在数字化改革中蝶变的绍兴档案事业

周国行/绍兴市档案馆

2020年12月，中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅印发《关于新时代全面推进档案工作数字化转型的意见》（以下简称《意见》），《意见》对照习近平总书记赋予浙江“努力成为新时代全面展示中国特色社会主义制度优越性的重要窗口”的新目标，以档案工作“三个走向”为指引，以新修订的档案法为依据，聚焦党建统领、整体智治，就档案工作数字化转型提出了明确目标和任务，为全省档案工作现代化指明了方向。绍兴市档案馆作为国家一级档案馆、全国第一家地市级示范数字档案馆，多年来一直致力于当好档案工作数字化转型的先行者、探路者。早在20世纪90年代初期就启动了档案条目数字化工作，自2012年起，档案数字化转型全面加速，先后实现了馆藏档案全文数字化及系统化管理、馆室一体数字化管理、馆藏档案智慧物联管理、基于全市档案馆民生档案的远程异地实时出证、政务服务档案电子化归档等。2017年始，又全面探索档案数据化治理以及基于政务云的部门数据协同，上架支付宝、“浙里办”App档案便民服务，在档案工作现代化的道路上孜孜不倦地探索，档案工作现代化发展之路越走越宽。

档案资源从数字化向“数据化”蝶变。在档案工作迈向现代化的征程中，档案资源信息化建设是基础中的基础，是档案工作现代化的重要前提条件。多年来，绍兴档案人始终站在现代科技发展的前沿来审视档案工作，连续几届领导班子坚持一任接着一任干，一张蓝图绘到底，在“十一五”和“十二五”期间，绍兴市档案馆坚持以项目化带动数字化，先后实施两期“馆室一体化和档案安全管理项目”，投入3500余万元，全面完成馆室藏档案的数字化，全面有效地推进了绍兴市本级数字档案资源的有效整合与合理利用，到“十四五”初期，馆藏按卷保管的档案110万卷，按件保管的档案62.68万件，数字档案馆中共有条目 873.8万条、原文 508.2万件、4050万页，数字化率达到98.5%。近5年来，针对现代信息技术的快速发展和档案信息深度利用的需要，市档案馆积极实施档案数据化项目，以民生档案为重点，根据百姓利用的频次，率先对馆藏婚姻档案数据进行全面治理，与市社保、户籍、出生、婚姻登记等多类民生部门数据进行数据碰撞、数据清洗，截至目前，完成筛选形成116万条数据颗粒度详尽的婚姻登记信息，并以此形成婚姻档案电子凭证库用于数据化出证。接下去还将对馆藏学籍档案、知青档案、企业退休职工档案等高频度利用档案实施全方位治理。

绍兴市档案智能化管理服务一体化平台构想图

档案管理服务系统由单一分散向全域“一体化”覆盖。自2008年绍兴市档案馆搬入新馆开始，就着手布局档案管理和服务的各项系统平台，依托局域网、政务网、互联网、专用网，部署了数字档案现代化管理和服务利用的相关应用平台。其中局域网部署了绍兴市档案馆综合业务管理系统，政务网部署了数字档案室系统、电子档案接收平台、数字档案共享服务平台和政务服务事项电子化归档平台；在互联网部署了数字档案开放共享服务平台；专用网部署了各县、市、区馆际共建共享平台。2017年，我们开发上线绍兴档案远程利用系统，并分别部署至浙江政务服务App和全市所有镇（街道）的便民服务点，查档效率和便捷度大大提高，实现了全市居民“查档不出门，出证不出镇”的目标，掌上“一键查档”应用无缝对接支付宝和“浙里办”App，至2022年底，用户数超6900万。近年来，市档案馆在实现在全市所有镇（街道）便民服务中心查阅点全覆盖的基础上，又向重点村（社区）延伸，打通群众查档“最后一公里”。积极参与省域档案信息资源共享机制和长三角区域民生档案异地查阅服务体系建设，市本级与援疆指挥部、驻京联络处、驻沪联络处和天津商会签订远程查档协议，开辟在外越商和人才便捷查档服务通道。随着全省档案数字化改革的逐步推进，绍兴市档案馆锚定新目标，全力推动档案核心业务智能化整合，全面纳入党政机关整体智治综合应用体系。2022年，绍兴市档案馆圆满完成全省“浙里数字档案”“电子档案四性检测公共组件”重大应用开发建设试点任务，远程利用系统完成与浙江省政务服务2.0平台对接，其子应用上架“浙里办”微信端。近5年，市本级各查档窗口累计查阅利用超30万人次，其中数字化利用占比达到90%以上。

