档案工作责任制构建探索*

靳玉婷

（定襄县河边职业中学 定襄 035409）

档案工作责任制是优化我国档案管理工作的发展方向，从权责划分、监督管理等多个角度，通过对档案工作责任制的全面分析，可以进一步完善档案工作责任制，避免档案工作责任制因为不必要的影响因素而影响到档案管理工作的正常推进。由此，有必要对档案工作责任制构建进行研究，通过分析构建档案工作责任制时的难点来实现对档案工作的全方位优化。

1 档案工作责任制的内涵和意义

1.1 档案工作责任制内涵

我国新修订的《档案法》于2021年初正式施行，档案法在第十二条内容中明确提到了档案工作责任制，即应该形成档案的的机关团体以及其他企事业单位，都应该在内部建立适合自身的档案工作责任制，并依法健全档案管理体系，这意味着档案工作责任制是依法而建的档案管理措施。对于档案管理工作而言，档案工作责任制的主要目的，就是划分每个部门、团体、个人在面对档案工作时的权责，因此档案工作责任制的出现代表了档案管理工作将会进一步细化，并且变得愈发具有规范性。档案工作责任制作为由档案法所引出的一种制度体系，将会逐渐成为档案治理不可或缺的一部分，因此档案工作责任制具有极强的现实意义，只要能够让档案工作责任制成为开展档案管理工作的重要组成部分，则各个能够形成档案的团体、机构便必须结合档案工作责任制来重新优化档案管理模式，进而让档案管理工作质量得到提升。

1.2 档案工作责任制的意义

档案工作责任制具有极强的现实意义，借助的档案工作责任制不仅能够改变传统档案管理模式，还将会对档案管理工作进行全方位细化，进而让档案工作质量得到显著提高。

第一，档案工作责任制是健全档案工作制度的现实需求。档案工作责任制是对档案工作权责的一次划分，档案工作责任制所涉及的内容非常广泛，诸如档案工作主体界定、权责细化、工作监管等内容都是档案工作责任制不可忽视的一环。就目前而言，随着档案工作得到的关注越来越多，档案管理规范化已经成为了档案工作必不可少的一部分，因为很多人对档案工作的认知相对较为浅薄，所以为了最大限度发挥档案工作的价值，就应该借助档案工作责任制来强制提高人们对档案工作的重视程度，进而提高档案工作的整体质量。需要注意的是，档案工作责任制还应该将档案信息化建设视为优化档案管理的重要补充，只有借助信息技术全面加强机关、团体内部档案工作的协调性，才能让档案工作的开展变得更加顺利，进而提高依法治档的整体水平。对于档案工作而言，构建工作责任制就是建立完善档案制度体系的现实需求。

第二，档案工作责任制是明晰档案工作责任的内在诉求。由于极少部分机关、团体、企事业单位，并没有意识到档案工作的真正价值，所以以往在开展各类档案工作时，往往出现存在责任不明等问题。而新修订的档案法则考虑到了这一点，为了进一步提高档案工作的价值，档案法针对档案形成单位有了全新的要求，通过明确不同部门的责任主体，可以借助档案工作责任制来实现对档案工作的全面优化。就目前而言，很多企业、单位的档案工作责任主体往往存在主体模糊的情况，档案法针对归档范围、监督检查等内容有了较为细致的分解，能够在一定程度上防止因为档案责任主体重叠而出现工作混乱的问题。除此之外，因为档案法还明确了档案责任的相关程序与内容，所以能够为解决档案问题创造良好的条件，只要能够借助档案法来实现对档案工作责任制的优化，就可以最大限度降低档案责任不明所带来的负面影响，进而让档案管理工作的开展变得更加顺利。

第三，档案工作责任制是新环境下依法治档的时代要求。新《档案法》将档案的行政执法纳入到了档案工作责任制中，这也为解决档案工作权责问题带来了更多参考依据。通过完善档案工作责任制，可以有效促进基层档案工作的全面发展，避免企事业单位因为档案工作不利而影响到档案行业未来的长期发展。随着档案法规、行政规章制度等内容的陆续颁布实施，档案法规体系如今已经逐渐趋于完善，各种档案管理部门均已明确依法治档是推进档案工作实现长期发展的关键。与此同时，由于档案工作责任制能够加强对档案工作的溯源管理，所以对于档案工作而言，借助档案工作责任制完全能够实现档案利益管理，避免在档案工作受阻时无法及时维护档案工作的自身权益。

