人力资源管理信息系统数据质量治理浅议

吴婧媛 李 佳

一、前言

在全面落实人力资源管理工作的过程中，人力资源管理信息系统扮演着关键性的角色作用比较明显，直接关乎整个人力资源管理活动的质量及效率。为了实现与时俱进，许多管理层以构建完善的信息系统为依据，加强对系统内部数据的有效管理及宏观统筹，全面提升整体业的治理质量及水平。本文围绕人力资源管理信息系统数据质量治理的现实情况，针对问题出现的原因提出有效的治理措施，以期为实现人力资源的优化配置提供相应的参考。

二、人力资源管理信息系统数据质量治理现状

在信息时代背景下人力资源管理工作产生了明显的变化，信息系统数据质量治理工作被反复提起。有的管理层对这一工作的认知还不够全面，忽略了人力资源管理工作的有效调整，实质的数据信息不够准确，数据缺失的问题较为突出。

（一）系统数据不准确

在推进人力资源管理信息系统数据质量治理工作时，准确可行的系统数据非常关键，只有确保数据的准确性，才能够为后期的决策及规划提供指导。但是着眼于当前的人力资源管理现状可以看出实质的数据录入工作不够理想，后期的核查工作直接被跳过，管理条目比较简单和粗略，无法对不同的字段进行深入解释。数据计算错误频频出现，其中错误识别最为典型，整个信息系统无法对变量以及代码进行准确的解读。因此所提供的数据准确性比较差。

（二）系统数据缺失

作为比较普遍的信息管理问题，数据缺失时有发生，有一部分工作人员在录入信息时存在许多消极情绪和负面心理，没有意识到数据录入的重要性，忽略了对准确性原则的分析及遵循。最终导致实质的信息系统数据不够完整，数据缺失的问题比较严重。管理层也没有着眼于这一工作出现的实质原因进行调整以及改进，制约了人力资源管理信息系统数据质量治理工作的有效改善。

（三）系统数据更新不及时

有一部分企业没有意识到人力资源管理工作的重要价值，对人力资源管理信息系统的认知不够深刻，没有设置专门的工作人员及时的更新数据。很少有企业会根据员工的工作情况以及在职状态进行优化及及时更新。过度关注信息的安全以及管理的方便，没有直接将系统向员工开放。导致员工无法积极的参与日常维护工作，信息系统的优化升级频率相对偏低，更新速度滞后于时代，难以保障信息数据符合真实情况，严重影响了后期数据的有效维护及优化。

（四）数据逻辑性较差

不同数据信息之间存在一定的相关性，在开展人力资源管理工作时，管理层需要围绕信息系统数据质量治理的现实情况实现不同数据之间的有效整合，坚持以逻辑性为原则加强数据之间的联系。但是很少有管理层会根据数据的逻辑问题进行分析，各个部门的独立性较强，单独收集各种数据，在信息汇总时存在诸多矛盾，后期的数据处理也遇到了同样的问题。有的企业综合实力较强，内部管理资源较为丰富，在汇集信息的过程之中所面临的问题更加复杂，管理工作人员无法及时准确地区分重要的信息数据线接口。

三、人力资源管理信息系统数据质量治理重要性

人力资源管理信息化管理离不开计算机以及网络信息技术，有助于体现人力资源管理工作的规范化、网络化和标准化，充分凸显信息化管理平台的指导作用。人力资源管理部门也能够立足于这一平台积极开展相应的管理业务，构建科学完善的人力资源管理生态体系。其中员工、部门管理者以及人力资源主管和高层管理者都可以主动参与其中，实现信息资源的有效利用及共享，积极打造全方位一体化的人力资源管理体系，确保每一个工作人员都能够主动参与其中。从微观的视角上来看，人力资源管理信息系统包含的模块及功能比较丰富，劳动关系管理、录用管理、信息维护、信息浏览、系统管理、薪酬福利管理、外派管理、自助服务、离职管理以及查询统计最为关键，是比较基础的功能。许多企业开始立足于当下，展望未来，根据人力资源管理信息系统的打造要求积极成立信息管理中心，将报表管理和流程管理工作融入其中，充分体现人力资源管理工作的标准性、规范性和时代性[1]。

