业财融合下高校后勤的信息化工作

肖冰冰

摘要：在大数据、数字化、网络化高速发展的今天，高等院校教学和科研的信息化发展进程已步入剧烈变革的崭新时代，保障服务于高校正常运转的各后勤单位必须将信息化工作作为重中之重，通过加快自身业务系统的全面换代升级，努力提升后勤各项服务的工作效率和质量。但是目前现状是业务系统与财务系统彼此独立形成信息孤岛，缺乏顶层设计，致使数据信息无法及时快捷有效地流转，造成工作效率降低和相关资源浪费，财务工作更是无法快速达到服务管理决策的价值体现。为了更快更好地实现业财融合，為后勤单位战略目标服务，后勤财务自身的信息化工作也要予以重视并加快建设步伐。本文就目前高校后勤单位信息化工作发展现状以及存在的问题进行分析，从信息化对后勤财务需求的视角出发，提出高校后勤领导需积极推动信息化各项工作，加大资金投入和人才培养，加强制度建设和流程梳理，优化提升业务与财务系统各项功能，使业务与财务系统数据互通，加速数据流转，实现信息自动处理和彼此共享。

关键词：高校后勤;业财融合;信息化

在云计算等新一代信息技术飞速发展的当今社会，高校后勤单位与财务部门的信息化工作也应顺应时代发展的要求，从管理者到基层员工全员重视信息化工作，认识到通过信息化手段将流程、业务、信息等数据充分共享，提升优化信息化系统水平，切实提高工作效率，为高校后勤管理的深度发展以及顺应高校快速发展提供更多的数据支撑和决策依据。

一、高校后勤业财融合信息化工作的背景

（一）新时代对高校后勤财务管理提出的要求

随着国家对高等教育教学和科研的改革力度不断加大，高校人才培养和引领科技发展正处于高速发展进程中，后勤单位各项改革工作需加快步伐努力跟上大学发展愿景目标，持续做好学校的各项后勤保障工作，将保质保量做好服务这个特性作为自身第一要务，遵循市场规律，有计划、有步骤和可持续发展。后勤财务管理更应迎头赶上，加强业财融合，财务工作从事后管理向事中控制甚至是事前控制不断延伸，这是适应大数据时代的必然要求，加快高校后勤财务信息化工作迫

在眉睫。

（二）高校后勤加大信息化工作投入提高工作效率

信息化技术高速发展的今天，高校对此持续加大力度改革、创新和发展，后勤单位更需努力调整自身的组织架构，从管理者到基层员工都要具备足够意识，只有加大信息化工作投入，才能提高工作效率，节约各项运营管理成本。高校后勤财务部门要加强组织和业务部门的沟通协作，保证各自分工明确，共同寻找突破点，激发组织生命活力和内在发展的创新动力。

二、高校后勤信息化工作发展目前现状

（一）高校后勤单位业务部门信息化水平发展不均

1.后勤单位管理层观念落后，信息化主动变革的意识不强

高校后勤单位常年做的是服务类和保障性的工作，管理者多是从基层岗位上奋斗出来的，熟悉业务却往往对新事物具有抵触心理，害怕变革影响到自身组织的稳定性，惯性思维比较严重，对全方位信息化工作认识不是很到位，缺乏创新思维和不破不立的工作作风。即便是新上任的管理者，受单位资金来源、业务发展状况等限制，存在缺乏主动变革以及对业务系统进行大刀阔斧升级改造的意识。

2.后勤单位业务系统多样性缺乏统一的信息化平台

高校后勤单位所承担的工作涉及高校除了教学科研以外方方面面的事项，既有收费项目比如餐饮住宿收入、水电暖收费等，还有大量的费用支出，比如园林绿化、修缮等工程支出或是原材料支出。因归属不同部门，日常运营资金的来源不尽相同，后勤单位根据各自不同状况，在不同的硬件环境下，开发各自的信息化系统，包括办公、人事、物流、收费、餐饮系统等，这些系统与外单位合作开发，具有完全独立的“自我风格”，有购买社会上成熟的软件，以致随着业务不断发展，软件升级或更新换代不及时，渐渐不再适应不断发展变化的财务管理需求，导致资源浪费，不仅已经无法满足自身对业务发展管理需求，更无法实现与财务系统的对接，忽略数据的时效性和有用性。

