事业单位档案管理信息化建设路径分析

李伟

摘要：事业单位是我国科教文卫等事业集中部门，其档案管理工作包括档案收集、整理、保管、统计等，目前要解决档案分散凌乱等状况与社会利用要求的矛盾。当前事业单位档案管理正从简单到复杂不断发展，档案管理重心正向档案信息开发利用发展转变。基于此，下文将对事业单位档案管理信息化建设路径展开分析。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

1 事业单位档案管理信息化建设的重要性

1.1 有利于减轻档案工作强度

传统事业单位档案管理都是由人工手工收集，需要工作人员对档案资料进行收集管理。一些事业单位档案数量多、工作量大，相关人手却不足，在传统的工作方式下，档案工作人员压力较大，工作效率不高。采用档案管理信息化手段，可以快速实现对数据的收集管理，具有自动化、网络化的优势，也可以实现资源共享，减轻了工作人员的工作强度，同时也能显著提升工作效率。

1.2 促进档案资源共享

当前大部分事业单位并未对档案管理部门引起高度重视，导致数量众多的档案信息被束之高阁，档案工作人员对其进行管理的任务较为繁重，经常被业务科室指责档案调阅效率较低。通过信息化建设，事业单位档案管理能够让不同业务科室和档案管理部门达成紧密的联系，实现档案资源的共享，最大化地防止档案资源利用较为滞后这类情况的出现，让档案资源能够在事业单位内部得到更为广泛的流通，这样一来也能够提升档案资料的更新频率，确保其时效性。在信息化建设背景下，档案资源的传输利用了在线途径，相关人员能够直接在线对其中的不足之处进行修改，有效避免了反复报送档案而引发的数据误差。

2 事业单位档案管理信息化建设现状

目前，事业单位档案管理信息化建设取得很大成效，但仍存在保密工作审批繁琐、借还档案资料登记工作量大等问题。事业单位档案管理缺乏監督制度，档案信息化管理监督方面未提出明确方法，不能对档案工作人员形成监督效应。现有档案管理制度涉及领域不全面，对档案管理开发重视不足等。档案管理信息化建设问题存在的原因，包括缺乏宏观指导，档案管理者素质薄弱等。当前政府部门对信息化投入有限，忽略设备的检修工作，部分设备损坏无法使用，影响档案管理信息化建设。部分档案人员对档案管理工作认识不足，使得高新信息技术难以推行。部分领导者对信息化建设重视不足，工作人员获取档案管理知识渠道匮乏。随着信息化技术快速发展，事业单位留存档案涉及到许多私密信息，很多单位对系统程序设计不严格，对职工信息技术操作管理粗放，导致由于职工错误操作泄露重要信息，造成事业单位利益受损。部分单位领导对信息化认识不足，缺乏先进信息技术建设理念。有些部门干部职工缺乏学习进步意识。事业单位有些档案资料涉及到国家机密信息，事业单位信息化处理要注意文件资料安全。但有些单位忽视涉密档案安全保护，对公开信息审查程序不严，导致黑客等窃取机密文件资料。事业单位要按规定对档案进行严格管理，才能保证机密材料安全。

3 事业单位档案管理信息化建设路径分析

3.1 进一步完善档案信息化管理制度

一些事业单位对于档案管理信息化的认识不够深刻，相关法律法规和业务标准贯彻落实不到位。因此，需要根据档案法律法规，按照“标准化、规范化、信息化”要求，构建推进档案信息化的目标体系，提升标准化制度建设水平。需要档案工作人员秉承新的科学发展理念，结合事业单位工作特点，针对实际需求，制定科学、合理、实用性强的档案管理信息化建设规章制度，使这项工作有章可循。应在明确管理方向的基础上，突出档案的信息化、现代化管理和利用效果。应确保档案信息化建设符合事业单位档案管理的实际需求，构建完善的现代化档案管理体系。

3.2 强化基础设施建设

事业单位档案部门要更新陈旧设备，更换符合档案管理规定的资料架，新建资料库安装通风设备，方便记录档案室温湿度状况。档案信息化建设可以借鉴兄弟单位经验，相关工作人员学习参观完成信息化建设单位，选择合适的档案管理信息系统平台。平台建设要注意为档案信息系统搭载服务器负载等能力，注意档案存储格式兼容性，根据管理人员实际需求对现有设备更新，拓展接口是未来功能拓展的保证。事业单位档案管理要求掌握信息化档案工作方法。档案管理信息化网站是以网页形式建立站点，网页式服务有利于信息资源传递，信息化网站要具有更新能力等，档案管理工作要运用先进技术手段，档案人员要及时更档案内容，充分利用现代化设备保存档案资料。

3.3 加强信息化安全管理与控制

在信息技术水平不断提升的背景下，越来越多的行业都开展了信息化建设，虽然极大地提升了工作效率，但同时也暴露出了安全方面的问题，严重威胁了单位数据信息方面的安全。事业单位档案资源具备一定的私密性，其中的内容和国家政策、发展战略方针息息相关，如若不慎泄露就会造成不利的后果。因此，事业单位应当加强信息化安全管理与控制，构建一个完善的网络安全管理制度，积极引入先进的安全防范措施，以此来保障档案信息的安全性。具体而言，通过一定的手段来防止电子档案信息被黑客使用病毒盗取，可以对现有的防火墙进行改良与优化，添加先进的加密监控技术，提高电子档案信息的安全性。同时，事业单位还应当结合实际情况构建一个健全的安全体系，一方面做好硬件设施安全保障，明确档案管理信息系统的线路、环境、设备等方面所存在的安全隐患，定期进行排查与维护，保证档案信息化管理系统中的数据信息不被外界因素所干扰;另一方面则要做好网络安全保障，定期对档案信息化管理系统中的档案资源进行全面的扫描，消除网络木马、病毒对重要信息的侵蚀，切实保障事业单位档案信息化建设的安全性。

4 结束语

综上所述，在信息化时代，事业单位进行档案管理信息化建设有着重要的作用与价值，档案管理人员应当树立正确的意识，不断提升自身的信息化专业水平，事业单位也要积极引入先进的信息化技术，加强人才培养工作，这样才能够有效保证档案管理信息化建设的持续稳步推进。

参考文献：

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