关于档案安全体系建设的思考

席楠楠

（内蒙古自治区建设工程质量检测鉴定和能效测评中心 内蒙古呼和浩特 010040）

影响档案安全的主要因素

自然灾害频发和人为灾害偶发。地震、水灾、火灾、泥石流、冰冻灾害等自然灾害和战争、恐怖袭击、社会动乱、群体性事件、公共基础设施施工事故等人为灾害的发生，大都是不可预知和不可抗拒的，严重影响了档案实体的安全，甚至是毁灭性的破坏。例如，最近在日本发生的强震及其引起的海啸，还有之前我国汶川、玉树大地震和海地强震，甘肃舟曲泥石流灾害、云南马龙特大洪灾等，都严重对四周档案馆的建筑进行了破坏，一些存在安全隐患的档案库房在自然灾害中倒塌，众多档案在废墟内，严重被损毁，不能够弥补。

日常工作中存在的安全漏洞。长期以来，在档案安全方面主要强调的是“八防”，特别是防火和防盗两个方面，但是，在档案管理日常工作中仍存在着一些安全漏洞。例如：长时间以来，一些档案被看成了库房，放在使用者办公室，没有形成有效的监督、管理。一些档案原件在使用过程当猴子那个被人们所窃取，进而带一些档案资料丢失，或者没有放到原来位置，让档案下落不明。一些档案尽管有复印件，然而还通过原件来被人们所使用，进而增加了档案损坏度。一些电子文件缺少备件，也缺少有效的保密和保护手段。一些档案已经发生破损，然而不能及时进行修复。一些库房发生漏水和发霉等现象，进而严重威胁着档案的安全。不仅如此，一些档案人员存在比较弱的安全意识，档案部门管理部到位，监管力度差，进而给档案的安全带来影响。所以，只有构建健全的档案安全系统，才可以预防各类安全事故，对各类安全隐患进行消除[1]。

敌对势力的窃密和档案人员的泄密。一方面,敌对势力的窃密活动日益猖獗。他们采取手机、普通电话、接入互联网的电脑、无线键盘和鼠标、复印机、传真机、打印机、扫描仪、针孔摄像头等现代化设备窃取国家秘密，严重影响着我国的国家安全。另一方面，档案人员泄密事件时有发生。有的档案人员受利益驱动，给国外的研究机构私自传递档案数据；有的档案人员将涉密电脑联接到互联网，或用非涉密电脑处理涉密信息，以及将移动的存储介质在非涉密和涉密的电脑间进行应用，这些都会造成泄密；还有的档案人员在纸质档案数字化过程中，因管理不到位，使档案信息外泄。归根到底，发生窃密、泄密事件主要原因是档案安全体系不够完善[2]。

网络的普及和电子文件的大量产生。随着计算机技术的普及，网络已日渐成为单位办公、个人办事、获取信息、沟通交流和娱乐消遣的工具，它在方便大众的同时，也对档案的信息安全造成威胁和破坏。有些单位未区分内网和外网（如门户网站、公众信息网），未对两网进行物理隔离，致使网站遭到黑客攻击、信息被窃取或篡改、病毒入侵、网站瘫痪等。可见，网络安全不仅直接影响到档案信息的安全，给档案的工作带来新内容，另外也给非传统的载体档案信息安全带来新问题。

档案开放利用的加快推进。伴随着公共档案信息服务越来越快，许多地方在对服务进行强调的时候，对文件开放鉴定还比较松散，进而让一些不应该被公开文件被公开，不应该上网信息在网络当中进行显现，严格给国家的安全和利益带来损害。因此，在利用档案的时候，需要更好的对开放、保密之间的关系进行处理好，找准两者的平衡点，切实抓好档案安全体系建设，妥善解决好档案安全与信息公开之间的矛盾，以确保档案信息资源的安全利用[3]。

加强档案安全体系建设的主要措施

加强基础设施建设，为档案安全提供基本保障

一是加强档案馆库建设。档案馆库是档案的巢或家，比较坚固的档案馆能够在出现灾害的时候，尽可能的对档案进行保护，降低损失。所以，要想保证档案的安全，需要构建高质量档案馆库，给档案带来一个安全的家。因此，需要严格根据国家相关的《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》，强化档案馆、档案库房的建设，使之符合抗震、防火、防水、防潮、防盗、防鼠、防虫、防尘、防强光和防高温的要求。二强化安全设施的建设。一些条件的档案库房需要安装自动报警、自动灭火、温湿度调控及监控设施；暂无条件的档案库房至少要配备灭火器、除湿器等简易设备，以应对万一情况的发生。储存电子档案、音像档案等载体档案库房，更好对监控设施进行安装，强化档案原件监控。应用档案装具通过安全作为第一基本原则，而不是非节省空间和节约成本。经过实践说明，档案多节柜为最有助于档案安全的设备[4]。

保护档案原件和抢救受损档案，确保档案实体安全

首先，要采取相关措施保护档案原件。第一，尽可能的对原件进行封装。在利用和管理档案原件的时候容易发生损坏，进而需要特殊保护档案的原件，并且封存管理。最好使用有着阻燃效果的纸箱或者档案多节柜来对档案的原件进行密封。档案特殊保护手段就是密封保存。日常情况下，可防盗、防鼠、放光、防潮、防尘等，遇到紧急情况，又方便转移，甚至遇到地震等灾害也能妥善保护档案。二是要做好安全备份。为避免档案在各种毁灭性灾害发生时遭受毁灭性损失，必须对其进行安全备份。对档案进行安全备份，不但可以在平时防止盗窃、火灾、水灾、虫灾、不当温湿度等对档案造成的损害，还可以防止在地震、洪水、战争、群体性事件等发生时对档案造成的危害。

