信息化在科研经费管理中的应用

李晓粉

中国计量大学 浙江 杭州 310018

1 学校科研经费管理中存在的问题

C大学是一所专业特色鲜明、多学科协调发展的省属普通高等学校。学校共有专任教师1500余人，在校生20000余人，随着学校的发展，每年科研项目量越来越大。科研项目的管理是一个复杂的系统工程，从科研立项到结题涉及教师个人、教师所在部门、科技处、财务处等不同部门，其中科研经费的管理，是科研人员比较关心的一个问题[1]。C大学计财处一直非常重视科研经费管理，深度剖析科研经费管理中存在的问题，通过制度改革和信息化建设落实执行国家科研工作“放管服”政策。科研经费管理中存在的问题如下：

1.1 C大学科研经费到账立项存在的问题

C大学科研经费到账立项时，项目负责人需要到计财处确认经费到账并填写交款单，然后到科技处办理科研建账，再持交款单和建账单到计财处开具票据，最后计财处根据交款单、建账单和发票完成科研经费的立项和入账。该过程中存在如下问题：

1.1.1 项目负责人至少要“两次跑”计财处，有时候会提前多次打电话至计财处确认经费是否到账，这一过程一方面为科研人员带来了很多不便，浪费了科研人员从事科研创新与服务工作的时间，有悖于政府和学校的“最多跑一次”改革[2]。另一方面，降低了财务人员的服务质量和效率，财务人员需要用很多时间来查询确认项目经费是否到账。

1.1.2 在经费到账立项过程中，项目负责人需要到科技处和计财处两个不同的部门进行经费建账，科研管理系统和财务系统是两个不同的系统，在录入信息过程中容易出现信息不一致性，产生信息孤岛。

1.1.3 计财处开具发票是纸质发票，而且需要负责人到计财处现场开具，这一过程浪费项目负责人的时间，浪费纸张，有悖于“无纸化办公”。

1.1.4 立项效率低下。有时候项目较多，手动录入项目经费，需要一定的时间，导致服务效率和质量较低。

1.2 科研经费预算和预算调整存在的问题

C大学科研经费预算是在立项合同中做好经费预算，项目负责人将相关合同电子版和纸质版交科技处，科技处工作人员将相关电子版资料和预算上传至科研管理系统，计财处科研工作人员到科研系统查询相关数据录入到财务管理系统。预算调整时，项目负责人提交纸质预算调整表分别交至科技处和计财处，分别手动录入科技管理系统和财务管理系统[3]。在这一过程中存在如下问题：

1.2.1 经费预算和预算调整需要两个不同部门工作人员录入到各自系统，在录入信息过程中容易出现信息不一致性，产生信息孤岛。科研管理系统和财务系统预算项目口径有时不一致，产生信息不对称性。

1.2.2 项目负责人需要到两个不同部门，浪费时间有悖于政府和学校的“最多跑一次”改革。

1.2.3 财务系统和科研系统录入存在时差，产生信息不一致性。

1.3 科研经费报销的问题

科研经费报销时，科研人员在网上报账系统填写报销申请单，项目负责人签字交至计财处相应的报销窗口。经费报销时存在如下问题：

1.3.1 出国经费的报销需要层层审批。出国经费报销时需要各部门线下层层审批，项目负责任人需要“跑”好几个部门，整个审批流程走下来有时候需要一周，浪费时间，影响工作效率。

1.3.2 电子发票校验。国家推行无纸化、绿色办公，很多单位开具电子发票，电子发票校验需要到国家税务网站，验证后需要报销人自己打印，大大增加了报销人的工作量。

1.3.3 报销时容易出现凭据丢失。有时候报销人发现自己系统中有未完成报销的项目，到计财处询问，计财处发现没有报销凭据，报销人说已经交来单据，这时候很难讲清楚是谁的责任。

1.3.4 报销进度查询存在问题。报销人只能通过自己报销系统查看报销提交和完成状态，不能实时追踪单据状态。

1.4 科研经费公开结题问题

根据省科研经费使用信息公开办法，科研经费使用要进行信息公开，科研经费使用信息公开包括立项信息公开、过程信息公开和结题验收信息公开三个环节。公开主要内容包括：项目名称、项目实施期限、项目负责人和课题组成员、经费到位情况、实际经费使用总额和相关预算科目支出等。科研经费公开主要存在如下问题：

1.4.1 对于要求公开的表格和结题报告，老师需要手动填写，手动填写浪费时间，信息容易出错。

1.4.2 项目经费公开表和结题报告需要项目负责人所在学院、计财处和科技处层层核对签字盖章，项目负责人需要“跑”至少3个不同的部门，浪费时间，降低了各服务部门的服务质量。

