机关事业单位档案规范化管理工作强化策略分析

文/徐秀娟

《中华人民共和国档案法》规定：对于规定内立卷归档的材料，必须按期向档案管理人员或档案机构移交，必须集中管理，这就严格规定了档案材料的性质。档案是构成一定时期内历史记忆的重要信息资源，档案作为原始性的文献材料，承担着传承文明、记录历史的重要责任。机关事业单位是我国社会服务、保障事业最为集中的部门，其存储的档案涉及各行各业，且极具机密性，加强机关事业单位档案规范化管理工作是十分重要且必要的。

1 机关事业单位档案管理内涵及其特征

1.1 机关事业单位档案管理内涵

机关事业单位档案管理指的是机关事业单位档案室对相关的档案信息与档案实体开展有效的管理工作且提供各项服务的工作总称，是国家档案事业的重要组成部分，通过档案收集、整理、保管、编研、价值鉴定，为机关和个人提供档案保存、查找以及转调等服务。机关事业单位的档案管理工作是一项兼具服务性和政治性的管理工作。机关事业单位的档案管理的主要职责是负责各相关部门在一定时期形成的历史文件，该项工作不会直接产生物质效益，档案工作人员或管理机构也无法利用所管理的档案，且档案管理工作是机关事业单位管理工作最为重要的一个组成部分。

1.2 档案管理特征

机关事业单位的档案管理工作具有公共性、服务性、非营利性以及机密性等显著特征。首先，机关事业单位档案管理工作显著特征之一就是公共性。机关事业单位主要提供公共服务性产品，且该性质在一定程度上决定其产生和存在的基本条件，与此同时，机关事业单位的档案管理工作涉及了具有较强公共性、公益性的科教文卫事业方面的内容。其次，机关事业单位的档案管理工作具有显著的服务性。机关事业单位的档案与我国的教育、文化、公共科学、健康卫生等事业的资料信息管理工作紧密联系，而且机关事业单位的宗旨就是服务人民，为人民谋幸福、谋利益，档案管理工作也是机关事业单位的主要工作内容，因此具有显著的服务性特征。再次，机关事业单位的档案管理工作具有显著的非营利性。机关事业单位的主要经费来源是国家财政拨款，有小部分是来源于社会筹集及捐赠等，且档案管理的内容非商品属性，不能进行市场交易，因此具有典型的非营利性质。最后，机关事业单位的档案管理工作具有显著的机密性。机关事业单位的档案文献中存有大量有关国家安全及社会安全的机密信息，关系到人民大众的切身利益，这些档案信息一旦泄露，被不法分子掌握和利用，便会给国家和社会造成难以弥补的损失，因此机关事业单位的档案管理工作一定要注重其保密性。

2 机关事业单位档案管理工作存在的问题及原因分析

2.1 管理制度不够健全

首先是档案管理缺乏科学、合理的监督制度。从整体来看，机关事业单位虽然建立了一定的档案管理流程及相关事务工作程序，但缺乏明确的监督条例，在档案管理监督工作层面没有具体的监督措施以及专门的监督部门和机构。因此，不能对机关事业单位的档案管理工作人员起到有效的监管效应，给档案管理工作留下了潜在的管理风险，造成档案管理制度在付诸实践的过程中容易出现不规范问题。其次是相关管理部门及工作人员不够重视档案管理的开发，现有的制度没有完全覆盖档案管理工作的方方面面，却很少有单位足够重视档案研究开发。大多数机关事业单位仅仅是对档案进行简单的归类整理，没有形成充分挖掘档案价值的意识。

2.2 管理人员结构不合理

档案管理工作的主体是人，从事机关事业单位档案管理工作的人员也是档案管理建设的智力基础，高素质的管理人才能够为机关事业单位的档案管理工作提供强大的智力支持和技术保障。而当前机关事业单位档案管理规范化过程中存在的一大问题就是缺乏高素质、专业技术性人才。在现代信息技术高速发展的当今时代，机关事业单位档案管理也逐渐趋于信息化，而档案管理的信息化建设相应地需要综合素质较高、专业能力更强的专业化人才，这就要求从事档案信息管理的工作人员要同时掌握现代信息技术和机关事业单位档案管理等多方面的知识。但从实际调查情况来看，目前从事机关事业单位档案管理工作人员对档案管理的相关专业知识内容及技能掌握尚处于中偏下的程度。机关事业单位档案管理工作岗位严重缺乏复合型技术人才。档案管理工作人员所学专业主要集中于档案学和历史学领域，而现代信息技术专业的人数相较于这两个专业来说人数偏少，缺乏有力的人才支持，档案管理的信息化建设工作开展起来的难度和阻力就会变大。

2.3 基础设施不够完备

首先，大多数机关事业单位的档案储存和管理方式仍然以纸质版为主，对电子档案的开发力度不够，不利于档案信息资源共享，在档案查找、翻阅中花费大量宝贵的时间和精力，造成极大的资源消耗。与此同时，绝大部分机关事业单位的档案管理设备主要是一些低端的电子产品，跟不上档案管理信息化建设发展要求，基础设施建设与网络技术发展不同步，不利于机关单位的档案管理规范化。

