古代文书档案影印出版中的问题与应对

王怡石

(人民出版社，北京 100706)

改革开放以来，我国古代文书档案的影印出版有了突飞猛进的发展，取得了巨大成就，成果蔚为大观。古代文书档案的基数很大，仅中国第一历史档案馆藏的清代文书档案，就有900多万件。“至今尚存于世的奏折就有一百八十四万多件”“收藏奏折的档案馆，为主动向社会学术界提供档案史料，还先后将康熙、雍正、光绪等朝的汉文朱批奏折影印出版”[1]60。仅第一历史档案馆，改革开放以来就编辑出版了上百种影印出版物，每种的体量从几册到几十册不等，册数较多的就有《雍正朝汉文朱批奏折汇编》(40册)、《清宫甲午战争档案汇编》(50册)等几十种。相较于排印，影印更贴近文书档案原貌，也更受读者欢迎，档案文书的影印工作是推动历史文化研究的不可或缺的工程。目前，尚有大量的官方和民间文书档案正在等待影印出版。根据《历史档案》提供的信息，几乎每两个月就有至少三种档案影印出版上市。

古代文书档案影印工作看似简单，实际上十分复杂，尤其是古代文书档案影印出版不同于一般古籍、旧报刊的影印出版，在形制上有其自身的特点。编辑、排版、校对人员若不熟悉这些特点，稍有不慎就会出错，以至于不能反映档案的原貌，误导档案研究。出版界已经有相当数量的文章介绍古籍影印出版的方法和经验，但论述古代文书类档案影印出版细节的文章尚未见到。因此，对古代文书档案影印出版的细节值得梳理研究。

一、古代文书档案的范畴

古代文书档案的范畴很广，主要分公文和民间文书，民间文书大多形制和公文类似，数量浩如烟海，保存条件也不是非常理想，所以，这里主要以公文为例进行探讨。《唐律疏议》中说：“公文，谓在官文书。有本案，事直，唯须依行。”[2]418在《文章辩体》的分类中，谕诰、玺书、批答、诏、册、诰、制策、表、露布、论谏、奏疏、议、弹文、檄、书等都是公文。“清代在文体分类研究方面影响最大的文集是姚鼐的《古文辞类纂》和曾国藩的 《经史百家杂钞》。《古文辞类纂》共把文体分为十三类，其中把诏、册、令、敕、诰、制、符等公文归于诏令类。《经史百家杂钞》辑成在清道光、咸丰年间，是扩大姚鼐《古文辞类纂》体例之作。它共分三门十一类，其中，将诏、令、奏议、书牍、哀祭等公文都收入告语门”[3]46。可见，古代文书经过各个朝代的演变，名目繁多，各个文种内涵不断演变，十分庞杂。

以清代公文为例，文献价值较高、数量较大、经常使用的文种有以下几种：首先是皇帝诏令文书，主要有诏书、诰命、谕旨、廷寄、朱谕等，臣工题奏文书主要有题本、奏本、奏折、笺文等，中央和地方官署往来文书有呈文、谕、咨文、移会、照会等[4]目录。文种之间的形制格式有一定差异。

二、古代文书档案形制特点及对影印出版的影响

在此，先介绍一下古代典籍形制与古代文书档案形制方面的差异以及这一差异对影印出版工作造成的影响。

(一)古代文书档案与古代典籍形制的差异

古代抄本、刻本的外形已经是成熟的印刷品形制，使用起来相对较为简单，影印工作中基本不需要重新分页，基本不存在裁切和拼接等问题；而古代文书多为状式、折式，影印工作中需要重新分页，存在裁切和拼接等问题。

“2006年10月文化部发布《古籍定级标准》，关于‘古籍’定义是：‘中国古代书籍的简称，主要指书写或印刷于1912年以前具有中国古典装帧形式的书籍’”[5]3。古代抄本、刻本，不管是蝴蝶装、包背装还是线装，都是分页的，每个单位的形制和体量相对固定，和现代书籍已经十分相似，长宽比例、文字大小等各方面都基本适合直接影印，不需要做太多的前期处理。很多刻本还有边栏界行、版口鱼尾等，边界清晰。而古代文书档案多是没有明显分页的，尽管有的个别文种如朱批奏折，分“面”、分“扣”，如清代奏折每扣六行，但毕竟“扣”之间的界限不如古代典籍分页之间的界限清晰，而且在古代文书档案中，“扣”的存在不普遍，只有奏折等高级文书中才使用，一般文书行数较为灵活，民间文书则更为随意。

