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社会保险档案数字化建设的问题及优化措施研究

2022-02-10刘汶源郭敬蕊

档案天地 2022年12期
关键词:社会保险数字化档案管理

■杨 青 刘汶源 郭敬蕊

一、引言

随着数字化时代的来临,数字化技术在社会发展中的地位越来越重要。根据《数字中国发展报告(2021年)》公开数据显示,2017年到2021年,我国数字经济规模从27.2万亿增至45.5万亿,总量稳居世界第二,年均复合增长率达13.6%,占国内生产总值比重从32.9%提升至39.8%[1]。数字化技术正在与经济社会的各个领域深度融合,加速推动了我国经济社会数字化的转型。数字化技术对国家的各个方面都产生了重大的影响。而为进一步推进国家治理体系和治理能力现代化建设,推动经济和社会实现高质量发展,我们也要积极顺应时代潮流,提升数字化技术在不同领域的应用水平,深入挖掘数字化技术的价值,使得数字化技术可以更有效地服务经济社会。

在社会保险事业和档案事业的发展中,数字化和信息化建设已经逐渐成为重要的发展趋势。2020年,在新修订的《档案法》中,增设“档案信息化建设”内容,明确鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化,明确电子档案与传统载体档案具有同等效力。这在法律制度上认可了电子档案的法律效力,也体现了对档案事业数字化、信息化建设的重视。而在社会保险事业的发展中,截至2021年6月底,全国基本养老、失业、工伤保险参保人数分别达到10.14亿人、2.22亿人、2.74亿人,基本医疗保险覆盖超过13亿人。伴随着社会保险体系建设的逐渐成熟,社会保险的参保人员数量的持续增长,庞大的数字对于社会保险档案的建设发展提出了严峻的考验。社会保险事业的发展关乎民生稳定,作为民生档案,社会保险档案是参保人及参保单位的权益真实记录者,也是支撑社会保险事业发展的重要部分[2-3]。为更好地应对社会保险档案发展所面临的考验,为公众提供更高质量的社会保险经办服务,更有效地促进社会保险事业的现代化的有效实现,各地、各级社会保险事业部门都提升了对社会保险档案数字化建设的重视程度。尽管目前的社会保险档案数字化建设已经取得了一些成果,但相关基础设施较为薄弱、工作人员专业水平不足、各地工作推进尚不均衡等问题仍不同程度的存在,这也对我们的社会保险档案数字化建设起到了一定的阻碍作用。在之后的社会保险档案数字化建设的工作中,要继续做好顶层设计,完善制度建设;加强档案管理,完善管理工作;提升人才素质,引进专业人才;加强信息保护,筑牢安全防线。多措并举推进社会保险档案数字化建设,继续提升社会保险档案数字化建设的水平,让社会保险档案可以更好地服务社会。

二、社会保险档案数字化建设存在的问题

(一)建设资金投入不足,基础设施较为薄弱

大数据时代的到来,对社会保险档案的管理与发展产生了深刻影响。数字化建设离不开先进的基础设备,而先进的基础设备也需要大量的资金投入。但是,结合人力资源和社会保障部的官方数据来看,在与社会保险电子档案建设相关的部门中,2020年信息中心部门的信息化建设的资金投入为1349.88万元,其他管理事务的资金投入为3578.39万元,信息化建设的资金占比为27%。和其他管理事务支出相比较来看,用来支持信息化建设的资金投入较少。而在人力资源和社会保障部的年度决算中,信息化建设的投入资金从2017年的3785.87万元上升至2020年的7260.69万元。虽然信息化建设资金一直逐年上升,信息化建设支出占人力资源和社会保障管理事务总支出的比例还是比较少,在2017—2019年,占比一直维持在4%~5%的水平,2020年虽有所提升,但也仍未超过10%。从这里来看,虽然数字化、信息化建设越来越引起重视,但是整体的资金投入相对不足,从而也影响数字化、信息化相关基础设施的建设,这也一定程度上影响了社会保险档案数字化的建设。

