数字化不动产档案管理利用发展平台的构建探讨

文／王海斌 乌鲁木齐市自然资源和不动产登记中心 新疆乌鲁木齐 830000

引言：

随着时代不断发展，数字化浪潮正席卷于全球的各个行业，数字化技术不仅为各行各业提供了新的发展动能与发展模式，同时也为传统行业的发展提供了提质增效的内生动力。2020 年4 月，习近平总书记在中央财经委员会第七次会议上指出，“我们要乘势而上，加快数字经济、数字社会、数字政府建设，推动各领域数字化优先升级”。在十四五规划和2035 年远景目标纲要中提出“加快数字社会建设步伐”“提高数字政府建设水平”，并对此做出重要部署。在此背景下，不动产档案管理数字化发展平台的构建，将逐渐转变原有的档案管理方式，切实提升档案管理的工作效能，进一步推进数字社会的建设步伐。

1、数字化不动产档案管理的主要内容

所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。对于不动产档案管理而言，搭建数字化管理平台已成为大势所趋，现代化的数字技术和先进设备，为数据信息的接收、管理和利用等日常工作提供了良好的技术支撑，极大地推动了不动产档案全面、全方位地实现数字化管理。数字化技术的介入，极大提升了档案日常管理的整体效率，使工作人员更重视企业文化，构建出内部员工信念、仪式以及价值观等元素组成的文化形象，此时工作人员仅需凭借计算机网络系统对当前的信息进行检索，即可查看、调取当前在库的档案信息。期间应相应地做好数字化系统的定期维护、升级工作，确保档案信息的真实性与时效性，同时做好档案信息的整合工作，促进不动产档案管理工作执行效率以及整体质量得到相应的提升。

2、数字化不动产档案管理利用发展平台的优势分析

数字化不动产档案管理利用发展平台是构建“数字中国”、建设“数字政府”的重要拼图，也是借“数”之势，打造高质量政府、推动高质量发展的重要环节。数字化是一项近年来快速发展且被各行各业广泛应用的现代先进技术，其应用于档案管理主要具备以下优势：

2.1 数字化档案管理具有先天的技术优势

构建数字化平台进行档案管理，以职工为本，体现出企业内部的素养文化，展现出企业在日常运行环节表现得各方各面。凸显出企业文化的基本内涵，使其不仅具备存档速度快、存储数量大、存储类型多的先天优势，而且还可以利用其技术特点整合库内的图纸、文字等各种格式的各类信息，极大促进了馆藏数据的集约化、标准化、规范化、网络化，进而更加凸显其与传统人工管理方式的差异性与优越性。

2.2 构建数字化平台极大提升了工作效率

既往的不动产档案管理，往往是以纯人工、纯纸化的方式展开各项档案工作，其不仅工作效率相对低下，工作模式相对落后，而且无形中也对日常管理与档案利用带来诸多不便。通过构建数字平台，能够实现档案的快速收录、检索以及调用，而且极大提高了档案信息的精确性。

2.3 数字化管理能够突破时间、空间的限制

传统的不动产档案管理由于采用纯纸化的档案存管方式，往往难以突破时间和空间的束缚，使得日常的档案管理与利用存在诸多不便。数字化管理平台能够发挥其信息化、网络化的优势，通过网络途径打破时空壁垒，简化了档案管理人员日常检索与调档的操作流程，加快了档案调取审批程序，其不仅节省了档案管理工作的人力、物力，而且在将来有可能透过数字化管理平台，加强多个管理部门之间的信息共享与政务协同。

2.4 数字化加密技术将提升档案安全性

不动产档案管理中一项重要的内容，便是确保馆藏档案的数据安全。借助计算机技术，可借助密钥等方式将重要信息锁定，实现对机要档案的加密工作。同时可根据不同查询人员的类别，赋予不同人群不同的调档权限，以避免查询人员随意调取、修改或删除信息，促使不动产档案管理工作更加安全以及便捷。良好的数字化加密技术将为数字化不动产档案管理工作奠定良好的基础，确保档案管理工作质量得到提升，全面展现出不动产档案管理工作的实际价值。