（一）有助于打造信息管理中心

在信息时代下人力资源管理与信息系统发挥着关键性的作用，逐步形成了企业内部管理的中心。企业管理层也着眼于各种现代信息技术打造信息管理中心，充分凸显集中管理控制的重要作用，实现一站式服务，全方位、多角度的了解员工以及整个企业的相关信息。该系统可以以机构、员工编码以及人员姓名为查询方式，及时了解员工的基本信息，比如奖惩信息、考核信息、教育程度、业务职务、档案信息、政治面貌以及社会认知。企业能够立足于人力资源管理信息系统构建科学完善的信息标准体系，促进内部信息的有效共享，合理控制前期的信息共享成本，整体的信息安全风险防范能力和控制能力也得到了提升，能够尽量避免简单重复的人力资源管理。降低日常事务以及基础性事务在人力资源管理工作中的比重，更好的减轻工作人员的压力，实现高效工作和科学工作。管理层也可以借助强大的信息分析工具和大数据技术提供优质的信息服务，充分凸显现代信息技术的应用价值，确保人力资源管理部门能够发挥相应的作用。

（二）有助于优化流程管理

许多企业以人力资源管理为基础打造完善的信息系统，确保这一系统能够发挥流程管理中心的作用，在全流程管理的过程中实现人力资源管理工作的有效突破及改进。其中岗位变动、招聘录用、离职外派以及借调交流等管理流程的审批非常关键，管理工作人员可以以统一优化管理为基础，在电子化管理的过程中更好的优化整体的管理工作，有效突破时间和空间的束缚，实现子公司与母公司之间的紧密互动及交流，真正做到统一行为、统一思想。人力资源管理者以及企业的领导层也可以更好的了解当前的人力资源管理现状，站在宏观的视角进行调整以及审慎判断，确保决策的科学性和反应的及时性。比如企业可以利用人力资源管理信息系统进一步分析企业的财务系统，实现两者的无缝对接，逐步完善相应的工资计划管理模式，集中发放员工的薪酬[2]。在动态监控以及流程审核的过程中构建一体化的全流程管理模式，有效体现动态管理的优势和价值，确保变动管理系统能够与不同的管理环节实现紧密对接，实现对职务任免、人员调动、交流挂职、人员外派以及借调实习等工作的全方位管理和动态分析，逐步促进人员使用流程的优化升级。

（三）有助于改革报表管理模式

在人力资源管理信息系统逐步完善的今天，许多企业开始将该系统与报表管理工作相结合，保证这一系统能够发挥报表管理中心的作用，实现相关数据信息报表的有效生成，提供个性化定制化的报表服务，查询功能越来越丰富和灵活，能够更好的体现人力资源管理活动的针对性、有效性。其中组织管理、薪酬管理和人员管理最为关键，是核心绩效管理指标，企业也可以着眼于人力资源管理信息系统，严格按照机构归属、机构类别以及地域分布来进行分析，采取图文结合的形式呈现最终的报表，为后一阶段的决策以及宏观协调提供必要的帮助。这一点对全面提升企业的综合竞争实力有重要的作用，人力资源管理工作也实现了新的突破，能够更好的跟上时代发展的潮流。管理层会逐步加大对人力资源管理信息系统的投入和支持力度，真正实现与时俱进，有效应对时代发展的挑战及压力，确保该系统能够发挥丰富的功能。还有的企业还会立足于人力资源管理信息系统的数据质量，充分体现标准化管理的价值和优势，全面提升综合竞争实力。

四、人力资源管理信息系统数据质量治理的措施

人力资源管理系统信息化水平的提升非常关键，难度系数相对偏高，企业需要着眼于考核排名以及数据质量明确自身的工作目标以及发展方向，借助多种管理措施和管理理念，实现多措并举以及宏观统筹。全面提升当前人力资源管理系统数据质量及水准，为后期的人力资源管理决策以及规划提供必要的参考。

（一）明确分工职责

人力资源管理工作的内容和形式比较复杂，管理系统的建设非常有必要，管理层需要以现代企业人力资源管理为依据，积极加强与不同部门员工之间的联系及合作，实现人力资源管理工作的全面覆盖。其中协同功能、分析功能以及核心功能的分析最为关键，是建立管理型信息系统的前提和依据[3]。为了提供真实可靠的系统数据，管理层需要加大对这一系统的投入及支持力度，做好信息模块的维护工作，以科学合理的分工为基础，确保每一项工作都能够落实到位。员工在维护信息的过程中需要意识到自身的重要责任，实现合理分工和兢兢业业，严格按照谁经办、谁维护、谁负责的管理要求全面维护好各项信息。管理层需要站在宏观的视角了解当前业务管理工作的实质要求，明确具体的岗位职责并进行科学合理的分工，全面落实系统资源管理工作，加强对不同类别人力资源业务操作流程的分析及优化升级。结合不同业务权限范围的信息使用要求以及查询要求促进相关业务操作活动的有效落实，为各项管理决策提供真实准确的信息，保障信息的完整性以及科学性[4]。