3.后勤单位信息化工作缺乏完备的内部控制机制

高校后勤因种种原因，或多或少缺少完善的内部控制评价机制和监督机制，有的单位非常重视，有的单位内控意识不强，又因各后勤单位信息化工作相对独立且发展不均衡，或管理不到位，制定的内部制度大相径庭，在内部控制方面的操作性上更是困难重重。

4.后勤单位业务人员缺乏信息化工作意识

构建业财融合信息化，对业务人员提出更高的要求。后勤员工不能从单位整体布局思考单位的运作模式，认为信息化都是由计算机专业人士完成，没有认识到自身才是业务流程环节创造者。普遍缺乏对信息化工作重要性和必要性的认知，缺乏主动学习科学前沿知识和应用信息化技术的积极性，忽视数据创造价值的功能。

（二）高校后勤财务信息化发展步伐有待加快

1.后勤财务信息化系统应用相对滞后

高校后勤财务的资金与规模都无法与高校教学、科研资金体量相比，所以后勤财务系统相比较“大财务”功能开发和应用上都比较简单，并没有将预算编制、合同管理等系统与财务系统对接。自2019年高校后勤财务全面执行新政府会计制度，总体来说对财务核算系统进行了全面升级，实现双分录、双基础、双报告功能，但未与财务其他信息化平台实现同步应用。

2.高校后勤财务队伍中复合型人才较少

高校后勤单位涉及较多的业务主要包括物业、住宿、餐饮、绿化、水电暖、修缮等相关工作，后勤财务人员普遍财务专业水平不是很高，接受信息化等专业学习方面有一定的障碍，甚至有些抵触，缺乏创新意识。当下，各种各样的信息将会涌进财务的各个领域，财务人员不仅需要熟悉专业领域的知识，更要洞悉信息化工作内涵和机制，从诸多数据中提取有用的信息进行整合分析，而这方面的人才还是比较匮乏的。

（三）高校后勤单位业务系统与财务系统间存在信息孤岛

因高校后勤单位各自拥有自己的业务系统，而财务又建立了比较完整的账务系统，但是彼此之间却无法实现数据信息互通，要通过手工完成大量的输入和核对工作。比如餐饮收入，无论是校园卡充值或消费回款，不能直接提取业务系统数据在账务核算系统中生成记账凭证，对产生差异需取得银行回单时才能最终确认。比如物流系统，虽然材料的入库调拨业务全部在线上完成，但是系统中关键经济业务数据无法与账务系统对接，往来款项无法做到实时跟踪。

三、信息化对高校后勤财务的需求

（一）收入风险控制的需求

高校后勤工作的一大特点就是收费网点分散，现金交易频繁且业务量大，被服务人群有教职工、学生，还有不同年龄段的家属，后勤单位各自开发满足自身结算需求的收费系统，名目和款项来源众多。收费系统与账务系统相连接，可以起到规范操作人员职业操守，减少货币资金存量，降低资金风险，起到监控资金安全并促进业财融合的作用，在内部控制方面做好第一道防线。

（二）成本风险控制的需求

后勤单位业务特点涉及大量成本核算工作，物流系统完全独立于账务系统之外，虽然与自身各部门数据相通，但是财务还是无法第一时间掌握原材料出入库的情况，无法对客户、供应商的应收款项、应付款项等相关重要财务数据进行监控。物流系统与账务系统实时相连，财务人员可以随时掌握原材料出入库以及存货、半成品的在途、在库情况，对成本风险和资金使用风险把控起到监督的作用。

（三）财务入账统计的需求

账务系统与业务系统的有效对接，通过直接提取相关数据，不仅缓解财务人员手工入账的压力，更能有效发挥财务监督职能，保证数据完整准确及时入账，减少相关人员与财务人员之间众多纸质单据的传递，为后期的统计分析处理大量数据节约时间，减轻数据的核对校验工作。

（四）管理者报表分析的需求

对于高校后勤的管理者，因主管的业务不同，关注的视角不同，财务系统与业务系统有效对接，从中提取关键性数据，将海量数据进行分类、筛选、加工机制，以加强财务分析、数据转化的功能和作用，经过信息化处理的业务与财务数据同源统一，为满足管理者决策需求提供多维度多口径的数据支撑和更好的服务。

