社会责任变迁视角下国家综合档案馆服务能力需求分析*
2022-02-13王婉鑫魏莹莹
王婉鑫 曹 玉 魏莹莹
(1.辽宁大学信息资源管理学院,辽宁沈阳, 110036;2.天津师范大学管理学院,天津, 300387;3.黑龙江大学信息管理学院,黑龙江哈尔滨, 150080)
《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)将档案封闭期缩短为二十五年并鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案,提出“完善利用规则,创新服务形式,强化服务功能,提高服务水平,积极为档案的利用创造条件,简化手续”[1]等规定,保障了公民利用档案的权利,同时对国家综合档案馆的服务能力提出新要求。《“十四五”全国档案事业发展规划》(以下简称《规划》)明确要求“切实提升各级国家档案馆公共服务能力,持续优化档案利用环境,简化档案利用程序,满足人民群众的档案信息和档案文化需求。”[2]纵观国家综合档案馆社会责任演进历程,运用历史研究法,通过研读新中国成立以来全国人民代表大会、国务院、国家档案局等部门颁布的档案法规文件、档案年鉴、档案事业发展规划等文献资料,可以看出国家综合档案馆在不同时期因服务对象的不同而承担着不同类型的社会责任,并且对其服务能力存在着逐步提高的需求。
国家综合档案馆服务能力的相关研究成果重点聚焦于服务能力指标评估[3]、服务能力影响因素与满意度因素分析[4]以及提升策略[5]等,尚未有结合社会责任变迁视角加以研究的成果。笔者曾运用开放式与问卷调查相结合的方法,将当代国家综合档案馆责任归纳为“基础业务、岗位职能、资源开发、文化宣传、服务社会、维护记忆”六种类型[6],在此基础上,根据上述政策性文件进一步将国家综合档案馆社会责任归纳为岗位业务责任为主(1949年10月至1956年3月)、资源开发责任为主(1956年4月至1980年2月)、文化建设责任为主(1980年3月至今)、服务社会责任为主(2000年12月至今)四个阶段。基于此,本文以国家综合档案馆社会责任演进为脉络,重点分析不同社会责任类型下国家综合档案馆服务能力需求发展历程,以期为新时期国家综合档案馆服务能力的提升提供基础路径支撑。
1 岗位业务责任下的能力需求
我国档案事业在这一时期处于探索发展阶段,国家档案局成立并开展基础性的档案管理工作,尚未形成体系化的档案管理机制,其服务对象集中于机关内部,档案管理人员依据相关政策法规履行档案收集、档案整理、档案保管等基本职能,同时为机关内部提供档案利用服务。此时,专门性的国家档案机构刚刚成立,其核心职责围绕党中央行政工作中产生与利用的档案展开,包括对革命历史档案的收集整理以及集中性档案库房的建造与管理、对国家机关与科研工作档案利用需求的初步满足等,档案管理机构的内部岗位责任较为突出,服务能力集中体现在档案管理能力与内部利用服务能力。
1.1 档案管理能力
国家综合档案馆自成立初期便承担着档案收集、档案保管的责任,档案管理能力需求与其基础的岗位业务责任相伴而生。新中国成立后,中共中央办公厅秘书处材料科保管党中央的档案。1954年10月31日,国家档案局成立,帮助党中央收集、整理革命历史档案、旧政权档案与新中国时期产生的档案。除了常规的档案库房,还规划并建造了特藏档案室,收集历史悠久、社会价值较高的档案集中保存。这些特藏的档案的形成时间从1843年起,至1944年止,其中不乏珍贵历史档案,为后期历史档案的整理与编研利用提供了重要素材,是档案历史文化价值有效发挥的基础。这一时期国家档案局作为重要的档案工作部门,收集并整理散落在社会各处、不同类型的档案,统一有序地分类保存在档案库房、特藏室等。由此可见,以收集、整理、保管为基础的档案管理能力是满足这一时期档案工作的基本需求,这也是综合档案馆最为核心与基础的岗位业务责任要求的体现。基于这一责任,综合档案服务能力随着阶段发展也由基本职能不断补充与丰富。
1.2 内部利用服务能力