基层档案信息化由点到面全面跃升。绍兴市档案馆自2012年全面完成馆（室）藏3000余万页存量档案数字化后，审时度势，立即启动机关部门、国有企事业单位、镇（街道）档案信息化试点工作，本着存量数字化、增量电子化的要求，选取部分单位对于2012年后产生的机关档案数据先是尝试离线接收，至2015年6月建立了在线式电子档案接收平台，实现在线接收功能，在取得经验的基础上进行全市域复制推广，至目前在线接收已成常态。集中开发市级数字档案室管理系统，并实现与OA系统有机对接。积极推动基层数字档案室创建工作，全市县级以上机关部门数字档案室建设实现100%覆盖。服务“最多跑一次”改革，同步推进政务服务事项电子化归档，截至目前电子化归档率已达90%以上。2022年，绍兴市越城区“立档单位库房安全监管应用”和“档案数字化成果质检公共组件”、上虞区“档案编研AI组件、开放审核AI组件、查档直通车典型应用”、诸暨市“E档通”、嵊州市“个人全生命周期档案”综合智治应用、新昌县“县级档案工作指数评价”等项目都已列入“浙里数字档案”重大应用试点，并取得可喜的成绩，全市档案领域的数字化改革同频共振，协同推动，形成具有鲜明绍兴特色的档案数字化改革格局。

习近平总书记在党的二十大报告中指出，“加快发展数字经济，促进数字经济和实体经济深度融合”。奋进在数字化改革大背景之下，绍兴档案工作要牢牢聚焦以数字化改革推动档案现代化，加快推进数字档案系统迭代升级、加快推进档案资源数字化转型、加快推进区域数字档案资源共享利用，既要定目标也要定指标，唯实惟先，继往开来，才能继续勇立潮头，走在前列。

扎实推进数字档案系统迭代升级。按照业务数据化、数据业务化的要求，全面整合现有数字档案业务系统，高标准建设区域数字档案管理服务一体化平台，实现省市县三级任务贯通、指标贯通和业务协同。全力做好市本级和各区（县、市）数字化改革试点场景应用的建设、升级、迭代和部署工作，推动应用组件在IRS平台的上架、利用和宣传工作，协助推进柯桥区典型场景应用建设，打造具有绍兴全域辨识度的应用场景，协同助力“浙里数字档案”实现大突破。

提升档案核心业务数字化全覆盖。在现有档案核心业务数字化运行基础上，继续深化省市县三个层级、局馆室三个层面的档案核心业务梳理，厘清业务逻辑，疏通工作脉络，实现全市90%以上的档案工作核心业务数字化运行。强化数字档案室的基础性作用，持续推进全市数字档案室建设，实现全市各级机关、国有企事业单位100%建成省级规范化数字档案室。

深化档案资源共享利用。根据《档案法》《国家档案馆档案开放办法》等文件精神，加快全市馆藏到期档案的开放审核，指导立档单位档案室同步做好室藏档案开放审核工作。要持续深化档案资源共享，全市100%建成“查档直通车”，推进浙政钉查档小程序部署，加快推动数字档案资源在市域馆际和部门间的共享利用，推动机关内部“最多跑一次”。要提升档案服务水平，推进“云协同零纸质”档案出证服务，优化线上查档操作流程，推动实现各区、县（市）实现民生事项查档“不出村”，不断增强“掌上查档”应用便捷度和适应性。加大互联网档案开放程度，充分利用绍兴市档案数字资源开放共享平台，打造全市统一的民生档案共享渠道。

深化档案资源数字化转型。推动馆（室）藏传统载体档案数字化、数据化工作，实现电子目录全覆盖，保管期限30年（长期）以上传统载体档案100%数字化、50%数据化，新增电子档案占新增档案数量的60%以上，进一步提升档案资源数字化程度。深入开展机关业务系统电子文件归档与管理工作，充分利用电子化归档等公共组件，继续完成自建系统与交换平台的系统对接，确保政务服务事项电子化归档率达到90%以上，扎实做好政务服务事项电子化归档。优化升级OA归档功能，持续做好电子公文单套制归档试点工作，全市各区、县（市）培育3-5家电子公文全流程线上办理单位。适时开展疫情防控、数字化改革、共同富裕、杭州亚运会、碳达峰碳中和等重大活动和突发事件档案的归集和专题数据库建设，推进网页信息、社交媒体、新闻报道等数字资源的收（采）集工作。指导试点单位全力抓好建设项目电子文件归档和电子档案管理、电子发票电子化归档等试点任务，加快推进萧山至磐安公路快速化改建工程、柯桥至诸暨高速公路工程电子文件归档和电子档案管理试点以及浙江三花智控股份有限公司电子发票电子化报销入账归档试点工作。

推广实施档案行政智能监管。持续深化档案“互联网+监管”，着力构建以“双随机、一公开”抽查为基本手段，强化重点领域专项检查，全面应用掌上执法。进一步梳理完善档案行政核心业务，依托一体化平台打造档案行政智能监管平台，逐步实现全部立档单位档案监管指数化，档案工作闭环化，档案成果可视化，实现档案指令一键智达、一网受理。