论财务共享中心模式下企业内控风险的研究——以建筑业ZJ集团为例

闫丹丹

（中交四公局第二建筑工程有限公司，江西 南昌 330038）

一、财务共享中心与内部控制的概念

（一）财务共享中心模式

财务共享中心是一种集中式的财务管理形式，随着财务信息化的发展越来越为大型企业或企业集团采取和应用。

本研究认为财务共享中心是存在于单位内部的独立的部门，借助信息通信技术，整合企业原本分散的财务流程，统一处理企业内部的会计核算业务，为集团公司标准化、流程化的财务工作提供支撑服务。

（二）内部控制

本文通过对控制环境、信息与沟通、风险评估、控制活动、监督进行研究，分析财务共享管理模式对建筑施工企业内部控制的影响。

二、实施财务共享中心模式的优势

财务共享中心的应用优势主要体现在标准化流程化建设、降低运营成本、加强集中管控三大方面。

（一）提高标准化建设

财务共享中心模式的标准化主要体现在四个方面：一是业务流程标准。二是审批标准的标准化。三是会计核算的标准化。四是业务处理的标准化。

（二）降低企业运营成本

财务共享中心模式主要从两个方面影响企业运营成本：一是优化组织结构，集中处理会计核算工作，减少非共享端财务人员数量，降低人力资源成本。二是通过流程改造，精简业务流程，减低总体财务工作量，促使终端财务从事附加价值更高的业务财务管理活动。

（三）加强财务集中管控

财务共享中心加强财务集中管控工作主要体现在四个方面：一是对财务预算的管控。“无合同不结算、无结算不预算、无预算不支付”，通过对合同、结算、预算、支付的集中管控，确保了每一笔支付，都在财务预算计划的控制范围之内。二是对资金计划的管控。由各业务部门在年度、月度预算控制范围内，在财务共享中心的系统上上报当月的资金使用计划，确保每一笔支付都在资金计划的管控范围之内。三是集中支付管控。所有的资金支付均由财务共享中心资金管理处完成，确保了资金的集中管控与支付。四是影像系统的集中管控。所有的单据均以影像电子资料的形式存档，在适当地授权下，可以随时调取每一笔凭证的影像资料，有利于会计质量复核及审计工作的开展。

三、ZJ集团公司财务共享中心简介

ZJ集团财务共享中心成立于2016年，纳入账套数量超过1500个，业务范围覆盖全国，共享中心下设五个处室，基本组织架构如图1所示：

图1 共享中心组织架构

四、财务共享中心模式下ZJ集团内部控制风险及对策

财务共享中心在带来标准化、集中化、流程化等管控优势的同时，也给企业内控带来了很大的风险。以ZJ集团财务共享中心为例，从内控的五要素来分析财务共享中心给企业内控带来的风险和应对建议。

（一）控制环境风险及对策

1．控制环境风险

一是财务共享中心管理模式极大地弱化了项目领导对项目财务的管理层凌驾，但强化了财务共享中心在企业内部控制中的影响力。共享中心领导层、管理层的理念和观点，对财务共享中心能否独立、客观、公正地进行会计核算处理有着很大的影响。

二是项目财务人员能力素质要求对内部控制的影响弱化，但财务共享中心人员岗位胜任能力对内部控制的影响加大。财务共享中心人员能力素质的优劣，直接关系到共享业务处理得及时性、准确性，决定了操作手册的标准化执行程度，也决定了财务共享中心与纳入单位之间的沟通是否顺畅，决定了报表质量的高低。

三是由于财务共享中心的标准化、流程化工作分工太细，工作内容固定单一，容易因职业生涯发展受阻而造成人员流动。

2．控制环境风险对策

一是加强管理层、领导层理念和观点的培训和考核，保持共享中心的独立、客观和公正，规避管理层凌驾风险。

二是明确共享中心和各单位各自的定位，做好职责分配。基于“谁能控制谁负责”的原则，纳入项目应对业务的真实性负责，财务共享中心对会计核算的合规性负责。

三是加强对共享中心财务人员的岗位培训，提升业务水平和能力。通过培训和学习，提高业务处理能力，保证会计核算的及时性和准确性，保证业务处理的合规性和标准化。

四是共享中心应对员工定期实行轮岗，使员工有机会接触不同的业务和流程，增加共享中心财务人员的工作经验，提高共享中心的工作质量，为财务人员的综合发展创造条件。

（二）风险评估风险及对策

1．风险评估风险

财务共享中心对风险评估的影响主要表现在以下几个方面：

一是业务流程风险，业务流程的缺陷会影响所有基层单位的会计核算数据的真实性和可靠性；可能导致审批不到位，影响业务的真实合理性；还可能导致企业运营效率低下。

二是操作风险，财务共享中心人员拥有修改会计凭证、财务报表的所有权限，如果共享员工修改往期会计凭证数据，可能造成会计信息错误。

三是沟通风险，财务共享中心很多外部招聘人员缺乏施工项目工作经验，对施工现场业务缺乏了解，同时局限于自己身业务能力差异，可能与纳入单位财务沟通存在一定障碍。

四是业财分离风险。财务共享中心模式带来的财务组织机构变革，导致共享财务与现场业务相分离，不能够面对面地和现场业务人员交流沟通、监督审核，将会影响财务数据的及时性、准确性。

