数字出版产业内部控制风险及其防范对策

马 威

（大象出版社有限公司，河南 郑州 450046）

随着互联网的普及，纸质书籍已经不能满足大众的需求，以数字化媒体为载体的数字出版形式越来越受大众喜爱，纸质书籍印刷环节从源头纸张价格的上涨到印刷成本的提高，书号紧缺，所以各个出版社开始寻求多媒介的发展，越来越把重心偏向于数字出版产业。

一、数字出版产业特点及内部控制的必要性

数字出版是数字技术发展的必然趋势，它是以计算机技术、通信技术、网络技术、流媒体技术、存储技术、显示技术等为载体，在传统出版的基础上加以升级。数字出版在我国呈现出起步较晚发展快的特点，目前已经形成了电子图书、数字报纸、数字期刊、网络原创文学、网络教育出版物、网络地图、数字音乐、网络动漫、网络游戏、数据库出版物、手机出版物等新业态。数字化出版是在出版的整个过程中，将所有的信息都以统一的二进制代码的数字化形式存储于光盘、磁盘等介质中，信息的处理与接收则借助计算机或终端设备进行。其特点内容、生产模式和运作流程、传播载体和阅读消费、学习形态的数字化。数字出版大多出现在大中型企业当中，毕竟是新型产业，对其中会出现的技术问题和资金问题缺乏应对经验，尤其是财务风险最大，所以加强内部控制尤其重要。

二、数字出版产业内部控制存在的问题

第一，环境不理想。首先是外部的大环境，5G的运用将极大提升信息的共享效率和传递能力，更将为出版传媒行业带来颠覆性变革，对出版业选题策划、生产传播、消费等各个环节都带来深远影响。随着人工智能、大数据、物联网等技术的高速发展，消费升级不断催生新需求，不同领域之间的融合壁垒逐渐被打破，带来的不仅仅是产业链条的重塑，也为数字内容产业开拓了更为广阔的发展空间，业态复合化趋势逐渐明显；其次是经济环境，我国经济发展进入新常态，我国发展既面临大有作为的重要战略机遇，也面临诸多矛盾叠加、风险隐患增多的严峻挑战。黑客攻击，数字出版依靠互联网，现在都是电脑上做账，网络上病毒和黑客攻击，利用网络漏洞，会使企业财务系统受到侵害，使数字出版产业受到经济损失。同时，网络盗版现象也是非常严重的，企业的知识产权受到侵犯，无形中减少了企业的利润。

第二，工作人员思想上不重视和人员配置不合理。业务人员不能了解，把审核权都寄托于财务人员上，造成沟通不畅，影响工作效率。若不在思想上高度重视，没有做好保密措施，就可能泄露商业机密，造成不可挽回的损失。另外，人员的配置不合理，毕竟在传统出版行业这个温室待久了，新型的数字出版可能出现的一系列问题及应对措施不能了解，这就需要专业知识储备的人才。未能细化各个环节的职责，对可能出现的风险评价不完善也是一方面问题。互联网是个包罗万象的世界，各种各样干扰的因子较多，只能一味专注自己平台，识别风险能力差，缺乏应对经验。

第三，数字出版各个环节内控不合理

首先是数字出版预算不到位。信息时代的到来，出版社为了在数字出版领域抢占先机，会购买数字资源，如果预算不足，会造成企业错失机会，运营缺乏动力，难以扩大规模。如果预算超标，就可能造成数字资源闲置，浪费资源。采购执行与审核未能严格具体按程序一一有效审核，容易侵犯知识产权，给企业造成损失。例如：作家毕淑敏得知她的小说《红处方》被制作成PDF格式，在安徽省淮北市实验高级中学的网站资源“数字图书馆”中供网络用户阅读和下载，并且没有标明作者。毕淑敏认为其作品的著作权受到侵害，遂将该校告上法院，要求学校停止侵权。经过多方调查举证，安徽省高级人民法院对该案进行二审。法院审理认为，学校未经毕淑敏许可，在网络上登载原告的涉案作品，而且未署名，其行为已对毕淑敏所享受的著作权中的署名权造成了侵害，应承担赔礼道歉的民事责任，并应赔偿2.6 万元。这就是学校数字图书馆里的工作人员，面对大量的验收工作，没能一一进行有效的审核，只是归纳入档，这给学校造成了不必要的损失。重大数字化产品处置时，没有咨询相关专家或者聘请专业中介机构，导致处置时高估或者低估资产价值，给企业造成不必要的损失。有些企业为了规避审批，化整为零，这是禁止的。

