“双一流”高校图书馆图书资料资产管理现状调查与思考

□陈娟 林月华 李雪 林杨

1 引言

资产作为高校教学工作与科学研究的物质基础，是高校管理工作中的重点环节，也是体现高校办学实力的重要指标，图书资料在整个高校的资产中占有重要位置，其规模、质量、管理水平直接关系到高校教学、科研、文化传承的运作与成效。近年来高校纷纷明确图书馆为图书资料资产的业务归口管理部门，因此建立健全图书资料资产购置、验收、入账、保管、领用、使用、维护等相互制约的管理制度，加强图书资料资产日常管理，是高校图书馆一项重要的工作内容。根据《高等学校固定资产分类与代码》，图书资料资产包括普通图书、盲文图书、电子图书、普通期刊、电子期刊、特种文献、缩微资料、视听资料、机读资料、其他资料等[1]，与普通资产相比，图书资料品种多、数量大，不同类型资料加工及管理方式各不相同，随着数字图书馆的发展，其内容更加多元和复杂，图书资料资产管理无法简单套用国有资产管理体制、原则和方法。

2 “双一流”高校图书馆图书资料资产管理调研

2.1 文献调研

图书资料资产管理是我国国有资产管理的特有内容，国外几乎没有文献提及，国内相关研究较少，以案例研究为主，针对具体问题，提出解决方案，尚无较为全面、系统的理论研究。黄晓静针对2007年财政部、教育部牵头的国有资产清查图书资料清查过程中突显的管理不严格、不规范等问题，提出重视图书资料固定资产管理，增加人力、财力、物力的投入，建立严密的固定资产管理制度，实现图书资料一体化管理等措施[2]。李卫双等针对高校图书馆资产管理不统一、多头负责，制度不完善、责任不明确，管理科学和规范性不足等问题，提出要建立健全资产管理体制，完善资产检查监督机制，重视和加强资产管理人员队伍建设，加强资产管理信息化建设和改革[3]。刘宏、陈涛、郭晓红先后分别以中国地质图书馆、云南民族大学图书馆、北京第二外国语学院图书馆为例，分析当前高校文献信息资料固定资产管理中制度缺失、重视不足、手段落后、缺乏创新等问题，提出建立统一的资产管理机构、完善资产管理人员队伍建设和制度建设、定期开展固定资产清查和对账等专项管理，实现文献信息资料固定资产动态管理等建议[4-6]。张翼以成都图书馆为例引入管理学中的生命周期，提出从采购、使用、报废处置三个关键阶段对图书资料进行重点管理和控制，把控文献资源资产管理的质量和效能[7]。

2.2 在线问卷调查和深入电话访谈

为了深入了解“双一流”高校图书馆图书资料资产管理现状，2021年3月，笔者向42所“双一流”高校图书馆相关业务馆员发起在线问卷调查，问卷共计18道题，分别从调查者基本信息、资产管理内容、重点和难点、制度建设、系统建设、队伍建设等方面收集和掌握“双一流”高校图书馆图书资料资产管理情况。截至4月30日，共回收39份有效问卷，回收率达93%。问卷由从事文献资源建设多年的资深馆员填写，高级职称比例超过80%。调查对象中近70%认为，制度建设、文献购置、系统建设是资产管理中最重要的环节，资产清查、资产处置为具体实施难点。根据在线问卷填写情况，笔者邀请部分“双一流”高校代表进行了深入电话访谈，平均访谈时长超过10分钟。综合问卷数据和被访谈对象重点关注的问题，从资产入库、资产清查、资产处置、系统建设、制度和队伍建设等五方面探讨“双一流”高校图书馆图书资料资产管理存在的突出问题。

