新时代加强房地产档案信息化管理路径研究

文／王清江 平度市城乡建设局 山东青岛 266700

引言：

随着科学信息技术的发展，信息化技术逐渐应用于各领域内。档案是作为信息承载传递信息，促进各类信息传播使用的一项重要物质载体，在档案管理实践中推广运用档案信息化，不仅能够符合当前新的社会发展趋势，也是在适应当前信息技术时代中对电子档案管理提出的最新要求，各个行业都在积极利用档案信息化系统管理技术对馆藏档案进行资料采集、整理编目和归档利用，建设电子档案系统信息化综合管理业务系统。

1、档案管理工作概念

信息时代档案管理工作是指，利用现代网络信息技术，采集、整理、归档各类资料数据，从而在实现整理档案实体的同时，为档案使用者提供有效信息服务。当前，部分传统的人工方式档案管理已被淘汰，向高效智能化方式转变。因此，档案管理效率得到了显著提升，档案管理工作重心也发生了改变，其相关价值得到了有效发挥。

2、房产档案管理的基本特点

首先，房产档案管理具有专业性与项目性的特点。房产档案管理自身具有特殊性，和其他行业实施的档案管理有所不同，因此体现出的项目性和专业性比较明显。这也是其比较突出的一个特点。就专业性来讲，房产档案形成的基础与房产档案活动项目直接决定了档案的专业特点。就项目性来讲，房产管理和房产建设形成的各个项目，需要在建立档案时结合项目，具有项目性特点。其次，房产档案管理具有分散性与集中性的特点。对于房产建设和房产管理而言，开展过程中形成的项目完全不同，因此其工作流程、工作内容会有所不同，形成的档案也比较分散，不同项目需进行不同管理，管理比较分散。但是大而言之，不同项目组成一个整体，要想实现项目目标，就需运用集中管理方式，将二者充分结合起来，才能保证管理效果。

3、档案信息化建设的必要性

3.1 有助于降低档案管理的难度

在信息化高速发展的时代，把传统纸质档案管理转变为建立电子档案，对纸质档案进行统一数字化的处理，能有效改善纸质档案存储难的问题，可以大幅降低档案资料的收集保存处理难度。另外，档案管理系统信息化建设能够大幅减少由于存储的环境条件对纸质档案资料完整性的潜在影响，可以真正确保档案系统的完整性。

3.2 有利于档案信息资料的查询

传统的档案管理主要是为用户提供分散的档案信息，使用者一般情况下需要根据分散的数据寻找数据间的因果关系，而从这些数据之间很难发现其内涵信息与关联性，导致档案信息服务效果不理想。而且，对于档案管理部门来说，在信息了管理过程中会产生大量档案信息资料，在传统的纸质档案信息管理操作模式中，想要使用电子档案资料还要经过一系列的数字扫描、电子存储等工作程序操作来最终实现电子信息化查询，大大地降低了档案信息电子化管理工作的总体工作效率。因此，加强档案的信息化数据库建设，构建档案信息化与档案现代化管理新体系，能及时有效地提高用户档案信息资料查询检索的应用效率，便于档案资料及时有效查询使用与公开借阅，提升档案信息资源的利用率。

3.3 社会发展需求有效满足

随着信息技术、互联网技术的快速发展，数据信息呈现海量增长的趋势，作为数据信息的重要载体，档案中所覆盖的数据信息的数量也不断增加，同时具有越来越高的应用价值，档案管理工作的重要性也日益凸显。同时传统档案管理模式已无法适应和满足现代社会及档案事业发展需求，导致档案管理效用无法有效发挥。因此，需要对档案管理信息化建设加强重视，有效促进传统档案管理方式的改进和创新，使档案管理工作能够更好地满足人们多样化、个性化需求，使信息化档案管理的重要价值得以体现。另外档案管理信息化也进一步促进信息技术的持续发展，更好地顺应档案管理方式的改革创新。

