强化医院档案管理提升档案资源利用率的探讨

张志龙

[摘  要]档案管理是医院经营管理中比较重要的一个部分，可以将医院的整体情况反映出来，帮助医院对往后的工作进行合理安排，不断提高医院工作人员的能力素质，促进医院的健康稳定发展。目前医院档案管理还存在一些不足，需要加强对这一方面的研究，以合理的措施提高档案资源利用率，使医院档案管理更加有效。鉴于此，文章主要针对醫院档案管理中存在的现状问题进行分析，进一步分析探究强化医院档案管理的策略，期望能为档案管理人员提供一些可靠的参考依据。

[关键词]医院档案;档案管理;档案资源;利用率

中图分类号：R197.32           文献标识码：A           文章编号：1674-1722（2022）01-0075-03

近些年来，随着我国医院医疗事业的持续发展，医院档案管理工作面临着更高要求，需要充分把握好医院档案管理的特征，结合医院档案管理工作情况进行不断改进，将档案管理促进医院发展的积极作用充分发挥出来。目前医院档案管理中存在诸多问题，比如档案管理缺乏重视性、档案资源开发意识较弱、档案管理制度不完善、缺乏专业的档案管理人员等等，这些都影响到医院档案管理的整体效果。因此，有必要深入分析医院档案管理中存在的问题，对强化医院档案管理的策略进行探究，以便提出一些可靠的参考建议，促进医院档案管理朝着更好的方向不断发展。因此，文章围绕强化医院档案管理提升档案资源利用率进行分析探讨价值意义显著。

一、医院档案管理的主要特征分析

（一）档案管理内容趋向于多元化

通过深入了解医院档案管理的发展情况可知，其管理内容逐渐多元化，可以将档案划分为人事档案、医患关系档案及业务指导档案。从人事档案这一方面来讲，其主要内容包括了医师的聘用信息、奖惩信息、晋升考核信息等。从医患关系档案这一方面来讲，其主要内容包括了医院与患者的关系、医师与患者的关系，可以将医院的服务水平及医疗水平反映出来，也是呈现医风的一种形式。从业务指导档案这一方面来讲，其主要内容包括了消化科、妇科、外科、内科、儿科等不同科室的资料。总之，在医院持续发展的情况下，其管理内容将更加多元化，对档案管理提出了更高要求[1]。

（二）档案管理向规范化及信息化发展

在信息化时代的背景下，传统的档案管理模式无法适应医院发展，使得医院档案管理工作的效果不够理想。在医院人力资源监督、疾病预防、健康管理等工作中，普遍都是以计算机对各项工作进行记录，将这些保存下来的信息输入档案管理系统，方便对其进行使用。同时，医院加大了技术方面的投入，有效改善了档案管理技术，制定了相应的制度及工作准则，在档案管理中形成了完善的规章制度，可以促进医院档案管理的规范进行。

（三）档案管理与医疗文化建设关系密切

通过医院档案管理能够对医疗文化内容进行优化，促进医疗文化建设水平的提升。通过档案管理工作对医院文化进行宣传，可以对医院工作人员产生潜移默化的影响，使医院工作人员形成良好的职业观念及责任意识[2]。其次，通过医院档案管理工作能够对医疗文化进行创新，推动医院往后的文化建设。在实际工作中，将医院的良好作风及文化理念渗透到日常工作中，可以加快医院文化的发展。最后，严格做好医院档案管理工作，可以对医院工作人员的文化素养进行提升，将医疗文化的发展历史记录下来，起到传承医院文化的重要作用。

二、医院档案管理中存在的现状问题分析

从现状来看，我国大部分医院在档案管理工作开展期间仍存在一些有待解决的问题，主要问题如下。

（一）对档案管理缺乏重视性

根据以往医院工作情况来看，大部分医院都是将主要的精力放在医疗服务和医疗水平上，对档案管理的投入较少，使得医院档案管理工作的开展受到一定影响。部分人员认为档案管理不能直接对医院发展产生作用，将过多的资源投入在档案管理方面是一种浪费，使得医院档案管理工作中的档案收集及档案整理存在不足，无法保证档案工作的整体效果。同时，由于档案管理不受重视，未能发挥现代信息技术在档案管理中的优势，且档案管理人员缺乏主动学习的动力，不利于医院档案管理的持续发展[3]。由此可见，提高档案管理人员对档案管理工作的重视程度非常关键。