3 “双一流”高校图书馆图书资料资产管理存在的突出问题

3.1 资产边界模糊，资产计量和计价规范性不足

首先，图书馆和院系资料室集中购置纸本资源纳入全校固定资产已相对成熟和完善，然而职能部门、课题组、教师等分散购置入库标准尚未统一。例如，武汉大学规定二级单位使用日常运行经费、非研究类专项经费单次批量超过1000元，课题组使用科研经费、研究类专项经费单种超过1000元或单次批量超过3000元，应当纳入资产管理[8]；兰州大学规定分散采购或教职工使用公款自行采购单册(套)达到1500元及以上或批量价值达到2000元及以上，应当办理资产入库，在专项活动中向外单位或个人定向捐赠的图书，专项学习活动中下发的批量学习材料，校际交流及学术交流购置用书，教师教学用教材，报纸、休闲类期刊等，不纳入图书资料资产管理[9]；华东师范大学要求职能部门、课题组或个人使用学校预算管理资金(含科研经费)购置管理的中文资料每册或每套单价人民币500元及以上，外文资料(含港台资料)每册或每套单价人民币1000元及以上，应当办理资产入库[10]。

其次，数字资源是否纳入资产管理，数字资源作为固定资产还是无形资产，高校图书馆尚未形成统一标准，做法不一。例如，中国农业大学等图书资料资产仅涵盖传统的纸本资源；清华大学除了纸本资源外，将文物和各种陈列品纳入图书资料资产管理范围；华中科技大学、南开大学、中国人民大学等将镜像到本地的数字资源纳入图书资料资产管理；北京大学、南京大学、华东师范大学、上海交通大学、复旦大学、厦门大学、大连理工大学等则将镜像存档、远程访问等有永久使用权的数据库纳入图书资料资产。笔者针对上述涉及将数字资源纳入资产的部分高校进行了访谈，其中，中国人民大学、华东师范大学、浙江大学将数字资源纳入固定资产，兰州大学、武汉大学则将数字资源作为无形资产。

再次，接受捐赠、交换、自建等方式获得的资产入库标准未统一。从获取方式来看，高校图书馆图书资料资产主要通过购置、接受捐赠、交换等方式获得，部分高校将自建、参建、委托开发等方式获得的文献资源也纳入图书资料资产管理范畴，如毕业生学位论文、特色数据库等。多数高校在制度文件中规定了购置方式入藏的图书资料资产计量和计价标准，然而对接受捐赠、交换、自建等方式获得的资产未做相应规定。通常做法如下：对于购置纸本图书依据支付实洋登记入账；期刊按年度合订本登记为固定资产，资产价值按年度订购费和装订费计算；视听资料、档案资料等均按册/件登记，资产价值按实付金额计入，明确将数字资源纳入资产管理的高校参考《高等学校图书馆数字资源计量指南(2007年)》登记入库，价值按订购费计入。实际工作中，有些高校期刊资产计价不包含装订费，未装订成册的多复本期刊并未作为资料费处理，甚至将本年度期刊购置费作为上年度期刊合订本资产计价依据。调研发现：多数高校对于接受捐赠、交换、自建等方式获得的图书资料，按名义价值1元/册登记入账，而接受捐赠支付的运费、杂费，自建数据库支付的劳务费、技术服务费等往往从办公费、劳务费等其他项目支出。此类文献资产估值时，对市场价值参考不足，资产估值偏低，导致资产处置时对这部分文献重视程度不够，资产管理存在风险。