这一阶段我国档案事业尚未形成体系化的档案管理体制,国家档案局与国家综合档案馆存在职责交叉与重叠的情况。1956年4月16日出台的《国务院关于加强国家档案工作的决定》规定:“档案工作的任务就是要在统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度,科学地管理这些档案,以便国家机关工作和科学研究工作的利用。”国家综合档案馆拥有了收集者与提供者的双重身份,丰富了其责任类型,不仅需要收集并整理历史档案,而且在权限允许情况下需要向机关内部工作部门提供档案利用服务。这一时期国家综合档案馆承担起“科学管理档案”的岗位责任,同时机关内部对档案利用的需求逐渐显现,各部门在履行其基本管理职能的同时提供以历史档案为主的档案利用服务。虽然专业性的利用、开放、编研等档案服务尚未形成,外部对国家综合档案馆的服务能力需求也并无明显表现,但机关内部对于历史档案的整理与利用需求,有效发挥了档案的凭证价值,也为国家机关行政管理工作与相关科研任务提供了原始参考凭证,为日后明确的机构定位与精细的内部分工奠定了基础。
2 资源开发责任下的能力需求
由于前期收集的革命历史档案具有政治性与机密性,同时其服务对象集中于机关内部,国家综合档案馆的档案资源在第一阶段并未实现真正意义上的开放与利用。直至1959年,国家提出了“进一步提高档案工作水平,积极开展档案资料的利用工作,为社会主义事业服务”的档案工作新方针,这一情况有所转变。国家陆续出台了历史档案开放与利用的相关法规政策,如:1960年7月2日颁布的《中共中央办公厅关于使用中央历史档案的规定》提及“为了编写党史、军史或者为了研究工作要使用党内历史文件的,中央各部门要有党组介绍,地方要有省、市、区党委介绍,中央档案馆才得允许阅览,经馆长批准才可以复制”;1963年7月16日,国家档案局发出《关于各级档案部门加强工作为当前社会主义教育运动服务的通知》,此时的档案开放利用服务受到时代背景影响,受众范围尚存局限。
不可否认的是,这一阶段国家综合档案馆收集整理档案的范围逐渐扩大,开始有意识地从基础性的档案管理工作向档案资源开发工作过渡,适度开放档案并对其进行编研与宣传。服务对象从机关内部向外部延伸,逐步承担起档案资源开放、档案编研等责任,逐渐从内部岗位责任向外部责任过渡。档案资源开发促使档案本身所承载的价值得到更好发挥,为我国社会主义建设、科学研究工作开展提供了重要推动力与可靠支撑力。国家综合档案馆在档案资源开发的基础上进一步发挥档案编研能力,围绕特定主题,搜集所需档案资料,对资料进行挖掘、组织,并展示档案编研成果。[7]这一时期档案资源建设的内容不再局限于档案自身,资源开放对象也不再局限于机关内部,这是国家综合档案馆服务能力提升的重要体现。
3 文化建设责任下的能力需求
自1980年3月历史档案向社会公众开放以来,档案事业服务于文化建设的使命感逐步增强,在这一使命的感召下,国家综合档案馆提供的档案资源服务由传统服务向信息化服务模式转型。应用新技术对馆藏档案资源进行深度开发,向社会提供档案服务,要求档案部门人员具有信息整合思维,对馆藏档案进行信息化处理,系统整合保管范围内不同机构的档案信息资源,在保证档案安全性的前提下依法提供利用。继承上一阶段整合档案信息资源、挖掘档案史料价值的档案编研能力,国家综合档案馆更加强调对于已有资源的深度开放利用,服务对象社会面逐步扩大。这就要求档案工作人员在具备基本职业素养的同时,仍需不断提高信息服务能力,在政策引领与社会需求导向下深度开发档案资源,提供高质量档案信息服务,从而更好地履行文化建设以及维护社会记忆的责任。
3.1 档案开放利用能力
这一阶段国家陆续出台历史档案开放与利用的相关法规政策。1980年3月17日,国家档案局发布《关于开放历史档案的几点意见》,其中指出1949年以前的历史档案,除了极少部分必须加以限制外,拟向全国史学界和有关部门开放。1983年4月26日国家档案局发布的《档案馆工作通则》也指出,“档案馆应编制必要的检索工具和开放档案目录,印发档案馆指南等,为各方面广泛利用档案和资料提供方便条件。”虽然这一阶段档案开放的范围基本集中于历史档案,但服务对象已经由原来的机关内部逐渐转向史学研究部门和科学事业单位,服务范围有所扩大,所满足的服务需求更是呈现出多元化发展的趋势。国家响应科研服务需求的升级,及时建设相关制度,为国家综合档案馆有序合理地开放使用以及服务提供了法律支持与实践方向。
1987年9月5日中华人民共和国主席令第58号中公布的《中华人民共和国档案法》第十九条指出,“档案馆应当为档案的利用创造条件,简化手续,提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明,可以利用已经开放的档案。”此时档案开放服务范围也从之前的历史档案扩展为馆藏一切可公开档案,这也要求档案工作人员需要加深对馆藏档案资源的了解程度,明确其全宗类型与记载内容,准确判断馆藏档案是否满足开放条件,在符合要求的前提下第一时间开放馆藏档案资源,为社会公众提供利用服务。