4、档案信息化建设中存在的问题

4.1 工作人员对档案信息化建设重视程度不够

目前，一些政府部门的行政领导及档案管理者对档案信息化建设重要性缺乏正确的认识，并未正式将馆藏档案及信息化系统建设等纳入长远发展和规划中，对现行档案事业和档案信息化管理系统建设方面重视程度尚不够，在推进档案事业信息化体系建设方面实际投入相应的人力、物力、时间和财力也较少，致使档案及信息化的建设发展受到阻力，导致档案信息化的建设方面的运作效率不高，信息化管理的质量也一般。

4.2 档案管理工作人员的整体素质较低

一直以来，档案管理工作在企事业单位、地方党政机关等部门重视程度不够，导致档案管理工作人员普遍存在综合素质能力较差、专业性不强、缺乏档案专业岗位技能、不具备信息技术采集能力，无法适应当前信息化工作时代。目前很多地区仍是传统的纸质档案管理服务模式，不仅档案工作开展效率低，还影响制约了整个档案事业管理和改革的长远发展。目前档案管理机构工作一线人员业务能力较弱，信息化操作技术水平不高，且人员缺乏规范服务意识，管理程序不规范操作等，导致档案信息使用率的低下。而档案管理部门无法及时利用各种现代信息化技术有效开展数字档案服务工作，在极大影响档案信息管理工作效率的同时，也无法保障档案信息管理的效果与质量。

4.3 档案信息化建设与管理缺乏标准性

在推进档案事业管理与实施信息化建设的工作中，一些传统档案的管理单位会根据自身档案的发展实际工作情况，制定相应配套的档案及信息化体系建设方案，并将传统档案管理业务模式引入信息化管理体系中，从而较有成效地实现档案业务管理与信息化建设效果。但是，在许多实际信息化的建设过程中，很容易出现档案信息化建设标准不明确的情况，而且各个行业档案管理部门的信息化建设情况又存在差异，致使用户在日常管理应用工作中，无法达成统筹管理与出现多重设计标准，从而容易对档案信息化建设流程及系统管理使用效果等方面造成诸多不便。比如，档案信息化管理的系统数据由于存储记录方式和软件接口技术方面产生的一些差异，会导致档案信息交换共享利用与传输流通造成障碍，从而可能影响档案管理信息化系统建设运行和数据库管理服务的最终效果。

5、房产档案数字化管理的应用

5.1 应用在档案登记中

对于我国房产档案而言，登记档案可以将房产档案的基本信息反映出来。过去，我国房产档案运用本地管理方式，管理的运用为区域所限制；而进行数字化管理能够打破这种区域限制，推动档案管理实现数字化与网络化。在具体实施时，可以将房产登记方案对应的日常服务和记录实体相分离，同时将房产档案登记对应的原始档案实体视为最原始登记凭证进行入库保存。对于日常服务而言，可以通过档案信息管理系统进行归档、分类、录入等，进而在房产继承、交易、馈赠这些权属出现变更的状态下，对房产登记档案进行完善与补充。在对房产登记档案进行数字化管理时，重点为登记申请机构审核文件以及登记原始材料，登记工作人员要将电子登记材料的扫描件打印出来，以使登记材料在外形特征以及内容信息等方面实现精确再现，将登记凭证的公正性、客观性充分体现出来，并能够代替原始材料作为房产处理证据。这是档案管理中档案登记实现数字化管理的明显优点。