3.2 资产清查设备和技术落后，投入大、效率低

定期进行图书资料清点是资产管理的一项重要工作，但也是难点，资产清查可全面掌握现有资产情况，确定资产登记账上的资产种类、数量，是保障资产账物相符、统计数据准确的基础性工作。参与问卷调查的高校中，76.92%认为资产清查是资产管理具体实施的难点，在资产管理难度中排名第一。高校图书馆实行跨校区、总分馆通借通还和开架借阅制度，很大一部分图书进入流通环节，图书盘点的准确性难以保证[11]。此外，图书馆馆藏布局调整等因素，造成系统典藏地点与存放地点不符，加剧了资产清查难度。“双一流”高校馆藏量大、馆舍老旧改造困难，全面升级RFID管理，面临投入成本巨大、实际不可实施等问题，资产清查普遍使用手持条码扫描器逐本扫描图书财产号进行盘点。实际工作中，图书馆通常只能在寒暑假组织资产清查，由各业务部门抽调人手甚至外包给物业公司完成。由于预算有限、设备和技术落后，往往只能针对某些类或馆藏点进行抽样，无法实现全面盘点，此外，清查人员多数未经过系统和专业培训，工作效率低，差错率高。

3.3 资产动态管理和流动性不足

资产处置缺乏统一指导，图书资料资产动态管理和流动性不足。空间作为图书馆重要资源，其可容纳的文献资源是有限的，文献资源易损耗、部分学科资源具有较强时效性等特征决定了报废处置是图书资料资产动态管理的重要内容。图书资料因严重破损、遗失、无利用价值和保存价值，应申请报废报损、调拨、对外捐赠等处置方式。参与问卷调查的高校中，66.67%认为资产处置是资产管理具体实施的难点，其难度仅次于资产清查。资产处置程序复杂，包括提交处置申请、制定处置方案、开展论证评估、上报审批、执行处置等。高校图书馆普遍对资产评估重视程度不高，图书馆行业尚无专业的图书资料资产评估队伍，对于具有收藏价值和保存价值的文献难以界定与划分，未建立客观可量化的图书剔旧、报废标准，实际工作中处置存在巨大困难。

其次，院系资料室、课题组、教师自购图书资料资产流动性不足。调查结果显示：绝大多数高校图书资料资产通过图书馆目录系统或电子资源系统揭示，然而，由于院系资料室专业馆员配备有限，仅有少部分院系资料室针对全校师生开放。课题组、教师等自购的图书资料往往以长期借阅方式供其使用，仅有部分学校要求此类图书设置借阅期限，如项目完成后归还，以上图书资料并未实现真正意义上的共享和流动。对于长期在本校任教直至退休的教职工，以长期甚至无限期借阅方式供个人保管使用的图书资料资产，存在较大不确定性和风险。

3.4 资产管理系统尚未普遍应用，且与图书馆自动化管理系统脱节

调研发现：“双一流”高校中仅半数左右已有资产管理系统，其中11所高校应用思必得、久其、普诺迪等商业系统，复旦大学、兰州大学、电子科技大学、东南大学、中国人民大学等使用学校或图书馆自主开发的图书资料资产管理系统，其余尚无资产管理系统的图书馆正在积极考察和评估。图书资料资产管理系统常见模块包括入库审批、财务报账、资产统计、资产核减等，极少部分包括数字资产管理功能。缺乏数字资源管理模块、与学校资产管理系统、财务系统无法对接等，是现有资产管理系统存在的突出问题。实际工作中，图书馆自动化管理系统往往与资产管理系统脱节，在资产管理系统中进行精确剔除较为困难。

3.5 资产管理人力投入不足，全流程工作规范和制度保障建设不足

调研结果显示：图书馆对资产管理重视不够，资产管理大多为业务馆员兼职担任，专业馆员投入和培训不足。多数“双一流”高校已经制定图书资料资产管理办法，如大连理工大学、华东师范大学、天津大学、中南大学[12]先后于2000年、2004年、2007年、2008年出台了制度规定，其他“双一流”高校均在2014年之后陆续制定相关制度文件，但仅有极少数高校的制度文件在网络上公开[8-10][12-13]，笔者对高校图书资料资产管理制度文件进行了收集和整理，通过仔细研读对比，发现其资产清查、责任分工普遍缺失，尤其是资产管理绩效考核几乎未提及。基于图书资料生命周期的购置、验收、编目、典藏、流通、清查、处置等全流程工作规范和制度保障建设不足。