(二)引进人才素质不高,人才队伍有待扩大

近年来,随着数字化时代的发展,社会保险档案数字化建设的重要性越来越凸显。随着数字化的转型,社会保险事业部门的服务与管理的模式也都逐渐发生了变化,而伴随这种变化,一些现实问题也有所暴露。从社会保险档案管理来看,传统的档案管理模式已经不能满足需要,管理制度也不适用于电子档案的管理工作[4]。特别是社会保险档案管理部门的工作人员,相关的工作人员对传统纸质档案的管理知识、管理方式等情况比较了解,对传统档案管理的技术比较熟悉,但对新型的数字档案文件的管理方法、原则尚不了解,数字化意识比较淡薄[5]。而从引进的新的人才来看,作为与社会保险档案数字化建设相关度较高的部门,2019—2022年人社部信息中心部门引进的人才专业背景要求多为计算机、软件工程、通信工程、信息安全等信息技术专业。但总的来看,新引进的工作人员的专业背景集中于信息技术方面,对信息技术的应用非常熟悉,但缺少档案专业人才。而针对社会保险相关的档案管理,也有其自身的特色,社会保险档案数字化建设不仅需要过硬的技术支撑,也需要社会保险、档案等方面的专业支持。从这里来看,在社会保险档案数字化建设的过程中,现有的工作人员技能水平不足,对数字化建设的认识程度较浅,新引进的人才虽然有助于信息化、数字化建设,但人才队伍有待进一步丰富扩大。

(三)数字化程度差异大,工作推进尚不均衡

社会保险档案的相关工作关系民生,关系到每个人的切身利益。随着数字化时代的到来,社会保险档案的发展也面临着数字化建设的要求,各地、各级的社会保险经办机构也逐渐建立了社会保险档案数字化的方案和构架。但是,由于数字化技术发展情况、社会保险发展情况在各地区尚且存在差异,各地、各级的社会保险档案管理工作人员对数字化建设的认识程度也不同,这也导致社会保险档案数字化建设受到了一定程度的影响。根据《数字中国发展报告(2021年)》所公开的数据显示,我国的区域数字化发展水平地区差异明显。在数字化水平较好的广东省,根据广东省2002年发布的《广东省劳动和社会保险信息系统建设总体规划》的具体内容,在社会保险信息系统建设的一开始,广东便将业务档案一体化管理重视起来。2015年,广东省启动集中式人社一体化信息系统,实现业务管理系统与财务管理系统、档案管理系统的无缝对接。而相对于广东省,数字化水平发展较低的吉林省,2018年应用了新的档案系统,采用社会保险电子业务档案,电子档案的应用实现同步经办、同步收集、同步扫描[6]。由此可见,在各地的社会保险档案数字化建设的过程中,由于地区数字化水平的差异的存在,对信息化建设、数字化建设的认知差异的存在,都使得各地的社会保险档案数字化建设工作推进不均衡。

(四)档案安全风险较大,数据安全有待提高

社会保险档案数字化建设就是数字化时代社会保险事业发展面临的重要契机,社会保险档案是社会保险业务的重要依据,它真实客观地记录了参保人员的各类信息,为社会保险事业的发展发挥着重要的功能和作用。数字化时代既为其的发展带来机遇,也同样带来挑战,其中最明显的就是所面临的安全挑战[7]。社会保险档案的内容关系到每个人的个人身份信息,档案内容较为重要,档案信息较为隐私。并且,伴随着社会保险的参保人数的不断扩大,社会保险档案数字化建设的工作量也有所加大,工作要求也更高,而建设过程中也存在着各种危及档案安全的因素,如数字化档案信息内容不完整、不准确,档案信息存储不当,档案信息泄密等。这些潜在的不安全因素一旦因管理、技术不到位而发生,会给档案造成重大损失,也给那些非法猎取档案信息的不法分子以可乘之机[8]。因此,安全问题是社会保险档案数字化建设工作中最为普遍、最为关注和亟待解决的问题。

