优化行政事业单位固定资产管理的有效途径

文/姜魏（抚远市财政局）

一、引言

作为国有资产中的重要组成部分，行政事业单位的固定资产存在的主要形式是办公用房(土地、房屋及构筑物）、通用设备、专用设备、文物和陈列品、图书、档案以及办公家具、无形资产等。

随着我国市场经济的不断发展，行政事业单位国有资产的规模也呈现出大幅增长的态势，这为确保我国市场经济的健康、可持续发展奠定了坚实的物质基础。然而在各行政事业单位的日常工作中疏于对固定资产的管理，最终导致固定资产管理出现了诸多问题，行政事业单位主要资金来源为国家财政拨款，固定资产管理中存在的漏洞使得财政资金被严重浪费、国有资产流失现象严重，更对行政事业的全面发展带来了阻碍。

从整体上看，我国行政事业单位在固定资产管理中普遍存在着：管理效率低下、管理水平亟待提升、重采购轻管理的问题，特别是在固定资产的采购阶段缺乏前期调研和科学而合理的规划，在日常的管理中更是存在铺张浪费、不节约等现象，虽然有的行政事业单位设立了固定资产管理制度，但是在具体的执行中流于形式、停留在表面，最终导致行政事业单位固定资产的账面数与资产管理系统中的数额不相符，或者是与本单位的实际资产数额不相符的问题。笔者将结合工作实践中基层行政事业单位固定资产管理中存在的问题，并有针对性地提出相应的解决策略，希望能够通过本研究全面提升行政事业单位的固定资产管理水平，为促进社会公众事业的全面发展奠定基础。

二、行政事业单位固定资产管理中存在的问题

（一）缺乏明确的岗位分工

我国一些行政事业单位在固定资产管理制度的构建方面还缺乏完善性，导致出现了岗位职责分工缺乏明确性的问题，这些事业单位在固定资产管理上松散、管理停留在表面、工作划分不明确、出现问题后责任落实不到位、事后很难进行有效的追责。

例如：某行政事业单位固定资产管理工作由办公室、财务部门和资产管理部门共同完成，从表面上看三个部门共同对本单位的固定资产进行管理，但实际上这样的职责分工只是一种约定俗成，缺乏明确的、规范化的分工规定。在实际管理中三个部门各自为政，办公室并不清楚固定资产系统中的数据，财务部门和资产管理部门并没有落实固定资产的实际情况，三个部门之间缺乏有效的沟通。这种多头管理的模式导致固定资产管理效率低下，出现问题后相互推诿、推卸责任。

再例如：在内部控制中要求付款与账务处理、采购与验收这些岗位属于不相容岗位，但是在事业单位中，财务部门的出纳负责付款及账务处理，很明显这与内部控制的规范化规定相悖，也使各种腐败行为有了可乘之机。

（二）预算编制较为草率

大部分行政事业单位基本上能够按照新预算法的规定完成预算管理，从预算的编制、审核、批准以及公开的情况来看基本符合新预算法的要求。但是一些行政事业单位在预算编制过程中缺乏科学的预算编制方法，使预算编制变得十分草率。例如：一直以来某行政事业单位在进行预算编制时均采用增量法完成，所填报的预算数额也是根据上一年度的实际采购数额对下一年度预算数额予以确定，很明显这种预算编制的过程及方式十分草率。相关理论及相关的法律法规中明确要求：各行政事业单位应结合实际需要在预算的规划阶段对准备购置的固定资产金额及数量进行确定，在购置前要对市场进行调研，充分了解并掌握准备购置的固定资产相关参数，并且对购置后的成本、固定资产报废处置成本等进行估算，在此基础上才能完成固定资产采购预算的填报。但是目前该行政事业单位并没有经过实地调研、科学的市场分析就填报了固定资产采购预算，只是单纯地以上一年度的实际固定资产发生数额作为基础，按照10%～15%的比例进行上浮，而这一比例并未经过科学论证，具有很大的随意性，如此草率的固定资产采购预算编制增加了预算执行中的问题。

