大数据时代档案管理信息化的研究进展

周晓楠

（宁夏大学 宁夏银川 750000）

伴随着互联网科技的飞速进展，大数据时代随之而来，在大数据背景下，社会媒体呈现出其多样性，档案数据呈现出种类多、数量大、变化快等特点，科技档案的信息化管理随着科技的发展其保存的介质及方式也随之而改变，对于档案管理信息化的研究也随着科学技术的进步而进一步深入。同时，档案信息化的管理被应用于企业、教育、医疗等各个方面，极大地为广大群众及管理者提供了便利。

企业档案管理信息化

企业档案部门在运用现代信息技术对企业中各类档案资源进行收集、加工、存储及管理从而履行档案管理的职能，其实档案管理信息化的主要体现，该过程中通过对企业网络平台所收集的相关档案信息和共享其信息化的网络体系[1]。企业作为市场化经济主体，在其内部实施和开展档案管理信息化，有利于加强信息的管理，提升档案管理部门在企业中的作用及影响力，最重要的是通过档案管理的信息化，提升企业对于信息的把握力，成为支撑企业核心竞争力的一部分内容。2021年1月1日施行的修订后的《中华人民共和国档案法》（以下简称为《档案法》）特别增加“档案信息化建设”部分内容，指出“企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全”“国家鼓励……企业推进传统载体档案数字化”[2]，从政策上、制度上鼓励和发展企业电子档案管理信息系统建设，同时注重强调了档案信息化后其电子档案的法律效力。

企业档案管理信息化极大地减少了人力、物力，如国泰君安证券公司通过档案信息化的全文电子化管理系统减少了相应的档案管理人员，同时节省了用于档案存储的空间，降低了企业用于档案管理的直接经济成本，避免了档案在实际存储过程中的氧化及磨损等不可逆的损失[3]。通过档案信息化可以更好地服务于企业同时加强企业的管理能力及提升其核心竞争力。目前企业的竞争力很大一部分来源于人才的竞争，而人事档案的管理在企业档案管理中亦占有很大的比重，处理好人事档案的管理对于人力资源的开发提升企业竞争力具有较突出的作用[4,5]。

然而亦有部分企业对于档案信息化有着其不同的见解。当今大数据时代下，信息泄露的事件时有发生，对于企业档案信息化处理，虽然能够极大地提高信息管理的效率，但是对于其档案的安全性带来了极大地挑战，往往阻碍了企业档案信息化的进程。同时对于档案信息化管理过程中相关技术人才的需求及档案管理所需的相应的硬件及软件设施同样是一笔巨大的投入，包括后期维护及升级都需要企业做出相应的投入，同时对于档案进行线上及线下的双重的管理来保证信息的正确性及安全性[6]。

教育档案管理信息化

随着国家的进一步发展，国民生活水平及受教育水平都得到了极大的提高，对于海量的学生信息的管理给学校及其档案管理的部门提出的严峻地挑战。在档案管理工作实践中，伴有管理方法滞后、教育资源利用率低、档案人员不重视等问题，严重影响着教育资源的运用[7]。尤其是高校学生档案的管理直接关系到学生的升学与就业，推进高等院校同步纸质及电子档案材料是《高等学校档案管理办法》中所提倡的，同时高校档案管理信息化是智慧校园建设的重要一环[8]。

在大数据的背景下，学生档案的复杂性和多样性对于高校对学生档案的管理提出了新的要求及挑战，其档案数据庞大，处理复杂，档案信息化的管理显得尤为重要。依靠对于档案信息的处理，总结及归纳海量的数据是高校档案信息化建设的时代需求，传统的学生档案填写繁琐而且容易丢失，采用信息化的处理模式，使得档案长期保存，同时查找及修改方便，提升其收集及分类的效率，减少了相应的人力物力。同时依靠档案数据管理的信息化，使得教师的工作变得简捷。减轻其工作量提升工作效率[9]。

