新时期水电工程项目档案的规范化管理

周 黎

（阿坝水电开发有限公司 四川省阿坝藏族羌族自治州 624000）

水电工程关系着千家万户的生活实际，水电工程项目的有序推进对人民生活质量的保证有着重要的意义。水电工程项目开展过程中的材料、报告、图纸、协议等内容都是十分重要的档案文件，也是项目管理人员需要进行规范化存档及使用的重要信息。水电工程项目档案的规范化管理对工程的顺利实施有着重要的意义。

水电工程项目档案管理存在问题

管理制度相对落后。水电工程项目实施过程中涉及的档案信息繁杂且具有较强的专业性，需要一套完整的管理制度对其做出有效管控。但现有的管理制度大多存在权责分配不清晰、各部门之间合作性不强及整体流程不完整等问题。大部分水电工程项目规模都较大，其中涉及的工作人员众多且施工专业性要求较高，因此必须建立科学高效的档案管理制度才能将所有信息完整有序地进行归档整理并方便项目人员随时调取，从而为施工的顺利推进提供材料支持。目前的水电工程项目档案管理制度普遍都比较落后，严重阻碍着项目的有序推进，同时也拖慢了整体施工进程。水电工程项目包含大量复杂的工程数据，这些数据需要管理人员利用科学的管理制度进行分配和调控，因此科学的档案管理制度不仅是项目成功的保障，也同时为相关建设工作及建设人员提供支持与帮助。

管理人员素质参差不齐。新时期水电工程项目档案管理的规范化进程离不开档案管理人员专业技能的支持。然而很多水电工程项目的档案管理人员都存在着意识薄弱、素质参差不齐等问题。部分档案管理人员无法对档案管理工作形成科学清晰的认识，在工作中仅仅做到了简单归档和保存，但却并没有对收取的档案进行正确的分类管理，同时对档案的使用也不够熟练。这些情况导致的后果就是水电工程项目档案管理制度形同虚设。管理人员素质不高的问题还很可能会导致档案数据出现严重纰漏，从而影响施工进度及项目整体质量。档案信息失真意味着项目真实信息的缺失，最终带来的后果就是项目推进缺乏必要的数据支撑，施工工作无法开展，导致工期被拖延，甚至出现项目停工等情况。

水电工程项目档案管理人员缺乏专业的技能和责任感，整体素质有待提高。同时由于项目方对档案工作不够重视，往往并不会派遣专职人员承担档案管理工作，负责档案管理的人员大多数情况下都是兼任且工资不高，这就导致了其工作积极性的降低。工资待遇的不合理还会进一步导致工作效率的持续降低，相关人员的专业素质也更加难以提升，由此产生恶性循环。水电工程项目单位想要摆脱这样的局面，必须制定科学的规划和策略并努力提升档案管理人员专业素质，建立健全人才培养机制，为项目档案管理的规范化进程培养优秀的专业人才。

促进水电工程项目档案管理规范化的重要性

提高项目单位经营水平。档案管理工作是工程规划施工全流程中极其关键的一部分，其中记录的各类工程数据和信息是项目建设有序推进的依据和支撑，因此项目单位应建立完善的档案管理制度，不断促进水电工程项目档案管理规范化发展，这是项目成功的保障也是项目单位提高自身能力的关键。项目单位只有对档案管理进行规范化建设，才能不断积累丰富的项目成功经验，从而在业内树立良好的口碑，继而获得更多的项目机会。企业的生产活动离不开信息资源的支持，准确的信息资源可为企业项目的开展建立坚实的理论基础，也为后续具体实施方案的制定提供科学依据。完善的档案管理制度是企业良好发展的体现，也是企业不断提高管理能力及经营水平的标准之一，因此各单位应努力提升本单位水电工程项目档案管理规范化水平，为提高本单位整体经营发展水平夯实基础。

提高项目质量水平。水电工程项目档案资料是项目建设工作的历史凭证，其贯穿于项目生产、维护、验收等环节之中，同时也是提升项目建设质量的关键手段。规范完备的档案可在一定程度上为项目人员制定施工方案节省时间，并增加项目方案的精确性及科学性，从而从根本上为项目的开展规避风险并提高项目完成质量。

新时期水电工程项目档案规范化管理的特点

内容特点。水电工程项目档案的规范化管理在内容和形式上都存在一定的特点。水电工程档案信息应包括水电建设活动中的各类文字、图表、影像等记录。而规范化的水电工程项目档案信息应该是完整且确切的。以规范化管理模式获取到的项目档案资料应包含勘测、施工、竣工等多个流程的详细内容，其中涉及的信息专业性较高同时又相互联系，在此基础上产生的材料和文件具有综合性和多样性的特点。

