信息化背景下事业单位档案管理管理创新分析

黄德俊

摘要：在新的时代背景下，信息技术的广泛运用不仅仅推动了社会的进步，同时对于促进事业单位管理质量的提升上，也发挥出了十分积极的作用。在信息化背景下，利用信息技术的优势作用来对事业单位的档案管理工作进行创新，从而促进事业单位档案管理的质量的显著提升，更充分的发挥档案资源的开发与利用作用。

关键词：信息化背景下;事业单位;档案管理;管理创新策略

前言：档案是见证事业单位从成立至今变迁、发展、壮大过程的重要凭证，也是事业单位日常管理工作中不可或缺的组成部分。随着新的发展时代的来临，事业单位在档案管理工作上也要结合社会发展形势不断地改革与创新，通过运用信息技术，以及精细化的管理理念来提升档案资源的利用率，为事业单位的管理、发展、决策等做出更有意义的参考作用。

1 信息化技术在档案管理工作中的优势

很显然，当前已经进入了信息化时代，随着互联网以及大数据、云计算等信息技术的深度应用，使得事业单位档案管理的方式与方向更加现代化、智能化，同时也使得各种档案资料信息的收集方式更为便捷，收集质量更为精准。通过利用信息技术的优势功能，比如大数据技术、云存储云计算技术等，对档案信息的数据以及价值进行快速、精准的判断，确保档案数据的完整性。为档案的规范化管理以及后续档案资源的利用与精准服务的进一步开展指明了方向。与此同时，将信息技术利用在档案资源的规范化建设中，还可以根据档案使用人员的实际需求，实现快速检索、调阅，更好地提高档案管理的服务效率。这就使得档案管理功能从量变实现了质变的飞跃，充分地发挥出了互联网和信息技术的便捷功能，使得档案管理的各个环节更流畅、精确，为档案管理的信息化管理铺平道路。

除此之外，借助信息技术的优势来推进档案管理的整合效率与整合质量，为档案资源的收集、整理、管理、利用开辟了新路径。利用信息技术建立起数字化的档案管理系统，这样就能够很好的突破传统人工管理模式的滞后性，不仅能够显著的增强优化的效果，同时可以在短时间内迅速提取需要的资料的，同时快速识别、过滤用户的档案需求，并结合相应的管理习惯调整档案资料的配置，在档案管理的基础上延伸出更有益的信息或数据，整合更多优质的信息资源，满足不同的部门以及人员的档案信息需求，切实提升档案管理和使用的效率，显著降低了人工成本和物力成本，因为传统的档案管理都是纸质文件、资料，不仅需要一定的空间，而且对于管理质量有一定的要求，如防潮、防霉等等，应用信息技术实现电子档案管理，一台电脑，一个系统就可以实现存储、调阅、传播等多项功能，省时省力，方便快捷，无惧丢失损坏。通过互联网和信息技术的应用实现档案资源的优化与整合，使档案管理的路径更加多样化、立体化，显著地提高了档案资源规范化管理的速度和质量。

2信息化时代机关事业单位档案管理的创新措施

2.1 优化档案管理系统的信息化水平

要顺应信息化时代的发展变化，充分发挥信息技术的优势来提升事业单位的档案管理水平，首先要加强档案管理的信息化水平建设，信息化档案管理是以计算机和互联网为依托而展开的，这其中最关键的部分是档案管理信息系统。從所周知，互联网是一个开放的环境，不存在绝对的安全，尤其是随着使用时间的增加，一些不确定、不稳定因素等都会对档案管理信息系统造成安全威胁，比如未经授权的访问，人为的操作失误等都可能造成系统的破坏或是病毒的入侵，一旦档案管理系统内的机密信息被泄密、窃取或是破坏，极有可能造成严重的损失，甚至负面的社会影响。所以，首先要落实档案管理部门统一规划、统一部署，统一监督的原则。其次要加大对硬件设备的投资，使相关设备符合电子档案管理的需求。三是要结合档案管理的实际需求，积极建设数字档案室，对档案数据建立规范标准，统一路径，加强档案信息化管理的规范性。四是引进先进的档案管理软件，积极推进网络资源的整合与共享，以提高档案资源的利用率与利用价值。

2.2运用信息技术实现档案数据库的建设

要实现档案管理的有效性，基于当前时代发展的特征与趋势，要积极利用信息技术的优势，建立大数据平台，促进档案管理数据平台的共建与共享。当前的互联网环境十分有利于档案数据库平台的构建，一是要提升信息收集的精准性与及时性，积极利用先进的信息技术手段进行全系统录入，并进行相应的分类，二是要加强宣传，引导各部门做好档案信息的收集，整理，接收的配合工作，及时更新档案信息，以提高档案资源的利用率与利用价值。

2.3 实现技术应用制度与管理创新体制的完善

基于事业单位档案管理的重要性，为了切实提升档案管理质量，既要利用先进的信息技术来提升档案管理的质量与效率。同时也要加强技术应用制度与管理创新体制上的持续完善。

要以规范化的档案管理制度和目标为指引，对档案管理工作进行统一的规划与统筹，以科学化、全面化、信息化、精细化的理念为档案管理的出发点，结合事业单位当前在档案管理工作中所暴露出来的问题，具体问题具体分析，并寻求有效的解决方案，以及落实档案资源的利用率为管理目标，在档案管理制度上与创新机制上进行一一修订与完善。

结束语：综上所述，在新的时代背景下，为了更充分的发挥出事业单位的管理和服务功能，要高度重视档案管理工作，以档案的资源优势，参考性功能来提升事业单位的整体管理水平与服务水平。要从长远发展的角度出发，积极适应时代发展变化，不断更新档案管理理念，创新档案管理模式，拓宽档案管理路径，以高质量的档案管理工作，推动事业单位管理水平的进步。

参考文献：

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