高校学生档案检查工作现状及对策研究

■胡晨怡

引言：

2008年教育部、国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》（以下简称27号令）[1]，对高校档案的机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布等提出管理办法，将高校档案工作纳入学校整体发展规划，但随着学生档案实际工作的推进，仍面临不少难题。因此，本文就如何兼顾高校学生档案检查工作的质量与效率进行研究，以期为其他高校学生档案检查工作的开展提供思路。

一、高校学生档案

（一）新生档案

新生档案是指学生在还未进入及刚进入高校学习时产生的具有保存价值的材料，记录着学生的学习、社会实践、组织关系等资料，同入学资格审查紧密相连，是建立高校学生档案的基础。

新生档案的归档方式一般有两种：档案馆直接接收学生档案和经由学院间接接收。以上海大学为例（以下简称我校），我校采取的是第二种，学院收齐后统一交由档案馆学生档案室。我校对新生归档材料规定如下：

本科新生档案包含新生登记表、身份证复印件、户口簿复印件或者户口迁移证、高中毕业登记、党团员材料、考生材料以及奖惩材料。硕士和博士新生档案还需要包含对应的毕业登记表、复试表、成绩单、毕业设计评定表、学位申请书等[2]。

（二）在校生档案

相比于新生档案的统一归档，在校生档案由于个体的差异，其归档时间和内容也不相同。其归档内容一般包括党团材料、学籍材料、奖惩材料、专业技能材料、实践材料、入伍材料等[3]。以一名党员硕士为例，在校生档案包括入党志愿书、预备党员教育考察手册、发展党员培养考察手册以及优秀学生干部等材料。

（三）毕业生档案

毕业生档案作为高校学生档案的最后一部分，包含学籍、学位及就业等重要信息。我校本科毕业生归档材料一般包含学习成绩单、毕业生登记表、毕业论文成绩评定书、报到证白联等。硕士及博士毕业档案还需包含对应的学位证明书、学位申请书、专家推荐信等材料[4]。

二、学生档案检查工作

（一）现状分析

1.新生档案检查

传统的新生档案归档流程是各学院辅导员将邮寄的学生档案收齐后同归档清单一起装进档案袋，在封面标注上学生学院、专业、学号、姓名等信息，然后按照学号从小到大进行排序后统一交由档案馆。

档案馆工作人员首先需要核对学生学号、姓名、材料数量和材料有效性，诸如签名和公章是否齐全等。其次整理档案袋内材料，将属于归档范围内的材料朝前放置，对于纸张上的回形针、订书针等损害档案袋的尖锐物品去除后才可以入库保存。如果检查过程中发现档案袋内还有原来高校的档案袋，则根据封面是否有目录信息进行处理，有则剪切保留，无则丢弃，避免影响后续检查。

传统的新生归档还需要辅导员填写档案移交表，以上海某高校为例，移交表内容包含归档部门、班级、学号、学生姓名、备注、核查人名单、核查人签名、部门盖章、移交人及联系方式、日期等。档案馆工作人员需将纸质移交表妥善保存，以便查考。

为了简化新生档案检查工作，我校实现档案移交表线上登记。辅导员用工号登录接待登记系统，线上勾选要归档的内容，如果大量学生要归档的材料一致可以进行批量归档。档案馆工作人员在后台就可以看见归档信息，不必翻阅纸质移交表进行对照，出现问题时联系归档人也更加方便。

2.在校生档案检查

在校生档案的利用一般分为党团关系查阅抄录、入伍证书复印、单位政审以及学生其他材料的归档。其利用流程为：在查阅人身份证件检查无误后，进入库房调取档案。取档案时除了检查档案袋内信息，如学生学号、姓名、所需档案是否齐全、纸质档案虫蛀、破损和粘连情况等，还需检查档案外排序情况，如是否有穿插和混排情况。在文件归档或是借阅归还后，检查文件有无破损、污渍、缺页、混入别人的档案等情况[5]。

3.毕业生档案检查

毕业生档案检查是档案顺利转递的基础。毕业生档案的检查分为两个阶段，一是在辅导员归档学生毕业档案时进行检查。档案馆工作人员需要核对材料是否齐全、成绩单等材料是否有学院盖章、字迹是否清晰等。确认无误后按照学号入库保存。二是在转递档案时进行检查，档案馆员需要根据学生填写的转递信息，将档案从库房调出，再次比对学生的学号、姓名以及毕业档案材料是否齐全，无误后贴上密封条并盖章。

