银行固定资产管理系统应用与实现

李娅丹

云南南天电子信息产业股份有限公司 云南 昆明 650000

在金融类企业，信息技术部门主管关心的重点由以前的保证业务部门网络不断、系统不宕、数据不丢这种简单的管理，提升到IT投入了多少资产，资产发挥了什么作用，这些作用又能为业务部门带来多少效益这种资源管理层面上。用户数量越来越大，IT部门也承受巨大的压力。在内部，一方面管理层要求IT部门可度量固定资产投资回报，而业务部门则对服务质量和可用性提出了更高的要求。如何使已有的信息化资源发挥更大效能，如何使IT与企业业务紧密整合，如何才能兼顾两者的不同需求，如何才能达到质量与成本的平衡等一系列IT服务问题已成为IT部门不得不面对的挑战。

1 需求分析

固定资产管理的全面管理，不仅仅是配置信息采集，也应该包括采购计划和成本数据管理：运维成本和财务账户相关联，供应商和备品备件管理，集成采购接收过程，链接服务合同管理的IT资产的全生命周期管理功能[1]。

金融企业所需要的固定资产管理系统需要涉及计划、采购、维护、管理等多方面的内容，因此，在整个系统考虑到的使用对象：支行或网点、部门主管、计划财务处初审员、计划财务处主管、主管行长、招标办、采购办、设备领用和安装部门、设备维护和盘查人员等。

支行或网点利用系统进行设备采购、更换、报废等的申请；部门主管汇总各网点申请需求后通过系统上报计财并在采购办采购完成后确认设备的供货地址等信息；计财初审通过系统汇总各部门主管申请后根据具体内容进行分类后汇总报给计财主管进行审批，如果涉及的内容较敏感时，计财主管需要上报主管行长进行审批申请。如果需要采购设备，招标办根据系统所汇总及优化的固定资产采购结构进行招标；采购办通过系统对招标办的结果对应厂商进行采购跟踪；设备领用和安装部门根据系统的采购到货情况到各部门及网点进行安装；设备维护和盘查人员根据设备的安装情况在系统中进行固定资产变动更新，并且在实际运行过程中通过系统提供的设备软硬件监控功能对这些固定资产进行维护。

2 系统搭建

整体架构由数据承载层、内嵌服务化流程设计层、功能模块层、集成Portal、报表和关键绩效指标和集成其他外部环境层组成。

3 实现功能

3.1 资产台账管理

系统的核心基础功能，每台设备从入库、折旧到报废一系列的过程处理都需借助此类功能完成。新增、修改、交接、调拨以及盘点等，是固定资产管理的基础。

资产的视图着重展现资产和种类、资产和机构、资产和运行状态、资产和位置、资产和库存情况、资产和合同、资产和采购、资产和计划、资产和预防、资产和趋势、资产和安全、资产和工单等关系构成[2]。

台账提供了基本的查询和通知功能。对于一些查询到的需要维护或调整的设备可以形成工单督促维护部门进行处理。

3.2 部署管理

在以往的资产管理系统中，部署一般都是根据台账中设备的状态来进行查看和管理，但在实际的使用过程当中常常出现一些在台账中显示正在部署使用的设备早已在网点停用或丢弃了，这样就造成不真实情况的出现，也是目前业界对于资产管理系统项目是否实施的犹豫之处。

南天固定资产管理系统能够解决这种实际和台账不符合的问题。计算机、网络设备和网络打印机、路由器、交换机、ATM等固定资产在登录台账中进行创建，在运维过程中，系统通过集成的IBM® Tivoli Inventory对部署在网络中的所有固定资产设备进行发现服务，并且可以实现跨网段的发现。在扫描探索过程中记录有关这些资产上已安装的硬件及软件的信息。对于不能被发现或运行状态有异常的设备在台账中进行更新。

3.3 库存管理

系统能够对银行平时固定资产的库存情况和配套耗材进行管理。管理备件库存是维持所有资产的重要组成部分。系统中的“库存”模块可跟踪维护每个部门及网点所需的资产。针对耗材，系统一直维护库存中的库存项目；当库存量降到低于用户定义的重订购点时给予指示；创建建议采购申请和建议采购单以补给所需的库存项目；并报告已接收到的库存项目。

