五矿矿业物资管理系统实施研究

文/杨燕芬

1.物资管理模式

五矿矿业物资工作采用了管理绝对集中，供应相对集中的模式，“全局统一制度、统一材料编号、统一计划价格、统一管理”，主要单位的主要材料由集团统一采购统一供应，部分物资日使用单位供应部门自行采购供应；辅助单位即主要单位的非主要材料都采用自行采购的物资供应部，负责全局的物资管理局和局统供物资的采购供应，相关物资的存储、发放和账务工作等二级单位设有供应科，并设立二级仓库，负责自购部分物资的采购供应管理并对进入本仓库的各种物资进行验收、计量、保管、发放和账务工作。

1.1 有关管理的法律法规。目前国家与企业物资管理关系密切的法律法规主要有：合同法、仲裁法、招投标法、产品质量法、统计法、税法、国家税务总局关于企业所得税若干税务事项衔接问题的通知、国有工业企业物资采购管理暂行规定6等等。

1.2 物资供应业务流程（1）首先由生产车间、采取依据本单位生产和工程计划，制定本单位的月度材料需求计划报本单位供应科。（2）由科进行汇总、平衡库存，属自购部分的，由供应科对外采购进货供应；属局统供部分的，编制单位的需求计划于月底前报单位物资供应部。（3）物资供应部汇总各二级单位物资需求计划，平衡全局物资库存并制定出下月物资采购计划，依据采购计划，进行比价或招标采购，签订规范的买卖合同，安排物资运输，物资运输到单位总库或者到需用单位二级库。（4）经质量验收，办理入库手续。（5）依据合同、到货记录和供方发票，办理记账和财务结算。

1.2 五矿矿业采取的管理方法。（l）将ABC分类法用于控制重点材料品种采购。五矿矿业生产、建设用材料品种10000多个，常用材料品种6300多个。为了突出重点，控制物资采购价格，该单位将ABC分类法用于物资采购。每年年底，对一年来所发生采购业务的常用材料品种，按照采购金额大小进行ABC分类，对不同类别采取相应的控制策略:对采购金额占90%，品种数约占5%的240多个AB类品种，由局采购领导小组进行重点控制；对于金额所占比例不大而品种较多的C类物资由物资供应部进行控制。ABC分类法的使用，使工作抓住了重点，集中了精力，有针对性地开展材料采购工作，提高了工作效率。（2）实行比质比价、招标采购。成立有由多个相关部门组成的采购领导小组，坚持对AB类物资采购重点控制，局采购领导小组每季组织召开比价会，审查上季度比价采购执行情况，制定本季AB类物资最高采购限价等。凡AB类物资在采购时，与最高限价以内比价采购，一旦因市场波动需要突破最高限价，必须先经过局领导小组组长审批，方可实施对于C类物资的采购，一般由物资采购部门比质比价采购便可，遇大宗采购或设备采购时实行招标采购。（3）供应商管理。五矿矿业所需物资主要从市场上采购，执行比质比价采购，每种物资采购渠道保证在两家以上，因此经常合作的供应商有400多家。为了做好供应商的管理，年底进行供应商资质档案、所供物资质量、交货期情况、售后服务等信息及时收集整理，为今后的评价选择作好准备。配合1509000质量认证体系实施，在规定时间内需要供应商进行复评，筛选出合格的供应商。（4）合同管理。合同是当事人之间设立、变更、终止民事关系的协议。物资供应部门在对外经济业务往来过程中，买卖合同是经常采用的主要法律文书，因此合同管理在企业物资管理中占有很重要的地位。五矿矿业的合同管理主要依据是合同管理办法和物资采购管理暂行办法，在供应商选择和比价的基础上，以规范的合同文本草拟合同，经过严格的审批程序（金额>=30万元时，由局专门的法律部门审批）签订正式合同，合同的归档、整理、保存、统计汇总设有专人管理。

1.3 物资管理工作的特点。由于五矿矿业的资源开发企业特点，决定了该企业物资管理工作有其特殊性。物资供应分局、矿（厂）、采区（车间）三级管理；采用两级仓库管理，包括局总部仓库和各矿（厂）的二级仓库；采购实行比质比价且集中采购与分散采购相结合；矿业资源采买涉及设备、消耗量大的材料、备品备件等等，种类繁杂；若采买的资源消耗周期长，可依照材料消耗情况及计划使用需求安排采买数量，由局统供的物资，实行实际价结算，矿对采区以计划价结算。

2.管理信息系统需求

2.1 物资供应系统需求分析。作为国家大型矿山企业的五矿矿业，从建矿一路走来，经历了全面计划经济，物资由国家统供，产品由国家统销；经历了20世纪80年代到90年代初的双轨制阶段，企业逐步转向自主经营、自负盈亏；产品在完成国家计划后的部分，可自行销售；物资供应除部分享受国家计划外，一部分转为市场采购企业的物资管理工作。结合本企业特点，引入ABC重点管理法，实施比质比价、招标采购。随着管理工作的精细化，传统的物资供应系统在实际应用过程中存在明显不足：主要表现在：（1）物资采购制定存在漏洞，工作流程不清晰，供应商上报的信息、基本档案资料、物资种类的最高限价、记账票据、结算流程、物资采购回来后的验收及入库在真正落实过程中存在问题；（2）所有采购记录汇总成台账手工记账，工作烦琐，查询不便。