5.2 加强标准建设，落实科学发展

档案管理工作内容十分宽泛复杂，因此应按照顺序进行改革，推动档案管理工作的创新发展。首先，结合社会发展需求及档案管理工作现状进行分析，然后结合分析结果制订长远计划，并着手于眼前。在日常档案管理中加强数字化及电子档案管理工作的应用，为档案管理服务创新发展奠定基础。其次，为档案管理工作制定明确的目标，保证档案管理人员能够熟练并熟悉电子档案管理规范及流程，充分掌握档案管理的期限与规则。通过提升档案管理人员的专业素养，提升档案管理人员档案管理能力，在新时期运用信息技术熟练开展档案管理工作，能够促进档案管理科学化发展，为企业持续发展奠定基础。最后，应在档案管理中，制定档案管理制度，细化各个工作流程的要求，加强对档案管理工作流程的管理。档案管理工作内容复杂涉及多个部门，因此需要多个部门的协调配合，通过多个部门的共同努力促进创新档案管理服务有序开展。运用电子档案进行档案管理时其中主要的优势在于储存便利，不会轻易受到环境破坏及人为破坏。另外，运用电子档案管理形式能够解决传统纸质档案管理占据空间过大的问题。基于电子档案管理的诸多优势，应在档案管理中积极应用信息技术，提升企业档案管理工作效率，为企业科学化发展奠定基础。但是要想发挥电子档案应有的效应，就要做好电子档案归档工作，电子档案归档有不同标准，要想发挥其效应就应该在归档工作中科学合理地分类，按照次序进行归档，令档案管理工作井然有序，发挥电子档案管理作用，推动档案管理创新发展。

5.3 强化档案管理人员的服务意识

档案管理工作的最终目的是服务他人，因此需要档案管理人员提高自身的服务态度和服务意识，改变以往重保管轻利用的意识，建立一个利用保管并重的态度，让自身有一个服务大众的良好状态，并且在档案管理工作中不断创新、不断提高，最终让档案管理工作的整体地位逐步提高，这也是发展档案管理工作的重要标准之一。此外，根据档案管理人员的服务进行针对性培训，并针对服务的要求、服务的质量、服务的态度定一个标准，从而最大程度提高档案管理人员的服务意识。

5.4 提高相关档案管理人员的业务水平

如今的档案管理人员业务水平普遍较低，这导致档案管理工作的开展较为缓慢，因此提高档案管理人员的业务水平迫在眉睫。笔者针对提高档案管理人员的业务水平提出以下几点建议：（1）加强管理人员的服务意识，在档案管理的过程中要秉承以人为本，为人民服务的宗旨，改善服务态度，让更多的员工相信档案管理人员的业务水平；（2）针对档案管理人员的聘用，应该有一定的标准，不能随便聘用一些不相关的人员管理档案。为了保障档案管理的长期发展，可以采用以下几种聘用方式：其一，长期从事档案管理工作的人员；其二，短期从事档案管理的工作人员；其三，从其他工作中借用的工作人员。不管哪种方式都要确保档案管理人员的业务水平和综合素养；（3）档案管理部门需要培养自身的管理人才，因此对于档案管理人员要定期进行培训，从而确保业务水平不断提高。此外，对于相关工作人员要定期安排外出学习，让管理人员多看多学，最大程度提高档案管理人员的业务水平，最后根据档案管理的内容进行定期的考核，成绩优异的员工给予一定的奖励；一些平时工作中表现优异的员工也要定期评定，并根据评定结果给予奖励。这些建议的制定，都是为了提高档案管理人员的业务水平，以保障档案管理工作长远发展。

5.5 数字资源的建设

档案信息的有效性与真实性是档案得以利用的基础与前提。在对房产档案进行数字化管理时，需仔细检查相关内容的质量，包括录入的正确性、是否和实际情况相符、图像的清晰性等。在此基础上工作方能使房产档案的开发与利用获得良好保障。数字化资源建设具有动态性，需要经历较长时间，在实际建设时，需要运用分步骤、分阶段的方式将其完成。在信息出现问题时，需要及时开展补录工作和修正工作，以完善历史数据，确保各项信息的准确性，为后续工作的顺利进行创造良好条件。