其次，对已经产生霉变和污损的档案要及时进行抢救修复。可采用低温冷冻、真空干燥、消毒灭菌、修复整理、数字化处理等措施对档案进行抢救修复。

纸质档案数字化是保护档案原件和抢救受损档案的有效途径，能很好地起到保障档案实体安全的作用。纸质档案数字化后，可不动原件，利用数字化的产品来对原件进行替换，进而提供利用，对原件起到了有效的保护效果。纸质档案数字化不仅更加便于利用档案，还可以更好的对档案原件进行保护。这是一种影响档案使用和安全的重要工程。它是档案馆一个基础性、方向性的工作，其需要急速进行推进。

健全和完善制度规范，构建档案安全标准体系

要建设档案安全体系，就必须健全和完善档案安全法规、规章、制度等，使档案安全法规制度具有威慑力、震撼力和约束力。在健全和完善制度规范的同时，还要加强内部管理。层层对档案的安全责任制进行落实，层层签署档案安全保密承诺书，构建档案的安全保密记录和检查程序，进而更好的再出现安全事故的情况下进行追溯[5]。

建立科学、合理的标准规范体系是档案安全体系建设的核心要素和主要任务之一，它可以有效地保障档案安全目标的实现。档案安全标准体系建设，以对我国档案安全展开标准化管理为目的，遵循系统性、实用性、通用性、权威性和可持续发展的原则，构建档案安全标准体系，需要以一定的法规制度相配合，以制度保障标准的执行，以制度补充标准的不足。

采用先进的技术防范手段，预防窃密和泄密事件发生

先进的安全防范技术不仅可以弥补档案基础设施建设方面的先天不足，还可以预防因人为疏忽而导致的窃密和泄密事件的发生，从而提高档案安全系数。可通过应用红外报警、条码管理、水印防伪、电子文件封装、信息防火墙、指纹识别、虹膜识别、脸部识别、磁条防盗等高新科技成果来确保档案的安全保密。要采取有效措施，强化对内部使用涉密计算机、内部系统和涉密载体安全保密管理，避免文件在内部传输过程当中被窃密。需要安装通过检测的档案信息系统，保证档案信息在存储和传输过程当中更加安全。涉密档案存储、传真以及复印等设备需要通过安全检测，避免档案信息让他人窃取。

在运用先进技术防范窃密的同时，也要注意对先进设备的管理和使用，以防泄密。例如，计算机在内网和外网之间要严格做到物理隔离；涉密计算机要专机专用，涉密电脑不上互联网，接入互联网的电脑不能处理涉密信息；不能在涉密计算机和非涉密计算机之间交叉混用移动存储介质；不在普通电话和手机里谈论国家秘密；不在非涉密网络中传输涉密文件等。

利用现代化设备和技术，保障电子文件安全

首先，要做好电子文件的归档工作，严格进行安全备份。明确电子文件的归档范围，把其纳入到档案管理范围当中。和归档纸质文件的内容对应的音频和视频文件，业务数据库、政府网络内容等进行保存和归档。现阶段，异地的备份是保证电子文件信息安全的根本手段。所以，电子文件应用了双套制的保护手段来进行使用。严格根据《电子文件管理办法》，做好电子文件保管、保护、保密、迁移、备份、提供利用等各方面工作，确保电子文件安全。

其次，强化电子文件信息系统、载体安全的检测。根据国家相关规定信息进行安全分级和等级标准，建立电子文件的信息系统和安全防护体系。建立电子文件信息安全保障体系应遵循科学实用、标准规范、长久安全、适度经济和动态更新的原则。严格执行各类安全管理制度，强化网络安全管理，确保软件和设备安全使用，进而让信息不容易被篡改。认证和检验电子文件存储介质，保证存储介质长时间进行使用。还要开展电子文件的保真、保密、长期可读等安全保护技术的研究工作。

加大对档案信息公开的审查力度，确保档案信息安全

第一，开放的档案要严格进行审核和审批。对拟定开放档案，需要严格根据相关规定，专人进行一一审核，并且提出开放性的意见来向相关部门进行审批。没有通过开放的审核和审批档案，不能对外进行开放。没有开放的档案，都需要根据相关规定来进行审核和利用。

第二，拟定在网络当中公开的信息也需要根据上面的基本原则来审批和审核。严格对上网的文件和档案来审查，严防将需要保密的文件传递到非涉密网络中，不能将各类不应该上网的信息在网络当中进行发布。通过其他的形式对档案进行公开，也需要通过审批和审核，避免不应该公开的档案发生错误公开的情况，进而保证档案的信息安全性。

经过上述分析我们可以看出，档案安全体系建设主要在强化管理。在日常的工作过程当中，需要防微杜渐，杜绝安全隐患，另外提升档案人员安全保密的意识，建立档案工作安全、和谐的发展条件，确保档案事业持续健康的发展。