构建高校后勤系统档案信息化管理模式探析

梁杰

全国每所高校都有自己独特的发展历史，都有凝聚着全校广大师生集体智慧和努力奋斗的成果。档案，就是对学校历史的真实记载与传承，包括了学校在教学、科研、党政管理、教辅、后勤保障和其他重大活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等档案门类和载体。高校后勤系统作为全校的后勤保障部门，承担着学校的基础建设、住房管理、餐饮服务、水电暖供应、节能管理、修缮改造、校园绿化、教室环境、医疗保障、幼兒教育及物业托管等服务保障职能，档案门类涉及党政、人事、物资、资产、财务等内容。其中包括：党群类、行政类、产品类、基建类、仪器设备类和财会类以及声像档案和照片档案。作为全校档案管理的基础部门，后勤系统负责本部门各类档案的收集、整理、分类、立卷和移交工作，确保归档文件的齐全和完整，其中包括：后勤系统各服务单位规章制度、各岗位职责、重大事件和重要活动的会议记录、年度职工考核、校内外往来收发的文件公函等;工程建设的图纸、图表等工程技术类档案;基建或维修项目的审批手续、工程施工合同、人员聘用合同以及涉及到聘用人员保险等合同类档案;财务报表、报账单据、财务账册等财务类档案;食堂食材、维修材料的进出库单据、领取单据、维修派工记录等凭证类档案。这些档案为高校后勤系统保存了最基础的凭证，为学校的项目建设、维修服务和科学管理的规范有序提供了重要的依据。

一、高校后勤系统档案信息化管理的概念

档案信息化管理是一项具有复杂性、综合性和科学性的新技术，涵盖档案信息数字化、档案信息化管理系统以及数字档案馆。计算机和网络技术（传输技术、多媒体技术、数据库技术和网络技术）在档案信息化建设中被广泛应用。作为高校后勤系统，与学校档案部门计算机档案管理系统和办公自动化系统相衔接，做好本部门的传统档案资料和电子档案的收集、立卷、归档等工作，提升档案管理的工作效率。

二、构建高校后勤系统档案信息化模式的必要性

（一）保证档案的完整性

在高校后勤系统的档案管理中，以传统纸质档案居多，存在着易破损、老化和变质的特性，需要利用特殊的档案保护技术进行保管，防止档案破损、褪色、霉变和散失。在做好人工防护的同时，可以利用先进的扫描和复印等技术手段，完成纸质档案的数字化，并以电子格式对纸质档案进行保存和备份，从而实现电子文件与纸质文件共同归档、传统档案与电子档案并存的目标，确保档案的完整性。

（二）提升档案的归档率

传统档案归档根据不同文件类型有不同时间要求。涉及到后勤系统的文件归档时间为：一般党群类、行政类、财务类和人事类的文件归档期为一学年，基建类的归档期为基建项目完成后三个月。由于后勤工作涉及的内容比较繁杂琐碎，文件收集存在不及时或遗漏问题。实行电子文件归档，就可以实现随时归档或按周期归档，并可随时通过学校的档案管理系统直接将文件传输到学校档案管理部门，及时完成电子档案归档工作，避免出现文件漏归，便于快速查找和利用，从而提升档案的归档率。

（三）提高档案管理的工作效率

从档案的管理方式上看，传统档案的分类、编目和查阅与电子档案有着显著的差别。传统档案从分类、编目到查阅都需要手工操作，而电子档案可以实现文件一级的管理，也就是说，后勤档案管理员在完成电子档案收集工作的同时，对每一份归档电子文件进行文件号、分类号的编制，完成主题词标引、著录，编制的文件号和分类号都具有唯一性，可快速找出生成文件的部门和相关上下级行文及附件，大大提高了工作效率。

（四）提高档案的利用率

传统纸质档案具有易损性，多次查找、翻阅必定会造成档案的破损甚至丢失，而电子档案在编制了必要的检索工具后，提供开放的档案目录、全宗指南、档案馆指南等，为查阅人提供便利条件，在局域网通过登录档案管理系统，实现远程档案查阅，极大地提高了档案的利用率。

（五）高校进入法制治校的时代要求

在1996年、2016年和2020年的全国人民代表大会上，分次对《中华人民共和国档案法》进行了修正，“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”明确出现在《档案法》中，为高校“依法治校”提供了依据，其中后勤系统的管理工作涉及面越来越广泛，有关对外合同、劳动用工、安全生产、餐饮安全、招投标、校园环境、水电安全等方面，都相应的用法律法规进行规范。因此，可做凭证使用的电子档案尤为重要，高校后勤系统构建档案信息化管理模式，实现档案信息化管理也是势在必行。

三、目前高校后勤系统档案管理工作的现状

高校后勤系统的档案管理工作一般都附属于办公室的事务性工作之中，没有独立的专门机构，存在着档案管理的制度化、规范化和专业化水平低，部分领导和管理人员的档案归档意识弱，从而造成归档率低的现状。

