基于“互联网+”的事业单位档案管理的优化路径

张海楠

（黑龙江省退役军人服务中心 黑龙江省哈尔滨市 150036）

档案作为重要的信息资源，借助于文字、图像及图等载体详细和真实的记录一些有价值的数据信息，而且档案信息数据自身具有较高的史料研究价值，这也使档案在社会和经济发展过程中发挥着重要的作用。在当前“互联网+”时代下，“互联网+”与档案管理工作融合的不断深入，事业单位档案呈现出数字化和现代化的特点，在档案信息存储和呈现方面，电子媒介广泛应用，打破了传统纸质档案落后的管理模式。特别是将先进技术引入到档案管理工作实践中来，为档案数据信息的存储、开发和利用提供重要的技术支撑，有利于更充分的发挥出档案数据信息的重要价值，推动事业单位档案管理向现代化和信息化的方面发展。

“互联网+”背景下事业单位档案管理面临的机遇

档案采集的智能化和准确化。当前事业单位档案信息资源类型更具丰富性，档案载体呈现出多元化的发展态势。基于这种情况下，传统的档案信息采集方式已无法满足档案发展的要求，不仅受设备和人员的限制，而且还易受存储空间的影响。“互联网+”与各行业的有效融合，为存储空间的扩展提供了更多的便利，这也使事业单位档案信息采集和存储有了强有力的技术支持。

档案管理的规范化。将互联网技术在事业单位档案管理工作中进行应用，建立完善的档案管理系统，实现对档案资料生命周期的精准和有效控制。而且通过网络有效的实现档案管理系统之间的有效衔接，全面提高档案信息数据管理工作的整体水平，实现档案管理的规范化和标准化。

档案服务的高效性和便捷性。将“互联网+”与事业单位档案管理工作相结合，准确进行档案信息采集，为档案信息共享提供更多的便利性，这也为事业单位档案服务的高效性和便捷性提供了良了的条件。而且“互联网+”的应用，进一步简化了事业单位档案管理工作流程，实现对档案管理成本的有效控制，为档案服务整体水平的提升打下了良好的基础。

“互联网+”时代事业单位档案管理优化的意义

满足档案使用要求。“互联网+”时代背景下，事业单位为了实现档案信息资源的有效开发，提高档案信息利用率，更好的满足档案使用者的需求，则需要做好档案管理的基础工作。不仅要提高档案管理的信息化水平，还要重视档案信息的数字化转化，积极构建档案信息数据库，为档案编目、检索和查询等工作的开展提供更多的便利。并通过对实体档案加大保护国度，进一步提高档案数据库建设的实效性、真实性，为档案使用者档案信息的查阅和提取提供更多的便利。

提高档案利用效率。事业单位档案管理的最终目的是实现档案信息的有效利用，借助于“互联网+”与档案管理工作相结合，进一步激活档案，实现档案信息的有效利用。同时还要不断丰富档案信息内容，打破传统档案信息模式化的现象，提高档案信息更新速率，实现对事业单位档案信息的动态化管理。另外，还要重视探索电子档案管理的新途径，充分利用现代化手段提高档案利用效率，确保档案信息价值的实现。

实现档案资源共享。事业单位档案管理工作开展过程中，建立档案信息中心，为档案信息化建设提供有效的指导和技术支持。同时还要建立具体的规章制度，保证档案信息流动渠道的规范性，并将档案信息中心作为档案的唯一收集和发布者。事业单位档案管理工作中涉及到的信息量较大，而且信息呈现出动态变化的特点，通过构建科学的档案信息库是实现档案信息高效利用的前提和基础。事业单位通过建立档案信息库，实现对档案信息的集中和统一管理，为档案信息的随时调阅和档案信息资源共享的实现具有极为重要的意义。

事业单位档案管理的优化路径

创新档案管理意识。在当前“互联网+”环境下，事业单位领导者和档案管理工作需要积极转变自身的管理理念，加强对档案管理工作的重视，并增加投入力度，推动档案信息化管理水平的提升。而且为了提高档案管理工作的水平，还要定期对档案管理人员进行培训，努力提高档案管理人员的综合素质和职业素养，并能够在实际工作熟练应用信息技术手段，全面提高事业单位档案管理工作的现代化水平。

加强档案管理制度建设。“互联网+”时代背景下，事业单位档案管理工作的优化创新离不开制度的支持，事业单位需要结合自身的实际情况，建立一套完善的档案管理制度体系，以此来保证档案管理工作的规范化和标准化。同时还要强化对档案仿睥安全管理，电子档案不同于纸质档案，其以数据形式在数据库进行存储，一旦出现安全问题，必然会造成大量数据信息被损坏。因此在当前“互联网+”环境下，事业单位需要加强档案安全防范意识，不仅要规范档案管理操作，同时还要做好档案信息备份工作，灵活运用各种先进技术手段，防止黑客和病毒的入侵，保证档案信息管理系统的安全性。

