论新形势下医院人事档案管理信息化建设

邢 玉

（沧州市人民医院 河北沧州 061000）

人事档案是每个人工作及生活的一份长期汇总资料，对每个人以及工作单位了解工作人员基本经历有着不容忽视的作用。因此，相关机构应该建立健全人事档案管理基本制度，每个环节都应严谨细致从而确保环环相扣。在医院中医务工作者的专业知识水平以及职业操守等时刻影响着医院的发展和医院医疗的整体水平。在医院的人事档案中，每一个医生的基本简历、思想水平、业务能力等都被记载，医院进行这些人事记载，有利于对医生实行管理，对于医院的发展来说十分有利。

新形势下，医院人事档案管理信息化建设的意义

提高医院工作人员的工作效率。人事档案管理在以前以人工手动保存和寻找为主要方式，因此在工作时，工作人员会在资料的接收、存放以及整理方面耗费非常多的时间和精力，并且在保存过程中也会有很多不定性的因素牵制工作人员，从而降低工作效率和员工的积极性。在原先的方法中，大多数是通过采用实体管理而进行人事档案管理工作的开展，但是在工作中会使用掉大量的人力与物力进行档案资料的收集与整理，工作进程相对较慢。在结合了现代化的方法进行网络信息化管理之后，使整个工作进程开展的更加顺利、迅速，且工作成效也得到了一定提高[1]。

医院人事档案信息有利于开展员工培训活动。随着我国医改的逐步深入，医疗市场的人才竞争日益激烈，如何留住人才是每个医院深刻思考的核心问题之一。在员工需求方面，除了具有竞争性的薪酬和公平的职业环境外，员工在医疗技术日益发展的今天更需要自身专业技能得到进一步提升，充实自我内在的技能诉求和知识渴望。人力资源部门通过对员工人事档案信息进行分析判别后，能够准确判断员工的技能和知识短板，以及其思想品德水平。依据相关信息，人力资源部门可以通过如下方式满足员工的发展诉求，其一，指导员工通过自我调整或自修的方式来弥补个人短板；其二，为短板相似的员工组织开展专项培训，根据实际情况，即可组织院内培训也可组织业内权威专家来院授课，也可组织员工外出参加专项培训；其三，人力资源部门依据员工人事档案信息，通过对员工职业生涯进行规划，为员工的长期发展作出培训指导。

增强信息管理的有效性。在以往的信息管理过程中，由于档案信息数量大、内容繁杂，包括各种医生和护士的从业执照，以及学历、证书、获奖情况等，这就导致档案信息管理的工作量非常大，经常出现档案信息损坏与丢失的情况。相关政府部门会定期审核这些资料信息，以保证其真实可靠性。以往的纸质档案与材料移送会导致巨大的不便。计算机技术的引入为传统信息整理工作提供了极大的帮助，使人员的信息管理高效、快捷，能够随时调出所需资料进行查看，借助计算机技术，实现了医院信息管理的现代化[2]。

医院人事档案管理存在的主要问题

不被重视。人事档案管理易被认为只是抄抄写写的保管性事务工作，只需要保证职工资料不丢失、不泄露，不需要花费大量的人力和物力开展此项工作，本质上并没有意识到医院人事档案管理的重要性，导致日常工作过于松散，对档案管理资料没有做出充分分析与利用；人事档案管理部门是开展此项工作的主体，其思想认识可直接影响和决定人事档案管理的成效[3]。

管理手段过于陈旧。随着经济与科技的快速发展，医院越来越重视自身的各种硬件仪器设施以及医疗水平的提高，从而大大提高了整体医疗水平。许多医院在更新医疗设备时没有重视医院信息管理手段的提升，导致医院的信息管理部门仍然处于一种工作效率低下的情况。甚至有的医院信息管理部门电脑非常老旧，无法继续正常使用，卡顿程度严重，难以承担最基本的信息处理工作[4]。

