全国示范数字档案馆建设的实践与思考——以昆山市数字档案馆为例

程 知

（昆山市档案馆，江苏昆山， 215300）

一、昆山市数字档案馆建设概况

昆山市档案馆建筑面积3.8万平方米，馆藏总量74.2万卷、83.9万件，2016年全面启动数字档案馆建设，现已建成涵盖全部馆藏档案的420万条文件级目录数据库和婚姻、独生子女、出生医学证明、复退军人、工商登记等85个专题数据库，馆藏档案数字化率达100%，数字档案馆室一体化平台覆盖全市182家机关、企事业单位数字档案室。2020年11月，昆山市档案馆以县市区级综合档案馆最高分获评“全国示范数字档案馆”。

二、创建全国示范数字档案馆做法

1. 强化组织保障。将档案信息化工作列入昆山市信息化建设发展规划，将智慧档案馆项目建设纳入昆山“城市大脑”建设工程实施方案，将“全国示范数字档案馆”创建列入市委市政府年度重点工作。同时，成立创建工作领导小组，制定工作任务，细化责任分工，全面统筹推进数字档案馆建设工作。

2. 狠抓数据质量。所有馆藏档案数据均完成两轮数据清洗和校核（累计校对条目约600万条），同时通过全文检索和PDF全文查看相结合的方式分拣涉密档案数据近4万条，重点对开放鉴定、出入库登记、利用审批、档案存址、档案保管状况、库房上架等著录项进行了补充和完善，确保档案数据与档案实体一一对应。

3. 丰富数字资源。推进各种门类和载体形式档案的归集、整理工作。累计整理上传照片档案21541件，音频档案13件、时长698分钟，视频档案35件、时长1621分钟。做好电子文件接收工作，在线接收17家单位各类电子文件12247件，并全部导入数字档案馆一体化平台。

4. 完善基础设施。合理布局组建局域网、政务网、因特网3条网络通道，实现三网隔离。现有专用服务器7台、安全设备16台、各网段核心交换设备各2台（一主一备）、NAS在线存储设备2套。此外，高标准完成数字化加工专业用房的整改，实现监控无死角。

5. 优化系统功能。在局域网、政务网、因特网分别建有数字档案馆一体化平台、数字档案馆室一体化平台、民生档案共享服务平台，推出AI智能校对系统、档案评价系统、电子阅览室系统、档案数据长期保存系统、档案辅助编研系统、智能管控系统等16个子系统。

6. 提升基础业务。创建期间，对全宗卷、检索工具、开放鉴定、出入库登记、利用审批、档案存址、档案保管状况、库房上架等基础业务工作进行全面整改或补充，并更新校正档案馆指南，确保档案数据与档案实体一一对应。

三、昆山市数字档案馆建设中的创新应用

1. 打造数字档案馆智能管控平台。引入智慧档案的建设理念，运用构件化技术、VR虚拟现实技术，通过3D建模和系统集成打造数字档案馆综合智能管控平台，将安防监控、RFID电子标签、道闸门禁、库房密集架、库房温湿度纳入平台进行可视化实时监测管控，并与数字档案馆一体化平台系统对接，实现全面透彻的感知、智能融合的应用。

2. 推出移动端在线查档服务。根据以用户为中心的理念创新民生档案查询方式，依托民生档案共享利用平台，不断完善接口调用方式，与第一昆山APP、昆山市民APP进行对接，成功开发集受理、认证、查询、出证等功能于一体的“网上查档大厅”。同时利用人脸识别技术进行身份验证，确保线上查档工作规范安全。此外，将“VR全景网上展厅”“掌上年鉴”发布到微信公众号和第一昆山APP、昆山市民APP、智慧昆山APP等，在移动端实现沉浸式观展，给市民带来全新感受。

3. 率先应用AI智能校对系统。启动基于机器学习算法的AI智能校对系统研发工作，通过大量的档案数据机器学习与人工智能服务中台的文字识别（OCR）服务、自然语言（NLP）分析服务等进行对接，经过语义分析预处理、对比分析等环节把档案全文进行智能编目索引，并与原档案目录进行比对，进而实现智能校对。

4. 实现民生档案数据挖掘分析。积极开展国家档案局科技项目“基于民生档案的分析挖掘技术方法与应用研究”的相关工作。项目设计了检索模型、编研模型、推荐模型、预测模型等民生档案挖掘模型，提出了分布式民生档案资源整合建库方式，搭建了民生档案分析挖掘应用平台，初步实现了对民生档案的挖掘分析。