五是信息系统效率风险。集团公司每天处理大量的业务，如果因为待处理工作量过多而出现系统错误，比如信息系统瘫痪、故障，影像系统不能查看等，将严重影响财务人员的工作效率。

2．风险评估风险对策

一是梳理业务流程，加强流程管理。根据公司现有的管理制度和规定，结合日常工作情况对于现有的业务流程和标准进行规划，实现业务的流程化和标准化，提高工作效率和质量。

二是优化授权审批流程、制度，减少人员操作风险。制定科学的授权审批制度，严格执行授权审批流程，严格管理操作人员权限，建立事后监督考核机制。

三是打通沟通渠道，为高效沟通提供便利条件。打通财务共享中心与各单位和各业务部门的沟通渠道，建立高效直接的沟通渠道，及时进行财务与业务之间的对接，保质保量地处理问题。

四是定期进行人员轮岗，规避人员管理风险。共享中心应对员工定期实行轮岗，避免同一人员长期从事同一工作岗位带来的相关风险。

五是强化信息技术管控，保证信息技术安全。加强与信息系统供应方的联系，比如ZJ集团财务共享中心使用浪潮系统，可以邀请浪潮信息管理员驻点共享中心，建立相关内控制度，明确双方的管理权限，通过岗位设置加强对信息的监管，为信息安全提供保障措施。

（三）信息与沟通风险及对策

1．信息技术与沟通风险

以ZJ集团为例，财务共享中心可以自动生成凭证、月末自动结账功能、机器人取数填制报表等。因为对信息系统的依赖性更强，一旦出现系统风险，对纳入账套的影响范围更加广泛。

一是信息传递渠道风险。现代共享中心会计核算处理对信息系统的依赖，决定了信息系统出现任何差错，将导致企业的财务信息得不到保证而面临巨大的风险。

二是信息安全管理风险。财务共享的实现，在降本提效方面发挥了重要作用，但由于网络黑客、网络病毒等的存在给企业带来了相当大的信息安全管理风险，如果企业会计信息被窃取、篡改或删除，会使企业财务信息遭到严重损害。

三是信息系统的内部控制不健全。纳入单位可能处于不同行业，其会计核算标准各不相同，一个共享中心的信息系统需要兼容所有纳入单位的会计核算处理，必然无法满足一些特殊行业的特殊业务的会计核算要求。

四是信息系统的权限管理存在缺陷。具体表现在两个方面：一是权限管理体系不完善下，导致授权过度或者授权不足，造成越权审批。二是信息系统权限管理不到位，导致账号被借用，或者被盗用，修改财务会计电子信息。

五是信息沟通障碍风险。第一，共享中心并不处于各具体相关业务的现场，因现场业务与共享财务的空间分离，导致沟通不顺畅，会计核算处理出现差异。第二，共享中心内部的信息沟通障碍。共享中心内部人员的业务能力参差不齐，对项目现场业务处理经验不足，对操作手册标准理解存在差异，导致对操作手册的执行标准不统一。

2．信息技术与沟通风险对策

一是加强信息安全管控，培养信息安全意识。财务共享中心应对信息系统的加强管理，首先，设立专职岗位和人员负责对信息风险进行识别和评估，利用技术手段对财务系统和财务数据进行维护，防范信息风险，严格设置人员权限，相关人员变动后要及时更改权限设置。其次，对员工进行培训，树立员工的信息安全意识。

二是完善审批流程，防范信息流程风险。根据财务共享模式的特点，原来由各分公司财务部承担的职责，统一转至新设立的财务共享服务中心。在审批权限方面，伴随着各岗位职责的梳理，不同经济事项的审批权限也进行相应调整。

三是打造安全信息平台，保障信息数据安全。实施财务共享的另一目的是希望能够促进业财一体化的实现。这要求财务会计核算系统与企业系统的链接耦合，实现数据的录入、提取共享，保证信息数据安全。