（二）档案资源开发意识较弱

由于档案管理不能直接给医院带来经济效益，使得医院在进行档案管理工作的时候，比较强调档案资料的收集及整理，对档案资源的开发存在重视性不足的情况，难以充分发挥档案资源的利用价值。目前信息技术在档案管理领域得到广泛应用，但是有些医院所采用的档案管理手段比较传统，在档案整理、档案分类、档案归档等工作中存在大量的重复性工作，给医院带来较大的人力浪费。其次，信息化管理系统在医院档案管理中得到了广泛应用，但是在信息化档案管理系统的开发中，未能充分考虑到各方面因素的影响，比如开发出的系统存在使用复杂等情况，使得患者面临更多困难，进一步加大了医患之间的矛盾[4]。

（三）档案管理制度不完善

对于医院档案管理来说，其管理制度是否完善直接影响着档案管理各项工作的效率及质量，若是管理制度存在不足，势必会造成档案管理混乱等情况。就实际情况来看，医院在档案管理制度建设方面投入的精力较少，所建立的管理制度不够完善，未能明确每一个岗位的工作职责，使得工作人员存在交叉工作及重复工作，严重影响了医院档案管理的工作效率。由于档案管理制度不完善，档案管理人员仅仅是简单地整理档案，对档案进行保存，使得医院档案管理发展处于停滞的状况[5]。

（四）缺乏专业的档案管理人员

在医院档案管理工作中，档案管理人员的能力及素质是保证各项工作顺利进行的重要基础，但是有些档案管理人员存在身兼多职的情况，且部分人员存在能力不足的情况，无法保证医院档案管理的工作质量。虽然医院安排了专门的人员负责档案管理，但是在档案人才培养方面缺乏科学的计划，难以提高档案管理人员的专业素质，不能适应档案管理的信息化发展，也就不能发挥信息化在医院档案管理中的作用。其次，医院档案管理涉及的人员、流程及种类较多，若档案管理人员的能力不足，或是缺乏工作经验，势必会影响到医院档案管理的发展。所以，需重视专业档案管理人员的培养教育。

（五）档案管理系统存在安全隐患

目前数字化在医院档案管理中得到了广泛应用，利用信息化技术对医院档案管理进行创新，使得档案管理更加灵活，但是也带来了一些新的问题，尤其是档案信息安全风险，因此需要强化档案信息安全管理。在医院档案管理系统的运行中，很容易出现网络攻击、病毒入侵等安全问题，使得档案信息被盗取、档案信息被损毁等等，给医院带来较大损失，不利于医院的长久发展。对此，需树立与时俱进的理念，重视档案管理系统安全等级水平的提高。

三、强化医院档案管理的具体策略分析

为了解决医院档案管理工作现状存在的问题，需落实有效的解决策略。结合实践工作经验，医院档案管理具体策略如下。

（一）强化档案管理意识

为促进医院档案管理工作的顺利开展，首先要强化档案管理人员的管理意识，充分认识到档案管理对医院发展的重要作用，为医院重要决策提供可靠的信息支持。作为医院档案管理的主体，档案管理人员可以将典型事例的相关宣传手段作为参考，做好档案管理宣传工作，结合工作需要进行自我提升，并充分发挥档案监管的作用，促进医院档案管理的有效进行。其次，医院档案管理是一个长期且复杂的过程，必须获得医院领导的支持，做好档案管理的规划，完善相关的软硬件设施，满足医院档案管理工作的基础需要。最后，需要转变档案管理的服务观念，保证每一个工作人员都可以认识到档案管理具有的重要意义，对档案资源进行全面收集和归类[6]。