4 “双一流”高校图书馆图书资料资产管理对策与建议

4.1 明确资产管理范围，规范资产计量计价标准

《高等学校图书馆数字资源计量指南(2007年)》规定，无论本地或远程访问，具有永久使用权的数字资源均纳入馆藏计量，即纳入图书馆资产，但目前数字资源作为固定资产或无形资产并未形成统一标准。《事业单位财务规则(2017年修订版)》规定：“固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1000元以上(其中：专用设备单位价值在1500元以上)，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理；无形资产是指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉以及其他财产权利”。从以上资产定义来看，具有永久访问权的数字资源应当具备作为无形资产入库的条件，然而固定资产分类包括电子期刊、电子图书等，二者存在冲突。《高等学校图书馆数字资源计量指南(2007年)》同时对数字资源计量方式做了明确规定：如“按包库购买的电子图书每一种计一册，按种选购的电子图书每一种计两册，共建共享的电子图书按共享的总数，每一种计一册；纳入馆藏计量的电子期刊按年份换算为馆藏册数，中文电子期刊一种一个年份换算为一册，外文电子期刊一种一个年份换算为两册”等。然而有些数据库，如ScienceDirect和Wiley电子期刊等当年支付订购费包括内容费和电子访问费，其中仅内容费部分拥有当年授权内容的永久访问权，由于其计量计价方式较为复杂，目前各高校图书馆做法不一，导致同一个数据库各馆提交的年度新增电子馆藏量相差甚远。高校图书馆应当加强交流与合作，在数字资源资产归属类型、计量计价标准上形成共识，加强信息共享，提高资产统计效率，及时修订资产管理办法，规范职能部门、课题组、教师等分散购置资产入库标准以及接受捐赠、交换、自建等方式获得的资产计量计价标准；积极主动与学校国有资产管理部门沟通，统一图书资料国有资产统计口径，规范计量计价标准。

4.2 加强图书资料资产管理硬件设备投入，提高资产清查效率

高校图书馆应重视和加强图书资料资产管理硬件设备投入，大力推进人工智能技术应用。南京大学计算机科学与技术系教授陈力军团队开发的自动盘点机器人“图客”，融合了RFID感知、计算机视觉与职能机器人等技术应用，实现无人干预的馆藏图书全自动盘点和定位[14]，目前已经在南京大学、武汉大学、中国农业大学、香港中文大学、成都大学、同济大学等20余所高校图书馆应用。“图客”第四代产品利用超高频技术可实现每小时盘点图书2万册，10小时不间断，定位精度98%，漏读率1%。从成本核算角度来看，盘点机器人属于一次性投入，每天晚上图书馆闭馆后，机器人可以根据用户设定的指令工作，第二天一早即可完成当年入藏新书的自动盘点，大大提高资产清查效率。

4.3 制定资产处置实施细则，统筹全校图书资料资产管理

在处置对象上，厦门大学、浙江大学、武汉大学等将低流通率、知识老化图书纳入可处置范围，明确要求各类型古籍、具有保护和研究价值的各类档案文献等不得报废。华东师范大学规定破损图书如难以再获取、具有重要利用和保存价值的，应尽量修复后再利用，1949年以前的破损图书不宜报废。在流程上，浙江大学要求图书资料处置须由图书馆党政联席会议讨论通过，厦门大学要求图书资料资产处置前应组织专家进行鉴定，经图书馆审核并填写图书资料资产处置报告单，报学校国有资产管理办公室。武汉大学图书馆2013年制定了《馆藏文献复审剔除工作管理办法》，并于2020年重新修订，是国内较为全面的资产处置实施办法[10]。图书馆应当进一步完善资产评估和处置细则，将资产动态管理列入常态化工作任务，加强与西部高校图书馆、公共图书馆、社区图书馆、乡村图书馆等的资源合作共建，为仍具有使用价值的多复本图书开辟有效的处置通道，发挥处置文献的积极作用。统筹全校图书资料资产管理，院系资料室原则上应向校内科研人员开放，加强课题组、教师自购图书资料管理，取消无借期模式，降低资产流失风险。