5.6 进一步完善档案管理信息化技术体系

在当前档案管理工作信息化平台建设势在必行的现实背景前提下，档案管理部门要明确档案的管理需要数字化信息技术力量的进一步大力推动支持。只有我们在对馆藏档案信息管理的工作手段进行了改革、创新，将各种先进高效的数字化管理运作方式有效引入到档案工作信息化系统建设中，才能更好使数字信息资源充分有效发挥作用，推动档案业务工作与信息化建设向一体化的方向发展。首先，相关的档案管理部门需要大量引进高素质的信息化技术人才，在专业人才的支持下，对档案管理工作的信息化技术体系进行优化与完善，以提高档案管理工作的信息化程度与安全性。其次，可以根据档案管理工作的实际需要进行技术研发。再次，结合档案综合管理发展的具体实际进展情况，构建档案馆信息化技术管理及其相应体系，提升档案管理信息化专业水平,促进档案技术管理工作信息化发展。

5.7 加强安全建设，保证档案管理持续发展

在社会不断发展中信息技术逐步被运用到多个行业与领域，改变了传统生活模式与方式，为社会发展做出了巨大的贡献，但是在信息化技术不断发展的同时，应用信息安全成为了当前社会发展密切关注的问题。基于此，档案管理信息安全问题的解决方式可以从以下方面进行：（1）应在档案管理工作中提升安全保管意识，并制定安全保管制度，为档案管理工作塑造安全的保管环境；（2）构建电子档案管理工作模式，并在电子档案管理中设置密码，设定权限，指定专人进行档案管理，保证档案信息内容的安全性；（3）在档案管理中建设档案开放审核制度，在档案开放使用中为了确保档案内容的安全性应设置审核制度，对开放使用的档案进行审核，并在系统内设置开放式目录，通过以上方式保证档案管理信息安全，促进档案管理持续发展。

5.8 加强电子文件的管理

目前网络技术的使用已经普及到日常生活和工作中，而且目前我国对于相关文件的使用，也在向电子化转变。因此加强档案文件的电子化管理，是目前档案管理工作的重点内容之一。笔者针对电子文件的管理提出以下几点建议：（1）成立专门的电子文件管理部门，主要对电子文件进行管理和保存，以及电子文件资源的整合，以便增加电子文件的管理效果；（2）加强相关人员对电子文件的管理，需要管理人员及时注意文件的传送、接收、保存等工作，确保电子文件管理工作顺利进行；（3）目前许多电子文件都存在时效性，因此需要相关工作人员关注电子文件的期限，以便在使用过程中避免因时间问题出现错误。此外，对于一些长期使用的电子文件，要定期进行备份，防止电子文件缺失。

5.9 加强对档案管理工作者的教育与培训

档案信息化管理工作程序比较复杂、琐碎，对于开展档案工作信息化及管理工作方面的人员而言确实有一定技术难度要求，且安全风险也较高。因此，档案的信息化管理体系建设更需要相关技术人员，具有较高水准的信息专业理论知识和信息化应用管理技术水平。而基层档案管理工作人员自身也同样只有充分地认识到档案信息化管理建设应用的社会重要性，才能够主动进行实践探索，从而推动档案管理信息化建设进程。在目前档案业务信息化系统建设服务工作流程中，为了有效提升从业者整体业务能力，还需要我们对档案管理人员定期进行相关制度学习，促使其转变传统工作理念和作风，形成主动服务的意识。在对各部门档案资源需求情况进行分析的情况下，完善档案管理工作的服务体系，提高其档案管理工作的综合效能。另外，还要通过档案继续教育对相关工作人员及时全面进行有关业务知识培训，使我们的专业队伍能够在各种日常实际中开展档案管理工作。最后，各业务单位领导应定期组织进行档案系统工作的指导交流活动，使档案人能保持进取的态度，积极创新，促使档案管理工作能够实现长久、稳定的发展。

结语：

总之，房产档案运用数字化管理方式，可以极大程度地提升档案管理的整体效率，有效构建档案资料库，增加房产资料的使用价值与利用率。通过数字化方式对房产档案开展管理、存储工作，不仅整体操作会更为便捷，还能使档案的安全性得到充分保证。在实施数字化管理时，需积极运用先进技术与先进设备，根据房产档案的具体情况以及管理规律科学设计管理系统。同时需积极推进网络化建设、信息化建设以及数字化建设，通过数字化管理促进房产档案管理不断向专业化、有序化发展。