档案管理以传统纸质档案为主，电子文件整理归档的办公系统不能有效使用，造成档案利用率低的现状。

后勤系统设置的档案管理工作人员，一般在办公室身兼数职，档案管理工作只是其工作中的一部分，有的后勤部门由临时工来负责档案管理工作，受专业、学历、年龄、工作繁杂和思想意识等因素影响，存在着档案管理专业性差、档案信息化意识弱、计算机管理水平低的现象，造成档案管理工作效率低的现状。

四、构建高校后勤系统档案信息化管理模式的策略

（一）规范电子文件的收集手段和方法

后勤系统档案信息化模式的首要途径就是对后勤系统各部门生成的大量电子文件进行虚拟的全宗收集。首先对这些电子文件按照归档门类进行分类，然后确定电子文件的属性，完成相关辅助和认证工作，最后与相关的纸质文件合并归档。归档要求如下：

1.伴随着办公自动化（例如OA办公系统等）的普及利用，高校后勤系统在行政管理和业务活动中形成了大量需要归档的凭证类文件。档案管理人员应按照学校档案管理条例，对这类文件进行是否归档的准确认定，既不漏归，也不将不需要归档的文件掺杂进去，保证工作质量的同时，提高工作效率。

2.电子文件中，文书类档案应以年度分类法及时归档，同时，遵循归档电子文件不能在同一个存储器上保存的原则，将电子文件从计算机存储器上拷贝到脱机存储器上（如超大存储量的移动硬盘），也可以刻录到光盘上，既便于档案的反复查阅，又便于今后的档案利用。

3.对于网络环境下生成的业务电子文件，应当采取备份的方法在网上进行（如存储到云盘等）。需要注意的是，电子文件的原件与备份文件应分别存放在不同的服务器或存储介质上。

4.根据电子文件归档的数量，对同一版本的电子文件保存两套，分别交由后勤系统的相关部门和学校档案部门保管。

5.对生成电子文件的计算机运行环境、操作平台和文件格式进行统一标准，例如：WORD文档的文件选用“TXT”格式或“DOC”格式，数据文件选用“DBF”文件格式，图像文件选用“JPG”格式等，这样，统一标准产生的电子归档文件与学校的档案管理系统相匹配，实现电子档案的接收、保管和利用的统一。

（二）对传统纸质档案进行电子化处理

由于后勤系统的工作特性，涉及到图纸、图片、台账类的文件较多，需经过系统化、规范化的电子扫描、数据处理等工作，对纸质文件以电子化形式进行存储，并挂接到学校的档案数字化管理系统，实现网上立卷归档和档案信息查询等。

（三）加强档案管理人员的专业培训

高校后勤系统档案信息化建设离不开具备专业素质的人才。针对档案管理专业性差、档案信息化意识弱、计算机管理水平低的现状，需要从以下几点着手，对相关管理人员进行档案管理专题培训，提升档案管理信息化水平。

1.发挥档案信息化建设的宣传导向作用，营造档案信息化建设的环境，引导部门领导和相关管理人员完成认识与思想上的转变，打破传统档案管理理念，积极推进档案信息化的新管理模式构建的进程，实现后勤系统档案信息化的管理模式，从而全面推进和实现后勤系统档案信息化。

2.加强与学校档案部門的联系，邀请档案管理专业人员对后勤相关人员进行档案专业业务培训，规范后勤系统的档案归档工作，准确理解和掌握档案管理信息化的工作实质。

3.档案信息化需要掌握信息技术、数据分析和文本操作的基本能力，有针对性地对相关管理人员开展网络技术、Office办公技能、Word文档和Excel文档操作、高清复印机的使用等方面的技术培训，提高其对计算机技术的掌握与运用，推动档案管理信息化的全面发展。

（四）完善硬件设施，提升工作质量

高校的后勤部门担负着为高校教学、科研正常运行和营造师生良好学习生活秩序提供后勤服务保障的职责，其工作内容和服务范围繁杂且精细，对工作效率和工作质量要求很高。在计算机与网络应用快速发展的今天，后勤部门产生的档案数量逐步增加，依靠过去的人工手段进行档案管理显然已经远远不能满足时代发展的需要，因此，采取现代化技术手段开展档案管理工作势在必行。这就需要高校和后勤部门从上到下、从思想观念上对新技术给予足够的认识和重视，保持开拓创新意识，积极引进并使用现代化技术设备，充分利用计算机、多媒体、超媒体等现代化技术手段，促进档案管理信息化水平全面提升。使用计算机系统管理，可实现对档案资料进行复制、扫描、取样、立档、归档和查阅等功能，大大提高储存空间的容量和使用速度，从而实现档案信息化，提高高校后勤系统的工作效率。

总之，高校后勤系统档案信息化管理模式的构建，是现代科学技术进步和高校发展壮大的需求，是实现档案管理信息化的发展趋势，也是时代发展对档案管理提出的客观要求。高校后勤系统的档案工作作为高校的基础部门，应与学校的发展同频共振，进一步解放思想，创新理念，努力学习和掌握现代科学知识，积极推动档案管理信息化的进程，把高校的档案管理工作提升到一个全新的水平。

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作者单位：河北科技大学