3.2 档案信息服务能力
1988年10月26日,国家档案局发布的《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》指出:“开发利用档案信息资源是档案提供利用工作的拓展和深化。开发科技档案信息资源可根据不同的情况和条件,采取不同的形式:开架阅览;信息报道、交流;科技档案信息加工。各地区、各有关部门要积极创造条件,逐步建立起科技档案目录中心。”这一阶段的相关文件重点强调了对于科技档案的开发以及对于档案科研文化价值的挖掘,综合档案馆可将科技档案编研成果通过网络、展览、书刊等途径公开,满足相关人员科研方面的需求,对于科研档案的利用也随着专门性法规文件的出台以及社会科研需求的旺盛而得到了普及与扩展,这也无形推进了相关专业的学术研究发展进程,社会科技创新与档案事业相互促进、共同发展。
随着信息技术的不断发展,国家综合档案馆利用档案信息资源向政府、企业等部门提供决策参考服务有了新的表现。新技术应用既凸显了数字档案资源建设的勃勃生机,又反映出数字档案资源安全管理的必要性和紧迫性。[8]电子档案的安全保管、档案信息服务等在这一时期的政策文件中多次被提及,这也是档案资源借助信息技术和利用平台实现安全提供与开发的重要保障。综合档案馆提升信息技术应用能力,在保障档案安全的基础上深度开发馆藏档案,履行文化建设责任是这一阶段的重要任务。这要求档案部门人员具有信息整合思维与技术应用能力,对馆藏档案进行信息化处理,系统整合保管范围内不同机构的档案信息资源,在保证档案安全性的前提下依法提供利用。
在这一时期,档案服务进一步发展为档案信息服务,并与“专题数据库”“市场经济”“档案信息增值”等关键词产生关联,除了文化价值、历史价值、凭证价值等,档案资源同时也发挥着信息价值、经济价值等。信息技术与档案服务的进一步融合发展,推动形成档案信息加工业、档案信息咨询服务业等相关产业,不仅促进档案事业自身发展,还激活特色档案资源的经济价值、资政价值、教育价值和文化价值等[9],提升了档案信息服务社会化程度。档案信息服务业的出现,对档案管理人员的资源开发能力、编研能力、宣传能力等提出了更高层次的要求,其在具备基本职业素养基础上,仍需不断学习并提高技术应用能力,在政策引领与社会需求导向下,提供高质量档案信息服务,从而更好地履行文化建设责任。
4 服务社会责任下的能力需求
《全国档案事业发展“十五”计划》首次提出档案主动服务。国家综合档案馆在文化宣传责任与维护记忆责任的督促下,深化自身公共文化机构的社会定位,促进档案资源的多种价值的发挥。档案资源提供利用从单向被动输出,在这一阶段逐渐发展为档案馆与用户之间双向的交流与互动,主动为社会公众提供宣传服务、创新创造服务、交流合作服务等,更好地满足社会公众的个性化档案需求。国家综合档案馆一方面履行社会责任提升了档案工作的社会影响力;另一方面开展国际交流合作活动,让更多的中国档案知识和经验走向世界,传播中华优秀历史文化,提升中国档案工作的国际影响力。
4.1 档案宣传能力
进入21世纪,我国档案馆的编研成果已不局限于汇编、大事记、组织沿革等出版刊物,还扩展到电子信息类编研成果。在信息化发展背景下,数字化编研能够节约大量人力资源并提高工作效率,成为了国家综合档案馆资源整合的新方向。国家综合档案馆通过编研进一步促进馆藏资源开发,实现馆内、馆间联动发展,这也要求档案管理人员具有沟通协作能力,加强与其他文化机构的资源共享与工作交流,使档案编研成果满足更大范围的服务需求,促使服务能力实现质的提升。2011年1月印发公布的《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》指出,要加强与有关宣传媒体联系与合作,通过公布档案史料、开展主题活动等进行档案宣传。国家综合档案馆具备的档案资源编研能力与档案资源开发能力为这一阶段档案宣传工作的多途径开展准备了条件,档案资源开发成果涵盖书籍、图册、视频等多种形式,档案资源开发范围逐渐由革命历史主题向文献遗产、党政工作、思想建设、经济发展等领域扩展。国家综合档案馆在发挥文化宣传能力同时,还应向社会进行历史文化教育,推动我国档案事业迈向更高阶梯。2016年4月《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出要正确把握舆论导向,切实掌握档案宣传工作的主导权和主动权。
