做好新形势下的人事档案管理工作之我见

刘德春

(内蒙古广播电视台，内蒙古 呼和浩特 010000)

人事档案管理是一个单位人事工作的重要组成部分，是提高工作质量和工作效率的前提保障。人事档案是一个职工历史的真凭实证，是个人经历和社会实践的历史记录，是个人政治思想品德、业务能力、现实工作表现和各阶段成长过程的客观、真实反映，是人才信息的重要载体。因此，新形势下做好人事档案管理工作尤为重要。

1 人事档案管理的现状

①保管方面存在一些问题。在人事工作中，由于人员的调配，调入和调出流动性较大，档案转递过程中缺乏规范性操作，往往造成较多人忽视了人事档案转移这一重要凭证，在调整工作换单位或者换工作过程中，人事档案转移的不顺畅，有时还会有遗失档案或者档案材料缺失等情况发生，暴露出在档案保管上出现的漏洞。②在内容方面要求的不完整。有些单位在办理员工新入职时，并不要求接收员工以往人事档案的有关材料，其保存的个人履历、劳动合同、入职手续、工作期间绩效考核等次、人员调动及任免等情况，被单位视为内部档案信息，不接收归档成为正式档案，造成员工档案内容的缺失不完整。③在职能划分上不明确。在当今大多单位实现信息化管理时，许多人事部门也实行了信息化系统，对新系统的依赖性逐渐增加，员工的档案信息被录在信息数据库中，因此，造成对传统的纸质人事档案的重视程度和依赖性大大下降，一些单位不设立专门的人事档案管理岗位和人员，甚至没有单独的人事档案室。

2 人事档案管理存在的问题

2.1 对人事档案管理认识上存在欠缺和不到位

近年来，在一定程度上存在人事档案工作者对档案重视程度不够，档案意识不强，业务素质较低的现状。人事档案与每个人的工作、生活密切相关，人们往往是在用的时候想起它，不用的时候忘记脑后，不闻不问。领导不够重视，平时也疏于管理，导致档案管理人员责任淡薄，失去工作积极性。由于认识上的欠缺，观念陈旧，服务观念不强，服务意识差，管理水平相对落后，甚至管理混乱，人事档案管理发展缓慢，人事档案管理工作处于被动应付的局面，严重制约人事档案服务功能的正常、有效发挥。

2.2 在人员配备上人事档案管理工作存在的缺点和不足

2.2.1 选人、用人上存在随意性。由于人事档案不会产生社会效益和经济效益，因此不被重视。一些单位把人事档案管理工作简单化，没有根据人事档案的特点考虑、筛选出合适的档案工作人员，没有结合当今信息化、网络化的要求把优秀人才放在档案管理岗位。

2.2.2 人事档案管理缺少专职人员和人员不稳定情况。人事档案管理工作是一个专门性的工作，具有独立的范围、任务和管理办法，有着完整的理论体系。由于对人事档案管理工作不重视，这项工作处境不高，一些单位存在人事档案管理不是专职人员，兼职其他工作。分散精力，必然不会全心全意投入到这项工作中，就会缺少时间学习档案管理的有关业务，在人事档案管理中难免会出现纰漏。熟悉人事档案管理业务需要一个熟悉和学习的过程，人事档案管理是业务性强、专业要求高，把它视为实习岗位，工作人员经常流动轮换，就会造成管理上的混乱和不严肃，甚至还会造成人事信息的泄密，管理上缺乏严谨的态度，责任心缺失，人事档案中缺少材料，在人员调动、提拔、兑现工资待遇以及退休时办理社保待遇视同缴费年限等都受到限制和影响。

2.3 在人事档案管理上缺乏规范性

一些单位没有设立专门的档案室，人事档案管理上没有建章立制，更没有严格的档案管理流程。收集、归档的材料不全面、不完整，一些归档材料还不够真实和准确，执行不严格，工作制度不健全，不严谨，缺乏规范性操作。人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，例如，一些个人鉴定、考核和评价意见都是千篇一律，形式主义，走过场，没有真实性可言，这样的档案材料也是丝毫没有意义的，背离了人事档案是记载一个人的经历和成长的真实记录，丧失了人事档案的作用和功能。人事档案在管理上缺乏规范性，还表现在一些档案管理人员的管理水平不高，管理手段相对落后，由于档案管理人员大多是岗位兼职，这样档案管理员流动频繁，造成在这个岗位上工作不安心，不踏实，不钻研档案管理等方面业务，缺乏系统性，规范性的档案管理，往往工作没有头绪，一片混乱。

3 加强人事档案管理的有效途径和措施

3.1 转变思想观念，增强荣誉感

旧的、固有的、落后的档案管理思维和手段，一定程度上影响了档案工作的正常进行，严重制约了档案管理的健康有序发展。更新观念，破除旧的、固有的、落后的档案管理思维和手段，增强档案管理的荣誉感，更好地适应当前形势。社会的发展、科学技术的进步，大大加快了档案管理现代化的进程，为适应新形势的发展，档案工作者要更新观念，与时俱进，利用计算机与现代化的办公设备进行档案管理，拓宽视野和思路、主动参加继续教育、学术研讨、交流活动，丰富专业知识，提高认识，强化档案管理的责任意识，从领导到工作人员都要充分认识人事档案在人事工作中的重要性，增强荣誉感，深感所肩负的责任与使命，应以所从事的档案管理工作为荣，加强工作的积极性，以饱满的工作热情投入到档案管理工作中。