3、数字化不动产档案管理利用发展平台的利用原则

3.1 严格遵守国家的各项规章制度

档案事业是国家的一项重要事业，无论是采用传统的管理办法还是新技术的引入，严格遵守国家的各项规章制度仍旧是档案工作开展的基本前提。在日常工作中，应加大对国家相关法律和规范条例的学习，确保数字化不动产档案管理符合档案接收、管理、利用的标准和程序，促进档案管理的各环节规范化运转，为各项工作有效实施提供可靠基础。不动产的档案管理中有许多资料，需要档案管理工作者有较高水平。在不动产数字档案管理中，要做到科学、合理、有效地管理信息，必须严格遵守国家有关法律法规，确保信息的真实、准确、高效性。在有关法规的指引下，工作人员要对城市的现状和发展有一个全面的认识，以便更好地履行自己的工作职责，从而推动城市的发展。

3.2 确保档案信息的真实性、完整性、时效性

随着城市建设的高速发展以及机构改革的不断深化，不动产档案也积极转变管理思路，全面推进档案工作的精细化管理。数字化不动产档案管理工作应秉承并强化信息的真实性与完整性，确保档案信息能够在管理部门调档、群众办事查档过程中，完成企业管理工作，将被管理对象设置为项目、资金、人力资源、技术以及市场，简化工作人员的档案信息管理流程，加强企业文化机制的运用，充分发挥出管理机制的应用价值，为员工营造出良好的工作环境。同时，数字化档案管理平台还需要进行定期更新与维护，持续对档案数据进行动态更新，确保数字化管理平台后台数据的时效性，保障日常工作中工作人员能够准确地检索到最新的不动产档案资源。不动产档案记载了一座城市各个时期的建筑状况，为今后城市的发展和规划提供了一定的参考。所以，在建设和使用数字化档案管理发展平台的过程中，我们要确保不动产档案资料能够长久地保存、使用，使其在各个时期都能起到应有的作用。在确保档案资料长期保存的同时，也要确保档案资料的安全，也就是资料不会遗失，因此必须定期对使用开发平台的资料进行定期的维护。

3.3 保障档案管理的安全与可持续性

在不动产档案馆中，有相当一部分在馆资料属于长期合法有效的档案资源，且这部分档案信息随时可以作为有效的信息依据被管理部门或群众查询调取。因此，馆藏档案资料信息是需要长期保存，且确保其安全稳定的。在数字化技术的加持下，档案管理可规避一部分信息遗失遗漏的不良情况，一定程度上降低档案信息丢失的概率以及资料寻回的成本。与此同时，数字化技术虽然为档案管理带来了诸多便利，可通过加强职工文化建设的方式，让员工意识到企业文化的重要性，保证企业内部员工具有相应向心力、凝聚力，使企业文化成为企业健康发展的基石，给予员工相应的思想保障以提升了工作效率，但依旧不可忽视数字信息的存档安全问题。工作中应加强对档案数据进行有效监管，强化网络安全建设，对工作人员进行网络安全培训，对相关软硬件实施有效管控，并针对数字化档案管理建立长效管理机制，促进档案资源长期稳定利用。

3.4 保障新技术的普惠化与便捷化

数字化技术将为档案查询与调取提供技术上的支持，为日常工作带来诸多方便，但对于非专业人员的社会群众来说，数字化档案管理平台还需要兼顾一定的普适性、均好性与便捷性。数字化管理平台应提供相对简单易操作的群众端，避免新技术成为“秀肌肉”的工具。同时不应将数字平台作为档案管理的唯一平台，应为老年人等不便人群提供人文关怀，切实将技术从“空中楼阁”中释放下来，真正实现数字技术“贴近社会”“贴近群众”“贴近生活”。