2 档案工作责任制构建的难点

档案工作责任制是开展档案工作的关键，通过分析完善档案工作责任制所面对的各种难点，可以在解决难点问题的过程中提高档案工作的总体质量，进而让档案管理工作的开展变得更加顺利。

第一，档案意识相对薄弱。档案工作责任制是要求将档案工作细化管理的一种方式，如果职工本身并不具备足够的档案工作认知，就将会导致档案工作责任制受限于职工意识，进而影响到档案工作质量。对于机关、企事业单位等组织而言，档案是资料整合后的产物，如果能够结合实际情况对档案内容、资料进行全面梳理，就能够为管理层的各项决策提供更多参考。但若企业人员的档案意识不足，就不会在档案工作中投入大量精力，档案工作责任制的推行也将因此而受阻。对于机关、企事业单位而言，只有坚持贯彻档案意识，并推动基层职工意识到档案的价值，才能让档案工作的开展变得更加顺利。需要注意的是，很多企事业单位往往会将档案工作视为资料、文件资源的堆积，这种错误的思想往往会让企业档案管理工作的开展受到更多阻碍。

第二，档案管理制度完善不够。从宏观视角出发，我国的档案法规针对档案管理提出了一系列的规定，但是因为种种原因，档案管理制度的推进速度却很难满足市场经济体系的要求，这将在一定程度上影响档案管理制度完善的速度。对于档案管理工作而言，档案工作责任制就是完善档案管理制度的一种方式，只有积极面对档案管理期间可能遇到的潜在问题，才能让档案管理工作变得更加平衡。在现代经营体系下，如果企事业单位只关注有关资金的部分内容，就将会导致档案管理工作受到严重影响，进而影响到档案管理工作的规范化教程。

第三，档案工作规范性相对不足。对于档案工作责任制而言，其本质就是将当大脑管理工作细化，并在细化的过程中让档案工作变得更加具有规范性。因此在建设档案工作责任制的过程中，就应该从基础工作入手，通过让档案立卷、归档等环节变得更加规范，以此来确保档案工作责任制的落实质量。在此期间，除了相对较为传统的会计档案外，很多会计文件都是企事业单位需要进行归档、收集的资料，如果忽略了档案工作的规范性，就容易因为档案资料丢失而影响到各种档案工作的正常推行。档案工作责任制强调的是让每个档案都有属于自己的负责人，因此借助档案工作责任制可以让档案管理工作变得更加规范，进而让档案管理成为企业工作的关键。

第四，档案数字化管理相对落后。在档案工作责任制构建期间，档案数字化管理模式是必须优化的重点环节，极个别企事业单位如今依然沿用着纸质档案的传统习惯，这种落后的保存模式不仅体现了相关人员对档案工作的重视不足，还影响到了档案管理工作正常推进。因此在构建档案工作责任制时，必须要求档案工作由传统人工管理完全转变为信息化档案管理，避免在使用档案时，因为原始凭证等资料为纸质资料而影响到档案工作的效率与质量。

第五，档案管理人员专业性亟需提高。人员问题是档案工作责任制建设的重中之重，只有档案人才的数量、质量能够满足档案工作的实际需求，才能让档案工作责任制的落实变得更加简单。档案工作的主要难点在于各种工作细节，只有档案人员的业务素养达到一定程度，才能让档案工作质量得到进一步提高。而且除了专业素质以外，还必须确保档案人员具有足够的道德素养，因为对于企事业单位而言，档案属于机密文件，虽然平时使用的频次并不高，但却具有非常强的重要性，因此应该从档案人员的业务水平与道德素养两方面入手，以此来提高档案人员的整体能力，进而让档案工作责任制成为推动档案工作发展的核心。

3 档案工作责任制构建的对策

档案工作责任制是提高档案工作质量的关键，在档案法的支持下，只有克服构建档案工作责任制的难点工作，才能进一步推动档案管理的全方位发展。

3.1 加强档案工作责任制的宣传力度

企事业单位的档案工作能否顺利进行，与单位管理者以及基层职工的档案意识息息相关。档案工作责任制构建可以让档案工作在法制化的过程中不断发展。为了让档案工作责任制得以顺利完成，就应该全面提高档案意识，只要企事业单位能够从领导到基层职工全部意识到档案工作的价值，就将会让档案工作质量得到进一步提高，而且统一内部思想还可以让档案工作的开展变得更加顺利。企业档案能够从某种角度上反应出企事业单位的发展潜力，通过明确档案价值，并在企事业单位的内部加强档案宣传，可以最大限度提高职工群体对档案的认可程度，进而让档案工作责任制获得更多职工的支持。需要注意的是，为了提高企事业单位内部人员的档案意识，还可以进一步加强档案管理，通过借助档案工作责任制将档案意识带到每一名工作人员的身边，能够让档案管理工作质量得到显著提高。

