地震科技星火计划专项档案归档应当适用的规定

龚自禄

(中国地震局地震大地测量重点实验室，湖北 武汉 420071)

2010年11月15日中国地震局发布《关于印发〈中国地震局地震科技星火计划管理办法(试行)〉的通知》(中震科发〔2010〕91号)，此通知正式设立“地震科技星火计划专项”。在通知中详细说明了“专项”的范围、目的、意义、特点，附件《中国地震局地震科技星火计划管理办法(试行)》分为总则、组织管理、申请与受理、实施与监督检查、验收与绩效考评、成果与推广应用、奖惩、附则等9个章节。为了规范地震科技星火计划项目的验收工作，中国地震局于2012年7月9日发布《中国地震局地震科技星火计划项目验收工作规定》(中震科发〔2012〕46号)，规定分为验收组织机构、验收流程、授权项目验收、奖惩、其他事项等5个部分。这2个文件奠定了规范化、科学化管理地震科技星火计划专项的基础。地震科技星火计划项目设立10年来，地震科技取得了飞速发展，积累了丰富的地震科研资料，同时，地震科技星火计划项目档案管理工作的重要性日益凸显。然而，这两个地震科技星火计划的公文并没有明确指明归档整理工作应当具体参照哪些标准文件，这给项目负责人和档案工作者带来困惑。而且在档案分类归属问题上，很多档案人员对地震科技星火计划专项档案是否应当归类于“TC5地震科学研究”存在争议。眼下，正是地震科技星火计划项目验收和归档整理的时候，为提高专项档案质量、规范整理专项档案，笔者拟从专项档案分类、规范性文件、标准依据等方面进行探讨。

1 专项档案应归属为“TC5地震科学研究”类目

档案工作人员在接收到地震科技星火计划项目档案后，经整理后会进行分类。在依据《中国档案分类法—地震档案分类表》(档函字〔1994〕22号，以下简称地震档案分类表)进行分类时，档案工作人员常常会存在分歧。因为《地震档案分类表》将地震档案划分为九大类：TC1地震管理；TC2地震监测与预测预报；TC3地震工程；TC4地震对策；TC5地震科学研究；TC6基本建设；TC7设备仪器；TC8标准、计量；TC9环境保护及其他。有些档案工作者将此专项档案归类于TC4地震工程，有些将项目档案归类于TC5地震科学研究，有些将此专项档案归类于TC7设备仪器等等，笔者并不认同这种分类方法，以下将从地震科技星火计划相关文件、科技档案相关标准等资料中寻求更合理的解释。

《中国地震局地震科技星火计划项目验收工作规定》(中震科发〔2012〕46号)附件4中将“项目资料归档范围”划分为5个阶段：立项阶段、执行阶段、验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段。在“总体要求”的开头明确提到“科研档案”的定义和“项目依托单位要按照《科学技术研究档案管理暂行规定》等的有关要求，认真做好地震科技星火计划项目资料归档工作。”经查找，在《科学技术研究档案管理暂行规定》中给出了科研档案的定义，并明确指出科学技术研究档案简称科研档案。由此可知，地震科技星火计划项目档案属于科研档案。

以上是从地震科技星火计划最基本的文件《验收规定》中判断出地震科技星火计划项目档案应当属于科研档案。下面从科技类档案国家标准和行业标准中进行探寻更详细的分类描述。

国家档案局于2008年11月13日发布的国家推荐标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008，2009年5月1日实施)，此国家推荐标准使用于一般科学技术档案的案卷整理。从第4.3.2条和第5条可以看出，科技档案至少分为科研类、产品类、建设项目类、设备仪器类等四类，其中第4.3.2条指出科研课题的科技文件应按其项目组卷，第5.3条指出“科研类案卷宜按课题可行性立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。”与《验收规定》附件4中“项目资料归档范围”阶段划分非常相近。由此可知，地震科技星火计划项目档案应当归属于科技档案中的科研类或科研课题类。

国家档案局于1992年7月20日批准的行业标准《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T 2-1992，1992年10月20日实施)，此行业标准仍然有效。在第4.2.1条中指出“一般按科研课题的准备、研究试验、总结鉴定验收、成果奖励申报和推广应用5个工作阶段整理、组卷。”这与《验收规定》附件4中“项目资料归档范围”阶段划分非常相近。由此可知,地震科技星火计划项目档案应当归属于科研课题(科学技术研究课题)档案。

