区块链技术在电子档案管理中运用分析

董 敏

（潍坊职业学院 山东潍坊 261041）

区块链技术在电子档案管理中的运用，不仅能提升管理工作的信息化、智能化和自动化水平，还能提高档案信息的处理质效水平。随着我国的现代化建设的稳步推进和档案管理工作的复杂化、大体量化发展，应在合理运用区块链技术的基础上，推进其在电子档案管理中的深入应用。

在电子档案管理中应用的区块链技术

区块链技术并不是一种单一的技术，而是技术方案的集合。具有去中心化、不可篡改、可追溯、和匿名化的特点，而且稳定性强、对档案信息处理的效率高，还能丰富档案资源，现阶段在电子档案管理中区块链技术应用主要有以下几种：

分布式账本。一直以来，传统的电子档案管理都具有典型的中心处理特点，且一般在档案室或档案管理处被集中处理保管，而电子档案信息的收集、整理、立档、归档也需要档案管理部门统一开展工作。而区块链技术中的分布式账本具有去中心化的管理特征，不仅支持多个时间节点的同时录入，还支持新档案的直接录入，当需要改动或更新录入数据时，则需要得到全部节点的档案管理人员同意，同时被修改的档案信息数据痕迹也会被记录在每一位档案管理人员的数据库中。就以往电子档案管理的流程来说，区块链技术中的分布式账能够有效减轻企业电子档案管理部门在数据处理上的工作量，实现了档案管理工作内容、范畴的进一步升级。另外，被修改的电子档案管理记录可以直接被各个节点的档案管理人员所共享，保证了各类档案信息与企业相关数据上传、接受和传输过程中的透明性、真实性和完整性[1]。

非对称加密。虽然区块链技术应用在电子档案管理中能实现信息的整合共享，但并不表示缺乏加密性，这就要提到区块链的另一技术——非对称性加密。在以往的电子档案管理过程中，许多企业的档案管理部门都会采用单钥密码系统的对称加密方法，对单一秘钥的依赖性很大，且安全性很大程度上只受唯一秘钥的影响，一旦出现丢失和实效事件，那么整个加密系统就会瘫痪。很明显随着互联网环境的日渐复杂化，单钥对称的加密方式已经不能满足现阶段电子档案管理工作的需要了，因此，应升级档案信息的加密技术。而区块链技术的非对称加密功能有两种秘钥形式，公钥和私钥，且加密秘钥和解密秘钥互不相同，私钥交给个人保管，公钥可以向公司档案管理部门公开，能够进一步适应当前的网络环境的安全保密要求，有利于档案管路部门的信息化建设创新。

共识机制。电子档案管理有极强的专业性要求，档案管理的内容和流程都有严格的行业标准。传统的电子档案信息管理环境，受企业不同部门之间管理制度的壁垒限制，档案管理部门的信息化建设水平也存在参差不齐的现象，许多人事和财务流动的电子档案信息格式存在明显不兼容的现象，甚至读取有误，十分不利于档案管理水平的信息化建设。而区块链技术的共识机制可以借助去中心化的共识算法来进一步提高电子档案的安全和信任问题，还能不断拓宽电子档案管理的适用模式与应用场景，实现档案管理部门的合作互信并约束、规范档案信息数据的写入标准。

区块链技术运用在电子档案管理中存在的弊端

缺乏完善的监管体系。完善的监管体系是先进信息技术应用的重要保障，区块链作为新型的信息处理手段，为不同行业的电子档案信息管理工作都带来了新机遇，特别是高等教育、医疗卫生、人力资源等领域中，然而，也不可避免地带来了监管风险挑战。在传统的电子档案管理模式中，一般都是由上一级的档案主管部门负责，而上级档案管理部门由于需要负责的档案管理工作量更大，监督管理的内容和执行力度也受到了一定限制和弱化。区块链最早应用于金融经济投资领域，重视用户的个人财产信息和数据保护是其最大特点，不仅如此，分布式账本功能还让非档案部门也自觉参与到档案管理工作中来，这就要求档案管理的监督和监管机制体系有所创新、升级，因此为了尽快提高区块链技术在电子档案管理中的高质量应用，应在以往事前监管、制度监管、内容监管和流程监管的基础上，加强机制和技术监管，确保形成完善、健全的档案管理闭环[2]。

带来新型安全漏洞。虽然传统的电子档案管理系统有一定的局限性，但面临的安全信息威胁也比较单一，因此，出现档案信息安全危机时能及早被发现且事后抢救的困难程度不大。然而作为新兴信息技术的区块链技术，在电子档案信息管理的应用中仍处于初步探索阶段，不可否认地是，现阶段的电子档案信息化管理建设和信息化技术水平仍处于比较滞后阶段，互联网的信息安全威胁也处于复杂变化的状态中，与区块链技术在相互对抗中协同发展，切实为区块链在电子档案管理中的应用带来了更多的信息安全威胁，也为区块链在其他领域的部署与深入应用带来多方面风险。除此之外，区块链技术的去中心化特点也在逐步改变电子档案管理的技术、内容和体系，档案管理的许多信息节点涉及到更多部门和机构，因此，对节点的信息安全防护能力也提出了更多要求。