然而高校档案管理信息化亦同样面临数据安全的问题，此时需要高校专门配以专业信息技术的人才，提升数据防护等级，严格保障学生信息安全，避免黑客等组织的盗取来从事相关非法行为。另一方面，高校对于档案管理重要性其认识仍然不足，其高校信息具有一定的局限性及相应的问题，高校与高校之间无法实现信息的共享，缺乏相应的管理平台，给档案管理信息化提出了较高的要求，既要保证信息的安全性又要保证其信息查阅的便利及达到相应信息共享的程度。同时，目前大多数高校仍缺乏高精尖的信息技术人才，对于信息技术人才技术过硬的前提下同时对技术人才的表达交流能力提出相应的要求。

综上，高校档案管理信息化应当在具备专业技术人员的前提下，完善相应的数据库建设，在保证信息安全的前提下提升信息的共享能力。积极运用大数据平台，健全相关信息的传输及处理，制订个性化的档案信息，及时提取关键信息。积极开发相应的数据平台，依托平台实现文件的查阅，同时保证档案信息的安全，加强高校对于档案数据管理的相应培训，完善相应的制度，提升档案管理人员对于数字化平台的运用及管理能力。

医疗档案管理信息化

医疗行业的改革是国家在大健康背景下对于医疗行业提出的新的要求，而大数据时代下，其医疗服务的质量和水平离不开对于病人信息的获取、处理及传输[6]。在信息科学技术的影响下，医疗行业逐步向着智能医疗迈进，借助相应信息处理平台，使得过去人工模式的医疗档案电子化，档案的存储及查阅不再费时费力，同时节约了诊疗过程中的时间，调取信息时可以通过关键词的检索，在极短的时间内查找相应的信息，极大地缩短了档案管理人员及一线临床大夫的用于档案检索的时间。

目前医疗档案的管理仍以纸质的档案为主，相关档案的保留年限都有一定的限制，同时对于档案管理过程中查看及存储时难免有确实及破损，而档案信息化管理避免了纸质档案的磨损问题，同时使得档案的调取更加智能化、便捷化，依托大数据平台相关操作直接在线上进行，可有效提升办事效能，大幅缩减时间成本，有助于档案信息利用率的提升。档案信息化管理平台借助大数据的调用，可自动生成档案使用的历史记录，有助于档案管理人员开展档案安全的追溯化管理，方便后续各项档案管理工作的开展。同时，档案信息化管理平台内部整合有严格的档案修改权限，系统一般只为借阅者提供可用信息的读取，从根本上杜绝了档案信息随意篡改的风险。同时大数据交互下，能够精准向借阅者提供授权范围内的档案信息内容，如患者的病案信息，隐去私密信息，可有效保护患者的隐私安全等[10-12]。

同样地，医疗档案管理信息化的过程必须配备相应地管理人员，巨大地数据的处理对于医院硬件设施及软件的配备都提出严峻地要求，同时医院人口集中，人员复杂，其相关信息的安全性也对医疗档案管理信息化提出了严谨的挑战。这就要求医疗行业相关人员提升档案管理信息化的平台的使用能力，同时要求领导者对于信息化平台应当有充分的把握和了解，对于信息化平台的建设应当有充分的考虑，包括硬件及软件设施的配备以及档案管理人员分配[13,14]。

面对突发而来的疫情，档案管理在疾病防控方面亦大有可为。增强和完善疫情档案管理信息化可以为疾病控制中心的科学化管理提供科学的保障，对于海量的疫情档案的管理，如还停留在档案管理的初级阶段，不遵循信息化趋势，很难实现对于海量的数据进行处理，从而提取用价值的信息。当然，信息化的同时亦有一定的弊端，目前信息共享的时代下，其对于信息安全化的处理，提升档案管理信息安全管理是十分必要的。因此需要结合当前医院实践中档案管理经验，有针对性的对现代化信息化档案建设从而更好地实现医院的发展[15,16]。

在大数据时代下，档案管理信息化是潮流也是趋势，不仅仅是企业、教育、医疗等行业需要档案管理信息化，其已经渗透进各行各业，为各行业带来了极大的便利，同时也对各行业提出相应的要求，依托大数据平台，在保证信息安全的前提下，提升档案管理人员的水平，同时配备专业技术人员，加强对于信息化管理软件的投入，从而真正发挥档案管理信息化带来的便利及优势。