四、业财融合下解决高校后勤信息化工作的建议

（一）后勤单位管理层需重视并推动信息化工作

以高校内控控制建设、新政府会计制度落地实施为契机，高校后勤单位管理者和财务部门领导，积极加大组织骨干人员进行深度沟通与协作，协调各部门共同开展信息化工作，吸取专业化指导意见和建议，深度挖掘业财融合更多的可能性，逐步开展数据分析共享等工作，可以起到促进全面预算管理、绩效评价激励、降本增效的作用，管理层有足够认识并且坚持不懈推进信息化工作，才能将后勤管理水平推上新的台阶。

（二）后勤单位需加大信息化工作资金投入和人才队伍建设

作為保障高校正常运行的服务性机构，后勤单位维持日常运行资金主要来源于预算拨款，虽然整体信息化工作已有显著进步，但是每年实际用于信息化工作预算资金投入有限，势必影响到工作后续进程。后勤单位员工薪酬普遍不是很高，造成先进科学技术人才流失严重。信息化工作想要长远有效推进，必须投入更多资金，持续改进硬件软件和设备设施，拥有技术过硬的专业化人才，组织专业化技术团队。同时开展对业务人员信息化方面的培训，增强其主动参与管理的意识，强化信息化工作与自身事业发展息息相关的思想。员工齐心协力共同为信息化工作方案制定、落地实施、问题反馈等而贡献智慧和力量。

（三）后勤单位需加强内部制度建设并重视流程梳理

1.加强内部控制制度建设

以分工负责为基础和前提，加强制度建设以促进业务与财务职能部门间的相互配合，开展信息化建设的双方实现相互协调与相互制约，保障信息的完整性、安全性以及可靠性。制度建设是提高工作效率，有效降低运行风险，以及对行为规范约束的重要手段。正所谓“无规矩不成方圆”，只有先从制度建设下手，不断完善内部控制评价机制和监督机制，才能为后续信息化工作的规范化和系统化保驾护航。

2.重视业务流程梳理和优化

高校后勤单位涉及的与经济业务相关的环节既多又广且复杂，通过对内外因素细致的分析和整理，消除工作过程中多余的环节，优化运行流程使之更为经济、顺畅和简便。结合后勤单位业务核算特点和管理需求，财务部门整理相关工作流程，自信息化工作的前期介入并主动提取需求、制订方案、定义信息化系统的需求文档，将规章制度等要求前置，将财务服务流程简化、效率优化以及财务监督职能贯穿于整个信息化工作当中。

（四）以信息化自动处理业务为导向发挥信息共享服务的作用

信息化系统的覆盖面实际上是很广的，在高校后勤业务系统开发管理的各个层面上，要有财务数据提取的标准接口，让数据实现在各系统之间生成、传递和互通，做到自动处理。比如高校后勤餐饮信息系统包含材料管理的“物流系统”，确认收入的“点菜系统”和“餐卡结算系统”等。业务系统与财务系统彼此实现供货商与客户的银行结算以及合同资料等信息互通和共享，开放如校验查询等部分功能以便及时稽核关键信息并及时发现问题解决问题。

（五）全面加快业务系统和财务系统信息化建设的步伐

1.全面提升业务系统性能，不断优化创新

针对高校后勤各单位开发满足自身需求的业务系统，应鼓励其不断努力提升各项性能，坚持对系统的创新和优化，推动系统的升级改造，利用大数据、云计算等先进科技手段，建立统一高效便捷的信息化平台，将更多的业务系统有机整合在一起实现资源共享，推动业财融合，提升优化资源配置，让更多的使用者和管理者从中受益，而不再是孤立使用造成资源的浪费。

2.全面升级财务系统，提升信息化处理水平

以会核算系统为中心，将资金结算、预算管理、合同管理、资产管理、网银系统等与财务系统整合，减少人工操作，会计核算系统可从各系统中提取关键数据，实现数据互通和财务数据集中，提高工作效率。运用影像化技术，实现电子档案数字化;与税务部门金税系统对接实现发票信息查询;运用网络报销，打破时间空间的约束，让“财务数据多跑路，师生少跑路”等。高校后勤工作涉及行业面广，无论是税务票据还是非税票据使用量很大，电子票据可以节约票据的管理成本，节约社会资源，通过信息网络化传输相关信息，加快数据流动速度，保障数据在业务与财务实现共享，为更高层次财务管理打下夯实基础。