人事档案数字化在人事管理中的重要性

吴雄

摘要：随着科学技术的发展，人事档案数字化越来越被人类所重视，数字化人事档案也逐渐发挥着更高的作用和能动地位，具有其普通人事档案所不能具备的功能，为人事管理极大提升了便捷程度。因此，为了进一步提升人事管理工作的效率，对人事档案数字化在人事管理中的重要性进行了阐述。

关键词：人事档案;数字化;人事管理

引言：在科学技术日益成熟的今天，人事档案数字化已成为了人事管理的一个必要因素，因为它解决了现今人类最需解决的效率问题，提升了人事管理的可持续发展程度，因此，人事档案数字化受到了各个公司及企业的高度重视与赞扬。

一、人事档案数字化的重要性

（一）人事档案数字化有利于办事效率

人事档案的数字化，对于人类历史来说可以说是一个重大飞跃，极大影响了人类的工作效率，使其能将工作的重点转移进创造之上，而去除一些冗杂的管理方式。传统人事档案运用纸张将每一位工作者的信息一一记录在案，放入档案室保存。然而，首先，传统纸质人事档案容易被损毁或丢失，纸张干燥脆弱，容易引发火灾，造成安全隐患。其次，传统人事档案中想要查找一些信息也绝非易事儿，查找效率太慢，大大耽误了管理效果。最后，传统人事档案在涉及到需要调用借用的行为，也需要时时刻刻小心为上，否则就有丢失的风险。而数字化的人事档案，大大解决了这些难题，首先，数字化的人事档案容易保存。数字化的人事档案依托网络环境和信息网，将数万人的人事档案全部存储在内存卡中，既节省了空间，又减少了安全隐患。其次，数字化的人事档案相较于传统人事档案，更加的方便快捷，随取随用，有任何错误都可以运用网络及时修改。并且，即使在数万份的档案中，只要输入想查找的关键词，就可以快速对档案进行筛查，极大提高了办事效率。将信息全部汇总进电脑后，电脑也可以根据操控人的指令，对信息进行核查与查验，保证信息的准确性。最后数字化的人事档案在借用和调用档案方面也远远先进于传统人事档案，数字化人事档案在进行外借时不必将档案复印多份进行备份，而只需将档案携带于U盘之中进行文件传输。另外，现在有很多的档案系统已经开通了档案共享功能，不同地区的人民可以一起进行修改档案，极大的提高了办事效率，为档案管理增加了多种保障，促进了档案管理的现代化发展。不仅如此，现代数字化管理人事档案相较于传统人事档案更加环保，运用数字化人事档案可以共创绿色空间，落实环保政策。

（二）人事档案数字化有利于信息安全

保证信息安全是创建人事档案的前提条件，也是必要条件。人事档案数字化的另一特别之处就在于信息安全与规范。在传统人事档案中，管理方式较为单一简单，信息很容易进行不必要的泄露，从而危害整个档案系统的安全。另外，档案保存管理一事繁杂琐碎，需要多次对档案信息进行采集，分析和保存使用，在进行使用档案信息时，难免会因为忽视和遗漏细微的部分而导致档案信息的泄露遗失，档案安全因此失去了保障。而数字化的人事档案极大地改善了这一缺点，在多次对档案信息进行采集和使用时，可以利用网络信息平台构建网络信息安全锁，将档案信息备份至安全的部分，防止有心人对档案信息进行盗取，或因粗心大意而导致档案信息的遗失。另外，档案信息系统也在逐年升级，更新了安保系统，当输入不正确的密码超过所规定次数时，系统会自动报警，这样做充分提升并加强了档案信息的安全，让安全性得以保障。同时，将档案信息系统设置摄像功能，自动捕捉所启用系统的人的面容，可以方便进行事后追责，这同时也是授权的体现。数字化人事档案还可以将人员查询记录与借阅过程清楚记录在案，而不需要手动登记，大大节省了管理时间。

（三）人事档案数字化有利于规范管理

规范管理一直是人事档案重中之重的部分。而规范管理又分为对人事调动的管理和日常的管理，在传统人事档案之中，规范管理是非常难做到的一件事。首先，在传统人事档案之中，当一位人员进行调动的时候，人员可能会为了自身利益而做出篡改档案或隐瞒档案的违法犯罪的事情，而因为传统人事档案的不安全性，导致人事档案非常容易进行篡改，也因此有诸多贿赂的违法事件发生。而实行人事档案数字化贯彻落实了党中央下发的政策与规定，对于年龄，学历，工作经历等重要信息进行筛查，对于原档案进行留存与扫描，通过档案信息库进行汇总和调查，极大地制止了此事再次发生。其次，在日常管理方面运用数字化的人事档案管理也极大的显现出优势。人事档案管理需要管理人员精准且快速的进行每一个步骤，但培养这样的人，需要极大的时间当数字化人事档案管理充分运行时，有经验的人员则不再是一个重要的依据。数字化人事档案管理充分的考虑了人员的使用，设计出一系列便于操作的引导程序，将合适的步骤精准投放进人员之中，促使人员能够快速上手，优化了传统人事档案管理的效率。

二、人事档案数字化管理措施

首先，档案部门需要尽快对人员做出现代化培训。现今档案部门的人员构成大多为中老年人，中年人对于现代化与数字化的人事档案不够了解，反而造成了效率的下降。档案部门应该尽快吸收青年血液，以新成员带动老成员，积极做好人员培训，使其能够更好的开展现代化人事档案管理，建立起有经验的人员团队，提高办事效率。其次，档案部门也需要尽快调整好人员的纪律问题。人员需要时时刻刻遵守纪律，对于一些原则性问题绝对不能够有所懈怠，更不能假公济私。人事档案部门需要贯彻落实国家的相关政策与要求，建立网络安全保护机制，尽心竭力保管人事档案，避免一些“丢失档案”、“篡改档案”的事情再次发生。最后，我们也要进行档案管理的重视，注重人事档案管理的收集，要对不符合或不完善的档案进行修补和充分归档，为今后的档案整理做出充足准备。

结束语：

综上所述，数字化人事管理档案对于现代档案管理有着重要的意义不仅有利于办事效率，更有利于信息安全与规范管理。数字化人事档案可以多方面，多角度的提升人事档案管理水平，促进档案管理高效可持续发展。

参考文献：

[1]刘洋，王春梅.人事档案数字化在人事管理中的重要性[叮.企业改革与管理，2016 （21）：30-32.

[2]杨超.高校人事档案管理中的数字化服务[J.江苏教育学院学报（自然科学版），2017（3）： 25-26.

[3]钟春和.加强和改善企业人事管理是增加企业效益之本[J.建材發展导向，2017，09 （15）： 77.