办公室日常业务管理与劳资工作效率提高的路径分析

榆林市供热有限公司 乔毅

一、办公室日常业务管理路径分析

（一）提升职工技能

办公室日常业务管理应以员工能力提升为目标，重视职工技能。在办公室日常业务管理中，管理者应注重对职工进行业务培训，有利于提高员工工作效率。在评估办公室职工业务绩效时，管理者不应武断且落后于职工反馈，而应不遗余力地肯定和激励员工，从而激发他们的内在潜力。此外，管理者应根据工作量计算职工绩效，提高员工满意度，加大对工作的投入，从而为办公室绩效管理发展带来质的变化，这在办公室日常业务管理中至关重要。

（二）注入办公室文化

办公室日常业务管理也应注入办公室文化，日常业务管理的目标不仅是将个人与薪酬联系起来，而且还要反映出办公室各个职位的价值和贡献。注入办公室文化可以使办公室员工为办公室绩效管理的发展和进步作出更大的贡献。在办公室日常业务管理工作中，管理者应该逐渐弱化绩效管理带来的负面影响，借助办公室文化的激励和约束作用，让员工沉浸式参与到工作中，为服务对象提供良好的服务。

（三）构建可持续绩效体系

办公室日常业务管理要在一定阶段采取短期战略或及时进行战略调整，因此，目前有效的方法或模式可能不是最好的，但一定要采用可持续发展的绩效体系，这才能真正在办公室日常管理中奏效。例如，在对某些进行经济评估后仍无法协调收支的部门，不应继续支付相关费用，并改变相应的薪酬率，以刺激其进一步收益，办公室应该考虑如何最大限度地发挥科室在服务中的作用，发展科室的其他业务方向，以此来体现办公室日常业务核心的功能和作用，在部门内部产生内核效应。不管其他科室发展如何，各个科室在部门服务中的特点都是相同的，但绩效应该根据服务质量和程度不同而有所区别，因此办公室在绩效管理建设中应立足于部门服务内容，构建可持续的绩效管理体系。

（四）改进业绩管理制度

办公室的日常业务管理可以结合不同变量的公式计算绩效奖金，不能仅仅只通过绩效工具计算，这似乎可以得到一个合理的结果，但并不能反映办公室员工的价值，也不能让他们在工作中感受到自我价值的实现。此外，当绩效考核引入多个考核指标时，办公室人员的劳资效率会极大程度的提高。此外，办公室与各科室的工作都要有具体的流程、操作和管理制度。因此，办公室在日常业务管理中需要改进绩效管理体系，培养工作人员的管理、沟通和信任能力，从而提高员工绩效和潜力，使得办公室绩效管理实现可持续发展，促进办公室更好地运营。

二、劳资工作效率提高的路径分析

（一）合理控制工作时间

劳资工作效率的提高必须明确员工的工作时间和工作强度，关于员工工作的时间问题要明确、固定，这是一个需要管理者不断思考的过程。我们需要弄清楚以下四点：首先，员工的工作阶段应该是明确的；第二，办公室员工每个阶段的工作标准应该是明确的；第三，工作人员每一项工作所需的时间应该是明确的；第四，员工的工作成果应该是明确的。有了这四项标准，工作人员基本上就可以做好工作准备。

比如说，在办公室员工的日常工作中，管理人员要经常检查员工是否将领导者的工作指示落实到位，是否将各项涉及工作时间的问题认真完成。视察和指示是改进工作效率和提高管理者能力的一种重要方式，管理者不应该懒惰，否则会把企业办公室搞得一团糟，没有办法解决任何实质性问题。劳资工作效率的提升需要明确的步骤、明确的模式和明确的时间，以此建立良好的劳资关系。因此，各办公室都应积极改变现状，在有效的时间管理中，以合理的方式将任务分配给团队，并一步一步地执行这些任务，以便能够真正控制办公室的总体工作时间。

（二）形成每日汇报习惯

办公室管理人员可以试着把日报和周报当作一份向领导汇报工作进度的书面报告，通过形成每日汇报习惯，工作人员可以发现自己的逻辑和组织能力会变得更加清晰。日报和周报作为办公室工作的一部分，自然有其存在的意义，管理者也可以通过日报和周报了解每个员工日常工作的重要信息，这样就有可能发现新的想法或者提拔最佳员工。对于员工来说，形成每日汇报的习惯，最直接的作用是帮助每个人更好地管理时间和资源，以便能够高效实现工作目标，同时提高个人报告、反思和执行的能力。在这个经济飞速发展的时代，对于聪明的管理者来说，要求下属每日及每周提交报告是提高劳资效率的一个好方法。