（二）突出数据维护的重难点

要想实现数据质量的稳步提升，管理工作人员需要结合人力资源管理系统，积极突破当前数据维护的重难点，抓住日常管理工作的具体要求，优化员工管理流程。有一部分企业在落实人力资源管理工作时忽略了对员工基本信息的有效分析，数据整合能力不够理想，严重影响的数据治理工作的有效落实。管理层则需要从数据治理出发，抓住重点以及难点，弥补短板，有效改善数据质量，促进各项管理工作的全面推进。

（三）制定科学完善的管理制度

人力资源管理信息系统数据质量治理工作的系统性比较明显，不同管理环节的要求有所区别，管理层需要了解不同信息系统所发挥的重要作用，构建科学完善的管理制度，落实好后期的培训工作，提升数据填报质量。与其他的内部管理工作相比，人力资源管理系统的综合性以及集成性比较明显，只有构建完善的信息管理系统，才能够保障数据信息的完整性以及真实性。管理层需要制定数据填录规范，加强对不同工作流程的管理及协调。积极培训信息管理工作人员，保障其掌握扎实的技能以及知识，树立良好的责任意识，有效规避数据偏差和数据遗漏，减少无效数据，确保数据填报的质量及水准。

（四）调动员工的工作能动性

作为人力资源管理信息系统数据治理工作的推动者以及组织者，员工的重要性不容忽略，只有确保每一个员工都能够参与其中，才能够提升整体的工作质量，让各项管理工作能够发挥应有的作用。在构建企业人力资源管理系统的过程中，大部分的企业会直接向员工开放权限，保障员工能够积极维护系统的功能。其中数据治理工作比较复杂，管理层需要加强对员工的恰当引导，保证员工能够直接登录系统，落实好后期的信息维护工作，确保及时更新和实时维护。其中信息系统的完善优化是一个漫长的过程，信息流通的通畅性有效性是重点，这一点离不开内部信息的有效交流及沟通。管理层需要调动员工的工作能动性，保障自己能够意识到自身对人力资源管理工作的重要影响，提升内部客户的满意度，始终站在宏观发展的视角了解当前的时代发展趋势[5]。实现对症下药，确保人力资源管理活动能够发挥应有的作用，真正的跟上时代发展的步伐。

（五）落实日常监督与考核工作

为了充分凸显系统的重要作用，提升系统的使用效率，管理层需要结合人力资源管理信息系统平台数据的使用要求，以人力资源系统的有效维护为依据，以提升系统维护质量为目标，积极优化人力资源专业考核指标，构建科学完善的考核制度以及体系，明确与之对应的考核方法。常态化管理工作的系统性比较明显，管理层需要将数据质量治理工作融入其中，真正实现环环相扣，了解不同环节的利益差异，在搜集维护和使用各项数据的过程中充分凸显协同管理的优势，确保统筹规划，明确不同阶段的工作要求以及信息系统的使用效率，确保监督工作能够落到实处。日常监督与考核工作直接影响着整个系统的数据治理质量，管理层则需要注重专项检查，确保合规操作以及流程规范。结合各种现代化的管理技术及手段构建科学完善的数据质量长效管理机制，确保整体管理质量及水平的逐步提升。

五、人力资源信息系统数据质量治理中需要注意的事项

企业人力资源信息系统数据质量管理中，不仅需要强调日常管理策略和规划，还需要注重一些容易忽视的细节问题，保证数据质量管理的科学性。

（一）确定明确的人力资源信息系统数据质量管理目标

人力资源信息系统数据管理中首先需要明确数据质量管理的目标，使后期的数据管理工作中可以结合目标做好数据分析工作，使数据质量管理有序开展。否则即使构建完善的人力资源信息系统，在数据分析中的难度也会进一步加大，需要浪费大量的时间进行数据分析。甚至在海量数据下，导致人力资源信息系统管理难度加大，无法更好的服务于人力资源管理工作。因此必须要加强对人力资源信息系统数据管理目标的制定，然后以此为标准和指导方向不断完善数据质量管理工作。

（二）加强人力资源信息系统数据质量管理风险的控制

企业人力资源信息系统中的数据治理对于人力资源管理工作开展具有非常重要的作用，在人力资源信息中包含企业所有的员工信息档案，一旦信息丢失或者泄露都可能会对员工个人和公司造成严重的不良影响，涉及到个人隐私问题。因此人力资源信息系统的数据管理中必须要充分考虑信息系统的潜在安全风险，在企业中制定科学的信息系统数据质量控制制度和权限制度，有效预防信息泄露等方面的问题。

六、结语

为了跟上时代发展的步伐，许多企业以人力资源管理信息系统的数据治理为依据，了解数据治理的重点以及核心。全面加大对这一工作的投入力度，确保合理分工，有效突破重点和难点，构建完善的管理体系。让每一个员工都能够主动参与其中，维护系统的完整性，自觉地接受外部的监督以及考核，为这些工作作出应有的贡献。