2.2 管理信息系统设计需求。五矿矿业本次信息化系统建设的目标，就是要设计一套适合五矿矿业行业特点和发展要求的物资供应管理信息化系统，通过信息化管理，加强全局物资管理的水平，具体目标有：（1）基于现有的局域网，开发出适合五矿矿业管理实际的企业物流信息系统，物资供应部、各单位供应部门及相关部门实现数据共享，并为领导决策提供科学依据"。（2）了解企业整体情况，包括物资的消耗情况、采区范围划分等等，在规定期间内排查材料消耗问题。若排查出异常，寻找导致问题根本原因，给出具体解决措施，以达到降低材料损耗的目的。（3）把比质比价采购、招（议）标采购管理制度吸收进信息系统中，规范采购管理，完善制约机制，降低采购成本"。（4）系统可帮助各企业之间实现数据信息互通及共享。

2.3 系统实施前信息化墓拙。五矿矿业总部建设了局域网络环境，有公司统一的服务器设备，能保证公司的信息存储、交换和共享，能实现宽带互联网连接，建立起包含总部及各二级单位在内的局域网，具备了通过与互联网连接的条件，基本能够满足推广运行物资管理信息系统的要求。依据当时具有的信息化条件，物资供应管理信息系统建设必须从企业发展相适应的角度出发，在一个更高的起点进行规划设计。

2.4 系统设计思路。根据前面物资管理、系统设计需求分析，规划物资管理系统的模块内容是物资供应管理，包括消耗的管理、计划的管理、合同的管理、供应商的管理、集中采购和分散采购的管理、库存的管理、质量管理等。通过规划全局的物资供应系统，使局物资供应部、各单位供应部门及相关部门在同一个信息化平台上开展业务，实现数据共享，为物资合理规划提供科学依据。当然，本信息系统以物资供应信息化为龙头，兼顾集团信息化的整体性，充分考虑物资供应信息化与供应链整体信息化、企业整体信息化的关系。

2.5 系统设计思想。系统的设计思想确定为：协同运作，集中管理。协同运作包括对企业内部的不同部门的工作流程、企业内部员工调动、物资流通、资金流向、信息的接收与传递进行有效协同，调动企业内可利用资源，具体表现在以下三个方面：（1）业务基础数据的实时垂直采集；（2）物资供应相关信息进入到管理步骤后可进行汇总；（3）管理指标的财务业务一体化信息。

2.6 系统的设计模式。用于集团信息集中管理的常用模式有三种：远程查询、信息分布集中、全面应用集中。其中全面应用几种模式有如下特点：所有下属单位都统一应用软件，利于信息共享、有效信息进行分类及管理等。根据对五矿矿业管理设计需求、信息化建设实际情况、信息化技术的现状和趋势分析，决定采用全面集中的部署模式。

3.五矿矿业物资信息系统架构设计

构建一个矿业物资信息架构是一个系统性的工程，这一工程集合了物资管理业务的信息化，表现出可扩展性、全局性、关联性，从企业整体的信息化应用层次来分析，它应该是物资供应管理、决策管理、财务管理、销售管理、人力资源管理等系统的分层组合。物资供应信息化管理系统只是其中的组成部分，物资管理系统是企业的一个主要模块，而又可以相对独立运行。（1）管理基础。管理基础的统一是实现全局集中管理的必要条件，它是各个系统的应用基础，包括全局组织结构的搭建，管理制度的统一，参数的统一配置和下发，以及基于全局信息化权限的规划，相关业务流程的定义和优化，基础档案的统一定义、分配等。（2）业务管理层。实现企业管理各个层面的信息化，物资供应系统实现采购合同管理、消耗管理、采购价格管理、采购管理、质量管理、到货管理、仓库管理等业务；财务管理能实现日常账务和集团财务集中的管理；销售管理系统实现销售合同管理、销售价格管理、销售业务的管理等；人力资源管理系统实现整个集团对人力资源的规划管理，包括招聘、人事、薪资福利、合同、培训发展等内容。OA系统能帮助企业实现办公的自动化，以上各系统之间实现了无缝连接，数据共享，满足系统的随时扩充。（3）决策管理层构建在业务管理层的基础之上，通过对各种数据的分析和综合利用，从多角度满足企业管理决策的需要，通过对五矿矿业现状、信息化水平及项目需求分析，在用友公司的高端产品进行开发，实现五矿矿业的物资供应管理的信息化。

4.规范管理基础工作

要实现矿业物资信息有效共享，必须做到企业基本档案信息管理程序化、业务流程规范化、管理严格化，物资管理系统适合大部分企业日常应用，以便于物资采购信息集中管理与实时共享。（1）管理制度规范的内容。物资管理系统信息进行编码、规范管理制度、统一业务流程是管理制度的具体规范内容。（2）信息分类和编码的规范化。五矿矿业物资供应期间出现了系统内部个别数据信息的共通及与其它系统中部分信息的交换，构建系统初始阶段，企业就需要规范行业信息和信息编码，同时也根据局总部及各下属矿的实际情况和内部编码进行完善，以保障系统既能满足总部管理的需要，又能保证各单位的个性化需求。