企业内部控制的常见问题及解决对策

2022-02-06张燕君

上海商业 2022年4期

张燕君

一、企业财务内部控制的作用

大数据时代的到来为企业财务部门增加了很多的工作内容，企业财务迫切需要进行有效的改革，内部控制体系的引入算是企业财务转型的一项重要措施。建立健全企业内部控制体系能够在企业进步和发展中发挥出很大的作用，最明显的作用主要有以下几点：第一，企业内部控制体系能够保证国家相关经济政策、方针在企业内部的贯彻和落实，有利于企业紧跟国家经济发展步伐。第二，保证企业会计信息资料的真实性和准确性，全面预算管理是企业内部控制体系的一项重要内容，企业的财务会计信息在一个相对透明的环境下，由各部门的人员共同监督，有助于企业会计信息资料的真实性和准确性，企业管理者也能够依靠这些数据信息做出最利于企业发展的正确决策。第三，能够保证企业资产和资源的安全，互联网技术以及信息化的不断完善，很大程度上改变了企业财务办公的方式，电子文档很难保证资产以及资源的安全性，内部控制将企业内部各个部门连接起来，对企业内部资金的收入、支出、结余以及各项物资的采购、计量、验收、领用、保管、销售等活动过程进行全面的监督和管理，有效防止了贪污、盗窃、滥用、毁坏等有损企业利益的行为，从而保证了财产物资的安全完整。第四，保证企业每一位职员都能够履行所授予的职责。内部控制是对企业的全面管理，它精确到每一位员工，每一个环节，虽然增加了管理支出，但是有效保证了明确各部门和有关人员的职责范围、权利和达到的工作要求，方便工作人员之间相互监督和促进，与此同时实施绩效审核，保证不同职务之间的分离以及员工正确履行自己的工作职责。

二、企业财务内部控制存在的问题

1.企业内部控制环境不完善

企业内部控制在我国引入的时间并不算太短，我国也有专业的人士不断研究完善内部控制的制度体系，但是由于企业管理环境存在着各种各样的问题，导致内部控制很难在各个企业中发挥出它本来的作用。第一点是企业内部的组织结构不够合理，在这个人人皆可创业的时代，很多企业是“快餐式企业”，本身的管理制度和组织结构就存在着很大的问题，比如企业董事会成员与管理层成员高度重叠，内部控制职责不清等问题都在一定程度上阻碍了内部控制的推广和使用。企业内部控制环境存在着很大的问题，贸然顺应时代要求，引进内部控制体系只会加速企业的衰败。第二点是企业内部的风险管理意识薄弱，财务风险在很多企业管理层眼中都是虚无缥缈的，他们往往怀有侥幸心理，对企业的风险防控不够重视，当风险真正出现时也缺乏合理有效的应对措施和控制机制，导致企业很容易就会陷入困境。第三点是企业忽视企业文化的重要性，企业文化是企业的软实力，它能够以导向力、凝聚力、激励和自我约束的形式来发挥出作用，有助于调节企业内部人员的思维方式和行为方式，使企业员工能够以更加饱满的精神状态高效完成自己的工作任务。企业文化保证了个人价值与企业价值的一致性，也是内部控制机制发挥作用的基础。但是很多企业都不够重视企业文化的贯彻和落实，一味地追求短期的利益，最终使得企业内部环境分崩离析，内控不能发挥出应有的作用。第四，内审没有发挥作用。大多数的企业都会设立内审部门，以协助管理者监督其他控制政策和程序的有效性，从而确保有良好的控制环境，但是我国很多企业的内审部门名存实亡，根本没有发挥出真正的作用，也没有实现部门的独立性。第五，不能合理地运用人力资源。人力资源是当今经济市场竞争的一项重要的战略资源，也是企业不断发展完善的重要前提，而企业内部控制的成效也在很大程度上取决于员工的工作素质与工作能力，也就是说企业的内部控制制度需要多方面考虑员工的整体素质，在招聘、培训、考核、晋升和奖励等各个方面对员工的素质进行考核和培养。但是很多企业并没有很好地运用人力资源，一方面是招到的员工质量存在着很大的不足，另一方面对员工的管理和培训存在着很大的问题，企业没有制定和实施有利于企业可持续发展的人力资源政策，使得内部控制很难全面开展。

2.企业控制活动不够完善

企业的内部控制应该贯穿企业内部的所有职能部门，包括交易授权、不相容岗位、业务流程和操作规范、业务记录、规章制度、独立检查和控制标准等多项内容，综合考虑不同部门之间的联系与职责分配，但很显然现阶段很多企业都没有将不同部门职责进行明确的划分，存在着很多的责任重叠，这为不同部门逃避责任，“甩锅”提供了有力的支撑，不利于企业内部控制体系的贯彻落实。还有一些企业缺乏独立的复核制度，特别是财务部门，会计信息缺乏再次确认审核，无法保证会计信息的正确、真实和完整，可能会存在着职权滥用、贪污舞弊等现象的发生。比如，不能完全按照规定执行每日现金盘点工作。不能严格执行现金库存限额的管理，超过库存限额的现金不能及时存入开户银行。银行存款余额调节表编制工作不能按照内控制度执行。对供应商管理不到位，存在供应商供货不及时，导致生产延误或者生产计划的调整，造成设备空转、能源消耗增加。收入确认依据不完整，存在较多判断和估计因素，导致收入处理结果缺乏准确性和合理性。没有客户信用等级的划分，缺乏合理的资信评估，没有针对每家客户设定合理的信用额度。生产流转单据缺少相关审批流程，存货收发货单无相关审批人员签字，相关信息系统中亦无相关审批流程。库存管理中仓管员与记账员为同一人，不符合内控管理中要求的不相容职务相互分离。固定资产验收日期与账面转固日期间隔时间较长，搁置的项目，未及时考虑减值的影响。