古代文书档案同一文种一般宽度大体一致，每行字数基本相等，但档案的长度和行数却差异相当大，有的只有三五行，比如清单类文书，只占一页；有的题本每行二十字左右，却有几百行，有的还附有满文，就更长。因此，在影印出版的过程中，为了保证文字和图像清晰，就需要先固定文件的高度，然后同比放大，对电子档案进行裁切和分页，在裁切和分页过程中就会产生若干问题，比如裁切后拼接过程中遗漏或者重复拼接、拼接过程中文字相对位置不准确等问题，这些问题若不能及时、稳妥地解决，就会影响到下一步工作，甚至改变了档案的原貌，出现诸多错漏。

(二)古代文书档案格式复杂导致影印出版工作繁重

我国古代等级森严，各方面规制严格，这一点也体现在文书档案上。以奏折为例，就有大量规制方面的硬性规定，这在清代饶旬宣撰写的《奏折谱》有集中的体现：“首开右版第一行书写衔名宜小，唯跪字与折内之字大小同，官衔字多者自下数上第九格写起，不能再高，如止七八字者倒数至第七格写起，衔名字比跪字小一半，‘臣’字偏写又比衔名略小，‘奴才’二字并一格偏如‘臣’字……”[6]39可见，为了表示对列祖列宗、皇帝、太后等的绝对尊崇，为了显示自己的谦卑，文书档案的规制需要注意的有衔名字号、书写位置、每行字数等特殊问题，归纳起来有以下情况。

古代公文档案格抬格、空格、不满一行的情况下转行另起、落款等位置特殊的情况随处可见。明清两代公文的外观程式有一定的规矩可循，比如，“明清两代的公文表层程式大体分为七个部分：①发文者官衔、姓名；②事由；③正文；④结束语；⑤受文者官府、职衔或姓名；⑥行文年月日、印章；⑦文种名称和发文者签押”[7]5-7。同时，古代公文档案的格式还受到发文机关和受文机关关系的影响，古代公文档案依照发文机关和受文机关之间的关系分为上行文、下行文、平行文三类：上行文是指下级机关或者是下级业务部门向上级领导机关或部门的一种行文；下行文是指上级机关给下级机关的行文；平行文指同级机关之间的行文。三种文体的格式有些许不同：“上行文的发文日期接写于受文机关或官员下面，下行文和平行文则另作一行书写。”“‘照验施行’句，在文件中书写的位置下行文和上行文、平行文不同。下行文‘照验施行’句紧接前文顺行书写，上行、平行文则须另行顶格书写。”[7]5-7

“抬头”或称“抬格”也是中国古代的森严礼制在文书档案上的体现。“我国古代文书，一直是由上到下竖行书写的，回行时由左侧依次排列下去。文字由上而下书写，一行中自然就有上下之分，行文中遇有需要表示特别尊敬的字样，虽然一行还没有写满，也要回行顶格书写，甚至高出一格以至几格。如果不便回行，便要在行中空出一格或几格。这样，那些需要表示尊敬的字样在字面上就高高在上，显得非常突出。这种书写形式称为抬写，通称抬头。封建社会是等级制社会，人们的身份被分成高低不同的等级……文书抬头制度是这种礼仪在文件上的反映”[8]46。文书抬头现象在唐代已经非常普遍，后来，“明代的文书抬头之式已经比较复杂化 、 制度化了”[9]127。“清入关后，公文程式全沿明制，并在此基础上进一步发展，由国家法令对抬头制度作出了明确规定 。 规格最高的作四抬，即比平行高出四格；依次是三抬、双抬、单抬。据嘉庆《科场条例》规定，先皇帝‘御纂’‘御批’‘御注’‘御定’‘御制’‘御选’的著作名称要三抬。”“此外见于光绪朝《清会典》中的三抬字样，还有：皇天上帝、皇地袛、天(祭祀时称谓)、地(同上)、正位(祭祀时的神位)、 配位(同上)、列后……”[8]47这种抬头被普遍使用在奏折、书信等各种应用文体里，如图1所示：

图 1 福建巡抚调任云南巡抚韩克均奏抚恤难民折(部分)

从上图可以看出，“盛”“奏”“贡”等都是一字抬出一格书写，“圣主”为两字抬出两格书写，其余平行书写。抬头书写导致断行，产生半行的情况非常多。所以，确定各行的相对位置就非常重要。

