医院档案管理工作创新策略分析

闫文佳

（沧州市人民医院 河北沧州 061000）

当前，网络信息技术的不断发展，对医院档案管理工作提出了新的要求，特别是医院档案管理信息化建设已被提上日程，医院领导班子应该对档案管理工作给予足够的重视，并将管理工作规范化和信息化建设作为当前医院档案工作的重点加以推进。医院有关领导和人员应对档案工作存在的问题进行系统研究，并提出具体对策，为医院档案管理工作开展营造更好的外部环境，进一步提升医院档案管理工作水平，更好地为医院发展服务，维护患者的切身利益。

档案管理工作规范化和信息化建设的必要性

档案管理规范化有助于提升医院档案管理水平。医院档案管理规范化是提升医院档案管理工作效率的重要保障。医院在发展过程中形成了大量的病历档案和各类其他档案，这些档案对于医院医疗护理工作的推进和未来发展都非常重要。从医院档案载体看，包含纸质档案、声像档案、实物档案、电子档案等。从医院档案类型划分看，可以分为文书档案、病历档案、科技档案、科研档案、人事档案、财务档案等。医院档案管理内容比较复杂繁琐，制定并严格落实档案管理各项规章制度，进一步提升档案管理工作的质量和效率，才能更好地提供利用档案。特别是在新医改实施的背景下，医院档案管理工作更需要与时俱进，对传统的档案管理模式进行优化和创新，进一步提升医院档案管理的规范化水平，并将医院档案管理规范化纳入到医院管理工作中来，整体推进。应实现档案收集、分类、整理、归档、保管、存储、管理、利用、安全保障等方面工作的规范化[1]。

创新是发展的必然要求。为了确保医院档案工作的可持续发展，必须不断对档案管理工作进行更新，将信息技术与医院档案管理结合起来。如果医院档案管理工作能够在新的医疗卫生事业改革发展趋势中，能够充分发挥自身管理的特点和优势，才能使医院档案管理工作能够在新的医疗卫生事业改革发展趋势中不断地得到新的发展。在这种前提下，“互联网+”时代的许多医院档案管理工作充分利用了云创新等优势，实现了其内部管理工作的“弯道超车”。

确保档案管理工作长远发展的必然要求。一个医院档案管理的效率会一定程度上反映出该医院的整体建设水平。一方面，加快医院档案管理工作的创新步伐，努力实现档案管理队伍素质、依法治档水平、档案服务能力、档案业务建设全面提升，能够形成现代化、精细化、科学化的档案管理新格局。另一方面，随着医院档案资料不断增加，日常管理档案的难度也不断增加。在这种形势下，只有切实革新档案管理的内容以及方式，逐步建立档案网络管理模式，才能减轻档案管理人员的工作压力，确保档案管理规范化，减少档案丢失、损坏现象[2]。

医院档案管理规范化和信息化面临的主要难点和问题

医院档案管理难度大。虽然当前医院进行了档案信息化建设，并完善了档案管理信息系统，但同时我们也看到医院在运行发展过程中以及在患者诊断过程中仍然会形成大量的纸质档案。这些纸质档案不仅对患者十分重要，也是医院工作的具体体现。因此，必须对这些档案进行集中管理，而这些档案内容复杂，在分类和整理过程中增加了档案管理人员的工作难度。同时在后期利用过程中面对种类繁多的医院档案，要想从中查找某些病例或者部分有价值的档案内容，需要耗费大量的时间和精力[3]。

档案管理观念落后，管理制度不完善。医院，尤其是一些小型医院，对档案管理重要性的认识不足是一个广泛存在的问题。如更加重视医疗病例档案的管理，有专门的部门来收集、处理和归档这些医疗记录，但对于涉及医院的文件，以及医院的人事档案、建筑档案等通常由各个部门自己保存。这严重影响了医院的档案工作的质量和水平。

管理人员素质能力较低。现阶段，医院档案管理中，存在管理人员专业素质能力较低，未能发挥实际管理作用的问题，相关部门应提高对档案管理人员培育的重视程度，善于利用先进技术手段和管理意识，优化设计内容，发挥人员组织建设对档案管理工作的积极影响。实践工作表明，管理人员素质能力不够，直接导致了医院档案管理工作方案设计不合理，使得医院档案预期管理效果难以发挥，不利于医院档案管理工作的现代化建设。