合理运用新技术推进档案管理的创新。信息技术在档案管理工作中的应用，这也对事业单位档案管理的科学化提出了更高的要求。基于这种情况下，迫切需要推动档案管理工和的创新，实现档案信息的便捷和高效利用。因此在事业单位档案管理工作中，宜配置完善的设备设施，并应用更为专业的档案管理软件，提高档案管理的依旧化水平。另外，还要结合单位自身的实际情况和档案管理要求，积极开发档案信息管理软件，促进事业单位档案管理系统与办公系统之间的有效衔接，为档案管理工作效率和质量的提升打下坚实的基础。

重视平台和数据库建设。通过对档案信息进行有效管理，即通过开发档案信息资源，提高档案信息的利用效率和利用效果。传统档案管理工作中受制于纸质档案的限制，档案开发利用难度较大。在当前“互联网+”时代背景下，档案管理工作有了先进技术的支持，而且事业单位加大了人力、资金和技术的投入，档案基础设施、技术和人才都得到了进一步的优化，档案信息整合力度增加，互联网与档案管理工作实现了真正的融合。基于这种新形势下，需要加快构建档案管理平台，推动档案管理的信息化进程。而且在构建档案信息化管理平台的基础上，还要建立档案信息数据库，有效的整合档案信息资源，并重视档案信息数据库的更新，保证档案信息的动态性和实时性。结合事业单位自身的情况，全面提高档案的数字化建设水平，积极拓展档案信息服务渠道，提高档案信息检索和查阅等服务的整体水平，确保档案利用效率和利用效果的提升。

提高归档质量，优化网络数据。在当前新时代背景下，各种先进技术不断涌现出来，这些先进技术与事业单位档案管理工作的深度融合，有效的推进了事业单位档案信息化建设的进程，档案管理工作的整体水平大幅度提升。在这种情况下，事业单位档案管理人员也需要积极适应时代发展的步伐，针对网络数据进行优化，确保网络数据信息归档的质量。而且在实际工作中，档案管理人员也可以积极与新媒体进行合作，通过了解和掌握网络用户特征，实现对网络数据的收集和分析，进一步提高事业单位档案信息的质量和价值。

促进系统衔接。事业单位档案信息管理系统建设过程中，需要将总体布局与战略布局相结合，保证档案信息化管理的针对性和有效性。特别是随着电子档案信息数量的日益增加，事业单位需要重视信息化系统之间的有效衔接。当前事业单位档案信息化系统包括的子系统数量较多，为了保证信息的有效传输，各系统要有效衔接，以此来促进档案信息的共享，而且档案管理人员也能够进一步掌握档案的具体状态。特别是档案管理系统的有效衔接，还可以增强事业单位内部各部门之间的有效交流和沟通，并通过构建线上信息管理平台，实现档案信息的高效利用，更好的发挥出档案信息的重要价值。

加强档案信息安全防护。在当前“互联网+”时代背景下，事业单位档案管理工作效率大幅度提高，档案信息化建设进程加快，这也对档案信息的安全带来较大的挑战。因此事业单位需要加强对档案信息安全的防护力度。不仅要重视档案管理人员安全意识的增强，同时还要进一步明确档案开放范围和安全保密工作，保证档案信息的安全。同时事业单位还要重视档案信息管理系统的安全防范工作，设置防火墙，安装杀毒辣软件，并针对硬件设备和软件定期进行升级维护。而且在实际档案管理工作中，还要重视数据备份和数据恢复等功能的应用，针对档案信息安全采取综合性的防护手段，并强化对档案信息安全风险和安全问题的监控、识别和处理，实现对档案信息的有效利用。

切实提高档案管理人员的综合素质。事业单位在当前档案管理工作中，要求档案管理人员要具备先进的档案管理意识，并能够灵活应用先进的技术手段，这样才能保证档案管理工作获得较好的效果。因此在实际工作中，事业单位需要重视对档案管理人员的培养，通过增强档案管理意识，并重视先进档案管理理念在档案管理工作中的应用，全面提高档案管理工作的整体水平。事业单位还要重视对档案管理工作重要性的宣传，使单位从上到下都能够对档案管理工作给予高度重视，并在实际工作中积极配合档案部门做好档案信息的收集工作，保证档案信息的真实性和完整性，为档案信息的开发利用打下良好的基础。另外，事业单位还要积极应用“互联网+”在档案管理人员培训中的应用，以此来搭建网络培训班，这样档案管理人员通过网络随时随时都能够进行专业知识学习，有效的提升自身的综合素质。

在当前“互联网+”时代环境下，事业单位档案管理工作的重要性更好的凸显出来。而且通过将档案管理工作与“互联网+”相结合，也为档案信息化建设带来了新的契机。特别是事业单位通过引进云计算技术、大数据技术等，构建档案信息管理平台和档案信息数据库，可以进一步提高档案信息检索和利用效率，更好的发挥出档案信息资源的实际效能，使其更好的服务于事业单位的发展和建设。