关于事业单位档案信息化管理的意义及问题思考

朱雨伦

摘要：近几年，信息网络技术飞速发展，逐渐覆盖至各个行业，绝大多数单位均开展了档案的信息化建设，这已成为一种趋势与潮流。档案信息化管理是时代发展的必然趋势，更是档案工作转型与提高工作效率的科学手段。随着档案信息化管理的逐步推进，在信息系统开发、信息化建设及利用等方面也逐渐暴露了越来越多的问题。

关键词：事业单位;档案;信息化

2021年8月，《“十四五”湖南省档案事业发展规划》提出，到2025年，全省档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化取得实质性进展，形成与建设现代化新湖南相适应的档案事业发展新局面，为建设档案强省奠定坚实基础。随着档案事业的逐步推进，加强信息化建设，将网络计算机技术充分应用到档案信息化管理中，利用档案数字化系统实现档案的电子化管理，已成为各事业单位档案管理部门提高管理水平、实现发展目标的重要举措。

一、开展档案信息化管理的意义

（一）档案信息化管理是时代发展的必然趋势

随着科学技术的不断发展，信息技术已经融入到我们生活的各个层面，深刻改变了我们传统的思想观念和生活方式。随着单位业务的不断发展，辐射力的不断增强，采用传统的管理手段已不能满足档案工作的需求，此时将信息网络技术应用到档案管理上是最好的时机，也是必然的趋势。因此，档案室需要顺应时代的发展，通过信息化管理，保证档案工作适应时代的发展需求有序开展，保证档案工作的及时性、高效性和科学性[1]。

（二）档案信息化管理是档案工作转型的重要途径

传统的档案管理工作经验绝不是毫无意义、可以摒弃的，相反，正是因为传统纸质档案管理的高要求以及长期以来通过传统档案管理养成严谨和规范的工作态度，形成了档案工作的特质——每一份档案都是独一无二、无可替代、最具价值的。然而，传统档案管理的经验势必会导致档案工作停滞不前，无法实现长足发展，所以实现档案工作价值的最大化，信息化管理是其重要途径与必要条件。   （三）档案信息化建设是提高管理水平的科学手段

现阶段，大部分事业单位都针对档案管理工作进行了改革和创新。5G技术的推广应用，以大数据、网络平台为主的信息技术飞速发展，让大家清楚地认识到，档案数字化在档案利用管理等诸多环节上与传统档案管理相比，有着无可比拟的优越性[2]。实现档案的信息化管理能解决当前档案工作中存在的矛盾与瓶颈，有效提高档案的利用率和时效性，提升部门的工作效率甚至整个单位的管理水平。因此，运用先进的信息网络技术，创新档案管理的方式方法，对于推动档案工作的跨越式发展具有重大的现实意义。

二、信息化时代档案工作面临的问题探究

（一）档案信息化建设需要更高的重视

档案工作是维护党和国家历史真实面貌的一项重要事业，是社会主义各项建设事业中必不可少的环节。随着档案事业的不断发展，档案工作的要求越来越高，各地均出台了相关方案，制定了相应标准，但从目前情况来看，真正重视起来、落实到底的程度还不够。很多单位更重视业务发展，档案管理属于边缘业务工作，大部分干部职工对档案管理工作的认识仍停留在传统时期，即纸质载体保存阶段。目前，大多数事业单位的档案室已配备信息化软件，但在实际的档案管理与利用上，未真正实现信息系统的价值，且在系统的选择和档案人员的配备上没有指定长期的规划，作长远的考虑。部分老档案员已熟悉传统管理媒介与管理方式，不愿走出舒适圈，未积极推行信息系统，利用程度也不够高;部分单位仅将信息系统作为一个项目来建设，后续真正的使用频率不高，输送也不及时，没有真正从根本上认识和实现档案信息化的重要意义与价值。

（二）档案信息系统开发需要更细致的调研

各个事业单位均有档案室，涉及各个行业，其专业也不尽相同，很多单位档案室现使用的数字档案馆系统远远无法满足多种类档案的保存需求，在这与系统设计过程中设计人员难以对每个单位、每个部门、每个专业加以调查研究有关。用户在档案管理工作中的需求是信息系统设计与建设全程工作的重要依据，即便如此，由于每个系统涉及的用户众多、性质复杂，单个系统不可能完全满足各个用户需求，导致系统開发之前的调研浮于表面，或是沟通不深入，或是数据采集不全面，或是急于投入使用导致时间不够，等等。各单位工作人员在前期调研中对系统建设的制约条件与困难也缺乏理解，在实际操作中真正遇到的问题也难以预期，影响了系统的实用性和利用率。因此，精细、准确、详尽的调研至关重要，用户参与应作为系统建设的重要条件，各单位的个性化需求应作为系统开发的重要依据，应据此确定系统设计与建设的方向、方式以及针对性、可行性，尽可能全面地将调研数据与用户实际有机结合。

（三）档案信息化管理需要更科学的规划

档案信息系统的建设包括系统的设计、开发、实施、运行和维护，其内容涉及面广、时间跨度长、问题难以预期，为适应各事业单位各专业的实际需求及时代发展的要求，其流程与细节逐渐复杂化。因此，实现以信息化为核心的档案管理现代化需要科学的规划和长期的努力，还要大量的实践与反复的论证。现阶段，部分正在建设或者已经建设完成的系统面临许多问题，主要包括系统方案不合理;与档案事业长期规划匹配度较低;系统本身解决问题的效率较低;维护标准不符合单位要求，管理混乱;系统实用性较差，与用户预期不符等。因此，档案信息化建设的规划必须以前瞻性引领长远的发展、以系统性推进高端的设计、以科学性深入全面的布局，考虑到从设计到维护的全部流程，考虑到档案内容、种类、形态等各个方面，考虑到档案事业发展的内外部环境，科学有效地制定信息化建设的发展战略和总体方案。

三、结语

档案的信息化管理是一项长期性工作，也是档案事业的重点工作，更是各事业单位档案工作创新改革的必然趋势。针对现阶段档案信息系统存在的问题，我们应高度重视，必须从转变传统观念入手，积极参与系统调查、研究与开发，加大人力与财力投入，建立完备的规章制度，以战略眼光审视优化布局，高水平科学地规划未来，才能真正实现档案的信息化管理，实现档案事业的长足发展。

参考文献：

[1]杨妍蕾.试论医院档案信息化建设[J].档案信息化，2021（5）：120.

[2]韩玲玲.再谈档案信息化管理[J].黑龙江档案，2021（4）：328-329.