3.2 不断完善档案管理制度建设

在档案工作责任制建设期间，完善的档案管理制度是关键。对于档案工作而言，档案管理制度是否规范是基础，而制度执行是否到位则是体现档案价值的关键。企事业单位应该适当对照档案管理办法与社会实际情况来打造出独具特色的制度模式，以此来完善档案管理中的漏洞问题。需要注意的是，在档案工作责任制的构建过程中，档案管理制度的完善并不能在一朝一夕间完成，所以经过革新与完善的全新档案管理制度必然要在落实期间持续进行微调。而且由于档案信息化是开展档案管理不可忽视的重要一环，所以在完善档案管理制度时，还应该协调档案制度与信息化档案管理模式之间的关系，以此来让档案管理工作变得更具规范性。在档案工作责任制的助力下，企事业单位得到档案工作需要强调日常档案管理质量，通过细化不同部门与管理人员的档案管理目标，可以在责任划分的同时实现对档案工作的全面整合，避免因为档案责任落实不到位而影响到档案管理制度在企事业单位内部的全方位推行。

3.3 持续规范档案工作责任制的管理

在档案工作中，档案人员必须结合相关规定对会计凭证、账簿等内容进行立卷、归档与到期销毁。通过将档案工作转移至网络，可以借助信息技术来进一步提高档案工作的整体效率，但是因为档案信息化管理与传统管理模式之间的差异性，所以必须结合档案工作的实际情况来进一步实现档案工作责任制的规范化管理。在此期间，由于企事业单位需要全面构建档案工作责任制，因此在档案归档等环节往往容易出现档案杂乱的情况，因此在明确档案工作的具体细节时，应该按照档案类别等因素来对档案内容进行分级、分类管理，以此来让档案管理工作质量得到提高。除此之外，信息化档案的保存难度降低远远低于传统纸质档案，所以应该进一步加强对档案期限的严格控制，并完善档案销毁流程，避免因为档案误销毁而影响到档案工作责任制的正常落实。特别是档案的原始票据，作为档案使用期间的核心依据，原件管理是确保档案质量的关键，如果意外失去了原始凭证，则档案将无法发挥出应有的法律效力。

3.4 不断优化档案数字化治理

档案工作责任制是开展档案管理的必然趋势，档案数字化管理需要结合计算机、数字成像等技术来将档案资源转化为数字档案信息。在数字化管理期间，企事业单位可以将不同种类的档案全部归纳在有序的档案资料库中，档案利用率在数字化管理中将会有所上升。而且档案工作责任制要求将档案工作中的各种细节任务全部分发至下属部门与员工，借助档案数字化管理则能够进一步提高档案资料的整体管理质量，而且数字化管理还可以显著提高档案原件安全性，避免档案在反复使用中出现质量问题。在完善档案工作责任制时，应该适当结合档案管理的特点，针对档案重要性来划分档案管理权限以及档案人员的权责范围，通过在数字化管理中细分档案管理内容，并结合档案工作效果对档案人员进行奖惩激励，能够在一定程度上激发档案人员的档案工作斗志，进而让档案工作责任制得到进一步落实。

3.5 不断培育档案工作人员的专业素养

构建档案工作责任制的先决条件就是档案人员的能力素质，因为档案工作责任制要求将档案工作的各种细节全部落实在档案人员的身上。通过加强档案人员的能力培养，可以进一步增强档案人员的综合素质，进而让档案管理工作的开展变得更加顺利。为了强化档案人员的专业素养，需要在加强档案人员对档案知识理论的学习，并针对具有较强专业性的档案工作制定实际训练方案，以此来让档案人员实现从理论知识到实操能力的过渡。而为了提高档案人员的道德素质，则要重点培养档案人员的责任感，通过定期开展档案会议，分享优秀档案人员的个人经历，可以激发基层档案人员的自信心。需要注意的是，档案人员能力培养结束后还应该强化部门之间的沟通，通过加强部门协调能力来增强档案工作责任制的落实效果。

总之，档案工作责任制的落实是对对传统档案管理工作的细化与革新，既可以推进档案工作责任制，也会使得档案治理能力得到显著提高。相信随着更多人意识到档案工作责任制的潜在价值，档案工作将会变得更大发展。