3.内部控制手段落后

本身就有很多的企业对内部控制体系存疑，大多以“完任务”的心态开展内部控制，如果能够有效果才会加大力度开展内部控制。但正是因为前期在内部控制中的投入不足，导致内部控制不管是在硬件设施还是政策制度以及控制手段方面都存在着很明显的不足，它的作用自然就显现不出来，企业没有在短期内得到想要的回报，对内部控制的重视程度再次降低，周而复始，长此以往企业的内部控制体系很难开展。财务内部控制需要用到信息化的技术以及相对比较先进的系统程序，落后的技术会减缓财务数据处理的速度，最终核算的准确度和可靠性都存在着很大的问题，企业财务长期暴露在不安全的环境中对企业来说是一个很严重的问题。这种技术手段落后的问题往往出现在中小企业，为了缩减支出可能会“以次充好”，最终造成的后果可能是对企业毁灭性的打击。

三、改善企业财务内部控制的对策

1.完善企业内部控制环境

对企业财务内部控制的完善自然要从它存在的问题入手，对症下药才能见奇效。第一步建立合理的组织结构。组织结构最重要的就是管理层的分配，企业应当确保企业董事会在内部控制体系中的核心地位，还要注重避免董事会与管理层成员在职能以及人员上的重叠情况，确保董事会的科学决策以及内部监督的职能发挥出真正的作用。第二步是提高企业内部的风险管理意识。企业经营管理过程中风险防控是非常重要的一步，只有将企业财务风险降低到可控制的范围内，企业才能在相对安全的环境中发展和进步，不然就只能“如履薄冰”，随时都有行差踏错的危险。风险控制要求企业树立正确的风险意识，针对经营不同环节设置不同的风险控制点，建立有效的风险管理系统，加强董事会不同专业委员会的作用。第三步是加强企业文化意识。企业管理层要有意识地向企业内部传输企业文化，重视企业文化的建设，使企业每一位员工都能够了解企业文化具体所指，企业文化能够为企业发展带来的好处，通过日常的宣传和考核来提升企业文化的影响力，进而完善企业的内部控制。第四步是有效发挥出企业内部审计和稽核的作用。企业实际运营中应当保证内部审计部门的相对独立性。稽核人员应该确保内部控制制度持续有效实施，以此来帮助经营管理者履行其督导责任。第五步是有效运用人力资源。人才的管理和培训是企业发展的一个重要课题，企业应该将职业道德修养和专业能够作为人才选拔的重要标准，通过定期的培训和考核来保证员工的质量和工作能力，不断提升员工素质。通过合理的人力资源管理制度，推动内部控制体系的完善。

2.加强控制活动的完善

企业内部控制活动顺利开展的前提是企业内部的不同部门以及不同人员之间的职责分配是明确的，所以企业首先得保证内部职责的相互独立和合理，不相容岗位分离，各部门人员之间的权责分配得当，就算在经营过程中出现问题也能够及时落实责任，不存在推卸责任的情况。建立独立的稽核制度，对一些比较重要的财务环节以及财务资金进行独立的稽核，以保证企业经济业务的顺利进行，避免在这些环节中员工滥用职权，贪污舞弊等，为企业内部控制得以有效进行提供了保障。财务人员必须了解企业业务活动，熟知控制活动内涵，规范核算流程，有效地实施财务管理，避免因财务核算问题造成资产损失。加强对关键岗位人员的培训，对关键人员定期轮岗，避免因个别人员掌握过多资源和信息无法替代，发生舞弊行为。

3.建立和加强会计信息化管理

大数据背景下，企业使用信息化办公手段能够节约大量的人力、物力和时间，能够弥补内部控制所增加的管理支出，实现业务财务数据的有效集成，进行信息共享。针对企业内部控制技术的完善，可以制定以下三点强化措施：第一，加强企业程序操作控制，企业可以搭建信息化的办公平台或者相关的网址、网站，设置浏览以及修改权限，以保证对财务信息的监督和处理，还能够避免被篡改。第二，加强人员职能控制，信息化的办公手段为财务人员减轻了工作压力，企业可以在新技术的前提下明确职责分工，加强组织控制。统一各岗位操作规范和流程，以便保证轮岗、换岗及新员工上岗对系统的规范操作和稳定运行。第三，财务职能从基础核算型向管控型转变，财务人员完善财务与业务部门的账务处理制度，规范制定相应的账务处理流程，提高财务部门在事前事中的控制能力，提高公司的内控水平，切实推进轮岗制，培养业务多面手，激发员工学习积极性。同时加强会计信息档案管理，对系统开发形成的全套文档资料都要进行妥善保管。