工程公司文书档案收集存在的问题及对策建议

李应萍

(中国五环工程有限公司，湖北 武汉 430223)

文书档案收集是档案管理业务环节的基础，是决定档案存在和发放的前提条件。工程公司档案管理人员要重视文书档案的收集工作，提高文书档案的利用率，促进单位的建设与稳定发展。

1 文书档案收集概况

在维普(VIP)数据库输入关键词或题名=“文书档案收集”，共检索得到103篇研究论文(检索时间段：1989至今，检索时间2021年3月20日)。论文的数量及被引用量的分布，如图1所示。

文书档案收集相关研究论文的数量以及论文被引用的次数能够直观反应文书档案收集概况[1]。

从图1可知发文量的增长趋势自1989年至今分4个阶段。第一阶段为2010年前属于萌芽期，这一时期我国文书档案收集少有人研究，唯独1999年有少量研究论文出现；第二阶段为2010年-2019年，属于相对快速增长阶段，2019年文书档案论文数量接近30篇；第三阶段为2019年至今，文书档案收集研究论文数量出现相对较大幅度下降，属于快速下降阶段。

如图1论文被其他期刊引用的情况，可以直观反映该领域研究是否活跃，从图1可知，自2013年-2020年都属于研究活跃时期，2016年达到高峰，被引用达50多次。

总体而言，自2013年以来文书档案收集处在不断活跃阶段，2016年之后研究热点为缓慢降温阶段。

2 工程公司文书档案的收集存在的问题

2.1 文书档案收集不及时、不全面，收集力度不够

文书档案的收集工作是文书档案管理的基础，但是收集难的问题一直存在。公司档案室规定了文书档案的归档范围及归档时限，有些部门迟迟不能归档，这给文书档案管理带来困扰和障碍。文书档案的收集缺乏相应的制度约束，归与不归全凭各部门自觉性[2]。

2.2 各部门无具体文书档案管理的责任人，文书档案收集工作无具体执行者

各部门文书档案的收集工作至关重要，部门对文书档案的重视工作力度不够。无专门的文书档案收集、管理责任人，这就导致文书档案归档不及时或者根本不归档的后果，导致重要的档案资料遗失散落于各部门，没有发挥文书档案的价值和利用工作。

2.3 已归档的文书档案质量较差

文书档案归档人员都是各部门兼职人员，客观上没有足够的时间、精力。主观上也有应付了事的心理，因为无责任人制度的原因。直接导致已归档的文书档案存在收集不完整、纸质版电子版不一致，甚至干脆无电子版等情况。

2.4 工程公司重视科技档案，轻视文书档案的问题一直存在

以笔者所在的工程公司为例，从建国至今已有70余年的历史，主要产生的科技档案为图纸、科研等成品文件，在70余年的时间里，建院之初的图纸都保存完好，可查。但是相对于科技档案，文书档案的质量稍微逊色，据了解在以往人力紧张的情况下，文书档案是没有专人管理的，都是集中催缴、整理，对文书档案的重视力度还需要加强。

2.5 现存双套制模式加重了文书档案收集难度

现存文书档案的收集是双套制，即纸质版和电子版同时存在，归档时纸质版和电子版需一一对应。毫无疑问这是信息技术对档案收集的一个冲击，按道理信息技术与网络技术减轻了档案人员的部分劳动与重复性工作。可是由于无纸化办公等要求，文书档案自此开始了双套制，即纸质版与电子版档案同时归档与保存。这在无形中加重了档案人员的工作负荷，也增加了文书档案的收集难度。

2.6 文书档案收集缺乏必要的量化指标

文书档案的收集主要以各单位下发的归档范围为准。但是收集到档案室以后，对于归档的质量并无一个可评价的量化指标，例如归档率、完整性、正确率等均无反馈与评价。反馈与评价是一个肯定或者监督，可以每年公布一次，各部门文书档案工作达标的部门给予积极表扬。这样有利于提高各部门文书档案管理工作的质量。

3 工程公司做好文书档案收集工作的对策建议

3.1 利用信息技术，以新修订的《档案法》为契机，创新收集方法提高文书档案收集率与质量

2020年新修订的《档案法》第五章三十七条明确指出，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。之前又要收集纸质版的文书档案又要提交其对应的电子档案，这就无形中增加了文书档案收集的难度，加重了各科室收集人员的工作负担。甚至偶尔在纸质、电子档案无法一一对应的情况下，干脆不交了，无形中错失了许多重要的文书档案。

新档案法颁布以后，利用信息技术与网络技术，文书档案从产生、扭转、传阅、再到收集，归档可以线上归档，实时归档。这样不仅可以减少档案人员的工作负荷，还可以解决文书档案收集难得问题。

3.2 各部门指定兼职文书档案管理人员，该兼职文书档案管理人员为部门文书档案责任人

涉及文书档案归档的部门指定专人负责每年度文书档案的收集，负责与公司档案室移交。该部门文书档案归档人员为部门兼职文书档案管理人员，增强各部门文书档案管理人员责任心，提高文书档案归档率。在实际工作中，很多部门没有专门的人员来负责文书档案的收集，都是到了归档事件，大家一起收集整理，然后移交。这样做的弊端是忽略工程文件的归档工作，忽略日常文书档案的收集与整理，容易遗失重要的文书档案。

3.3 把文书档案的归档率纳入绩效考核

部门负责人在评定兼职文书档案员年终绩效的时候把文书档案管理员的入库归档率、完整性，准确率等定量评价指标纳入考评指标中，督促兼职文书档案管理人员做好文书档案的管理。

3.4 提高文书档案兼职管理员的主观能动性，促进文书档案归档率和归档质量

各部门文书档案管理人员均为兼职人员，在人力资源紧张的情况下，文书档案的归档率和管理质量很难有保障。况且归档率和归档质量和文书档案兼职人员的职业素养有很大关系。公司档案室要对其进行多培训多鼓励的策略，提高各部门文书档案管理人员的思想觉悟。把各部门一年文书档案归档做得好的单位和个人进行点名表扬，可以多渠道多平台每年发布文书档案归档率排行榜。起到激励表扬的作用，从而调动员工工作的积极性。

3.5 利用OA，在公司OA上建立专门的文书档案归档流程，突出各部门领导的管理职能，促进文书档案归档率

公司可以开发一个文书档案OA入库流程，文书档案OA系统的流程设计和审批环节要充分发挥部门负责人与分管领导的管理职责。由部门负责人督促文书档案的归档，派发归档任务，充分发挥OA文书档案的入库流程的作用，促进文书档案归档率与归档质量。

4 结束语

工程公司主要以项目科技档案为主，重视生产、重视科技档案的管理。但是文书档案是公司党政工团及公司办公室等行政职能部门形成的重要文件。是公司大记事、发展历程的历史见证。在信息化时代，档案管理人员要利用先进的信息与网络技术，转变传统的工作方式与工作理念。以2020年新修订的《档案法》为契机，收集文书档案的电子档案。进行文书档案线上扭转、传阅，收集与归档，提高工程公司文书档案的收集质量与效率。