中小民营企业存货管理存在的问题及改进

肖雯

摘要：存货是企业流动资产的重要项目，也是企业销售收入及成本的重要来源。存货管理的好坏直接关系到企业的资金占用水平及资本运作状态。中小民营企业相对于上市公司和国企等大中型企业而言，在存货管理层面上无论是规模、方法、效率方面都有很大差距。本文从笔者所在企业的实际工作中遇到的各种内部管理问题出发，分析了目前国内生产型中小型民营企业存货管理中存在的普遍问题及形成的原因，论述了存货管理在企业管理中的重要性，而后也提出了相应的存货管理改进办法，以此推动企业高速平稳发展。

关键词：中小民营企业;存货管理;问题;改进

我国统计局2020年2月发布的统计数据显示，2019年末，规模以上工业企业（即年主营业务收入为2000万元及以上的工业法人单位）产成品存货4.3284万亿元，增长2%。产成品周转天数为16.9天，与上年末持平。应收票据及应收账款平均回收期为53.7天，比上年末增加2.0天。

企业存货量增高有两方面因素影响，可能是因为企业扩大了生产规模，导致存货需求量增加，也可能是由于销售额下降导致存货积压。目前全世界经济低迷的形势下，第二种的可能性或许更大。存货周转天数与上年持平，表明产品销售和去年基本一致，但是应收账款周转天数增多，显示出企业现金流水平下降，传导出企业的存货管理问题增多。

近些年来，伴随国内市场经济体制高速发展，很多中小企业野蛮生长的发展趋势放缓。据2019年数据显示，我国有超过100万家企业倒闭，其中超过90%是中小企业。2020年广大中小企业更是经营困难。大量商品囤积仓库，由于不能变现，最终导致流动性枯竭。为了更好地生存下去，企业家们需要正视和强调企业内部管理，做好风险控制。提升存货管理水平就能提高中小型制造企业的竞争力，为企业带来更好的经济效益。

一、中小民营企业存货管理现状

（一）存货的收发存缺乏真实记录

中小型民营制造企业大多为有限责任公司，一般规模较小，资金不充裕，人员素质偏低，整体管理水平较差。装卸货的出入库手续不严格，事后入库单和领料单也不补充完整，容易造成账实不符，物品丢失。

（二）没有健全的内控制度

内控制度不健全使存货监管形同虚设。企业内部虽然制定了存货管理的相关规章制度，但是缺乏执行和监督，使其流于形式，形同虚设。存货管理岗位责权不明，一人多岗或者多人一岗，容易造成截留“小金库”、贪污公款等严重问题。

（三）存储不合理不利于资金周转

中小民营企业因会计核算方式不科学、各部门缺乏沟通等原因导致各部门各自为政，经常出现采购原料不按批次和原库存胡乱存放、仓库部门未及时登记出入库，未按期盘点，出现账实不符，数据不实，重复采购等等。造成企业库存没有科学合理地安排存储量，占用大量流动资金，不利于资金周转，容易资金短缺，且产成品成本增加，不利于销售竞争。

（四）非正常存货储备量挤占正常存货储备量

非正常存货进一步积压，而企业管理者为了减少流动资金占用额度，在日常存货管理中尽量降低正常生产所需的库存占有量，结果显而易见，现实的存货储备量挤占了正常存货储备量。

（五）企业缺乏有效的管理制度及执行

因管理人员缺乏存儲管理方面的专业素质，中小民营企业很难从最佳生产量来推断存货的最佳库存量。与此有关的管理制度不完善，在存货管理过程中，主要是按照供应充足的生产原料保证生产来控制存货存储量。存货管理的重点放在防火防盗方面。由于管理制度责权不明确，所以仓库管理人员对于批次过期、重复采购原料或盘亏盘盈物资等漠不关心。既不作为清产核资的重点问题上报，也不积极寻求对应的处理办法，导致上述不良存货储备量越滚越大。最终结果是财务报表没有反映真实存货，影响企业管理者制定合理的产供销预测，降低企业的经济效益。

二、S企业存货管理存在的问题及原因分析

某生化实业有限公司（以下简称S公司）是一家精细化学品研发生产商，专业化制造氨基酸衍生物、多肽、精细化学品、新型药物中间体和天然产物。坐落于四川省什邡市，成立于2004年8月，是四川省高新技术企业和什邡市有名的民营企业。现有员工300人，资产总规模2.5亿元。随着公司发展和市场变化，公司的规模和经营领域逐渐拓展。获得了多种国际标准化组织认证，研发的保护氨基酸及多肽等远销瑞士、荷兰等欧洲市场，占据同类产品15%左右的国际市场份额。处于企业发展的上升趋势时，更要有危机意识。存货管理出了问题会降低企业的盈利能力。

（一）S公司存在的存货管理问题

S公司的全部存货品种约1000种，数量繁多。公司管理层重心放在开拓市场，开发新产品方面，对存货管理不够重视。种种原因造成了较多的存货管理问题。S公司目前的经营及存货状态如下：