（三）对固定资产的采购还存在一定的随意性

目前一些行政事业单位在固定资产的采购上还存在一定的随意性。例如：在固定资产的采购过程中某行政事业单位并未进行科学的规划与论证，全生命周期理论要求采购固定资产时必须充分地将资产的成本考虑其中，这些成本因素不仅包括初期的采购成本，还包括所采购固定资产的功能需求、产品更新的需求、综合使用性能、后续的技术等方面是否能够与本单位的需求相匹配。但是该行政事业单位在实际购置固定资产的过程中缺乏科学的规划，经常重复购买一些固定资产。从该行政事业单位固定资产购置的数量来看，近五年来购置金额占比最高的是通用设备，如：电脑、笔记本、打印机等这些通用设备的购置频率较高。再例如：某行政事业单位固定资产采购审批流程形同虚设，从制定的采购流程上看，在固定资产政府采购的流程上基本做到了规范性，但是在实际采购过程中设置的采购流程并未真正发挥其约束性作用。这种缺乏约束力的采购行为存在很大的随意性，如果不能更好地予以控制很可能会为权力寻租埋下隐患。

（四）固定资产验收流程不完善

固定资产在验收入库阶段必须由专门的验收小组对固定资产进行验收入库工作，然而一些行政事业单位却忽视了验收入库这一环节。例如：某行政事业单位在对固定资产进行验收环节时主要是由资产的使用部门来完成，并未根据相关规定设置专门的验收工作

小组实现对固定资产的全方位查验。在实际操作中该行政事业单位采购的固定资产程序完成后就会投入使用，自行跳过了验收环节，顶多就是由使用部门的工作人员或办公室负责人，对收到的固定资产进行简单的性能和外观检查。验收流程的不到位使得固定资产遇到问题后很容易发生纠纷，后续的维修费用也会增加。

（五）投入使用阶段的管理问题重重

关于固定资产投入使用过程中要求行政事业单位的财务人员对固定资产进行折旧，但是有的行政事业单位在固定资产会计核算方面并未充分反映出资产的实际价值，导致固定资产的账面净值与资产的实际价值之间存在较大的差异。另外，有的行政事业单位在固定资产清查方面形同虚设。例如：某行政事业单位虽然制定了看似完善的固定资产清查制度，但也仅仅是根据财政部的要求于2016年在单位内部做了一次全面的固定资产盘点与清查工作，而此后的多年固定资产清查工作并未开展。另外，该行政事业单位的固定资产分别属于不同的职能部门，进行全面清查的确存在困难，相关工作人员对固定资产进行定期清查的意识逐渐淡薄，固定资产清查工作积极性不高，形同虚设的固定资产清查制度导致该行政事业单位固定资产出现了账实不符的问题。

（六）忽视了对固定资产处置制度的完善与构建

一些行政事业单位在实际工作中并未建立科学而完善的固定资产处置制度，相关工作人员更是缺乏对闲置固定资产的处置意识。例如：某行政事业单位在账面上还存在一些固定资产，但是这些固定资产长期以来无人保管、年久失修，早就失去了使用的价值。但是该单位的工作人员工作懈怠，并未及时做资产的处置手续，导致这部分固定资产依然留在单位的账面上。再例如：某行政事业单位遇到需要报废的固定资产时为了图省事，各使用部门直接将不使用的固定资产放入仓库中，或者直接通知办公室将这些固定资产变卖，办公室既不申报也没有请专业的评估机构对固定资产的价值进行评估，只是口头对主管领导进行请示后就自行处置，而对于变卖后的残值收入，则存入到该单位的预算外账户中。这种对固定资产处置的随意行为并不利于固定资产从整体上进行统筹管理与安排，造成了国有资产的严重浪费与流失。

三、优化行政事业单位固定资产的有效途径

（一）科学地设置岗位，进一步明确工作职责

各行政事业单位必须确保固定资产管理的科学性与有效性，并结合本单位的实际状况成立专门的固定资产管理办公室。密切结合并严格遵循“统一所有、加强监督、归口管理”的基本原则，在本单位将固定资产管理相关部门的职责进行清晰地划分与明确。在重新设计与调整固定资产管理岗位后，岗位的设置实现了明细化，各部门的职责划分也更加明确，明确的岗位职责从根本上使行政事业单位内部出现的多头管理问题得到改善，摒弃了当出现问题时相互推诿的现象，使事业单位内部原来存在的一人承担多个不相容岗位职责、职责不明确的问题得到了有效化解，事业单位内部控制风险得到有效规避，大幅提升了固定资产管理效率。另外，各行政事业单位应在各职能部门的基础上建立信息共享平台，使各部门之间的交流更加顺畅。数据共享平台使原来固定资产管理中存在的缺乏沟通、各自为政现象得到明显改善，固定资产的各个使用部门也积极参与到固定资产管理工作中，使行政事业单位内部的所有员工都能认真、积极地对待固定资产管理工作。