形式特点。随着新时期水电工程项目档案管理方式的不断更新，一套规范化的档案管理模式应具备一定信息化的特点。现代档案管理制度引入网络技术手段，档案管理变得更加高效和科学，规范化管理的目标也因此更易实现。档案管理信息化是新时期水电工程项目规范化进程的必经之路，信息化手段有效地弥补了传统档案管理模式刻板及低效的问题，更新了规范化管理的形式，也大幅度提高了档案管理制度的创新性。水电工程项目档案规范化管理是一种必然趋势，其在内容和形式上都具有明显的时代特点，需要档案管理人员深刻研究并精准剖析，从而依据特点制定出有效的管理策略。

新时期水电工程项目档案规范化管理策略

健全管理制度。制度是实践的保障，对于水电工程项目档案管理工作来说尤其如此。管理制度不健全是目前水电工程项目档案管理规范化进程受到阻碍的一个重要原因。要从源头上保障水电工程项目档案管理的规范化水平，应在档案管理科学化大框架之下制定一系列档案管理政策，完善规范化管理机制，以制度为准绳提高水电工程项目档案管理质量。制度的健全离不开项目各方的通力协作。项目单位应为项目实施过程中涉及的各部门明确权利与义务，同时督促各方将相关的项目信息进行合理收取和归档，并定期上传至档案库。档案管理人员应采取科学的手段对从各方收集到的资料进行严格分类并做出适当标注，方便后期调取及参考。权责清晰、流程完备、落实合理、监督有效是健全水电工程项目档案管理制度，推动项目档案规范化进程的有效方式。

提高管理人员素质。提高水电工程项目档案管理人员素质也是提升管理规范化水平的措施之一。各单位应加大宣传力度，加强项目各方对档案管理工作重要性的认识，并着重引导管理人员学习相关知识，深刻了解水电工程项目档案信息的作用并提高规范化管理意识。相关企业应针对项目特点建立一支由专业人员组成的档案管理团队，减少不必要的人员流动，保证档案管理工作的连贯性及稳定性。同时相关单位还可利用内外部选拔相结合的方式，从专业院校或内部其他部门选拔出具备专业技能与素质的管理人才。

各单位还应定期开展水电工程项目档案管理规范化知识培训，鼓励档案管理人员自主学习档案管理相关知识，深刻领会档案管理精髓，提高实际操作水平。在进行专业技能学习的同时，管理人员还应不断培养工作责任心，将做好档案管理工作的决心应用到实际的项目中。另外，除了开展相关培训之外，各单位还应建立严格的档案管理奖惩机制，定期对管理人员的工作质量和效果做出评估。对于表现优秀的人员，单位应在内部进行公开表扬并进行物质奖励。对于表现欠佳的人员，单位可着重对其进行一对一培训，帮助其发现工作中的问题并重点解决。

档案管理数字化建设。新时期水电工程项目档案的规范化管理必须紧紧跟随时代的步伐，利用先进的信息技术为档案管理规范化进程提供更多可能性。由于水电工程项目涉及的档案信息错综复杂且种类繁多，仅仅依靠人工手段进行归档整理往往会力不从心，因此利用数字化手段建立统一的档案管理系统就显得尤为重要。

相关单位可在项目各方之间建立一套以云端共享为基础的数字化网络信息交互系统，保证所有文件可以通过部分加密的形式在各工程方之间进行发送和共享，同时所有文件在上传的过程中可自动备份并严格储存，方便各单位在后期施工过程中进行查验和使用。新时期水电工程项目档案的规范化管理应以信息建设为基准建立数字化档案馆，将项目施工过程中涉及的数据信息以数字化存储的方式保存在数字档案馆中。数字化档案馆可协助档案管理人员对大量的项目文件进行归档整理，节省管理人员工作时间的同时也有效提高了档案信息的准确率。同时数字化档案馆可随着施工进度同步对项目信息进行更新及完善，避免了信息的滞后与缺失。

档案管理数字化建设是新时期工程项目体制化规范化建设的有力支撑和具体呈现，也是深化水电工程项目档案管理创新发展的有效推动力。

完善水电工程项目档案监督制度。不同时期的水电工程项目包含着不同的发展特点，但不论如何发展变化，档案的规范化管理都离不开各方的监督与管控。工程项目的监督管理工作由监理单位开展，同时需严格遵守项目监管制度。监理单位的工作既包括对项目实施的效果和质量进行监督，还包括对项目档案进行管理和指导。完善水电工程项目档案监督制度，定期对档案资料的归档方式、完整性、准确性等内容进行严格检查，发现问题及时解决，可有效提高档案管理工作的质量水平，保证档案存储及利用的规范性。

探讨新时期水电工程项目档案的规范化管理策略应从实际出发，分析目前存在的问题，探究其重要性及特点，从而针对这三个维度提出解决方案，为水电工程项目档案管理的规范化进程带来新的启示。本文从四个角度出发为档案规范化管理提出了四种方案，管理人员可以此为基础制定合适的策略，为水电工程项目管理寻求新的发展模式。