加强档案规范化建设 推进社保档案信息化管理

文/余笑路

存在的问题

对档案管理工作重视度不够

档案管理硬件设施落后

档案管理专业水平偏低

档案信息化管理水平落后

档案管理具有随意性

目前，我国社保档案管理工作的低效率、高成本、低水平、高能耗的管理方式与我国社保档案管理要求不符。要推动档案事业可持续发展，加强档案人才培养、提高档案人员素质、尽快建设一支高素质和具有创新精神的档案人才队伍至关重要。同时随着城乡一体化建设速度的不断加快，城乡居民社会养老保险问题得到社会各界的广泛关注。因此，规范社会保险业务档案管理工作，保证档案真实、完整和安全，确保城乡居民社会保险业务经办工作顺利开展，更好地为参保单位及个人提供服务就显得越来越重要。

社会保险档案管理存在的问题

对档案管理工作重视度不够。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面、强化社会保险基金的征缴和确保离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理。加上社会保险档案管理工作是近年来才开始开展的，其重视度不够，社会保险档案管理作用无法得到充分发挥。

档案管理硬件设施落后。一是没有专门的档案管理库房。根据人社部、国家档案局有关规定和国标《社会保障服务中心设施设备要求》，部分单位还存在档案专用库房承重不达标、档案安全保管受到威胁等问题。二是库房安全措施不到位。业务档案安全是档案管理的重中之重，要时刻绷紧档案安全弦。目前还存在后续硬件建设投入不足，“九防”措施落实不到位，空调、灭火器等硬件更新维护不及时等问题。

档案管理专业水平偏低。社会保险档案种类多、数量大，不同种类档案的归档、分类和保存都需要专业的知识和技术支撑。从社会保险档案管理人员配备现状来看，许多档案管理人员身兼数职，且档案管理专业知识水平不高，这也影响着社会保险档案管理的水平。

档案信息化管理水平落后。目前，社会保险档案管理模式落后，以人工操作为主，效率不高。在查阅档案资料的过程中，通常需要耗费大量的时间与精力，特别是数据统计工作的开展难度更大，为城乡居民社会养老保险档案管理工作带来了不利影响。没有档案管理软件和应用业务档案管理信息系统，业务经办人员仍采用原始的手工录入方式进行著录，没有对档案进行数字化扫描，也没有实现计算机管理和网上检索，更无法实现业务档案数字化挂接，档案立卷效率和信息化管理水平较低，不利于档案安全和风险防控。

档案管理具有随意性。一是档案保管具有随意性。目前，社会保险业务档案管理工作缺乏相应的专项制度进行管理和约束，许多社会保险业务经办机构没有建立起档案收集、整理、保管、查阅、保密、销毁等规章制度。比如，在社会保险业务档案利用工作中，由于没有严格的借阅制度和规范程序，工作人员对档案随意取放，影响了档案的安全保管和利用。二是档案存放具有随意性。一些社会保险机构因为办公用房紧张等问题，没有专门的档案室，或是档案室、办公室、阅览室合在一起，导致档案保管条件不合规范；有的社会保险机构虽然设有档案室，但是没有对社保档案实行统一集中管理，只统管了文书档案，而业务档案没存或者只存了一部分。

加强社会保险档案管理的对策

以统筹兼顾为重点，规范档案管理程序。要按照“人人都要管档案，事事都要有档案”的总体要求，着力构建“分工明确、责任到人、齐抓共管、层层落实”的档案管理体系。要根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国社会保险法》等制定城乡居民养老保险档案分类大纲，并明确保管期限。对各类档案而言，要制定相应的管理制度，形成健全的制度体系，确保档案管理工作有章可循。要进一步完善各种档案管理制度，如档案归档系统、档案调查（借阅）系统、档案工作保密制度、档案鉴定销毁制度、档案管理人员评估方法等，不断完善程序，做好过程评审工作，严格遵守文件的收集、归档和传输，保证文件的安全性。

以规范化建设为硬指标，加强档案基础建设。城乡居民养老保险档案管理部门要积极寻求支持，做好档案管理设施的添置和更新，统一规划标准化档案室建设，有效增加硬件和软件设施的投入。一是要有完备的档案管理设施和设备。建立专门的防火防汛防潮综合档案室，安装空调、除湿器、灭火器等设备；经常检查防洪、防盗、防光、防高温等设施并制定安全措施。二是要加强档案管理现代化和信息化建设。实施城乡居民养老保险档案计算机辅助管理，通过计算机、扫描仪等设备和技术，将文字、图片、音像档案转化为数据，实现纸质档案与数据档案并存。

以问题导向为牵引，促进档案管理信息化。随着人们生活方式的改变，信息化管理已经成为一种趋势，档案信息化管理工作迫在眉睫。电子档案管理能有效提高档案管理的社会效益与经济效益，破除纸质档案管理模式，构建“平台+档案”模式，可以将大量的纸质材料档案转化成电子档案进行存放，借助互联网就可以调用数据。加强档案资料的整合，建立统一的数据库，实现信息网络系统的数据共享、互联互通。形成电子档案云存储管理系统和本地留存“双向备份”，解决电子档案数据占据存储空间大、管理不安全、调阅不便捷等问题，实现社会保险档案电子化即时建档、存档、归档，确保参保信息全程留痕、可溯可查。

以提质增效为目的，健全优质化档案服务。利用计算机网络技术创新档案管理，通过互联网共享不属于保密范围的档案信息，积极提供服务，提高业务水平，增强利用档案服务的能力，实现档案信息资源共享，提高档案管理工作的效率和质量，以及档案的服务利用水平。要加强推广宣传力度，通过建立相应的微信公众号或与其他部门进行合作推广，提高城乡居民的线上知晓率，并附赠介绍相应的填报、操作程序与规范要求，提高居民使用效率。定期对电子档案系统进行升级，提高其数据传输力度，提高服务质量。结合社保管理需要进一步进行程序开发，提高其功能性与其他服务的关联性，帮助参保群众在填报信息的同时能完成其他信息的填写操作，进一步提高档案管理的完整性。

以培训提升为抓手，构建专业化档案队伍。社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。为此，社保部门应与档案行政管理部门加强联系，积极组织社保档案管理人员进行相关业务培训，开展经验交流。同时，要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍。档案管理人员的素质直接影响着档案管理工作水平的高低，针对工作人员中没有档案专业人员的现实，组织专、兼职档案管理员积极参加省、市、县举办的档案培训班或培训会议，并采用“走出去”的方法到先进单位实地学习档案收集、整理、归档、立卷的先进经验，不断提升档案管理工作水平。同时还可以采用“请进来”的办法，邀请上级社会保险档案管理业务骨干前来检查指导工作,并就档案管理标准及方法、法律法规、计算机运用、软件操作等方面进行培训，促进档案管理人员不断提高知识水平和技能。

我国的社会保障体系正在不断完善的过程中，社会保险档案管理也将随之不断发展。建立完善、规范化的社会保险业务档案管理体系，是我国推进覆盖城乡居民一体化社会保障体系建设的根本，也是社保及相关部门的职责。把握好上述环节，将会在推动社会保险档案管理规范化进程、保障社会保险档案服务社会保险经办机构业务工作、维护广大参保者切身利益和加强国家档案资源建设方面发挥更大作用。建立信息化社保档案管理体系已成必然，相关部门一定要抓住全民社保信息化这一工作发展契机，充分借助像云计算、大数据这样的先进信息化手段，加速完善社保档案信息化管理信息数据工作，提高社保档案信息化管理中的数据质量，认真走好规范化、信息化社保业务档案管理道路。