1.低水平存货周转率

S企业近5年的发展，2020年收入环比发展速度为2016年的2.56倍，同期营业利润环比发展速度为2.26倍，小于收入发展速度。2017年企业积压存货较多，存货周转率最低，经过3年的公司整改和发展，到2020年存货周转率有很大好转，为企业历史最好水平，但是209天的存货周转天数绝不是化工制药行业的最佳选择。

2.产品成本和存货储备量较高

存货周转率=主营业务成本/平均存货

从公式可以推导，影响存货周转率变低有三种因素：A.产品成本控制较好;B.提高了平均存货储备量;C.和行业均值相比，产品成本和平均存货比值要高于行业均值，且平均存货高于行业均值的幅度大于产品成本高于行业均值的幅度。从S企业的经营数据来看，属于C类情况，即成本控制的不够好，存货还较高。

3.呆滞品库存高

S企业共有2类库房：材料库房和产品库房。材料库房分为主材库房、辅材库房和备品备件库房;产品库房分为中间体库房和产成品库房，共5个。从库存档案及实际盘点中检索统计：已超过1年（临期）直至最长3年（过期）从没有使用过的生产原料约占库存物资总额的18%。这部分材料未使用的原因有很多。其中主要原因如下：

第一，S企业制度规定材料出入库按照先进先出法施行，但是实际领用时是按照生产车间的喜好领用，导致批次临期或过期材料越放越久;第二，因产品线更新换代，一些材料不再使用或有替代材料就长期保存在库房，没有部门认真思考如何处理和消化这批材料来减少企业的损失;第三，为防止生产配方泄密，有些原料入库使用代码做出入库名称，代码目录管理不科学，如果生产部门换人，代码对应原料就无人能说清楚，相应的材料就一直存放在库房里。

（二）S公司存货问题产生的原因分析

1.缺乏科学的存货管理概念

通常认为存货管理就是存货的日常事务性管理，包括仓库内物料的入库、领用、保管，及防火防盗、做好温控湿度防止变质即可。S企业及大部分中小民营企业大都持这种概念来管理存货。科学的存货管理除以上内容外，还要对企业在生产经营全过程中的所有物料及资源进行管理和控制，为实现企业的经营目标，制定合理的存货存储量，既要保证生产经营需要，又能节省资金。

2.存货管理制度不合理

（1）企业存货管理绩效考评不合理

S企业在存货管理的绩效考核上只针对物资进销存各个环节的完成度进行考量。采购环节着重在满足生产需要，对于生产原料不到位造成的停产停工给予严重处罚;仓库管理的重点考核内容是存货的出入库单据与实物是否一致，仓库保存是否破损霉变，销售部门的出库单据是否签字完整，禁止先出货后补单等等。所以企业各个部门围绕产供销环节各自为政，不考虑绩效考核以外的具体情况，以完成本部门绩效考核为目標。产生的后果是企业在存货上投入了过量资金，盲目扩大了仓库面积，浪费了较多的人力物力重复工作，部分原料积压严重，增加了企业的存货成本和资金占用成本。

（2）企业内控制度不健全

企业内部关于存货管理的规章制度不够全面，没有明确的岗位权限和岗位职责划分。例如在S公司检验科人员担当原料验收事宜，如果忙不过来，采购人员或仓库保管员也可以兼任验收人员。日后领料过程中，发现原料不符合生产要求，但是按照采购合同已经过了退货或换货的期限，只能重新采购，且事后无人追究责任，因为验收当日检验科人员另有任务，此项物资没有经过他签字，而其他人员是在帮忙处理，本来就不是他的职责。企业内部管理制度的漏洞让此类事件只能不了了之，很容易在存货流转过程中徇私舞弊且造成内部资源浪费。

（3）企业存货管理办法不科学

S企业采购人员采购物资多从经验主义出发，对物资的市场行情也是跟着感觉走。采购时对原料随市场行情变化的价格较为敏感，往往在原料价格低廉时大量采购，不管企业生产过程能否完全消耗此批原料，反正以后还能使用，不关心此种采购方式会占用企业流动资金，加大存货持有成本，不会制定科学合理的采购计划。销售部门接到订单后，先梳理企业库存后交采购部门采购原料。由于仓库保管员提供的库存物资信息不准，导致采购原料和企业实际库存相差较大，影响了企业生产和销售，无形中吞噬了企业盈利，减低了企业的竞争能力。

3.企业管理人员不够专业

S企业制定的存货管理制度不够合理，管理方式不够科学，归根结底是企业管理人员不够专业，整体素质不高引起。企业领导层对存货管理不够重视，招聘相关岗位待遇较低，吸引不了高素质人才。殊不知高素质人才把控了存货管理岗位，可以通过编制合理的采购计划，完善存货最佳储存成本，制定最佳订货量和最佳生产量等方式，给企业带来更多的经济效益。