以上从各种相关文件和规范标准中判断出地震科技星火计划项目档案属于科研(课题)档案。然而，在分类时，还要具体到学科领域，下面就从地震档案学科中寻找相关内容。

翻阅《中国档案分类法—地震档案分类表》(国家档案局1994年3月10日发布的档函字〔1994〕22号文，目前仍然有效)，发现在“编制说明”的第四部分“几个相关问题的处理”第(一)段中明确举例说明“研究所某个研究室在承担研究课题时形成的全部档案入‘科学研究’类目，承担国家工程地震工作形成的档案则入‘地震工程’类目，其研制地震仪器形成的档案则入‘设备仪器’类。”再者，“TC5地震科学研究”条目下有“依科技档案复分表的‘科学研究文件材料’分”，经查询科技档案复分表，发现科技档案复分表第1类“科学研究文件材料”的细分条目为科研立项文件材料、实验研究文件材料(执行情况、实验数据等入此)、总结鉴定验收文件材料、成果申报奖励文件材料、科技开发文件(成果推广、技术转让、产品开发、技术咨询等入此)等5个阶段，与《验收规定》附件4中“项目资料归档范围”阶段划分非常相近，而地震工程类、设备仪器类等归档材料细分表与《验收规定》附件4中“项目资料归档范围”阶段划分差别很大。由此可知，地震科技星火计划项目档案应当归属于地震档案中的“TC5地震科学研究”类。

综上所述，无论是从地震科技星火计划相关文件、档案国家标准和行业标准，还是从地震档案学科上进行划分，将地震科技星火计划项目档案归类于“TC5地震科学研究”类目最为合理。

2 专项档案整理必须遵守的3份公文

地震科技星火计划专项的档案工作有2个最根本的文件必须要遵守，一个是《中国地震局地震科技星火计划管理办法(试行)》(中震科发〔2010〕91号)(以下简称管理办法)，另一个是《中国地震局地震科技星火计划项目验收工作规定》(中震科发〔2012〕46号)(以下简称验收规定)。《管理办法》中涉及档案方面的内容只有第37条，“实行项目负责人立卷归档责任制。项目执行过程中，要加强对所形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种科研文件材料的管理，及时进行系统整理。”明确规定了归档责任人是项目负责人。《验收规定中》中涉及档案方面的内容也只有第二部分“验收流程”中第(一)节“验收准备”中第3条“资料归档”，这一条又指向附件4。附件4包含两部分：《地震科技星火计划项目资料归档有关要求》和《地震科技星火计划项目资料归档情况信息表》，在《地震科技星火计划项目资料归档有关要求》中有3个方面需要注意：①“总体要求”部分规定“项目依托单位要按照《科学技术研究档案管理暂行规定》等的有关要求，认真做好地震科技星火计划项目资料归档工作。”经查阅相关资料，这里所说的《科学技术研究档案管理暂行规定》是指国家科委、国家档案局于1987年3月20日发布的“国档发〔1987〕6号”文件，但2020年9月11日国家档案局第15号令发布《科学技术研究档案管理规定》并于2020年11月1日起施行。②“总体要求”中指出了项目依托单位档案管理部门的职责是检查指导项目负责人完成科研项目课题档案归档整理工作。③“项目资料归档范围”按照科研项目各个阶段详细说明了项目资料的归档范围。

由于有文件明确规定，因此，在进行地震科技星火计划项目档案收集与整理过程中必须强制遵守《中国地震局地震科技星火计划管理办法(试行)》(中震科发〔2010〕91号，2010年11月15日起施行)、《中国地震局地震科技星火计划项目验收工作规定》(中震科发〔2012〕46号，2012年7月9日发布)、《科学技术研究档案管理规定》(国家档案局第15号令，2020年11月1日起施行)。

3 专项档案整理时应当适用的标准文件

对于地震科技星火计划资料收集后的整理工作，《科学技术研究档案管理规定》(国家档案局第15号令)第十九条指出，“科研档案应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822)进行整理，科研电子档案应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894)进行整理。”在国家档案局第15号令颁布之前，地震科技星火计划专项档案整理工作一直明确指明参考标准，此令的颁布不仅给我们档案工作人员指明了纸质档案整理的规范和要求，还指明了电子档案整理的规范和要求，使档案归档整理工作有据可依，大大提高了档案整理工作的效率，有利于提高档案的整理质量。

4 结束语

地震科技星火计划专项是地震行业的一项重要科技项目，其产生的档案资料是极其宝贵的。提高专项档案质量、规范化整理专项档案是地震档案工作人员的工作追求。地震科技星火计划专项的相关公文并没有明确指明档案归属类别，也没有明确指明专项档案整理标准。通过寻找相近公文或标准，加以明确地震科技星火计划专项档案的类别，找出必须或应当参考的规范标准，将非常有利于档案的整理装订工作。