5. 创新实施网上档案监督考核。紧跟政府数字化转型步伐，推出网上档案业务评价系统，2021年10月，昆山市档案工作评价系统在政务网正式上线，并成功运用于当年度区镇档案考核工作，同时也为线上开展档案监督指导提供了新的平台。

四、昆山市数字档案馆建设成效

1. 数字档案馆系统功能全面优化提升。昆山市数字档案馆全面完成了数字档案馆一体化平台、数字档案馆室一体化平台、民生档案共享服务平台3大平台和16个子系统功能的完善，在局域网上对馆藏系统进行了全面升级，部署数字档案馆一体化平台，实现数字档案全流程管理；在政务网上部署了全新的档案馆室一体化平台，实现电子文件流转、推送、移交、接收全生命周期管理；建立了民生档案共享服务平台，分别在政务网、互联网上提供民生档案利用服务。

2. 在全国率先实现全城查档服务“半小时圈”。把构建全城查档服务“半小时圈”作为“我为群众办实事”重要实践活动项目，利用数字档案馆室一体化平台，一方面，优化民生查档服务点位布局，成功构建“2+15+X”市、镇、村三级查档服务体系；另一方面，与城建档案馆、不动产交易中心、人管中心等7个部门共享档案资源，建立协同服务机制，在全市范围实现“就地受理，互查出证”。

3. “网上查档大厅”成为市民查档首选。“网上查档大厅”一经上线就受到市民热捧，上线仅一个月，线上查档总人次就已超过全市所有线下查阅点近3年来查档数量总和。截至2022年8月，累计受理在线查询105309人次，出证成功46770人次，日均近500人次。同时，市档案馆不断加强“网上查档大厅”的内容供给，把婚姻档案、出生医学证明档案查询下限更新至2021年，实现利用“零时差”。人民论坛、《新华日报》《中国档案报》《昆山日报》等媒体均对“网上查档大厅”受市民热捧进行了专题报道，并获得昆山市市长陈丽艳批示肯定。在新冠肺炎疫情闭馆期间，“网上查档大厅”更是发挥出积极作用，疫情期间受理查档人数接近平日两倍。

4. 数字档案室建设初具规模。近年来，昆山市档案馆同步推进数字档案室建设。通过搭建“数字档案馆室一体化平台”，推动实现档案馆、档案室之间的有效衔接与资源共享。数字档案馆室一体化平台现已涵盖全市161家市级机关、企事业单位、区镇（街道）、村（社区）等单位，并与昆山市OA系统实现对接，可将办结完成的电子公文进行在线归档。截至2021年底，昆山市累计通过省级测评的数字档案室达26家，其中5A级4家。

五、推进数字档案馆建设的思考

1. 加大电子档案单套制归档推进力度。以政务服务事项电子档案作为突破口，完成“一网通办”电子档案单套制管理系统建设，在实现政务服务事项电子档案从形成到归档全流程电子化管理的基础上，进一步推进文书档案单套制归档管理工作。重点围绕全市数字化改革目标，将数字化、一体化、现代化贯穿于电子文件单套归档工作，构建电子文件接收、归档、移交、利用各环节贯通的全流程归档模式。

2. 持续提升数据完整性，优化数据质量。通过开展历史数据完整性补录（独生子女、学籍等）和提高增量档案数据完整性标准双管齐下的方式来提升数据完整性和质量。同时进一步缩短民生档案进馆年限。

3. 坚持创新驱动的战略引领。顺应信息技术发展的现实需要，强化数字赋能，依托大数据、物联网、人工智能等技术，创新档案管理模式和服务方式，使档案事业发展获得持续的动力源泉。

4. 牢牢守住档案信息安全底线。建立健全人防、物防、技防“三位一体”的数字档案信息资源安全防范体系，完善各项信息安全规章制度。定期组织信息安全演练，通过加固核心防火墙等安全设备、制定网络攻击防护策略、安装防护隔离等措施提高全馆网络安全防护能力。扎实做好档案信息数据备份和重要数据异地灾备，确保档案数据安全。

今后一个时期，昆山市档案馆将继续创新思路、积极探索、勇于实践，加快推进档案事业数字化转型思维与数字城市建设理念相对接，以数字档案馆建设为抓手，在存史、资政、育人、为民服务各项工作中加大信息技术运用力度，在共建、共享、共治数字城市中作出档案贡献。