技术应用维护成本高。正如上文所述，区块链技术的去中心化特征，对电子档案管理的各个节点操作有了更多的要求，还寄托于档案管理的信息化水平有更高的标准。当前大部分企业的档案管理部门信息化建设都处于初级阶段，仅仅可以满足基本的电子档案管理需求，然而随着档案管理工作量的大幅度提升和档案管理主体的多元化，让许多档案管理部门百上加斤，明显无法游刃有余的接受大容量的电子档案管理挑战。不仅如此，区块链的数据信息跟踪和管理服务效率，对传统档案储存和处理器有了更多要求，应破解在响应时间和管理效率中的难题，才能解决在技术应用和维护成本中的瓶颈。

区块链技术在电子档案管理中的应用策略

完善应用监管体系，提高管理能力。为了确保区块链技术在电子档案管理中的高质量应用，首先，要做好顶层设计，通过完善区块链技术在电子档案管理中的监管制度，不断提高档案管理的信息化建设水平。考虑到区块链技术在电子档案管理领域的应用还处于初级阶段，相关企业要重视档案管理部门工作制度的完善，应聘请金融和档案管理领域的专家共同商讨并制定区块链技术在电子档案管理和监督的制度体系，确保制度上无缺失，相应地，政府部门也要设立相关的资金扶持和政策支持，以确保有效促进该项技术在档案管理领域的全面发展。其次，由于区块链技术在电子档案管理中的应用，切实丰富了管理节点主体和对象客体，因此，还要健全体系的管理后端和参与管理节点前端的协同监督制度，特别是上级档案管理部门机构应承担更多的行政司法执法职能，在监督流程和管理业务上应给予各个节点相应的监理授权，确保监管体系扁平化，保证监管制度的质效水平。最后，还要进一步更新监管手段和监理内容。就传统的电子档案监管体系来说，明显针对的是档案管理的制度、流程和内容，而随着区块链技术的深入应用，应结合区块链的特点，加强对档案信息数据痕迹的监管，同时，还要加强对电子档案管理技术的监管，确保技术的更新与创新应用。相应地，监管方式也要形成闭环，保证监管执行力度辐射到电子档案管理的事前、事中和事后，保证档案信息形成、收集、整理和保存等环节的质量效率和安全保密，不断满足新时期视域下对电子档案管理的多方面要求[3]。

加强电子档案的信息安全管理。保密、安全、准确、完整是档案管理的铁则，如果不能保证基本要求，那么效率和质量提升就会毫无意义，因此，区块链技术在电子档案管理中的应用，要先解决在信息安全管理上的问题。加强信息安全技术、制度和流程的安全与创新可以从以下几方面入手：第一，确保信息安全技术的先进性，及时更新换代。在互联网环境的日益变化中，在应用区块链技术时，应对电子档案信息的形成过程、产生收集、归档管理和检索应用等各业务环节进行全方位的安全风险评估，通过信息化预警技术确保电子档案信息的动态管理和全程监控水平。第二，针对区块链技术去中心化的特点，要细化各个节点参与电子档案管理的职能权责，加强档案信息数据的备份和抢险机制，保证电子档案信息的完整、准确。第三，还要针对性提高档案管理部门人员和用户的网络风险防范意识、信息性安全意识和危机意识，加强对网络节点和服务器的安全性能测试。

优化信息资源配置，促进科学发展。为了确保区块链技术在电子档案信息安全管理中的长远发展和建档存档效益，应通过合理规划，不断优化电子档案的信息化资源配置，才能发挥区块链技术的最大价值。一方面，档案管理部门要加强对基础硬件设施资金投入，确保服务器、信息处理和数据存储设备的先进性，缓解高强度电子档案信息管理的压力；另一方面，要推动电子档案管理的扁平化发展，在小范围的试点工作中不断积累经验，提高理论与实践水平，不断优化用户体验。另外，还要提高档案信息更新的效率，及时备份和清除老旧数据，确保区块链技术的信息流通效率，降低技术应用成本。

综上所述，随着区块链技术的深入应用和广泛普及，受到了各行各业的普遍重视。不仅要在电子档案管理中合理运用区块链技术的功能，还要正视现阶段电子档案管理工作和区块链技术在应用磨合中的发展不平衡性，通过积极探索科学应用策略，不断发挥区块链技术的强大优势。