其次是对于数字化产品日常采购，没有统一的管理模式，以及采购标准，各部门采购各部门的所需产品，然后报销，导致鱼龙混杂，办事效率低，生产成本高。特别是有关数字类产品固定资产采购，没有专门的管理部门，财务资产部只是负责固定资产卡片的录入和计提折旧，没有专门对固定资产进行定期的盘点和报废清查，导致账实不符。

再者，数字产品采购回来如果没有及时验收，容易造成资产损失，给公司带来不必要的亏损。

最后信息沟通不及时，不通畅。在部分企业里，思想还停留在内控属于财务部门的职责范围里，从思想上对内控不重视，销售、数字出版、采购运营等部门参与程度较低，部门间沟通信息交流不顺，缺乏配合。

三、数字出版产业防范内部控制财务风险的对策

第一，增强财务人员的风险控制意识。增强内控企业文化，带动部门成员提高内控意识。在强调企业利润最大化的同时，出版社企业文化建设意义尤为重要，企业文化建设迫在眉睫，担负社会责任，提高企业知名度，打造品牌形象。内控企业文化建设，首先领导们自身要提高风险控制意识，在商讨、审核、建议时，从最大限度降低财务风险入手，财务领导是企业管理层，对企业发展起着重要作用；其次，财务部门成员要提高财务素养与职业道德素养，在招聘员工时，为实现企业经营管理目标，招聘职业能力、职业道德各方面都合格的人才。同时，要侧重于懂得信息管理与信息技术的，加强部门成员培训，特别是数字出版方面的，增强财务风险忧患意识，把数字出版的岗位职责细化到每一个会计成员职责上，并与平时的绩效、年终奖金挂钩。出版企业要想达到目标利润，需要全出版人的共同努力，这就要求管理层建立合理、科学、公平的薪酬分配制度，调动员工的工作积极性，消除不必要的负面情绪，激发潜在能力，实现员工和公司共同进步的目标。加强信息技术人才的培养与挖掘大数据时代的核心价值在于预测能力。预测结果越准确，越能帮助组织未雨绸缪，抢先抓住先机，准确把握市场，有的放矢地规划经营。

第二，数字类采购业务管理模式。首先，对于数字类采购业务，要以集中采购为主，成立专门的管理部门，有专业的人员进行采购，不应该分头采购和分散采购，避免了办事效率低，业务成本高。特别是有关数字类产品固定资产，购入时应建立固定资产卡片台账，录入资产名称、销售厂商、使用部门、购入时间以及产品的规格型号等，同时，制作产品卡片标签；其次，对于采购数字产品应该轮岗轮责制。对于供应商要建立准入机制，通过竞争性谈判、公开招标、询价等确定供应商，签署质量保证协议，建立供应商信息档案。确保企业利益不受损害；再次，验收部门要有明确的验收制度，制定验收报告，发现异常，要及时报告处理，查明原因。投资规模应该量力而行，不要超出单位可利用有效资金范围，同时，可以制定有效的融资方案，确保企业资金来源合法合理，偿还有能力，让企业“活”起来。在优化组织结构的同时，严格按照“不相容职务相分离”的原则完善各部门的岗位设置，加强业务流程中各风险关键点的审批制度，充分发挥出各部门、各岗位之间的相互监督作用。与此同时，日常使用由专人负责，由办公室、财务部、后勤管理部门抽调员工进行定期盘点清查报废，记录盘亏盘盈原因，事后报告，做到账实相符。

第三、软件和硬件系统识别规避风险。其一，及时识别风险。面对变化莫测的网络风险，企业必须提高自身的风险管控意识，应该建立健全风险报警机制，分析各种风险发生原因，搞清楚各种风险和内控间关联，随外部环境的变化，及时发现影响风险出现的原因，时刻提高企业的内控风险意识；其二，加强对投资方案和可行性的论证，从政策、战略、市场、财务、技术、管理和法律等方面充分论证项目实施的必要性，技术与经济的可行性并进行风险分析，提出风险防控措施。数字出版企业需要对各个环节进行财务状况评估，发现风险的苗头。从产品的开发、市场的选择、内容的塑造及售后服务都要分解，可以结合定性和定量分析，切实做好风险评估工作；其三，设置防火墙增加风险评估系统，同时，建立网络安全管理系统和网络安全实施办法，由数字网络运营部负责对设备的安装、调试、日常维护保养，监控出版社网络信息系统，保证数字出版安全，及时处理出版网络安全事件，按有关制度规章及时上报。