4.4 积极推动图书资料采购与资产一体化服务平台建设

随着信息技术和数据共享理念的快速发展，不少高校图书馆已经将图书资料购置、资产管理纳入全校采购与资产一体化服务平台。笔者所在厦门大学图书馆技术团队2016年自主开发了图书资料资产管理系统，向全校提供资产入库线上审批、统计等服务，2020年底在全校思必得采购与资产一体化服务平台上增加了图书资料模块，旨在实现图书资料购置申请、审批，库内比价、谈判，合同签订和执行、资产入库以及财务报销全流程管理，目前处于试运行阶段。清华大学应用思必得采购与资产一体化服务平台已经与学校资产管理系统、财务系统无缝对接，然而按批建账功能不足，无法成批导入数据。北京大学图书文献资产管理系统由北京久其软件开发，通过对图书资料统一分类、登记资产编号、标记资产使用人/使用部门/存放地、批量导入文献财产号建账等方式，实现资产入库、财务报销、资产核减、资产查询和统计等线上集中管理功能[15]。随着政府采购、资产管理制度日益健全和完善，图书资料纳入全校采购与资产一体化服务平台，是资产信息化管理的必然要求。然而，目前全国层面上普遍是全校采购与资产一体化服务平台与图书馆自动化管理系统相互独立，无法相互衔接，图书馆应当积极推动图书资料采购与资产一体化服务平台建设，打破系统壁垒，探索数据交换，实现图书馆自动化管理系统与资产管理系统相融合。

4.5 完善资产管理体制机制建设

笔者所在厦门大学图书馆于2020年12月成立图书资料资产管理领导小组，下设资产入库与统计、资产清查、资产处置、资产安全工作组，定期研究和部署资产管理的各项工作。高校图书馆应重视和加强图书资料资产管理，尤其是专业馆员队伍建设，加强馆员相应技能培训，并从采购、编目、典藏、流通、统计、清查、处置、安全、考核等方面完善与之配套的制度文件，尤其是图书文献清查管理办法、文献复审剔除工作等管理办法。此外，高校图书馆还应当进一步健全资产管理绩效考核机制，利用资产决算报告、资产专项报告、财务会计报告、资产统计信息等资料，综合文献验收、使用、丢失等指标及标准，考核和评价图书资料资产管理效益。通过完善绩效考核指标，定期评价指标体系科学性，坚持分类考核与综合考核相结合、日常考核和年终考核相结合，充分利用考核结果，总结经验，查缺补漏，规范运行。

5 结论

目前，“双一流”高校图书资料资产管理资产边界模糊、计量计价标准未统一，资产清查投入大、效率低，资产处置缺乏统一指导、资产流动性不足，资产管理系统与图书馆自动化管理系统脱节，全流程工作规范和制度保障建设不足。针对上述问题，笔者从资产入库、资产清查、资产处置、系统建设、制度和队伍建设等五方面提出加强和改进“双一流”高校图书馆图书资料资产管理的对策和建议。“双一流”高校图书馆应当发挥自身技术和人才优势，大力推进自动盘点机器人等人工智能技术应用，推动图书资料采购与资产一体化服务平台建设，打破系统壁垒，探索数据交换，实现图书馆自动化管理系统与资产管理系统相融合。在编目、典藏、借阅等日常管理中落实资产管理职责，优化配置，提高资产使用效益。重视和加强图书资料资产管理人员投入，完善资产清查、文献复审剔除、数字资产监护等工作规范，健全绩效考核机制，充分利用考核结果，总结经验，查缺补漏，规范运行，发挥图书馆作为学校人才培养与科学研究学术信息资源保障支撑体系的职能，助力“双一流”学科建设与发展。