信息化条件下机要档案保密工作研究

2021-12-30刘霞

内蒙古科技与经济 2021年17期

刘霞

(中共四平市铁西区委员会办公室，吉林四平 136000)

当今社会信息技术迅猛发展，高新技术日新月异，计算机网络技术的运用改变了人们的生活方式，机关单位档案管理也受其影响，要不断发展进步。机要文件是指标有“机密”的密级的文件、简报、讲话材料，含有国家重要秘密[1]。一旦泄密后果不堪设想，机要档案的特殊性要求机要人员务必要提升机要档案的保密工作水平。

1 信息化条件下机要档案保密工作现状

机要文档具有特殊性，保密性要求更高，尤其是信息化时代，信息泄密的风险更高，这无疑对机要文档保密工作带来了新挑战。

1.1 保密形势严峻

当下，中国经济稳步发展，国际地位显著提高，中国已然成为西方各国情报窃取的主要目标，西方发达国家加大资金投入，利用信息技术手段对我国重要信息进行监控和窃取，例如计算机病毒的攻击、网络黑客的入侵等事件频发，给机要档案保密工作敲响了警钟。信息时代的到来使保密工作的主体、领域和方式都随之改变，保密主体更为多元化，涉密载体更为多样化，泄密领域不断扩展，窃密手段不断升级，保密防范形势越来越复杂。

1.2 保密要求更高

机要档案涉及国家秘密，因其档案内容的保密性，一直以来都采用传统的纸质形式存放，使用涉密计算机进行整编录入，以纸质档案原件为机关单位使用，所以机要档案的保密性更强，这就要求机要档案在管理上更为严格，除了传统的安全设施外，增设电子监控、智能灭火器、红外警报、三合一电脑防护等新式电子防护设备，确保机要档案安全。

2 信息化条件下机要档案保密工作的主要问题

指纹扫描，人脸识别等技术为机要档案的管理提供了一定的便利条件，同时信息化时代也对机要档案的保密工作提出了新挑战。

2.1 保密意识相对薄弱

机要档案工作人员接触的是国家秘密文件，但现阶段部分机要档案工作人员的保密意识不强，①因为新机要人员的责任心不强，上岗前的培训效果不佳，部分机要档案的工作人员将密级文件随意乱放，存在严重的泄密隐患。②信息化时代的到来，互联网技术的发展，各种电子设备日新月异，尤其是一些涉密计算机存在更大风险，网络黑客伺机而入，计算机病毒无孔不入，再加上工作人员思想麻痹大意，防范措施不力，一些重要机密档案就会在“无意”中被泄露，使国家利益受损。

2.2 保密管理相对滞后

无规矩不成方圆，规章制度是机关单位工作的有力遵循，机要档案的特殊性决定各单位要重视机要档案相关的工作制度。目前已经出台的《密码法》《保密法》等使机要文档的签收、传阅、归档和销毁工作有章可循。但是，机要档案管理者的工作程序性非常强，目前这些规章制度不够详细，操作性较弱。另外，随着信息化技术的发展，机要档案的保密制度和保密规定也应与时俱进，当下的一些制度体系还存在不完善不健全的方面，例如一些新型的涉密载体审批程序不严格，存放到期的电子保密设备不能及时清退销毁。

2.3 信息化技术发展滞后

信息时代的到来使红外报警、指纹扫描智能识别等技术广泛应用于机要档案管理领域，大大提高了机要档案的管理效率。但由于机要档案具有保密性，依据《中华人民共和国保密法》中有关涉密信息系统按照涉密程度实行分级保护的规定要求，工作中使用的涉密办公系统(内网)智能具备项目级的信息条目[2]。而案卷级、文件级信息需要用另外的涉密单机电脑人工著录案卷及卷内目录，工作任务重、周期长。机要档案具有保密性，因担心数字化过程存在泄密风险而禁止对机要档案进行数字化扫描，这给机要档案的检索查阅带来不便，尤其是年代较久的一些机密档案已经出现了纸张破损、字迹模糊等问题，不利用档案的保护和管理。与此同时，信息技术的快速发展，也给机要档案的保密技术防范增加了难度。据全国人大内司委的一项调查报告显示，发生在计算机领域的网络泄密事件占整个泄密事件总数的70%以上，并且这一数字还呈逐年上升的态势[3]。如何规避互联网技术带来的信息安全领域的非传统风险因素成为机要档案管理工作迫在眉睫的重要问题。