3.4 计划管理

系统中的计划包括采购计划和工单计划，采购计划依据银行的经营采购需求来人工创建并且在系统中得到维护及配置，工单可由人为手工生成和系统根据情况自动生成，并且系统根据计划所涉及的机构、范围、时间、资产对象、执行要求进度等实现优化配置，用户可以根据这个优化后的计划单来进行自己的工作以节约执行成本。

3.5 采购管理

系统主要针对采购公司、条款和条件、采购单、询价单、采购申请、接受、发票等进行管理。

采购申请可由人工操作申请或是由库存重订购过程自动创建。使用询价单，用户可以创建询价单、记录将询价单发送到供应商和接收到的报价单，并可将报价行授予一个或多个供应商。一旦授予了报价行，就可以从询价单创建购买合同和采购单。使用采购单，系统为库存项目、耗材、服务和工具及管理采购单。通过库存重订购过程自动创建的采购单也可在“采购单”应用程序中显示。使用接收系统功能来记录订购的库存项目和物料的接收情况。接收库存项目时，系统增加“库存”应用程序中的余量或将直接发放库存项目直接发放到资产、位置或工单。使用发票功能，可以记录从供应商处接收的发票，并与采购单进行比较。还可以在此功能中对合同的计划付款进行管理[3]。

3.6 合同管理

包括框架协议、总行合同、本行合同、标的物分配、合同付款、服务条款执行、查询统计、设置参数等功能。此业务功能允许管理员设置货币代码、汇率和用户定义的科目表，以及执行成本管理。主要依赖计划与合同、采购与合同、工单与合同等关系进行依赖。管理的内容包括主合同、租赁/租借合同、购买合同、条款和条件、保修合同等。

对合同的整个实施周期进行跟踪，操作人员可以对合同的状态进行更改、可以进行查看，系统可以自动对合同的法律效力进行计算，可以按照机构和地区进行合同的统计，在条件和条款中，系统能够筛选出关键的以及对将来采购有影响的内容进行提示。

本系统突出了财务上面的功能，在合同管理方面，跟踪每个合同的付款周期和付款额度，对于那些金额很大以及周期集中的项目则可以综合计划提出建议的综合付款建议，避免出现在资金紧张的情况下依然执行采购计划的情况。

3.7 预防性维护

预防性维护工作是为了保持资产高效运转而定期执行的维护工作。通过对定期安排的维护及检查工单所需的员工、物料、服务及工具制定计划，程序可以帮助用户对定期的维护工作制定计划和预算。用户可以定义预防性维护的频率、季节日期、作业计划序列。

3.8 安全管理

固定资产管理时常常伴随着各种不同的环境、不同的危险和要遵守的安全须知和法律规范等，系统专门为这些内容维护一张安全列表，用户可以在列表中设置危险、隔离/安全标记、预防措施、安全规范等内容。在相关人员进行工单维护作业时都会对这些内容进行提示。

3.9 工单管理

工单是维护管理工作的核心。工单指定了要完成的特殊任务以及完成该工作所需的员工、物料、服务和工具。当在系统中创建或生成工单时，您需要启动维护管理过程并为已申请和已执行工作创建历史记录。功能中包括任务分配管理器为大量的维护工作进行优化配置，节约人力物力的投入消耗，减少维护次数；员工汇报机制，提供了维护工作结束后的情况、时间、结果、消耗等内容；服务申请可以让用户查询到这些申请的来源和处理的维护人员；系统对每个工单进行跟踪，并且能够提供短信等接口进行多渠道通知[4]。

4 结束语

构建固定资产管理系统，充分利用现有的资产，使现有资产发挥最大效率。在资产整个生命周期中追踪软件、硬件和相关的信息，以及控制与资产相关的采购、过度供应、预算与法规遵从性有关的成本对财务的影响等。

构建固定资产管理系统，提升IT效率，提供管理流程自动化，减少手工操作。减少对人的依赖程度，建立合理的人力资源计划和培训计划，建立责任的合理分布，建立服务台，成为唯一的联系点，全面了解日常管理，建立知识库，全面了解IT环境，建立配置库。

构建固定资产管理系统，利用一套可行方案来对固定资产进行运维和监控。避免固定资产的重复投资和减少出现连带损害的可能。