档案管理基础工作薄弱。当下，部分医院对于档案管理工作没有给予足够的重视，忽视档案管理基础建设。典型表现在如下方面：一是档案收集工作薄弱。部分医院档案收集工作与医院业务脱轨，缺乏收集重点，无法真正挖掘医院档案资源的潜在价值，导致利用效率低下。二是档案收集体系不完善，未从制度层面明确档案收集的种类、范围、保管期限，无法确保档案资料收集的完整性、保管的时限性、范围的全面性。三是制度建设滞后，未就医院档案管理工作配套以相应的制度，档案管理过程中出现职责交叉、职责不明、效率低下、质量参差不齐等问题。四是档案库房管理不规范，档案资料在管理过程中较为混乱，甚至出现随意堆积的现象[4]。

档案管理工作规范化和信息化建设的创新路径

强化档案管理规范化建设。应转变档案管理理念，将规范化建设纳入重要议事日程。新医改背景下，医院领导班子应主动转变思想观念，看到医院档案管理规范化和信息化建设的重要性，支持医院档案管理模式创新。医院有关领导和部门应对当前档案管理存在的问题进行研究，加大对医院档案管理的资金支持力度，构建完善的医院档案管理系统。应建立和完善档案管理制度。结合档案管理规范化建设具体要求，严格落实上级部门关于档案管理规范化的相关政策文件，结合医院档案管理的具体需要，认真梳理现有的档案管理制度，对已经不适合当前医院档案规范化建设的内容予以剔除；对在医院档案案管理规范化建设过程中出现的新情况新问题应通盘考虑，将好的经验和做法纳入档案管理制度之中，通过制度的形式加以固化。加大制度落实力度，严格按照相关制度要求对档案进行管理，进一步提升档案管理效率[5]。

完善档案管理基础工作，树立整体思维。档案管理的各个环节不是相互割裂的，而是具有整体性。为此，医院必须要完善档案基础管理工作，统筹全部环节进行综合考量。一是要做好档案收集工作。要围绕医院档案管理重点对相关资料进行收集、整理和汇编，以不同渠道实现对原始资料的整合。二是要从制度层面明确档案收集归档的内容，合理划分收集归档的种类，明确收集归档的范围以及相关材料的保管期限，严格按照“资料齐全、应归尽归”的基本原则对资料进行收集，实现档案管理工作良性发展。三是要从制度层面确保档案管理各个环节能够有效衔接，理清各个环节的责任人员，保证档案管理工作的流畅性。

引进现代化档案管理技术。计算机档案处理现在是管理公立医院档案的不可避免的趋势。设备升级，档案管理现代化，使用计算机管理医院档案，大大减少了档案空间，使储存方便、工作简单，可以大大节省人力、物力和财力资源，大大提高档案管理的效率。对医院档案进行网络管理：将档案、医疗记录和文件系统化。医院应根据自己的实际情况逐步发展，逐步转向网络医院档案管理，以避免浪费资源。

人员素质能力建设。医院档案管理中，应注重对相关人员的专业技术能力进行培养，更新理念、转变思想观念，发挥档案管理创新能力。实践表明，在档案管理中，树立正确的档案管理方式、发挥管理人员素质能力，可提升工作效率，促使医院档案服务水平提升。随着档案管理技术的不断发展，对档案管理人员的专业能力提出较高要求，相关人员不仅应具备档案管理专业化知识、也应掌握先进的网络应用技术，为医院档案管理工作的信息化建设提供可靠保证。同时，档案管理人员应学习新技术与新方法，对目前医院档案管理中遇到的新问题进行分析，例如，档案管理观念不足、档案管理重视不够等问题。

综上所述，新形势下，医院应主动适应时代发展趋势，将档案管理规范化和信息化建设作为当前档案管理工作的重要内容加以推进，加速医院档案管理规范创新，大力推进档案信息化建设，利用现代化技术手段进一步提升医院档案信息的管理利用效率，更好地为医院发展和患者服务。