新时期档案信息化保障体系建设举措探讨

卢丹

档案信息化是推动档案事业转型发展和高质量发展的重要驱动力，是实现档案现代化管理的根本保障。新修订的《档案法》增设“档案信息化建设”专章，国家和省“十四五”档案事业发展规划作出专题部署，充分体现了推进档案信息化建设的重要性和紧迫性，也为各地各部门档案信息化发展提供了有利契机和广阔舞台。我们要深刻认识推进档案信息化建设的重要意义，始终坚持问题导向和目标需求导向，加强顶层设计，完善政策措施，提升质量标准，强化服务利用，加快建成互相作用、协调配套、运行良好的档案信息化保障体系，推动实现以信息化为核心的档案管理现代化。

一、建立规范的制度保障体系

高标准建设档案信息化保障体系，首先必须要夯实制度建设这个基础，确保推进档案信息化工作有章可循、有法可依。一要注重时效性。随着时代发展和档案管理方式变革，一些原有管理制度措施已经不能完全适应当前工作需要，特别是近年来国家和省对推进档案信息化建设作出一系列安排部署，迫切需要对档案信息化管理制度及时做出更新和动态调整，加快推进相关制度的“立、改、废”，确保充分体现新时代新要求。二要注重针对性。围绕当前制约档案信息化建设的最迫切、最现实问题，研究制定涉及政务服务事项电子文件归档、数字档案馆（室）建设等既利当前、更管长远的政策文件，确保把最解渴的政策送到档案信息化建设急需的第一线，真正用务实管用的政策推动档案信息化发展。三要注重协调性。将档案信息化工作与本地本部门重点工作同部署、同推进，与本地本部门整体制度建设同部署、同推进，加快推动档案信息化工作纳入各地信息化发展全局，列入本地国民经济和社会发展规划、政务服务一体化平台建设等，进一步强化档案部门信息化工作职责，推动实现档案信息化建设全面发展。

二、建立完善的质量标准体系

档案信息化标准是对档案信息化建设过程中出现的各种重复性事务和概念所作的统一规定，标准对象是随着档案信息化建设中的时间变化、技术更新而不断变化的。加快建设档案信息化保障体系，必须持续优化和不断完善质量标准建设，确保实现对档案信息化管理的有效指导和必要约束。一要立足时代特征，坚持适度超前的原则，充分考虑信息时代和网络环境的变化，充分分析宏观形势对制定相关质量标准的影响，充分研判社会和技术的发展方向，根据当前档案信息化发展阶段和工作现状综合研判制定相关质量标准，确保经得起实践和历史的检验。二要考虑基本国情，坚持对标对表，充分研究我国信息化工作的基本方针和政策要求，在符合国家信息化发展方向的大前提下研究和部署档案信息化标准制定工作，可进行适当有益的探索和创新，但决不能在大方向上搞偏差，决不能突破政策红线，决不能在大框架外另起炉灶，确保档案信息化工作的正确方向。三要参照国际标准，积极学习引进先进国际标准和相关专业的信息化标准，吸收借鉴蕴含其中的科技成果和管理经验，加大甄别、研究、总结力度，根据自身实际情况进行定制、修改和扩展，增强同类标准之间的兼容性，持续加快档案信息化建设与国际标准接轨的速度。

三、建立全面的开发利用体系

挖掘和发现档案信息资源价值，及时满足社会各界多种利用的需求，既是履行档案部门工作职责的客观要求，也是提升档案信息化服务能力的现实需要。一要提升信息检索能力。档案检索是查阅档案的重要工具，高效的检索体系能够有效提高档案资源的开发利用效率。要进一步规范档案资料电子存储及信息咨询服务等一系列流程，推动开发高效信息技术及检索工具，便于信息检索的利用者能够快速定向查阅有效信息，提升满意度。二要提升长期保存能力。传统的档案管理方式已经无法满足时代发展需求，不仅影响到工作效率，而且不利于档案资源的开发利用。要持续加快数字档案管理平台系统与办公自动化系统（OA）、产品数据管理系统（PDM）及工艺管理系统（MPMS）等的接口建设工作，确保电子数据无损传输，实现电子文件实时在线归档、审核、审批，积极推进“异地、异质备份”，提高电子档案长期保存能力。三要提升服务管理能力。档案服务管理是一项对信息化知识和综合能力要求很高的工作，不仅要求档案管理人员掌握传统纸质档案管理的相关知识和技术，更要掌握现代信息化知识和相关专业操作技术。要树立人才资源是第一资源的理念，从战略高度深刻认识培养档案信息化人才的极端重要性，切实加强档案信息化队伍建设，深入做好专题学习、业务培训、岗位练兵、以老带新等工作，真正用高素质信息化人才队伍为高质量档案信息化工作保驾护航。

参考文献：

[1]数字档案管理与建设[M]长春：吉林教育出版社， 2019.

[2]黄富才， 现代檔案管理之窗[M].北京：中国商业出版社， 2019.

作者单位：秦皇岛市机关事业单位养老保险中心