4、不动产档案管理的问题和不足

4.1 档案管理数字化信息化建设缓慢

在当今信息社会，档案管理数字化信息化建设工作还不够到位。首先，有关人员要把握当前的时代特点，推进不动产档案的数字化、信息化。但是，由于不动产档案管理登记的历史跨度较长，涉及的资料种类繁多、数量庞大，加上有关部门在资金和其他方面的投入力度不足，导致不动产档案管理工作中数字化和信息化建设十分缓慢，也影响了不动产档案管理工作的高质量发展。

4.2 数字化技术在不动产查询和利用方面的应用存在不足

当前，部分不动产档案管理工作出现了“杂乱”的现象，尽管有了数字化技术的运用，但是由于缺少对传统的不动产档案资料管理观念的剖析和研究，使得档案管理工作更多地侧重于档案的保管，而未能充分发挥其在提高档案使用价值上的作用。比如，某些不动产查询方案在构建时，由于缺乏数据互联性，使得不动产信息的访问应用不够全面，很难适应不动产市场的实际需求。部分不动产档案在数据检索中，尽管能够进行数字化技术的应用，但是由于没有充分地考察和分析影响不动产数据使用效率的各种因素，从而导致了信息资源的利用效率低下。

4.3 数字化技术在不动产档案编号方面的应用存在不足

要想使不动产档案编号工作能够更好地发挥其利用价值，就必须对其进行标准化处理。然而，目前，我国的不动产档案管理工作在开展中，对文件编号缺乏有效的关注，未对收到的文件进行有效的审查，使不动产档案管理制度的独特优势无法得到显现。比如，某些不动产文件在编号时，没有充分注意到大数据网络的流畅性，没有能够对大数据在信息传输中的作用进行分析，从而使得在缺少了海量数据网络的情况下，不动产文件编号的管理工作难以得到标准化。目前，已有部分数字化技术在不动产登记工作中运用，但由于没有真正地对其进行排序、对其属性进行有效的分析，使其分类方法很难进行调整和创新，工作人员不能在确定有关信息的前提下，对不动产登记编号的管理措施进行调整。由于某些数字化技术没有达到有效运用，没有对不动产文件档案管理的最终效果进行研究，没有能够对文件的定向查询进行有效的分析，从而造成档案资料了在拍照过程中，很难形成一个标准化的目录，同时也造成了文件编号的设定与流水编号相关性不高，无法在提高检索效率的前提下，避免档案丢失的问题。

5、数字化不动产档案管理利用发展平台的构建策略

5.1 明确管理目标，转变管理思维

首先，无论是采用传统的不动产档案管理模式还是引入现代化科技辅助管理，在新时期、新背景下，都要确立一套符合当下发展需求的档案管理目标。同时，在制定管理目标的过程中，应清晰认识到“数字化技术”是辅佐实现管理目标的现代化“工具”，加强对企业的管理，运用项目调研、设计、建设以及投资管理的方式，掌握企业管理的主要内容，降低对技术本身的影响，统一企业管理目标以及其管理方向与管理内涵，使动产档案管理模式只影响所设定目标的实施纵深。在管理的思维上，应积极适应与应对数字技术的特性，宣传企业文化，增加内部得到核心竞争力，确保企业中心工作与职工切身利益结合，转变以往传统纸质化档案管理的思维方法，改变以往“重藏轻用”的档案管理模式，发挥数字化技术在信息集成、整合、分析方面的优势，深入挖掘档案的利用价值，使优秀的企业文化成为企业管理工作的内在动力，积极探寻档案资源共享，强化网络化思维与数字化思维，利用数字化平台动态性、发散性、便捷性等技术特点，推动不动产档案管理的日常工作。

5.2 完善数字化档案管理的机制与标准

目前，国内正处于档案数字化发展的关键时期，对于新技术、新方法、新模式制定并提出一套适用的管理制度、规范和标准，是当前亟须完成的关键任务，这也是确保档案管理工作有效推进，提升档案管理日常工作整体效率，支撑数字化管理模式长效、可持续发展的重要基础。在当前，可先遵从各项国际、国家标准以及行业规范，同时结合实际工作的需求以及实践中遇到的各类问题，不断反思总结，最终形成一套针对性强、契合度高的管理机制与标准。