三、社会保险档案数字化建设的优化措施

(一)做好顶层设计,完善制度建设

在之后的社会保险档案数字化的建设中,要继续做好顶层设计,完善制度建设。当前,关于档案管理方面的法律制度有权威的《档案法》,并且,在最新修订的《档案法》中,已认可了电子档案的法律效力。这也是关于电子档案、数字档案的法律制度的建设,但是关于社会保险数字档案的相关法律制度的建设还比较缺乏。在未来,要结合社会保险档案的具体特点和内容,出台更有针对性的关于社会保险数字档案的法律制度,完善法律制度建设,推进社会保险档案数字化的建设进程。同时,在具体的社会保险档案领域,已有部分管理规范和标准制度,2009年人力资源和社会保障部出台了《社会保险业务档案管理规定(试行)》,2015年,国家标准委正式批准发布《社会保险业务档案管理规范》,2020年,人力资源和社会保障部的社会保险事业管理中心联合信息中心印发了《社会保险电子档案管理暂行办法》,进一步规范社会保险电子档案管理,2021年,人力资源和社会保障部发布了《社会保险业务档案元数据规范》行业标准,选取试点城市,大大推动了社会保险电子档案管理应用。但是,当前的管理规范和标准制度较为分散,一些细节的行业标准更多是针对整体电子档案的管理工作,而关于社会保险电子档案的管理工作的行业标准与管理规范较少,也缺少更高级别、更权威的行业标准与管理规范。因此,在未来的社会保险档案数字化的建设中,要推动制度建设向精细化发展,综合规划,出台更权威、更细化的关于社会保险数字档案的管理规范和制度标准。实现保障社会保险档案数字化建设标准规范的统一[9],为进一步推动社会保险档案数字化打好基础。

(二)加强档案管理,完善管理工作

在社会保险档案数字化的建设中,要针对新的档案形式辅以更现代化的管理方式。当前,社会保险电子档案对社会保险事业的发展越来越重要,社会保险电子档案管理工作现状也可以直接体现社会保险事业工作的状况。在之后的社会保险档案数字化建设的过程中,要从不同的角度加强社会保险电子档案管理工作,完善管理工作。在管理者角度,社会保险电子档案管理者应当积极提升对于数字化工作的认识,增强数字化、信息化素质,完善电子档案的管理工作,提升数字化技术在社会保险档案管理工作中的应用程度。在管理技术角度,在社会保险电子档案管理中,要应用新的管理技术和管理模式,利用当前的先进信息技术,来提升管理的效率。通过引进科学的管理技术、管理模式来梳理整个社会保险电子档案管理的流程,结合现代化管理的要求,提升管理效率,完善电子档案的管理工作,推动社会保险档案数字化建设的发展。

(三)提升人才素质,扩大人才队伍

在社会保险档案数字化建设进程中,人才队伍能力素质的高低会直接影响社会保险档案数字化建设成效。在未来,有必要将人才队伍建设作为推动社会保险档案数字化建设的可持续发展的重要保障措施。一方面,应积极引进高素质人才。要继续丰富人才队伍,建立复合型的人才队伍[9],既要有信息专业的人才,也要有档案专业、社会保险专业的人才,为社会保险档案数字化建设提供扎实的人才保障。各地各级社会保险档案管理部门要积极升级本单位保险档案管理人员的人员结构,为之后的社会保险档案数字化建设打下良好的基础。另一方面,也要加大对社会保险事业单位内部档案管理人员的教育和培训,既要将社会保险档案业务作为主要培训方向,也应要求社会保险档案管理人员广泛地学习大数据、人工智能等网络信息技术[10],并对社会保险电子档案系统进行灵活操作,为之后的社会保险档案数字化建设创造有利条件。

(四)加强信息保护,筑牢安全防线

一方面,要创新安全技术,社会保险档案数字化建设需要强有力的安全保障,社会保险档案管理部门应当加强安全技术的更新力度,高度重视社会保险档案的安全性,加强网络风险的安全处理工作,切实提高安全防护等级,有效减少数据损失和信息泄露的情况。同时,要在完善数据系统的基础上引入全新的病毒查杀软件,对病毒查杀软件进行升级和维护,进一步提升社会保险电子档案系统的安全性。另一方面,也要做好存储备份工作,社会保险档案事关民生,关系到公众的个人信息隐私,是重要的民生档案,在之后的社会保险档案的数字化建设工作中,要做好对重要的社会保险档案信息进行备份的工作,要按照规范对社会保险档案进行收集与存储,提高社会保险档案数据信息的备份水平,完善档案风险应急预案,加强风险防控。

四、总结

总的来看,数字化技术的快速发展为社会保险档案的发展带来机遇,也带来了一定的挑战。社会保险档案数字化建设值得我们给予更多关注,当前,在社会保险档案数字化建设的过程中,存在制度方面、人才方面、安全方面等多方面的问题。我们要针对具体的问题实施有针对性的优化措施,完善制度建设、完善管理工作、扩大人才队伍、筑牢安全防线,多措并举,继续推进社会保险档案数字化建设,推动实现社会保险事业和档案事业的现代化。

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