三、中小民营企业存货管理的改进思路

（一）合理编制采购计划且提前做好资金规划

根据每个企业的特点，找出企业采购计划的漏洞。采购部门要和企业内部生产部门、销售部门、财务部门一起，达成企业的生产计划和销售计划一致通过的情况下，结合实际库存来编制采购计划。和财务管理人员一起通过预算、统计、运筹等办法计算出企业一定时间内的最佳生产量和最佳存货成本，从而制定最佳进货量。再根据对供货商供货原料的品质价格分析，参考物流运输成本高低，及供货商企业信誉方面的动态监控，同类产品选择性价比最高来采购各种物料。财务部门做好采购方面资金规划并严格审核，做到既不因资金不足无法采购足够的原料，也不会同意采购部门随意大量采购最佳订货量以外的存货，从而提高了企业的资金使用率。

（二）改进存货存储的管理制度，提高执行力

1.做好存货的验收及出入库日常管理

企业存货的入库验收需重点关注，应采取分岗问责制度，验收人员和仓库管理人员分别担任，确保验收无误。仓管人员利用ERP系统及时录入，方便财务部门和生产部门信息共享。完善企业在验收、入库、保管、出库、退库、盘点清查各个环节的制度，用绩效考核方式来检查和监督。

2.存货的储存管理要有控制点

ERP系统中重点原料设置适当的最低储存报警。利用ERP平台，接近最低储存量时，可发起订货。明确各个存货管理岗位工作职责及工作权限，做到各个岗位的相互制约和监督。存货储存需定期盘点清查，盘点结果要制作盘点报表，按照企业的存货种类分类说明。对于盘盈盘亏物资及一些无使用价值或转让价值的存货处理给予处理意见，提请上级领导审批并及时处理。财务部门也要根据实际情况做好存货的相关账务处理，做到账实相符、账表相符。

中小型民营企业要根据各自行业和企业本身的特点，制定适合企业自身的管理制度，抓住控制点，落实执行力度，才能让企业的财务报表反映真实的存货数据，为制订最佳订货量和生产量提供可靠的信息。

（三）建立健全企业存货内部控制体系

企业要将采购权、验收权、保管权分授不同部门，同时也要分离不相容职位，各个岗位权限相互制约和监督，和财务部保持密切沟通和联系。同时需要完善以下方面工作：

1.建立健全企业的内部审计体系

企业的内部审计机构最好由企业最高领导层或董事会垂直领导，不受其他管理部门制约，保持独立性。内部审计除了关注财务数据的真实可靠性方面外，要把注意力集中到企业管理的制度合规性、内部控制评价等方面。通过内审，揭示企业内部潜伏的风险，确保企业能长远健康地持续发展。

2.制定适合本企业的成本核算方法和程序

企业都有自身的行业特点和产品生产流程，财务部管理人员应和企业管理层一起，制定出最适合本企业产品成本结转的核算流程和方法以及账务处理流程，提升企业的财务核算效率，对实际存货及时作出财务反馈，保持财务数据的真实性。

3.选择高素质的财务人员和存货管理人员

企业要选择高素质的专业人员担当财务和存货管理岗位来提高存货和生产成本的核算水平。提高薪酬待遇，鼓励员工考取相关岗位专业技能证书，定期对存货岗位员工进行新技术教育和技术培训并纳入绩效考核。采取种种激励方式，鼓励员工发现本企业存在的问题及提出改进办法，发挥员工工作积极性，从而更好地管理存货，提高企业的經济效益。

4.对企业存货和资金进行标准化管理

ERP系统可以在一个平台上对企业的所有物资资金及采购、产、供、销环节进行高效集中管理。要利用好ERP系统，和企业的内控管理相结合，对企业进行统一的标准化管理。通过ERP系统统一所有存货的唯一编码，减少原料的漏计及呆账;利用ERP存货管理系统对所有存货进行分类分级管理，对重要存货进行最低存量报警设置，使相关部门人员都能及时发现和处理;ERP系统和OA等办公审批系统连接，可以简化企业内部各种审批流程和财务结算流程，提高企业运营效率，提高存货管理水平，最终提高企业利润。

5.整合内部物流资源，充分利用第三方物流

我国目前中小民营企业长期采取“大而全”“小而全”的生产模式和经营理念。通常采用企业自行管理货物储备，运输外包的模式。随着市场经济全球化进程加快，现代物流业得到快速发展。相比传统的物流公司，第三方物流更专业化，综合成本更低，配送效率更高，已成为社会化分工和现代物流的发展方向。企业可以集中精力于核心业务;实现以信息换库存，降低成本;还可以减少固定资产投资，加速资金周转率。

四、结束语

存货管理水平高低可以直接影响企业的盈利水平。做好企业存货管理，能降低存货成本、提高存货周转率，进而减少企业的资金占用，更有利于市场竞争。本文针对小型民营企业常见的存货问题，给出了对应的改进思路和解决办法，希望对企业发展有所帮助。

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