信息化建设力度薄弱。计算机技术、现代互联网技术、移动通信技术等快速发展使医院人事档案管理工作能够向信息化方面发展，且已经成为未来的主要发展趋势。提高工作效率，保证管理工作的精准化，对提升医院核心竞争力具有重要意义。有些医院简单地认为使用计算机就是档案管理，没有充分考虑其他信息技术手段在档案管理中的作用；部分医院出于经济因素考虑，人事档案管理信息化建设停留在规划阶段，没有引进专门的管理软件。另外，在信息化人才培养与引进方面也存在较多的问题，缺少复合型人才，无法确保日常工作的高效开展。这将会导致医院信息共享能力不足，医院人事档案没有在人事调动、高素质人才培养方面发挥作用，造成档案利用率不足。

信息管理人员专业素质不强。影响信息管理工作的一个重要因素在于医院信息管理人员的专业素质，目前医院相关从业人员的普遍专业素质不强，有的信息管理工作者并没有学习过相关的专业知识，有的则年纪较大。这就导致这些信息管理者对于计算机技术的运用能力不佳，对于计算机技术的学习能力较差，所以短时间内难以熟练掌握各种信息的录入与查询技巧，这些都不利于信息管理工作效率的提升[5]。

新形势下，医院档案管理信息化建设的具体操作

应用先进的技术设备。相关单位应该引进最新的技术和设备，为档案管理的顺利进行提供支撑，从而让其可以在一个良好高效的操作环境中运行，一步一步稳定地促进档案管理和信息技术结合，从而有深入的进步。通过一些专业走访和观察，我们发现纸质资料依旧大量存在，为了全面创建网络化档案信息管理平台，相关单位应尽快整理好相关资料输入到数据库中从而方便资料的查找与应用。

进一步健全人事档案管理制度。人事档案管理制度是医院要重点解决的问题，但同时鉴于管理制度的完善工作具有长期性和复杂性，因此医院管理层要树立长期意识，积极投身于人事档案管理的建设与完善中，具体需要做好以下几方面的工作：①对人事档案管理部门和工作人员的权责作进一步的明确，保证“权责对等”，划分不同的责任等级体系，精细化具体工作，并及时开展工作质量评估；②人事档案管理工作是医院的重点工作，在推动医院健康发展中的作用巨大。因此，要进一步构建医院、人事档案管理部门与工作人员三位一体的工作机制，强化彼此之间的交流沟通，定期对工作中存在的问题进行分析探讨，并提出解决策略。也可以构建PDCA循环管理模式，开展更高质量的人事档案管理工作；③落实各项监督制度的实施，制度如果不能顺利实施，则无法发挥自身作用，因而医院要进一步强化监督制度的落实，成立相应的质量监督小组，定期对人事档案管理情况开展质量检测，并对工作人员的责任心和工作能力进行动态化评估，以此来提升工作人员的工作积极性。

提高档案管理人员的综合素质。随着人事档案信息化时代的到来，以及人事档案管理愈发得到决策层的重视，人事档案专员角色得以发生深刻转变，当前医院人事档案管理专员的专业技能水平已不能满足创新带来的需求变化，其专业素养亟待提升。主要体现在，首先，该岗位属性已不再是事务性岗位，已转变为管理型岗位，需要具备统计分析等专业技能；其次，多端口的输入渠道，需要建立以人事档案管理专员为核心的档案管理组织，其不仅要熟悉掌握档案输入业务，还要培训各端口输入数据员工的培训，需要具备较好的培训能力和业务组织能力。

坚持档案信息管理的及时性。由于每个人都是不断变化发展着的，所以档案信息需要不断进行更新、补充、完善。具体需要进行三个方面的工作：首先，加强档案信息管理系统的建设。根据需要可以引进国内外先进的档案信息处理技术，对过去的档案信息进行大规模的录入与更新，工作完成之后，可以通过互联网便捷地对这些档案进行管理。

综上所述，在进行医院的相关管理过程中，医院档案管理信息化建设对于医院和医生的健康发展来说都十分重要，人员的大量流动也为档案管理工作增加了困难，因此在应用现代大数据技术基础上需要进一步完善档案管理系统，提高对信息数据存储工作的安全性和完整性，对信息进行整合过程中选择一些效率较高的模式进行创新。