加强会计电算化条件下的内部控制策略初探

2022-02-02梁潇尹王菁

大众投资指南 2022年35期

梁潇尹王菁

（北京航天鸣镝科技有限公司，北京 100076）

会计电算化实际上就是以电子计算机技术为基础，将信息技术以及电子技术运用到会计事务当中的简称。其与手工会计相比具有运算速度快、查询方便以及数据高度共享的特点。这一技术的运用能够在最大程度上减少人力以及物力的使用。而针对内部控制制度这一方面来说指的是一个单位为了能够更好地开展各项业务活动，提升自身的经营水平，实现一些既定的经营管理目标。但是在当前电算化会计信息系统建立的过程中，会计核算的方式以及管理的环境都发生了相当大的变化，这就导致企业的发展面临着非常大的影响，同时企业内部控制制度的建立也面临着很大的挑战。所以需要采取一些合理的内控策略来确保会计信息具有安全性以及真实性，只有这样才能够更好地建立以及完善内部控制制度。

一、会计信息化的基本含义

会计电算化主要借助的工具是电子计算机，代替传统的人工记账、算账、报账等原始的会计记账形式，利用电子计算机对会计资料进行整理、分析与汇总，使得会计资料得到电子信息化的处理。那么，企业也借助会计电算化提升本企业的账目运算的速度，让会计人员从纷繁复杂的基础运算中解放出来，通过电子的进一步运算提升工作效率。那么随着经济社会的发展，信息技术的不断变革，会计部门也经历其变革，从会计电算化过渡到会计信息化时代。

会计信息化是当下大数据时代发展的产物，随着目前社会发展变革中大数据信息管理与运算技术的不断发展，会计行业也需要根据时代的发展要求做出变革，一方面可以为企业的财政经济发展提供基础的财政经济运算，另一方面，则是对于会计行业整体变革与革新的需要。

企业的信息化建设带动着企业的会计工作也向着信息化的方向发展，在信息技术对会计行业的冲击和影响中，企业的会计工作由传统的会计电算化逐渐转向了会计信息化。会计信息化与会计电算化主要借助电子计算机作为主要的工具不同，其主要的媒介为互联网信息技术，要求会计从业人员可以掌握大数据信息技术的特点与会计信息技术的具体技术与运算思维，服务于企业的信息化战略。因为只有积极推动企业的会计信息化，大数据时代的各种数字信息方可进行整体而迅速地处理，提高企业的管理与生产效率，提升会计运算效率。此外，更为重要的是，企业信息技术管理的核心是资源利用的最大化，会计信息化即符合这一企业发展的战略需求，提升企业整体的运营效率与管理成本，使得企业的资源利用率得到最大的优化。

基于以上的分析可以看出，会计电算化与会计信息化之间有着些许的差别。会计电算化作为会计信息化的前阶段，为其发展提供了必要的条件。但两者都是在不同时代背景下产生的会计运算模式，一个是基于计算机技术日益普及产生的会计电算化，一个是基于大数据信息技术普及产生的会计信息化，两者都适应于所处时代的所需要，都是符合本时代需要的传承创新技术。简言之，会计信息化是在会计电子化基础上发展而来，并根据其所处时代发展而进行变革与创新。

二、会计电算化对内部控制制度的影响

（一）对内部控制形式的影响

针对当前阶段的实际情况来看会计信息的控制方式已经逐渐开始由人工控制方式转变为了程序控制，针对会计信息的管理方式这一方面来说，一旦会计信息实现电算化，那么在原来的手工操作当中所拥有的一些环节也就失去了存在的必要，例如原有的手工绘制账目总表以及账目核对等工作逐渐开始消失。之前的一些手工操作内容也逐渐开始由计算机软件代替。由此可见，在会计电算化的背景下，会计信息的内部控制发生了相当大的变化，这就导致电算化会计信息的发展面临着十分严峻的挑战，所以尤其需要重视内部控制制度的制定。

（二）对内部控制制度内容的影响

从一定程度上来说，传统的手工会计工作与会计电算化之间存在着十分显著的区别，在传统的手工会计系统当中主要采用的是人工记录的方式，会将一些相应的账目信息记录在纸张上，一旦会计信息发生变化就可以通过增加或者删改的方式来进行修改，然后还可以根据记账的笔记来追究相应的责任。但是随着会计电算化的实施，会计信息主要依靠相应的磁性介质作为载体，这就使得会计信息可以不留痕迹地进行，而且其内容也在不断地更新，在这样的情况下就有必要对相应的控制措施进行完善，不仅需要对原始的一些纸质会计信息进行保存，同时还需要保护磁盘内部的一些重要信息，一旦计算机系统在运行的过程中出现问题就能够很好地避免相关的信息损坏。同时，会计电算化以计算机软件为基础，可以对凭证进行自动编号，将客户和供应商的来款项在总账系统进行自动核算，大大节约了人力成本。我们以某公司账务处理系统为例，如表1所示：