（二）完善固定资产的预算编制

针对一些行政事业单位在固定资产预算编制中存在的问题，可以采用零基预算法来编制固定资产采购预算。通过零基预算进行预算编制，科学而准确地对行政事业单位年下一年度的预算支出项目进行分类，在确保必要支出优先性的同时，行政事业单位减少了各种不必要的支出，财政资金实现了优化配置，资金浪费问题得到解决，预算编制实现了科学化与合理化。另外，各行政事业单位还应该坚决杜绝随意追加预算的问题。行政事业单位只有在遇到极其特殊的情况，或者是不可抗力时在一个会计年度中调整或追加一次预算，这样的态度能够激励工作人员更加严肃地对待预算编制工作，并且根据本单位的实际状况填报预算。

（三）提升固定资产采购业务水平和效率

由于一些行政事业单位对固定资产在采购中存在的问题，可以通过不同的方式改进并提升固定资产采购业务的水平和效率。例如：行政事业单位可以在每个季度向所有员工进行固定资产相关专业知识的培训，将固定资产的全生命周期管理理论渗透到每一名员工心中，一定要将固定资产采购阶段可能出现的风险、具体的解决措施等作为重点的培训内容，使行政事业单位的固定资产管理工作人员转变观念，真正从思想上认识到固定资产采购成本的范围应涵盖初期的投入成本、后期的维护成本以及折损成本。另外，各行政事业单位应科学地规划固定资产采购流程，例如：行政事业单位应及时调整采购业务流程，高度关注内部授权审批控制，科学地规避固定资产采购中存在的“一言堂”现象，避免固定资产出现重复采购。

（四）完善固定资产验收流程

在固定资产的验收入库阶段要求行政事业单位应设置合理的验收制度，全面把控新购入固定资产的验收入库，在进行验收时必须有资产管理办公室、固定资产使用部门、财务部门三方同时在场才能完成，一定要严格履行验收手续。

对于价值较大的、并且在集中采购目录中的贵重的固定资产，一定要聘请第三方专业人士组成专门的专家小组完成验收；对于金额较小、零星采购、并不在集中采购目录中的固定资产，验收时也必须严格按照验收程序来完成，一方面要检查固定资产的外观，另一方面还要验收固定资产的发票、配件、订货单、零件等，并且还要对固定资产进行性能测试，对于测试中发现的质量问题应及时与供应商联系或者要求退换产品。

（五）加大固定资产投入使用阶段的管理力度

在固定资产的投入使用阶段，行政事业单位应加大对此阶段的管理力度。

例如：根据本单位的实际情况选择科学有效的固定资产折旧方式，确定折旧年限，通过计算折旧更加真实地反映出固定资产的损耗成本，以此来确保会计信息的真实性、可比性及可靠性，为本单位的领导层做出更加合理、科学的决策提供数据依据。再例如：对固定资产开展有效的定期清查。行政事业单位可以每季度末对固定资产开展一次盘点清查工作，对于存量固定资产在每年末要进行一次彻底的清查。开展定期的固定资产清查能够对固定资产的整体数量、价值等做到全面把控，并详细地了解每项资产的使用情况，做到账实相符，坚决杜绝各种腐败问题的发生。

（六）尽快完善固定资产处置制度

在固定资产的处置环节最容易出现资产流失，因此，各行政事业单位应尽快完善固定资产处置制度。完善的固定资产处置工作流程能够帮助行政事业单位完善固定资产报废处置制度，使事业单位明确报废的要求、全面规范报废的流程，让固定资产在生命周期内真正发挥最大的效用。

四、结语

综上所述，在行政事业单位的固定资产管理工作中还存在很大的提升空间，各事业单位应高度重视固定资产管理工作，结合本单位的实际状况，对固定资产管理进行科学的、合理的规划，在全面提升固定资产管理水平的同时，提高政府资源及资产的利用效率。

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行政事业单位是行政单位和事业单位的统称，因为中国特有的政治体制，经常是行政单位和事业单位不分家，很多政府部门如房管局、规划局等，有的地区是行政单位，但有的地区是事业单位，所以老百姓统称政府部门为行政事业单位，很多地方政府发文也以此为统称，如区属行政事业单位、县属行政事业单位等。