2.4 人员业务素能偏弱

信息化时代，机关单位的机要工作也应与时俱进，需要机要档案工作人员不仅掌握保密、时政等方面的专业知识，也需要及时更新信息化方面的知识，因此，机要档案管理需要具备综合素养的专业人才。目前机要档案的工作者的能力短板表现为以下几个方面：①机关单位的机要人员大多缺乏专业背景，尤其是一些基层机关单位，其所学专业与机要保密工作无关，信息安全专业知识和计算机应用技术能力较为薄弱，且学习能力较弱，无法有效应对信息化条件下机要档案的保密工作要求。②由于人手不足，机要档案的工作人员往往兼职保密工作，工作量大，效率低，甚至可能出现漏件、丢件的现象。

3 信息化条件下机要档案保密工作优化措施

3.1 营造氛围，增加机要人员保密安全意识

涉密档案人员是档案保密管理的核心要素，也是档案保密工作的重要主体[4]。加强机要档案工作者的保密意识是提高保密工作效率的关键因素。①基于越来越多的人利用互联网获取信息，政府机关单位可利用抖音、微信、微博等手段加大机要保密工作宣传，将保密工作教育渗透到日常工作的各个方面，增强机关干部的保密意识。②机要档案工作人员要发挥主观能动性，积极参加各种保密工作培训，熟悉保密法律法规，提升政治素质和自律意识，增强责任感和荣誉感，通过加强信息化条件下的机要保密工作的调查研究，不断创新机要档案的安全管理思路。③要自觉学习互联网技术、信息化技术，与时俱进增强自身专业素能，防范通过互联网技术造成的泄密事件发生。

3.2 完善制度，加强机要文档保密安全管理

信息化条件下的涉密载体已由传统的纸质载体逐步拓展为声、光、电、磁等多种介质，这需要我们进一步加强机防、物防、人防，规范信息化条件下机要档案保密制度。①运用法治思维来完善各项保密制度和程序。认真学习《密码法》《保密法》等法律法规，同时各机关单位要以这些基础法律为依据，建立健全保密工作规章制度，制定保密方案，尤其是要与时俱进地更新移动存储介质和计算机设备等信息系统的安全保密制度。②运用底线思维执行好各项规章制度，所谓底线思维制度，就是运用“不怕一万，就怕万一”的严谨工作态度，在执行保密规章制度中要实行闭环管理，严密管理涉密档案的签收，传阅、使用、销毁等工作，并通过查岗查勤等方式定期检查各项制度的落实情况。

3.3 立足实情，推进机要档案信息技术建设

国家相关部门要加大投入，与时俱进，推进机要档案的信息化建设。①立足本地区档案管理的实际情况，提出机要档案信息化建设的合理建议，争取实现机要档案全流程科学化管理，避免出现因数据二次录入导致的时间浪费现象。可利用条形码或RFID 技术补录历史机要档案数据，改善其检索不变的现状。根据《国家秘密载体印制资质管理办法》规定选择资质单位，采取非涉密外包和涉密自家工的方法进行机要档案数字化加工扫描[5]。②加强信息化网络建设工作，密码管理者要持证上岗，所有涉密设备要登记造册，密码专柜要双人管理，所有涉密设备要安排专人定期进行清查核对，保证涉密设备的安全性和稳定性。

3.4 深化改革，健全机要人才建设长效机制

机要档案工作者的素质是档案管理的核心要素，决定着机要档案的管理水平，只有建立健全机要人才建设的长效机制，才能有效扭转机要档案工作的困局。①在信息化时代的到来，各种外来思潮涌入，人们的思想越来越多元，机要档案工作人员要始终坚信社会主义核心价值观，并内化为自身的价值理念，指导自我的实践活动，坚决拥护党的领导，保守党和国家的秘密。②建立流动人才机制，对于表现优异的机要档案管理人员要提拔任务，并及时补充机要档案干部，保证机要档案工作队伍充满生机与活力。