3 机关事业单位档案规范化管理工作强化策略

3.1 完善档案管理制度

3.1.1 规范人员档案管理工作。机关事业单位的档案管理工作必须要从制度上保证档案管理工作的规范性，更新档案管理理念和管理方式，树立服务公民的管理宗旨，从根本上加强档案管理工作规范化的思想意识。首先，机关事业单位要充分意识到档案管理在收藏文献资料以及信息保存等方面的意义和价值，重视档案的规范化管理。其次是要重新建立方便群众利用的档案管理制度，转变传统意义上事务性的档案管理模式。再次，机关事业单位要积极引导公民加强对档案管理建设的监督，多听取群众的意见和建议，把满足人民群众的需要放在档案管理工作的首位。机关事业单位的档案管理与普通的企业档案资料管理不同，机关事业单位的档案管理工作复杂得多，其所涉及的单位主体、数据和人员信息比较庞杂，且程序也较为复杂，这就需要相关工作人员在管理过程中更为小心、细致地应对和处理问题。最后，机关事业单位应该要进一步完善相关档案管理工作制度，加强单位的内部监督，同时积极引导公民进行外部舆论监督，设立专门的档案工作监督管理部门，合理规定监督内容及监督标准。此外，充分发挥群众的外部监督作用，积极引导群众参与到机关事业单位档案管理工作中来，为推进机关单位档案管理工作的健康发展汲取民众智慧，贯彻落实为人民服务的宗旨。

3.1.2 严格按照法律法规管理档案。文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。根据我国《保密法》规定可知，在我国，保密档案的密级分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级。《国家秘密保密期限的规定》规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。由以上法律法规可知，在机关事业单位档案管理过程中，首先要将机关事业单位的档案按照其重要程度进行分类，根据机关事业单位档案的秘密程度分为三类，然后依法对这三类的机关事业单位档案进行不同程度的严密的管理，其次是要统计档案年限，对于已经过了保密期限的档案根据实际情况和秘密等级，再进行审查，将已经失去保密价值的档案和秘密等级较低的机关事业单位档案予以公开。因为机关事业单位的档案可能关系到我国国防，涉及国家秘密，所以想要提高人防工程档案管理的工作保密仅仅靠完善管理制度和提高档案管理人员的保密意识是不够的，还需要法律为管理制度提供保障，为档案管理人员的管理工作安装一个警报器。

3.2 提高管理人员素质

在现代信息技术迅速普及的时代大背景下，机关事业单位需要加大相关技术人才的引进力度，同时对老员工进行理论知识和专业技能的培训，积极探究新型档案管理工作模式，推进机关事业单位档案管理工作的现代化发展。机关事业单位可以从高素质人才的引进、提高档案管理工作人员的福利待遇以及强化专业技能培训等几个方面来吸引更多的优秀人才加入到档案管理工作中来，激发档案管理工作人员的工作积极性，优化管理人员结构，提高机关事业单位档案管理工作人员的综合素质和管理水平。首先，机关事业单位要建立健全的工作福利待遇制度来吸引高素质人才的到来，与工资待遇不同的是，福利待遇是保障工作人员各项权利的制度安排。在激烈的市场竞争中，机关事业单位要建立完善的福利制度来吸引相关人才。此外，机关事业单位还应该加大高素质专业人才的引进力度。高素质人才作为档案管理现代化、信息化建设的智慧基础和技术保障，能够在档案管理建设过程中提供强大的智力支持。因此，机关事业单位应该加大人才引进的投入力度，把档案管理工作往特色产业的发展方向上引导，并将之投入市场，从侧面提升其吸引人才的能力。最后，机关事业单位还可以加强单位内部人员的知识培训和技能培训，提高原有工作人员的综合素质和技能水平，通过留岗留薪等方式鼓励员工进行再教育和学历的再提高，全面提升机关事业单位档案管理工作人员的专业素质和管理水平。

3.3 合理利用现代信息技术

针对机关事业单位在档案管理过程中出现的技术难题，机关事业单位要积极顺应时代潮流，合理利用现代化信息技术，建立自动化和数字化的现代档案管理平台。就目前来看，扫描技术、加密技术、身份认证技术以及数据库技术是几种比较典型的数字化技术，且能够有效将机关事业单位档案信息资料转换成数字化档案信息，有助于档案信息管理平台的建构，实现机关事业单位各部门之间的档案信息资源的共建、共享。其次，机关事业单位可以加强档案管理工作的自动化建设，例如电子标签、光学字符识别、以及数码扫描识别等自动化技术的引进。档案管理自动化主要涵盖了档案信息数据的自动化收集、筛选、检索和档案信息中主要关键词的自动提取等内容，该模式的建立能够有效实现机关事业单位档案信息管理的自动处理和批量处理，大大节省人工处理的时间和成本，这就要求机关事业单位要加大对自动化基础设施的投入力度，解决好档案信息管理自动化建设过程中的硬件设备问题，运用自动化管理方式来促进机关事业单位的档案规范化管理。最后，要促进机关事业单位档案规范化管理，就要扩宽资金渠道。机关事业单位在档案规范化管理过程中所面临的一大问题就是资金不足的问题，只有拥有充足的资金支持，才能够保证机关事业单位档案管理信息化、现代化和规范化建设。

结语

就目前看来，机关事业单位档案管理工作的规范性问题已经成为相关领域的关注重点，为了更进一步推动机关事业单位的档案管理规范化、信息化和现代化建设，各级部门和相关单位都相继发布文件，旨在促进机关单位档案规范化管理。针对机关事业单位在档案管理过程中存在的问题，深入分析问题产生的原因及其影响，从实际问题出发，提出了几点可供参考的建议和措施，涵盖了合理利用现代信息技术、提高管理人员的综合素质以及完善档案管理制度等几个方面进行建议，希望能对事业单位档案的规范化管理研究添砖加瓦。