基于ERP系统的出版社出版管理策略

◎侯 擘

(黑龙江科学技术出版社有限公司，黑龙江 哈尔滨 150000)

毫无疑问，各个出版社在日益竞争激烈的图书市场环境下纷纷将提升图书出版效率和质量作为重要目标。高效管理与图书出版高质量与高效益有着紧密联系，尤其图书出版是一项集多环节于一体的系统化工程，在出版中实施科学高效管理能提升出版社经济与社会效益以及综合竞争力。ERP 系统为控制、计划和管理企业所有资源的方式，能帮助企业优化配置资源，提升经营与管理水平，在出版社出版管理中应用ERP 系统能有效增强其整体实力，形成可持续发展能力，在市场竞争中占据先机，提升出版管理工作水平，推动出版行业快速稳定发展。

一、ERP特征

ERP 即企业资源计划，基于信息技术运用系统化管理为企业发展提供决策支持以及业务运行管理工作平台。该系统将企业信息流、资金流、物流相整合后实施管理，使企业现有资源得到最大限度利用，实现经济效益目标。

ERP 共有以下三大特征：其一，面向供需链管理的信息集成；ERP 自身不仅具有财务功能、制造与供销等，在功能方面还具备支持物料流通体系运输管理与仓库管理；支持保障生产体系的设备维护、实验室管理、质量管理、备品备件管理；支持售后服务、在线分析处理与质量反馈，实时掌握市场需求；支持跨国经营的多币制、多语种、多工厂、多国家地区需求；支持混合型或多种类型制造企业；支持电子商务、远程通信、电子数据交换、Web/Extranet/Internet 等。其二，部分ERP 系统功能已超出现有制造业应用范围并逐渐成为应用意义广泛且较强适应性的企业管理系统，运用计算机与网络通信技术新成就；和MRPII 相比，网络通信技术应用是ERP 最为显著的特征，该系统不单单运用面向对象技术、关系数据库管理系统、SQL 结构化查询语言、分布式数据处理系统、计算机辅助软件工程等，在操作层面基于开放性较强的平台，运用符合网络技术特性的编程软件，更好地满足不同行业用户使用需求。其三，ERP 系统与企业业务流程重组紧密联系；蓬勃发展的信息技术提升信息传递速度，拓宽业务信息交换量与覆盖面，为企业实时处理相关信息并做出决策提供便利。

企业内外业务流程需保证信息畅通无阻，才能使企业业务流程对环境变化做到预见性评判和响应，ERP 系统应用能提升企业供需链管理竞争优势，便于企业能实时且迅速地捕捉市场动态变化并做出反应，提升企业运行效率。

二、在出版社出版管理中应用ERP系统的必要性

(一)现代出版业供应链管理要求

出版业在竞争日益激烈的市场环境中，将新品研发、营销扩张、质量管理、售后服用等作为工作重点，并基于此打造竞争优势。而现代出版业在合作共赢与分工细化的市场环境下，单凭自身现有资源参与激烈的市场竞争不利于长稳发展，需要打造整体供应链吸纳上游原材料供应商与下游客户，同时有机整合出版业内部资源、客户要求与上游供应商资源等，出版业内部多层相互协作并有效管理供应链上所有环节。供应链管理驱使不同出版业在ERP 系统管理下相互协作经营，通过共享资源和信息大幅度提升出版业供应链管理在大市场环境下的优势。

(二)现代出版业财务管理的要求

当前大部分出版业在财务管理层面都相继引入电算化管理，换言之，各个企业针对财务管理信息化建设已积累相应经验，为了能在以速度著称的现代经济竞争中抢占市场先机，需不断提升财务管理信息化水平，使财务管理人员能敏捷地捕捉市场需求变化并结合自身实际情况提出应对方案。ERP 系统将业务与财务流程相融合，形成一体化财务管理体系，便于多方使用经济活动信息，企业财务部门在此基础上通过与其他部门沟通交流进行事前预测，便于决策层充分思考和制定战略管理对策，这是促进出版业可持续发展的良性发展策略，而运用滚动成本核算法产生资金账与实物账，再与资金流和物流高效对接，不仅能准确且及时地处理财务数据信息，更能减缓财务管理人员工作压力。

(三)现代企业组织的结构要求

知识经济和信息时代驱使出版业打造扁平化且具有弹性的组织结构，从而以更为灵活和高效率的方式满足出版市场和客户日益增长的需求。传统金字塔形职能层次组织结构已不利于发展，此类组织结构人员繁多且机构臃肿，降低了办事效率，而以弹性扁平化组织结构替代传统扁平小组中心型流式组织，其出版业外部顾问、专家或不同部门工作人员均是该组织成员，符合ERP 管理系统要求。

三、在出版社出版管理工作中应用ERP系统财务模块

综合体现企业运营效果的指标即财务管理对象，所以不同行业在应用ERP 时，重点关注的就是财务信息系统。ERP系统整合供应商制造资源、企业内部制造活动与客户需求，可第一时间准确反馈企业各项经营业务形成的财务信息，实现全局化管理和控制企业资金流目标。对企业而言，资金流控制关系到企业经营生产与投资决策，尤其在经济社会蓬勃发展的背景下，企业在控制资金流时除了要对整个企业资金流速与流量进行管理，还要准确分析问题所在，为企业决策管理提供数据支撑，正因如此，财务信息系统为ERP 重要组成。高效应用ERP 的关键即ERP 管理系统下属的子功能模块为财务管理模块提供服务，有利于企业持续优化资金和价值链等资源，达到即时反映、反馈信息目的，大幅度提升企业核心竞争力。