为了提高检查效率，我校在毕业档案袋上进行改善，将移交表内容打印在档案袋封面上，如毕业生登记表、学位表等。辅导员根据学生档案实际情况，有材料就在那一栏打勾，没有则不用标注，档案袋包含的档案一目了然。同时，辅导员填写的文字内容减少为学号和姓名，便于找到关键信息。因此，档案馆只需在辅导员归档毕业材料时对毕业档案袋内的材料进行核对，在档案转递环节不必重复检查毕业档案袋。

（二）难点分析

1.档案规范性问题

虽然27号令和《干部人事档案工作条例》都能在一定程度上为高校学生档案管理工作提供参考，但对于高校来说，仍缺乏全面的实施标准[6]。以27号令为例，条例对于学生档案归档范围定为：高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。材料归档时间定为：学校各部门应当在次学年6月底前归档，各院系等应当在次学年寒假前归档[7]。在实际工作中，会碰到以下几个规范性问题：

第一，高校学生档案归档时间不定。以新生档案为例，由于条例只规定了最晚归档日期，对于归档开始时间没有明确要求，可能会出现各个学院的归档时间各不相同，甚至有个别学生开学时未携带档案，需要后期补寄或是档案丢失需要重新补办档案等情况。这使得归档工作无法在同一时间段集中完成，降低了归档效率。通常情况下，我校新生档案于7月开始陆续归档，当年11月至12月才完成归档。

第二，高校学生档案归档内容不统一。对于归档内容，高校都有各自的规定，以上海师范大学为例，其本科毕业生归档范围为毕业生登记表、成绩总单、实习成绩评定表、毕业生派遣通知书、党团材料和奖惩材料，不包含我校要求归档的毕业设计评定表。档案归档内容的不统一可能会导致新生入学时需要重新联系原来的高校或高中进行材料的补交。

第三，学生档案质量无法保证。个别档案会出现用笔不规范，使用了圆珠笔、铅笔以及非黑色的水笔等，这会影响字迹的耐久和清晰性。档案中还会存在手续不完备的情况，如信息漏填、漏盖章、缺少形成时间、缺少审批手续等，对档案的有效性造成影响，需要重新补交。

2.档案工作人员不足

随着高校规模的扩大，在校生数量不断增加，以我校为例，2022年我校招收本科新生共4717人，硕士和博士新生共6423人，新生档案就超过一万份，且仍有许多毕业生档案滞留在学校。据统计，学生档案室现有馆藏常年超过5万卷，档案数量十分庞大。参考《地方各级档案馆人员编制标准（试行）》，馆藏一万卷档案，档案馆应配备5人，超过一万卷不足三十万卷的，其超过部分每五千卷增配1人；但我校实际学生档案工作人员数量不足5人，人均工作量增加，工作效率无法得到保证，且每年需要归档和转递的学生档案数量庞大，人手不足既导致档案部门检查审核档案难度增加，也影响了毕业生档案按时转递[7]。

3.人工效率低

现有高校学生档案检查工作基本都是人工完成，而这种工作方式极其依赖于档案工作人员的专业性。由于材料多、检查过程繁琐枯燥，工作人员无法长时间集中精力核对档案，容易出现漏检、少检等情况。如果安排临时人员帮忙检查，也会存在错检等情况，检查质量无法保证。

三、学生档案检查对策

（一）高校健全档案管理制度

在收集整理档案时，无法仅依靠档案馆自身，还要同高校其他部门进行配合，特别是学生材料的形成部门。因此高校需要依据27号令和《干部人事档案工作条例》，结合各校实际情况，对本校学生档案管理制度进行制定和完善，应归尽归。明确学生档案收集整理工作的责任划分、管理职能、档案收集方式、收集内容、档案样式规范、移交时间和移交部门，在发现问题时也能及时探究原因给予解决，确保档案的真实性、原始性、安全性和可靠性。

（二）培养学生的档案意识

档案会出错的有一部分原因是学生本人对自己档案不够重视。档案填写都是由辅导员进行督促、整理以及核查，学生的参与感不强，填写档案时不够细致负责，甚至不按规定进行填写。[8]因此需要让学生培养档案意识、让其参与到档案收集过程中。

在宣传方面，针对新生，档案馆需要在新生入学前做好宣传工作。在录取通知书中放入归档细则，告知学生需要归档哪些内容并列出经常出现的问题。在细则中还需给出档案馆联系方式，提前解决问题。针对所有学生，特别是毕业生，可以通过广播、档案馆网站、公众号推文等形式，向其宣传档案的重要性，并应告知毕业生：除了申请延期两年转档的学生，其他人应将档案尽快转走，以免因为档案滞留出现问题。