再如图2的奏折，抬头更为参差。

图 2 两广总督蒋攸铦、广东巡抚韩崶奏南澳镇总兵攻击匪船折

类似情况还有官衔名称、行文时间、朱批、签押等，都是拼接时需要注意相对位置的，如果不参照整个文件，很容易会把相对位置弄错。

自明代末期至清代，保存下来了大量满文老档和满汉合璧的档案，具有珍贵的史料价值。满文也分很多字体，在手写的情况下，多用楷书或行书，在印章中多为篆书。满文档案对多数编辑、校对人员来说，是完全陌生的，这就需要怀着敬畏之心来仔细处理。遇到拿不准的问题，一定要随时请教满文专家，不能随意删改。众所周知，满文的笔画主要是由圈和点构成的，手写的档案里有的点位置比较靠外，后期修图的时候，千万不能把点当作污迹修掉。满文档案如图3、图4所示。

图 3 福建巡抚汪志伊为恭谢天恩事题本(部分)

图 4 礼部为琉球国贡使到京应行照料事

三、古代文书影印出版中应注意的问题

古代文书历史悠久，数量庞大，涉及领域广泛。古代文书的撰写者身份从皇帝到平民百姓，广泛、真实地反映了古代社会生活的方方面面，具有极高或较高的文献价值、社会价值，是历史学家据以进行研究的一手资料，在许多领域的研究中有着不可替代的作用。因此，学界对古代文书的影印出版需求越来越大，对出版的技术要求也很高。古代文书档案的影印出版流程中，应注意以下几个问题：

(一)出版前的准备工作

古代文书档案的电子化一般有两种手段，一是扫描，二是拍照。扫描的方式优点在于速度快，清晰度高，操作方便不受扫描仪之外的因素影响，但也存在一定弊端：首先，最大的弊端是，以感光为基本工作原理的扫描仪的强光对原档案伤害较大。公文档案是唯一的、珍贵的，是古人留给我们的宝贵财富，一旦造成损害，就无法弥补，追悔莫及，也容易引发与档案保管部门人员的工作纠纷，得不偿失；其次，扫描的方式在技术上有时也有一些缺憾，扫描技术有时很难将公文档案边缘、中缝(有的公文档案有装订)所包含的文字凸显出来，这样不可避免地会造成数据的缺漏。而拍摄技术则能够完整地记录下公文档案的原型，最大限度地控制平面和立体的关系。所以我们主张以拍照为公文档案电子化进而影印出版的主要途径。

扫描或拍照过程中的透字问题，应当用物理的方法，比如拍摄时在档案后面衬托厚白纸，或者用技术的方法，尽可能减少透字给影印出版带来的影响，尽量减少后期图像处理中的透字修图工作，也就减少了修图过程中误修的可能。

(二)文书档案的复原拼接

复原拼接问题，也就是底本的初步处理问题。目前，受到档案提取条件的限制，较为珍贵的、较有出版价值的古代文书档案一般入库提取手续都相当繁琐，即便是档案馆的工作人员，也很难看到珍贵档案的原件，根本不可能专门为校对过程中发现的某一个或几个问题的核实重新提取档案。因此，在相当多的情况下，只能依靠最初提取的电子文档进行排版和编校。电子文档的形制分为扫描文件和拍摄文件两类：第一类是扫描文件，扫描文件一般是首尾衔接的、完整的，因此不存在排版前的拼接问题，前期处理起来较为容易；第二类是拍摄文件，特别是篇幅较长的古代文书，出于文字清晰的需要，往往需要分一页或几页甚至几十页拍摄，这样一来，就存在将分页的照片拼接起来的问题。所以，在复原拼接这一部分，我们只讨论第二类——拍摄文件这一较为复杂的情况。

1.建议拍摄时就既拍摄局部照片，也拍摄档案全貌照片，以供排版人员参考。如果档案过长，则拍摄时必须对分割拍摄的各个单元的交界处进行至少一行的重叠拍摄，以便于编辑和校对人员弄清楚各行的相对位置。

2.将属于同一份档案的若干幅图片按照编号拼接起来，并逐一检查顺序是否正确。在这个过程中，要严格按照纸质档案的边界对齐来拼接。个别文件会因为拍照时相机与档案的距离有微小的差别而出现大小略有差异的现象，这种情况下，只要向大多数图片的尺寸靠拢即可。拼接完成后，参照开始提供的档案全貌照片检查顺序。检查完毕没有问题之后，需要将这个拼接完的大文件保存，以备后面修改时查阅。