这一阶段国家综合档案馆逐步利用新媒体平台,加大宣传力度,让档案走进大众视野[10],加深与文化机构、广播传媒机构间的协作,丰富档案资源成果分享途径与形式,大大提高编研成果的受众度与认可度。档案部门更加重视通过信息媒体平台宣传优秀档案文化,档案管理人员不断提高自身的文化建设能力与档案宣传意识,借助新兴技术与途径,将馆藏传统纸质档案资源进行编研转换并发挥其潜在文化价值,促进档案服务、利用和开放工作向信息资源开发利用的进一步转型。
4.2 创新服务能力
2005年2月21日,国家档案局中央档案馆印发的《国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》强调加强多形式多层次共享平台建设,推进服务机制创新;对于档案信息资源,既要促进公开从而广泛利用和深度开发,又要控制其在规定范围内合理使用。2009年国务院办公厅发布的《电子文件管理暂行办法》第九条指出,有条件的应当根据国家灾害备份的要求,建立本机电子文件备份中心或者异地备份库。2011年5月30日,“全国档案管理服务创新优秀案例”颁奖仪式在北京举行,“数字档案馆”应用信息化技术,借助网络电子平台创新档案服务形式被多次提及。开展个性化服务可以帮助用户从信息洪流中获取有效的信息,可以使档案馆各项资源得到合理使用,提高资源利用率。[11]数字档案馆与档案用户直接进行对话并及时准确地获取有关用户需求特点及变化规律的“第一手资料”,为档案馆优化馆藏结构、丰富馆藏资源提供了方向保障。[12]数字档案馆缩短了档案馆与民众间的距离,传递出源源不断的新鲜档案资讯,档案资源在主动提供利用基础上更新了提供方式,解决了档案资源获取的时空局限性。国家综合档案馆可以及时获取用户需求变化情况,捕捉较高需求的档案资源并开展深度编研整理,以更加全面与立体的呈现方式满足相关使用需求并优化自身创新建设。2016年颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出把创新作为档案事业发展的动力源泉,全面提升档案事业发展协同创新能力,构建激励创新的体制机制,培育敢于创新、善于创新的文化。管理体制与服务方式的创新与推广也将在一定程度上提升用户对于综合档案馆社会公共文化机构定位以及相关服务能力的认知,从而增加潜在服务需求对象,并提供其所需档案资源,实现档案资源的社会价值。
自此,国家综合档案馆多借助电子档案、档案数据库、馆藏目录等电子载体推动实现电子化社会服务,根据用户需求变化不断创新档案事业发展模式。管理模式的创新也促进着新型规范化的数字档案馆机制的产生,从而推动了新型档案管理机构的发展。顺应时代发展潮流,创新创造能力也要求综合档案馆明确自身社会性服务定位,及时优化调整档案管理与服务工作途径,提高自身服务意识,为社会用户提供更为专业、优质的档案服务。
4.3 交流合作能力
在档案文化交流合作日益频繁的环境下,档案宣传工作为世界各国了解我国优秀档案文化及档案工作状况提供了良好的交流渠道。[13]“十二五”期间,我国与十多个国家签署双边档案合作文件;与有关国家档案部门合作,相继举办了“中苏关系档案展”“中土关系档案展”“中苏联合抗击法西斯胜利70周年档案展”等展览,加强了国家间的交流与合作,提升了中国档案工作的国际地位与影响力,让更多的中国档案知识和经验走向世界。档案是原始的历史记录,也是真实的历史记录,天然具有建设“可信”中国形象的优势[14],档案已经成为加深中外文化交流的重要载体。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出要广泛开展国际、国内的交流与合作,积极拓展多边和双边合作项目,并促进中国文献遗产的保护和提供利用。这一阶段的交流合作不仅仅局限于档案领域,还强调与相关专业、行业进行交流借鉴,学习先进经验,借助新兴技术促进综合档案馆服务能力提升,提高热点捕捉能力,探索新技术背景下的档案服务新途径与新举措。
5 结 语
国家综合档案馆作为文化事业单位,秉承“以人为本”的服务理念,在党的领导下,凭借丰富馆藏资源向社会各领域提供档案服务。本文对国家综合档案馆不同时期的主要社会责任与其对应服务能力需求进行了阶段性梳理与分析,可以看出档案服务能力伴随着国家综合档案馆所承担社会责任类型的丰富与领域的扩充而不断提升。以社会责任为视角透析国家综合档案馆服务能力的递进式演进历程,有利于帮助国家综合档案馆明晰社会公众的服务需求与其服务能力之间的主要矛盾,实现其对服务能力提供的不断反思与优化,从而促进未来一段时期国家综合档案馆服务能力的内涵补充与体系优化。