在档案收集方面，应让学生了解自己的档案状况、主动参与归档过程。例如，我校除了在网站上进行新生归档提示和毕业生归档提示，还能让学生看到自己的档案是否齐全。新生可以在上海大学研究生招生信息系统中的档案及政审查询界面，查看档案是否通过。毕业生可以通过上海大学档案馆官网的学生档案入口，进行线上档案转递，填写完相关信息后，界面会提示缺少哪些材料，让学生自己参与到归档过程中，使其对档案内容的填写更加严谨。此外，所有学生均可以在网站查询学生档案，登录后可以看到学号、姓名、性别、专业、档案转寄信息、档案是否在校以及归档详情等，学生能清楚获知自己的档案状态，以便更好开展档案工作。

（三）辅导员接受归档培训

在高校档案管理制度中除了要对归档范围进行明确，还需要明确归档细则，如对档案纸张方向、排序、内容作出明确规定。

辅导员归档是档案馆进行档案管理的第一步，也要遵循高校档案管理制度。为了让辅导员能够更好、更快适应归档细则、提高归档质量，可以对辅导员进行归档培训。

由于各学院的辅导员并不固定且兼职辅导员岗位流动较为频繁，每年需要在开学和毕业之际对辅导员进行统一培训。此外，还可以推出归档课件，让辅导员在闲暇之余也能学习。

以本科新生归档为例，在培训中，告知辅导员归档内容包括新生登记表、身份证复印件、户口簿复印件或者户口迁移证、其他高中材料。身份证复印件需要将正反面打印在同一页，户口簿复印件需要包含第一页和本人页。对于高中毕业生登记表，需要告知辅导员，由于各省市的规定不同，高中毕业生登记表的名称和样式会存在差异，如山东省和山西省的高中毕业登记表正式名称为普通高中学生素质发展报告、湖北省将其称为普通高级中学学生档案。最后，需在材料页面右上角写上序号，顺序放置，并且将纸张按照档案袋的方向放入，方便核查是否有材料遗漏。

（四）对归档档案抽查、普查结合

档案馆人手有限，面对大量的新生档案和急待转递的毕业生档案，将所有的档案一一核查耗时过久。为了提高检查效率，在对辅导员进行统一培训、对学生完成档案意识培养的前提下，实行归档档案抽查与普查相结合。

档案抽查的想法是从研究对象的全体中取一小部分进行观察和研究，从而对整体进行推断，在档案管理中也常被运用到。《档案保护与复制技术学》一书中提出“对于保护条件较好的档案，一般抽查比例可小一点，比如5%-10%,对于保护条件不好的档案，抽查数可以多一些,比如20%以上。”此外，2021年，宝鸡市档案局对共130家市属部门、团体、企事业单位档案室、县（区）档案馆安全管理工作进行监督抽查，抽查比例为30%。

学生档案抽查可以参考以上比例。以抽查比例20%为例，归档一万卷新生档案，只需要抽查2000卷，检查工作量大大缩减。但这样抽查的缺点是样本量不够大，无法确保剩下档案的准确性。因此在抽查的基础上进行普查，进一步提高档案准确性。抽查比例设为20%后，可以在计算机上设定开始学号和结束学号，系统进行随机抽取，对2000卷档案进行检查，如果发现错误，对其学院辅导员归档的其他档案进行普查，以防出现重复错误。

（五）引入RFID高校档案管理系统

随着《“十四五”全国档案事业发展规划》关于档案信息化建设政策的出台[9]，越来越多的高校开始探索基于最新技术的档案管理系统、用于学生档案的信息化建设。RFID技术就是其中一项。

RFID即射频识别，最早用于军事领域，其原理是通过无线射频方式实现双向数据非接触通信，整个过程全程自动化。能对标签进行读写，实现数据交换、目标识别等预期效果。它也被认为是本世纪最具发展潜力的信息技术之一[10]。

RFID高校档案管理系统使用步骤十分简单，首先档案馆员对新入库的学生档案进行编目，将这些信息录入电子标签，录入的信息会自动传入数据库。档案馆员在查阅档案时，只需要通过系统查询，可以快速定位档案所在位置，不用来回寻找档案，还能快速了解档案在不在库房、是否已转出。其次，档案馆员还可以进行盘点操作，RFID阅读器自动对馆藏档案内容、位置进行核实，在发现档案数量或是位置对不上时，档案馆工作人员也能及时进行改正。