比如说，管理者可以要求各个科室每天在工作群内汇报今日工作内容，办公室工作人员对其形成汇总报告，管理者每日阅读并进行批示，这也是一个加强管理者和工作人员之间联系的好方法。同时，办公室工作人员在整理过程中，可以对各个科室的工作有更加宏观的把控，以便于部门高效运行，以此提升劳资效率。这就改变了以往定期召开调度会的传统部门运行机制。传统运行机制下，各个部门同管理者分别定期召开部门会议，这是十分低效的做法。在互联网时代，部门运行可以充分利用信息技术，员工形成每日汇报习惯，提升部门运转效率。

（三）建立简化的管理机制

劳资工作效率的提高可以通过建立简化的管理机制，将责任分配给称职的管理人员，并承认其工作出色，将更多责任分配给已经证明自己能力的管理人员。避免每个员工的工作量相同，这一管理技巧很重要，因为这可能导致员工压力过大产生倦怠，领导可以通过询问员工是否愿意参与更多的项目，甚至亲自领导他们正在进行的项目以考察到员工的能力，这是最直接的管理机制。领导也可以通过为员工提供晋升机会来提高劳资效率，当办公室员工在工作中停滞不前或觉得自己的工作每天都是一样的时候，可能工作会流于形式，而没有真正参与到工作中。为避免员工的懈怠与停滞不前，领导应确保所有员工都能获得公平的晋升机会，这就需要建立简化的管理机制。

比如说，当某个员工刚加入部门时，部门的管理水平相对较低，基本上是较为繁杂的，虽然日常工作机制并不复杂，但最终工作量是巨大的，这就是传统部门管理机制的不利影响。随着时间的推移，员工个人能力成长，如准备材料、输入或调用数据、编写电子邮件等。这种因员工个人能力提升而产生的变化，便需要企业设置简化的管理机制和晋升机制，使人员晋升尽可能以个人能力为评判标准，并明确规定不同岗位的不同职责，将其细化，这是提升劳资效率的重要手段。比如说，一个新员工，虽然在刚进入公司时，面对的工作量较大，工作内容较为繁杂，但当其了解企业的管理机制之后，他可以迅速制定自身工作计划，以更加积极的工作态度投入到工作中，这样，整个企业的劳资效率都会大幅度提升。

（四）重视激励的作用

当管理人员努力通过激励员工来提高公司生产力时，这个企业的劳资效率必将大幅度提升。对于管理层实施的每一项变更，都应该保持沟通渠道畅通，以便员工能够及时给出反馈。这些反馈是根据本公司的行业前景和公司文化提出的，因此这些建议会比其他渠道收集到的信息更有效，这就是激励的作用，在激励机制的引导下，管理层和办公室普通员工之间的关系更加协调。如果管理者能够做到在整个管理过程中真诚且努力地向员工敞开心扉，劳资效率将大幅度提升，企业能够拥有一支更有动力、更有承诺和更有生产力的员工队伍。如果激励机制不能够立即奏效，管理人员也可以通过向员工提供学习和培训的机会来提升其个人能力，员工在企业中得到个人能力的提升，可以使其更加忠心留在企业，这样企业可以收获更多员工的贡献力，从而提升企业运转效率。

比如说，管理人员可以为员工安排继续正规教育的机会（通过社会学校课程），也可以通过在线课程、会议或者研讨会等为员工提供一些非正规教育的机会。领导者也可以在企业设立导师计划，员工可以在达到一定水平之后培训其他人，自己成为导师。这两种方式都提供了一种可以打破员工常规学习体验的模式，可以极大程度提高劳资效率，让员工感到满足。同时，获得员工满意度的第一步是确保他们感觉自己正在达到预期目标，员工就会对自己的工作感到更满意，并有成就感。要做到这一点，管理者首先必须非常清楚员工的个人期望和工作目标，这需要管理人员在员工入职第一天就给员工明确的指导方针和具体工作目标，当员工能够更加胜任工作时，就可以利用激励机制，使其个人价值更大程度地发挥。有了明确的工作目标，员工在实现目标的过程中会感受到成就感，以此确保员工的工作能够如期如效完成。

三、总结

总之，当办公室重视日常业务管理并从多个维度设计办公室绩效管理体系时，员工的生产力和员工对办公室的满意度都会得到提高，办公室和企业的劳资工作效率也会得到大幅度提升，这不仅有利于提高办公室的工作绩效，实现所有部门和办公室的最佳关联运作，也可以使办公室的整体竞争力增强，为企业转型升级和高质量发展奠定基础。