5.3 提高数字化技术在不动产查询和利用方面的应用水平

在探讨电子技术在不动产档案管理中的运用方式时，我们必须充分认识到当前不动产档案管理的混乱状况，尤其是要对传统的文件管理理念进行归纳，使之能够在使用数字化技术的基础上，实现对不动产档案管理方法的改革，使之能在一定程度上克服制约条件，提高档案的使用效率。

5.4 提高数字化在不动产档案编号方面的应用水平

我们要加强对不动产档案编号研究，制订详细的归类计划，使之能在确定档案的最后状况的前提下，正确定位文件的位置，为实现文件的标准化、合理利用创造了良好的环境。要充分认识到老旧不动产档案的特殊性，减少其拆分的次数，数字化档案管理技术的运用，有助于保证档案管理工作的规范化，确保了档案的序号与流水号的连贯，为提升不动产档案管理工作提供了有利的环境，能够有效防止档案丢失。

5.5 强化数字化专门人才的储备与选用

档案的数字化、信息化虽然极大地节约了日常档案管理的人力、物理，但在信息化与数字化构建的过程中，始终离不开专业人才的付出与指引，专业型人才也是数字化平台攻难关、再创新、可持续的重要内生动力。在人才储备与选用过程中，应继续注重对档案相关人才的培养，其是制定档案管理目标、确立工作总体方向的“舵手”；同时应注重储备数字化相关的技术人才，这一类人才是为数字化档案管理提供技术支撑的重要人员，是推动数字化管理落地的“水手”。在管理工作中，只有“舵手”与“水手”精诚合作，才能实现数字化档案管理“扬帆远航”。

5.6 建立数字化不动产档案信息服务体系

在传统的档案管理工作中，往往存在“以藏为主”的工作惯性，形成了“看摊守业，等客上门”的工作模式。而在数字化档案管理的加持下，档案管理的工作模式将做出巨大的转变，将从原有内向的“馆藏思维”转变为外向的“服务思维”，其不仅包括了配合各管理部门调档提档，还包含了服务好群众查询档案的各类诉求。同时，打通数据壁垒，做好数据共享，整合优化数据，挖潜数据价值，做好数据分析，都是档案信息服务体系中不可或缺的重要部分。最后，加强多方参与，定期吸纳包括管理部门、公众等服务对象的询档诉求，及时对相关问题做出回应，最大限度发挥数字化档案管理发展平台的服务能力与社会功能。

5.7 强化数字平台信息安全保障体系

数字化的一大隐患即是信息安全问题，为保障数字化不动产档案存取的安全性，应健全信息安全保障体系，在信息存储数据库内设置防火墙，避免黑客进入，降低病毒成功攻击的频率。其次，在访客查询档案信息时，应设置核实身份的软件程序，在身份认证成功后访客进入本系统。同时应建设密钥管理工作，保障重要文件不被破坏。再次，对电子档案做好全周期的监管，并做好纸质、电子两种档案并存工作，定期对存档信息进行多重备份、异地备份。强化内部监控系统，确保内部网络环境安全，定期对安全保障系统加以维护与升级。同时，应提高全员综合素质能力，避免不动产档案管理中文件出现丢失、遗漏等现象，有效保证此方面档案信息的安全。最后，建立应对信息安全问题的应急响应机制，定期开展信息安全演练，以从容应对各类网络、数据库安全问题。

结语：

综上所述，在信息飞入发展的背景下，各个行业的信息化建设水平都得到相应的提高，使不动产档案管理工作成为目前信息管理工作的重点之一。因此为保证不动产档案管理工作的顺利进行，需加强数字化平台的建设工作，保证档案管理工作的质量、效率得到相应的提升，利用科学技术来确保员工每一项工作的完整性，从而保证在此保证员工各项工作的公开、公正、透明。