出版财务系统应用ERP 系统的要求：

(一)财务会计功能

财务会计功能包括：1.支持出版企业设置符合自身情况且灵活性较强的财务管理组织结构与扩展功能；2.支持出版企业设置权限管理，包括财务凭证信息与单据审批等信息披露权限；3.支持出版企业针对业务信息进行实时追溯分析；4.支持外币辅助账核算与多币制核算。

(二)账务管理

该层面集中于以下几点：1.ERP 系统能为出版企业提供安全性高且多元化的凭证管理方式，用户在操作中灵活地输入不同会计分录实施周期性批处理和批量处理凭证，在录入凭证时，针对现金等物价凭证，根据具体业务信息自动生成现金流量凭证，与此同时，对各种类型冲销方式给予支持，例如对出版企业内部关联性交易采取自动处理方式，使内部交易与往来相抵消，其他系统能自动生成应收与应付等业务。此外，支持期末处理，提供自定义汇兑损益结账、销售成本结账、对应结账、自定义结账等转账功能，系统根据自定义结转生成凭证。2.ERP 系统支持建立统一化且多层次的会计科目表，该科目表不单单可与企业科目体系相兼容，还可同时应用于出版企业或单个所属核算单位，系统能对科目不同属性进行自定义，关键用户能自主处理多种编码、增减、查询、设置、分类等。3.ERP 系统具有科目辅助核算功能，即根据项目、客户(人员)、部门以及供应商等提供全面且多维度等具有辅助核算性质的余额表、总账与明细账等，用户可输入相应条件后以组合形式查询科目发生额和余额，分析报表并以图形方式加以展现，系统自动为用户提供现金流量表、损益表、资产负债表、科目余额表、营业外支出明细表、财务费用明细表、所有者权益变动表等不同类型报表，系统为用户提供便于使用的报表自定义工具，用户可根据自身需求对报表内容进行自定义。4.ERP 系统支持用户根据产品、合同号与客户查询分析科目余额与发生额，支持根据科目余额与发生率对与财务信息有着紧密联系的企业活动进行查询追溯，同时针对各个业务活动对销售/采购合同号以及发货批次进行标识。

(三)应收账管理

该层面体现在以下方面：1.定期维护客户数据，涵盖客户联系方式、地址、联系人、邮件、付款条款、账号等；对客户主数据实施统一管理，使客户数据具有唯一性的同时保障出版企业不受时空限制获取客户所有数据信息；在集中维护客户数据时，用户可通过设置权限方式对某些数据信息权限访问进行控制；系统提供每次客户主数据信息修改记录，便于追踪查询历史数据。2.系统可评估客户信息使用程度，判定是否接受客户订货与开具发票，同时系统还具备信贷限额管理功能，即在ERP 系统中事先为每个客户设置一定的信贷限额，在业务处理和应收管理中检查该限额，系统会在超出限额后及时发出差错或警告信息。3.系统支持根据实际销售订单开具应收发票并进行收入确认；支持汇票、支票、现金多种收款方式；支持根据金额制定预收款审批流程和在线审批；系统可核销处理含预收款在内的应收账款；在收款处理方面，系统支持手工、自动等形式收款；系统根据事前所设收款日期自动形成催款通知单，以E-mail 和传真直接发送至对方，自动核销记录应收账款；系统根据相应设置冲减和抵销同时作为供应商客户的应收与应付款项，跟踪记录客户每一笔应收账款与收款情况，若款项尚未完全结清，可直接列出客户每次付款信息，为与客户对账提供便利。4.ERP系统针对欠款客户进行催款处理，对超出付款期限的欠款方与客户直接生成付款通知书，督促对方付款，根据催款等级对欠款方和客户明细账进行自动冻结，当客户/欠款方支付账款后可，用户可手工解除所冻结的明细账。

(四)应付账款管理

该层面体现在以下方面：1.系统中的应付账管理模块存储如供应商编码、名称、银行账号、付款条件等数据信息，系统支持随时获取供应商所有数据，系统自动记录供应商数据更改情况，便于后续查询。2.支持信用证、汇票、支票、现金等多种付款方式，支持手工、自动付款以及符合采购订单信息付款，支持追踪供应商每笔应付账款与付款情况，针对尚未结清款项的供应商详细列出每次付款情况；系统支持冻结存有问题供货或供应商发票，待问题解决后则释放发票并进入结算流程。3.ERP 系统为用户提供多种分析供应商账户方式，例如用户可形成以未清项清单账户确认书或信件形式对账单，其中供应商对账单广泛应用于对账业务，或借此获取与业务合作对象信息，对账单可明确列出起始余额以及不同时间段内项目和最终余额明细。

(五)固定资产管理

1.资产数据管理：系统支持对资产基本管理数据实施定期维护，包括资产描述、号码、资本化日期、金额、保险金额、制造商、供应商等。2.资产业务处理：系统支持资产转移、购置以及报废等业务，对固定资产卡片格式进行灵活定义，使之更好地与不同单位核算要求相符，达到多层面各种固定资产变动目的。

四、结语

蓬勃发展的科学技术为各个领域带来曙光，改变了很多领域的工作方式，出版行业在信息网络和经济全球化的现代社会背景下应用ERP 打造信息化工作流程，已成为提升自身市场竞争力的关键因素。出版社只有充分了解ERP 系统优缺点并充分考虑其风险，结合自身实际情况加以应用，提升出版管理水平，才能为现代出版社实现可持续发展奠定坚实基础。