（二）完善档案管理制度

制度建设直接影响着医院档案管理的进行，需要对现有的档案管理制度进行完善，发挥管理制度具有的指导及约束作用，促进档案管理的顺利进行。首先，需要明确档案管理人员的工作职责，建设档案管理系统，对档案管理相关的规章制度进行完善，使档案管理工作能够更好地服务于医院发展。在档案管理的规章制度建设完成后，需要将其严格执行，结合档案工作情况对其进行调整，以此促进医院档案管理工作质量的不断提升。其次，在做好档案管理工作的同时，应做好相应的评估及考核工作，对档案管理的工作效率、工作需要及其管理制度等进行综合考虑，制定出科学合理的档案管理工作标准。最后，在医院档案管理工作时，要求档案管理人员保持良好的工作态度，深入了解档案管理的具体内容，对现代化的信息技术手段进行学习和运用，利用自身所学的新知识、新技术等对档案管理进行改进，方便医院对档案资源进行有效利用[7]。

（三）加强档案管理信息化建设

为适应信息化时代的发展，要求档案管理人员做到与时俱进，充分发挥信息化在医院档案管理中的作用，使医院档案管理的效率及质量得以提升。具体来讲，可以将数字信息设备、信息管理系统等引入医院档案管理中，利用计算机技术对医院档案资料进行收集，以最快的速度整合档案资源。同时，在应用信息技术手段的情况下，既能够提高档案收集、档案整理等工作的效率，也可以对档案资料的检索方式进行改进，只需要将关键词输入系统，就能够获得用户需要的档案文件，从而有效提高档案资源的使用效率，降低医院档案管理工作的成本投入。

（四）提高档案管理人员素质

在医院档案管理工作时，很容易出现档案丢失、档案泄漏等情况，且档案收集、档案整理、档案分类等工作的规范性不足，严重影响到医院档案管理工作的质量。造成这一问题的主要原因是档案工作的程序及标准不统一，未能严格做好年度考核，使得档案管理受到影响。为解决这一问题，应制定具有科学性的年度学习计划，并将其纳入年度考核，为档案管理人员提供更多学习的机会，使档案管理人员的专业素养及管理能力得以有效提升。由于医院档案管理工作的内容是不断变化的，为保证档案管理工作的效率及质量，必须加强档案管理队伍建设，不断完善人才培育体系，借助优秀的管理团队来促进医院档案管理的不断发展[8]。

（五）加强档案信息安全管理

在医院档案管理工作中，要求档案管理人员做好档案信息安全管理，避免出现档案泄漏及其他问题。为促进档案信息安全管理工作的进行，需要将有关档案信息安全管理的知识技能传授给档案管理工作人员，以便在发生档案信息安全问题的时候，能及时采取有效措施进。同时，需要优化档案管理运行机制，以此减少档案信息安全风险。在档案管理中应用大数据技术，应深入挖掘档案信息具有的价值，做好档案备份工作，进一步提高档案信息资源的安全性。此外，应充分利用防火墙技术、查杀毒软件等，及时修补计算机系统中存在的漏洞，避免计算机系统受到外部攻击，使档案信息安全管理计算机系统的安全性得到全面提高。

四、结语

综上所述，档案管理对医院发展起到了极为重要的影响作用，但是目前医院档案管理工作仍存在一些有待解决的问题。因此，需要提高对医院档案管理的重视性，不断强化医院档案管理，提高档案利用率，从而发挥档案管理在医院发展中的作用。与此同时，在醫院档案管理开展过程中，应强化档案管理人员的档案管理意识、完善档案管理制度、加强档案管理信息化建设、提高档案管理人员素质、加强档案信息安全管理等，进一步提高医院档案管理工作的质量水平。

参考文献：

[1]王旭.强化医院档案管理提升档案资源利用率[J].兰台内外，2021（28）：35-37.

[2]陈伟伟.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].公关世界，2021（14）：25-26.

[3]李嫚.医院音像档案资源管理系统的建设和应用研究[J].大陆桥视野，2021（06）：53-54+56.

[4]张晓蓉.“信息化+公共卫生”背景下医院档案管理现状及优化策略分析[J].办公室业务，2021（09）：132-133.

[5]刘妍.医院档案管理工作的创新研究[J].兰台内外，2021（12）：53-54.

[6]李敏.强化医院档案管理 提高档案资源利用率[J].办公室业务，2021（04）：159-160.

[7]任晓萍.“互联网+”背景下医院档案信息服务的路径[J].黑龙江档案，2021（01）：68-69.

[8]闫广柱.大数据背景下医院人事档案信息资源管理研究[J].兰台内外，2021（03）：66-67.