表1 账务处理——发生额与余额表

如表1所示，计算机软件对凭证进行自动编号，各种款项在系统中自动核算，出纳凭证无需出纳签字，其他参数暂取系统默认值，不加控制。

（三）对内部控制环境的影响

随着会计信息逐渐开始实现电算化，会计内部的核算工作也发生了相当大的变化，在会计部门当中相应的人员组成已经发生了转变，之前财务以及会计核算的处理人员现在都变成了一些计算机专业的相关人才，他们不仅需要掌握会计核算的相关知识，同时还需要掌握计算机系统以及办公自动化的相关技能，更需要熟练地了解各种复杂的业务。由此可见这一变化对于会计工作人员的技能以及综合素质方面提出了更高的要求，他们既可以对企业当中的销售行情进行预测，同时又能够参与到人力资源的相关规划活动当中。在当前阶段随着信息技术的快速发展，相应的会计人员应该能够熟练地运用有关的设备终端来对各种数据进行处理。而且在会计工作内部控制环境变化的背景下，会计工作人员的工作量也大大提升，之前需要多个人才能够完成的工作现在只需要一个人对计算机软件进行操作就能够完成。

（四）对审查以及复核等控制的影响

在传统的会计系统当中，审查以及复核是最为常见而且最有效的控制措施，对于每一个具体的经济业务当中的各个环节来说都需要相应的人员进行审核审查之后才能够签字盖章，在这样的情况下就形成了复杂而又道道把关的严格控制机制。但是在现在电算化会计信息系统当中，很多的工作都是由计算机自动完成的，这就导致审核以及复查等控制被严重削弱，甚至会逐渐消失。

三、会计电算化条件下内部控制存在的问题

（一）会计人员的素质存在问题

在当前阶段针对我国会计人员的年龄结构、业务能力以及知识结构这些方面来看，有很多的人都不能满足会计电算化的需求，尽管这些人员都接受过专业的计算机培训，但是因为会计电算化的培训存在的一个很严重的问题就是培训活动往往流于形式而且相应的一些培训教材老化严重，与计算机技术的发展趋势不相符，这就导致很多的会计人员的实际操作能力非常差，正是因为这一原因，会计电算化的发展以及推广受到了很大的限制。

（二）会计软件本身存在问题

在会计电算化的过程中会计软件就是最大的载体，所以在其安装以及设计的过程中一旦出现问题很容易就会导致系统当中的数据被破坏。当前阶段，这些会计软件一般都是由专门的软件公司开发的，这就导致实际的使用与开发存在着脱节的问题，如果在设计的过程中存在着一定的安全隐患，那么其在使用的过程中就会出现更多的问题。其次在当前阶段随着电算化水平的不断提升，其系统功能也在不断地完善，在这样的情况下对相关人员计算机专业水平以及操作能力的要求就越来越高，虽然相关的从业人员已经接受了一定的专业化培训，但是他们的实际操作水平还存在着不小的差距。

（三）电算化系统存在安全问题

由于手工会计信息系统与电算化信息系统之间存在着明显的差异，所以在电算化系统当中存在的安全问题也比较多，最突出的一些问题就是非法窃取密码、恶意修改会计资料、物理因素导致会计信息数据丢失以及网络恶意攻击等，正是因为存在着这些问题，所以会计信息的安全时刻受到威胁。

（四）内部审核的难度大大提升

在当前会计电算化的背景下，就需要针对企业的财务信息进行审核，必须要确保企业当中相关的一些会计资料足够安全，与此同时在对这些资料进行审核的过程中一定不能将企业当中的机密泄露，而要想达到这一点就需要相关的审核人员具有良好的职业道德素养。此外还需要针对会计系统这一方面加强审计，相关的审计人员不仅需要熟练地掌握各种会计知识，而且还能够具备处理复杂电脑数据的能力。而如果要对这样的人才进行培养将会使得审计所需要的时间以及成本都大大增加。

四、会计电算化条件下的内部控制策略

（一）建立健全会计档案的管理制度

从一定程度上来说，会计档案是最为重要的会计资料，而在会计电算化的背景下更需要注重对于会计档案的管理工作。在这一背景下，大多数的会计档案往往都是依靠磁性介质来进行储存。而由于磁性介质本身的特点就是对保管环境有着很高的要求。在这样的情况下就要求企业在对这些会计档案进行保管时针对不同的介质要采取不同的保管方式，在保管的过程中需要做好防水以及防消磁等工作。对于一些比较重要的档案来说需要提前进行备份，避免由于磁性介质遭到损坏而导致会计档案丢失。针对程序说明书以及软件文档资料这些文件来说都需要按照机密文件的标准来进行管理，对于企业当中一些已经报废的计算机一定要将硬盘格式化，避免机密的数据被泄露。