(三)电子文件的放大缩小和裁切

先根据设计的版心大小，对档案排版情况做预估、预排，在和档案馆的专家讨论后，确定在档案的天头地脚留出合适的空间，对电子文档或者已经拼接、处理过的拍摄文件进行整体裁切。裁切之后按图高进行放大缩小，这个过程中，一定要注意保持整体性，同一档案必须放大或缩小比例一致，放大和缩小时长宽比例要固定。然后将整个档案裁切成单页，一般情况下，同一文种每页按照固定的行数进行排版。但是，也有很多特殊情况，比如朱批奏折这一文种，因为是呈递皇帝御览的文种，所以形式整饬规范，文字大小和每列之间的距离都非常固定，操作起来比较容易；如果遇到规制不太严整的，比如军机处录副奏折、咨文等文种，还需要具体问题具体分析。这个裁切过程需要注意上下文连贯，绝不能丢行或者重复拼接。

排版完成后有整行的删除或者添加等较大改动，要返回去从半成品的整个大文件中提取，绝不能单独去原始文件中抽取。原因有二：一是直接抽取往往不能确保相同的放大比例；二是直接抽取极容易导致文书格式的错乱，主要是相对位置，尤其是抬格、落款等位置的混乱。

(四)目录、凡例、提要或摘要等辅文的处理

所有的影印文书书籍都是要提取目录的。有的影印文书书籍，在影印图片之外，需要撰写凡例、前言、后记、提要或摘要，这些图片以外的、需要录入排版的文字为影印图书的辅文，我们一般提倡使用繁体字。“古籍整理本如采用由繁到繁的形式，一般不主张对古籍原本的字体进行改易，即所谓‘悉依其旧’”[5]109。但是，“悉依其旧”中也有特殊情况。古代字形的规范程度不够，写规范字的意识也远远没有今天这么强，于是，完全手写的档案就出现了相当多的异体字，这些异体字构造、笔画五花八门，随意性强，有一部分在《现代汉语词典》等常用工具书中都查不到，有一部分异体字编校人员都无法确认。“对明清档案文字的研究，使我们不得不重新审视俗字的概念，明清档案中很多异体被《正字通》《字汇》《康熙字典》等字书直接标明为俗体，因此，以往我们对俗字定义为‘不合法的’‘流行与民间的’‘民间书写’‘没有得到官方认可’等看法需要进一步商榷。在俗字的定义过程中，不应当区分书写者的阶层是高还是低，也不宜区分俗字使用范围是官方抑或民间，俗字之‘俗’在于约定俗成”[10]237。因此，明清档案的俗字可定义为：明清档案文献所载，经约定俗成而通行于当时社会的一种异体字。

可见，俗字在文书中的使用十分普遍，这种异体字在文书档案的影印出版过程中遇到的可能性很大，编辑校对人员的处理方式必然会影响到影印档案的检索和使用。

这样的异体字如果照搬到提要、摘要里，不加改动，就会产生以下后果：第一，会加重排版负担、造字负担。第二，会增加读者的认知负担：“由繁到繁，一字不改，固然简便可信，但古籍中保留的众多生僻异体字，必然会加重读者不必要的认知负担。”[5]109-110第三，没有意义，不便于检索。所以，我们主张不把异体字照搬到辅文当中，而是应当把异体字转化成相应的正体字。具体方法为，如果在撰写提要时遇到要使用的原档案里的字不能识别，一个比较简便的办法是，用五笔字型输入法将这个字敲进电脑里，然后在网络上检索，如“国学大师”网站等，一般能够查到这个字的正字和读音，然后编辑校对人员再根据正字到古代工具书里去核实，省时省力。

但是，文书档案里不是所有的繁体异体字都能直接转换成正体字，“遵从《新华字典》 进行繁体正体字和异体字的转换，虽然普遍适用于繁体字的古籍整理本，但在以下情况下，却需要保留原字，不得随意进行转换：(1)人名用字不宜转换。(2)地名用字不宜转换。(3)书名用字不宜转换。(4)约定俗成的词中的字不宜转换”[5]110。在异体字和正字的转换这一点上，古代文书档案和古籍整理是一致的。

总之，古代文书档案影印出版不同于古籍、图片的影印出版，其形制特点决定在影印过程中有诸多特殊性，需要编辑、排版、校对人员交流切磋，多加注意。