四是建立完善的沟通渠道，实现财务与业务的高度融合。建立共享中心与业务部门的沟通渠道，及时反馈问题，提升共享纳入单位业务水平。要建立共享中心各处室与各纳入单位财务部门负责人的沟通渠道，共享中心在将处理各单位所属项目的问题汇总反馈给各单位，及时促进各单位统一整改完成。提升内部人员的业务能力，增加对项目现场业务处理的经验，提高业务处理的标准化、流程化水平。

五是强化全员培训，上下联动，多措并举，多维度多方面采取有效措施解决沟通问题。对于共享中心普遍存在的业财脱节的问题，应从多方面采取措施，加强对财务人员和业务人员的培训，提升各自的业务能力和水平。建立高效的沟通渠道和模式，提高解决相关问题的效率和质量；同时管理层也要参与到相关问题的沟通中，解决共性问题和决策性问题。

（四）控制活动风险及对策

1．控制活动风险

实施财务共享模式之后，关键控制活动转移至财务共享中心，共享中心财务管理人员的能力素质对内部控制活动是否有效应对风险有至关重要的影响。以ZJ集团财务共享中心为例，控制活动可能涉及的风险有：

一是不相容职责分离控制不当的风险，比如支付岗位与银行存款余额调节表同岗、核算与支付同岗、支付与制单同岗、稽核与复核同岗等。

二是审批权限授权不当，各项业务或流程处理的授权级别不够。

三是会计系统控制风险，比如未能及时收回纳入单位的会计凭证录入权限，纳入单位随意增加、修改财务共享中心制单的原始凭证。

四是绩效考核控制不公平、不科学，没有发挥激励、引导的作用，导致员工积极性受挫。

五是制度、规范、业务流程及标准更新不及时，或者更新的频次太高，导致各单位财务人员和业务人员难以适应。

2．控制活动风险对策

一是加强业务人员财务知识。通过对业务人员进行培训，加深对相关制度、规定和业务流程的了解程度，为财务与业务部门之间的有效交流提供前提条件。

二是履职尽责，强化监督。共享中心和各单位根据自身定位和职责，充分发挥各自的职能，做好相关业务处理工作。各单位负责业务和原始凭证的初级审核，保证其真实性，财务共享中心对提交上来的原始单据和业务进行审核并据此进行会计核算处理，更好地实现财务的监督职能。

三是完善绩效考核体系，发挥引导激励作用。建立科学合理的绩效考核体系，体现共享员工的工作质量与数量，确保优秀员工得到更好的绩效激励，提升共享员工整体服务意识。

四是规范制度流程、统一操作标准。随实务政策的变化定期修正更新，保证了会计核算标准的合规性和统一性。合规是要与会计准则保持一致，统一是指全集团的会计核算制度出自一个部门，稽核标准来自一个标准。

（五）控制监督风险及对策

1．控制监督风险

实施财务共享后，共享中心各层级和纳入单位财务人员协同，对内部控制起着共同监督的作用。

一是内部审计部门不健全、不独立。财务共享中心在企业的内控中承担重要的作用，其内部管理工作和业务也需要内部审计部门的监督。如果内部审计部门对财务共享中心的运作缺乏监督或者审核缺乏独立性，必然影响财务共享中心在会计核算中的客观公正性。

二是内部质量复核不到位的风险。业务量大，财务人员能力或经验不足，容易造成单据稽核和凭证制作的错误。

三是岗位变动监交不严的风险。因辞职，或者工作调动客观存在，财务共享中心需要建立完整的工作监交制度。

2．控制监督风险对策

一是设立内部审计岗位，保证内审的客观性和独立性。岗位职责上，内审工作应与业务处理工作相分离；人事任用上，应考虑内部审计人员的岗位胜任能力和职业操守；权限设置上，要保证内审的和客观公正和独立；同时要注意内审人员轮岗，避免内部勾结舞弊。

二是加强内部监督手段。建立内部复核机制，用以发现并纠正单据稽核和凭证制作的错 误；加强共享中心与纳入单位财务负责人的沟通，用以反馈业务处理中存在的问题和弊端，对共享中心形成一定的牵制作用。

三是做好内部监交工作。加强人员离职与调动的工作交接监督管理，建立相应内部工作交接制度和流程，监督和复核工作交接内容，避免工作交接过程中存在不尽、不实的情况。

五、结束语

作为新型财务管控模式，财务共享中心提高了会计核算的标准化、集中化程度，降低了企业运营成本，但同时也带来了企业内部控制模式的改变。如果财务共享中心的内控模式建设不当，反而会造成更大的系统性风险。以内部控制五要素为指引，优化控制环境，提升风险评估与控制活动管理，完善信息与沟通，加强对内部控制的监督，有利于实现财务共享中心强化企业内部控制的目标，提高外部审计对财务共享中心内部控制的信赖强度。