3.2 提高人事档案管理工作者的业务能力，加大培训力度

新形势下的人事档案工作，需要高素质管理人员，加大培训，提高技能是必然要求。人事档案管理工作是一项业务性很强的工作，这就要求档案工作者不仅要有丰富的业务知识和较强的业务技能，熟悉掌握管理工作的各个环节、步骤、标准，系统地掌握各门类档案的管理方法。社会的发展、科学技术的进步，大大加快了档案管理现代化的进程。因此，各级档案主管部门要加强对基层档案人员的专业培训和继续教育学习，使人事档案管理人员不断更新知识，掌握计算机与现代化的办公设备进行人事档案管理，实现数字化改造，了解人事档案发展的趋势动态，拓宽视野和思路，实现管理现代化和自动化，档案工作者综合素质得以提升，以便更好地适应人事档案工作发展的新需要。

3.3 建章立制，加强人事档案管理的规范性

各级各类单位在人事档案管理上要建章立制，让制度上墙，在档案收集、归档、借阅、查阅等环节有严格的制度和流程，明确用人单位建档和管档机制，加强人事档案管理的规范性。让用人单位都有权利为员工建立能够反映在单位期间的成长经历和现实表现的新型人事档案，包括履历表、年度考核、工资晋级、入党团的申请、转正表、职称表、职务任免审批等归档材料。从根本上克服人事档案管理的随意性，充分调动员工的工作积极性，从而体现社会公平原则，减少员工的后顾之忧，促使人才为国家的各项建设做出更大的贡献。尝试建立一种“无偿管理、有偿服务”的新型人事档案管理制度，可以适用于所有的人事档案管理。加强流动人员人事档案在各个环节的规范化管理，确保档案随人员流动转移的过程中的完整性，使人员的待遇不要因为档案的缺失而受影响。还要大力推广信息化人事档案管理系统，利用现代化管理手段使人事档案管理资源信息化，可以通过数字化改造，增加网络化技术，使人事档案管理向着规范化、标准化迈进，提高人事档案的利用价值和使用价值，以适应新形势下人事档案管理的标准和要求，为人力资源管理的工作提供必要的服务。

3.4 创新创优，建立激励机制，增加人文关怀

造成档案管理工作者的工作积极性不大，热情不高的主要原因是单位缺少健全的激励机制。建立干部人事档案管理人员的激励机制是现在干部人事档案管理工作改革发展的重中之重，通过有效的激励机制的设立，让档案管理工作者的业务能力、劳动付出与个人收入、薪酬待遇相挂钩，对于工作认真负责，爱岗敬业，表现突出的档案管理工作者要在福利待遇上、休假安排上都予以倾斜和奖励，鼓舞士气，增加干劲。应结合现代人力资源管理的考核激励机制理论，在管理的方法上，加以创新创优，通过薪酬制度的调整，可以大大提升人事档案管理人员的工作积极性，在保障人事档案管理人员基本的工资福利待遇的基础上，视工作量的大小，引进奖励机制，使档案管理工作人员的工作积极性，工作热情不断得以提升，能够以认真主动的积极态度投入到这项工作中去，那么人事档案管理这项工作一定会有很大改善，会有很大提升，达到预期效果。通过奖励和晋升制度，促进档案管理人员积极进取心和主动学习的能力，大力倡导信息交流培训力度，自觉自愿的努力提升自身的业务能力和职业素养。此外，还要注重文化交流，实现人文关怀。众所周知，干部人事档案管理工作内容单一，比较枯燥，这就要求应该注重对档案管理人员多些人文关怀，使从事人事档案管理的工作人员感到组织的温暖和关怀关爱，促进员工之间进行工作交流和沟通，通过增加对档案工作者的人文关怀等举动，增强档案管理人员的职业归属感和成就感。在我们平时日常工作中，深入基层，及时了解人事档案管理工作者的业务需求和情感诉求，急他们所急，想他们所想，帮助档案管理工作者解决工作上和生活上的困难，积极构建“以人为本”的干部人事档案管理人员的激励机制，建立奖惩分明的管理制度，在管理的方法上加以创新，发挥人在实际工作中的主观能动作用，积极的推动档案管理工作的创新实践。由于建立奖励机制，实现奖惩分明，在制度上创新，使人事档案管理人员都能够做到各负其责，各司其职，营造良好和谐的工作环境和工作氛围，激发人事档案管理工作者的工作积极性和创造性。

4 结束语

当前人事档案管理工作存在的诸多问题，虽然大多是历史遗留问题，有观念上的陈旧落后，根深蒂固，有认识上的偏见和不到位，也有技术上的落后，缺乏信息化的办公要求，缺少应有的激励机制等，存在的问题错综复杂，造成管理上的混乱。只要人事档案工作者树立正确的观念，端正态度，以高度的责任感和荣誉感，对这项工作心存敬畏，爱岗敬业，不断钻研业务，加强自身修养，以饱满的工作热情和昂扬的姿态，那么就一定会做好新形势下的人事档案管理工作。