2 问题解决思路和做法

为解决学校科研经费管理中存在的问题，落实高校科研自主权，学校不仅在“破”上下功夫，同时也在“立”上做了大量“文章”。创新改革科研经费管理办法，加强科研管理信息化建设，使用信息化助力科研经费管理。计财处联合科技处启用“科研经费管理一条龙”服务[4]。具体做法如下：

坚持学校指导思想，创新制度。计财处牢固师生为中心的服务理念，按照教师、学生、家长和社会到学校各部门办事“最多跑一次”的目标，全面深化“放管服”改革，充分运用“互联网+校务服务”，打破信息孤岛，实现业务协同，着力简化办事程序，减少办事材料，优化办事服务，强化服务意识，提升服务水平，提高办事效率，提升师生满意度和获得感。计财处协同相关业务部门进行制度改革。

为了解决科研经费立项过程中多次“跑”计财处和科技处问题，计财处破除之前交款单交款方式，在账务查询系统开发网上来款查询和认领功能，认领后直接网上申请开具电子发票，开具电子发票由项目负责人所在分院领导、科技处、财务处不同部门进行审批开具，科研工作者只需要网上打印出来交款单和发票交至计财处，进行建账，从而实现“最多跑一次”进行科研经费立项，也实现了多部门业务系统协同，不需要“跑”多个部门[5]。

为了解决信息的不一致性，计财处联合科技处，开发科研-财务对接接口，使用接口，解决数据的不一致性，打破信息孤岛，实现数据共享。这样在立项时以及做项目预算时，计财处不需要手动录入科研经费信息，只需要从科研管理系统同步数据即可。

为了更好地为科研工作人员服务，科研经费管理权下放，经费的预算和预算调整、项目合同等电子资料的上传由经费负责人在自己科研系统填报，科技处确认审核后，通过数据接口共享至财务管理系统。科研经费的公开和科研结题报告，科研工作者也直接从自己财务查询系统查询打印，无须线下再经财务审核。

为了解决出国经费的报销线下的层层审批，计财处协同国际合作处与交流处、科技处等不同部门启用“互联网+校务服务”，在网上办事大厅审批经费[6]。

为简化电子发票的查验流程，计财处对财务系统进行了升级优化，在网上自助报账系统中新增电子发票认证模块，实现与国家税务总局票据查验平台无缝衔接，具有电子发票的验证和避免电子发票重复入账的功能。

为了解决报销中凭据遗失，责任主体不明问题，计财处增设自助报销投递系统。自助投递服务产品实现了智能化的管理，终端可以实现身份证识别，确认人员身份。通过二维码扫描系统可以记录网上报销单和收入申报单，并通过控制芯片自动打开投递口，投递完毕后闭合投递口保证投递内容的安全并记录投递数量。

为了解决报销进度查询问题，计财处增设短信平台和微信公众号平台，账务核算系统实现无缝对接，通过短信息形式提醒科研工作者报销进度、经费变动、工资等信息[7]。同时在微信公众号平台增设单据物流追踪功能，科研工作者科研工作者可以通过该功能实时查询单据报销进度。

3 取得的成效与经验

C大学计财处牢固师生为中心的服务理念，按照教师、学生、家长和社会到学校各部门办事“最多跑一次”的目标，在科研经费管理上全面深化“放管服”改革，充分运用“互联网+校务服务”，打破信息孤岛，实现业务协同，着力简化科研经费管理程序，减少办事材料，实现了“科研经费管理一条龙”服务，优化了科研经费管理服务，强化了服务意识，提升了服务水平，提高了办事效率，提升了师生满意度和获得感。在这一过程中，计财处取得宝贵的经验，主要如下：

3.1 全面深入开展自查

计财处根据《关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》、《省教育厅关于推进全省高等学校“最多跑一次”改革的实施意见》等文件精神[8-9]，对标文件的部署和要求，全面自查有关政策举措是否在本部门落实落地、本部门制定的政策中是否存在与国家、省政府和学校不符的规定等，系统梳理政策落实中存在的问题。

3.2 健全改革工作机制，实现业务协同

计财处大胆改革传统科研经费管理办法，在科研经费管理上全面深化“放管服”改革，充分运用“互联网+校务服务”，打破信息孤岛，实现业务协同，着力简化科研经费管理程序。大胆探索和实现了“科研经费管理一条龙”服务。

3.3 重视财务信息化建设[10-11]

领导非常重视信息化建设，第一，领导对信息化工作亲自部署、重要方案亲自把关、关键环节亲自协调、落实情况亲自督察，协调配合、统筹推进，形成工作合力，加快信息化落地。第二，计财处专设财务信息系统维护岗，解决全校师生在使用财务系统中遇到的问题，保障全校师生正常使用财务综合平台，保障财务信息安全。第三，充分利用信息化，打通和其他业务部门信息互联，打破信息孤岛。