（二）加强对于系统安全的控制

企业有必要加强对于系统的安全控制，一些未经授权的人员不能随意动用企业的系统资源，确保程序以及数据具有更高的安全性。针对这一方面来说，企业需要设立一些相应的内部操作管理制度，禁止非专业的人员对财务专用电脑进行操作，在操作之前还需要做好对这些人员身份认证的控制，而且在每次操作之前都需要进行验证。对于经常出现的一些网络安全问题，企业可以使用专用的杀毒软件，对重要数据备份，还可以采用接口保密的技术来提升网络的安全性，确保企业当中的一些重要会计信息不会因为网络安全问题而遭到泄露，更好地维护企业的利益。

（三）加强对于制度的宣传，培养他们的职业道德素质

企业需要对会计工作人员加强制度重要性的宣传，促使管理人员的认识得到提升，还需要加强对于相关会计人员职业道德素质的培养。需要以法律引导作为基础，加强对于内部控制制度的监督，确保他们的管理水平能够得到提升，而且还应该加强对于《会计法》之类相关法律的宣传力度，促使整个行业以及社会当中都能够提升对于会计控制制度重要性的认识。此外，加强对于会计人员职业道德素养的培养特别重要，要将岗位责任制考核与职业道德教育相互结合到一起，定期对相关的工作人员进行考评，将最终的考评结果记录到档案当中，将其作为员工晋升的一个重要依据，在最大程度上促使员工们能够非常自觉地运用职业道德来加强对于自身的约束。

（四）加强对于会计人员的培训，提升他们的素质

从一定程度上来说为了能够确保企业当中相关的会计人员更快地适应会计电算化的相关要求，就非常有必要加强对于他们的培训。所以要求企业在日常工作的过程中尤其要注意加强对于会计人员的培养工作，定期组织他们参加一些电算化的知识讲座，鼓励他们参加电算化知识的学历教育，通过这种方式来培养更多能够熟悉电算化程序的高素质人才，促使整个企业当中的电算化水平都能够得到提升。

（五）加强内部审计工作

一般来说，内部审计不仅是企业内部控制系统当中相当重要的组成部分，同时更是对内部会计监督制度进行强化的一个重要安排。随着会计电算化的实现，内部审计工作也面临着更高以及更严格的要求。要加强对于会计资料的定期审核，对电算化会计账务处理的正确性进行审查，确保其能够按照《会计法》的相关规定，在审核费用签字时也能够符合内控制度的相关要求。例如在对账册的内容进行查看时如果发现存在错误的账表就需要及时地进行处理。与此同时还需要加强对于数据保存方式安全性的监督，避免出现非法篡改数据的情况，加强对于系统当中各个运行环节的审查，避免在工作的过程中出现漏洞的情况。

（六）加强操作运行管理控制

管理控制主要表现在两个方面，分别是权限控制以及操作流程。针对操作权限控制这一方面来说主要指的是在每一个岗位当中的工作人员都需要按照相应的授权来对系统进行操作，一定不能出现超越接触系统权限的情况。例如，工作单位的工资系统必须由专门的会计授权操作，其他员工没有权限，如表2所示：

表2 工资项目一览表

如表2所示，在整个工资项目系统中要制定合适的权限标准，“等级工资”“岗位工资”是基本上保持不变的，如有变化需向上级请示授权方可修改，确保在系统当中不会出现越权操作的情况，促使整个系统在工作的过程中能够具有更高的安全性。与此同时操作权限的实行往往需要采用设置口令的方式。针对操作规程控制这一方面来说指的是在整个系统的操作当中必须按照相应的规范以及流程来进行，在整个操作的过程中需要对相应的职责以及操作程序进行明确，在其内部形成一个标准而又规范的电算化系统文件，对于进入到机房当中需要操控系统的人员加强审核。对交接班的相关手续、数据备份以及防病毒感染等方面进行规定。具体的一些标准的操作程序包括上机日志、作业运行规程以及软硬件操作规程等。

（七）加强组织与控制管理

实际上组织以及管理控制指的就是通过对相关的部门以及岗位职责进行制定，对相应的权限划分进行控制，这一工作最基本的目标就是要建立合适的职责分工制度以及组织机构，进而更好地达到相互制约的目的，有效地避免出现营私舞弊的现象。在实现了会计电算化之后，工作岗位又分为两个方面，分别是基本会计岗位以及电算化会计岗位。针对基本会计岗位这一方面来说，主要指的是会计档案管理、主管以及会计核算等相关的工作岗位。针对电算化会计岗位这一方面来说指的是运行系统维护以及系统管理等相关的工作岗位。在其中最为重要的岗位就是系统管理以及审核岗位。而对于系统管理来说主要就是对一些软硬件的管理工作进行负责，从技术这一层面上确保系统的各项工作能够顺利进行。