前端，在亚运项目集中地域杭州市域范围内开展专项检查。在对黄龙体育中心、杭州奥体中心体育馆、钱塘轮滑中心、余杭区体育馆等在建项目的专项深入检查中，市区两级城建档案馆专家予以全程指导，与场馆建设部建设管理处工作人员深入工程现场一线，及时了解工程档案的工作动态，从文件归档、档案保管、人员配备等几方面同时开展深入调研，特别是在项目立项、工程建设等各个阶段形成的档案材料，检查过程中也着重关注档案收集速度是否和工程建设进度保持同步。

2.4.4 落实主体责任。专项检查工作后，检查组认真剖析问题，确定档案业务指导工作重点，在具体业务指导中抓重点、解难点，有针对性跟踪监督各有关单位落实档案工作整改措施，运用科学高效的方法确保亚运场馆台账档案工作高标准建设、高质量运行。各建设主体根据检查中收到的专项整改通知书要求，在规定时限内进行整改，场馆建设部建设管理处组织人员进行复查，确保以查促改，提质增效，最终达到符合进馆标准的目的，实现整个管理流程闭环管理。

2.4.5扩大工作成果。通过整理、归纳及汇总，相关工作成果、优秀经验形成“知识共享”，在省市亚运筹办范围内形成工作信息专报，营造了“比学赶帮”的良好氛围。除此之外，重点要求亚运各建设主体发挥“牵头抓总”“承上启下”的作用，既要接受各级档案主管部门的监督，又要帮助项目参建单位做好提前谋划和同步收集整理工作，尤其是体现亚运“绿色、智能、节俭、文明”的办赛理念类工程档案资料的收集整理工作，留存好重要的“亚运记忆”。

2.5 完善验收程序，注重声像档案资源建设

2.5.1 完善验收工作程序。作为亚运工程档案管理的重要环节之一，亚运工程档案验收专门成立工作专班，并制定专项验收制度。专班成员构成由亚组委场馆建设部建设管理处、杭州市城建档案馆、区、县（市）城建档案管理机构共同派员组成，负责所有亚运场馆项目工程档案验收工作，制定《关于做好杭州亚运会、亚残运会场馆工程档案验收工作的通知》等文件，其中规定所有场馆工程项目按照属地管理原则，由属地城建档案管理机构负责工程档案验收。其中位于主城区的项目由杭州市城建档案馆负责验收，相应场馆项目工程档案由市馆接收保管；其他区、县（市）项目由所在区、县（市）城建档案管理机构负责验收，相应场馆项目工程档案由相应区、县（市）城建档案管理机构保存，但项目档案接收后统一向杭州市城建档案馆移交一套电子档案。所有场馆项目工程档案接收后档案查询利用工作由属地城建档案管理机构负责。工作专班的成立及专项通知的印发，为亚运工程档案及时、顺利进馆打下良好的组织保障。

2.5.2 注重声像档案资源的建设与移交。声像档案具有直观的形象性，在收集、保管等方面也具特殊性，尤其在数字化改革的时代背景下，对多种载体档案和电子文件的收集与整理提出更高要求。作为其他载体档案的必要补充，声像档案以不同形式记录历史，并与同期形成的纸质档案相辅相成，相互印证。根据《杭州市建设工程声像档案移交工作有关事项的通知》，杭州市域所有场馆均按照要求移交声像档案，结合亚运工程档案的特点，制定具体化、个性化的收集归档方法，对于后期亚运工程档案资源的调取、查阅、利用及共享工作实现最大化的助推[6]。

3 对杭州亚运工程档案管理工作的建议

3.1 纳入目标考核管理

一是工程档案管理应实行岗位责任制。将各层次、各体系的工程档案管理人员纳入考核，将档案工作纳入工程建设合同制管理体系，确保亚运工程档案工作与工程建设同步协调发展，全力保障做好亚运工程档案工作。二是不断完善档案管理体系。通过将档案考核工作纳入目标管理、增加绩效考核指标等手段，进一步强化亚运工程档案收集、整理、保管与利用工作，确保亚运工程档案更加完善、完整、准确与系统[7]。

3.2 拓宽档案收集范围

在加强一般档案、电子文件档案收集的同时，注重非官方、非标准的亚运工程档案征集，如采取多种方式向社会各界广泛征集散存的有特殊意义、有档案价值的亚运工程建设资料，做到应收尽收，如重大工程活动、一些重要会议的照片、视频、音频。归档收藏这类特殊意义的亚运工程档案的目的不是将其束之高阁，而是要达到既充分保护，又合理利用的目的[8]。

3.3 制定赛事档案专项规范

政府相关主管部门应提前规划、顶层设计，制定关于重大专题档案，如大型赛事工程管理类档案的基本规范制度，明确工程档案的重要地位，工程档案工作主体的职责和义务，实现集个性化与标准化于一体的专项工作规范流程。

3.4 后亚运时代的档案开发利用

3.4.1成果展览及学术研讨。一是利用收集归档进馆的亚运工程档案合理分类，结合各类亚运纪念、庆祝活动等组织各种专题特展；二是编辑出版亚运工程档案图册、图集，联合相关机构或出版社发行关于杭州亚运工程档案的纪念品或书籍；三是组织关于杭州亚运工程档案的学术交流研讨活动，为其他赛事工程档案管理工作提供交流的平台，让亚运工程档案发挥长效，历久弥新。

3.4.2 建立档案专题网站。建议相关主管部门研发亚运工程档案专题网站，网站集保存、开发、利用的一体化开放式查档平台，将亚运工程档案及“项目建设全生命周期”真实、完整的以“电子档案”、数字化的形式线上传承。档案专题网站可关联到杭州亚运会官方网站中工程建设内容，不仅可以从中总结、提炼出亚运会体育赛事承办知识，还可从中提炼出如重大工程建设等各业务领域的工作方法，为其他大型赛事的筹备工作贡献丰富有效的经验借鉴，更将是档案工作“功在当代，利在千秋”的具体实践。