浅析会计档案对文书档案的补充作用

2021-12-29余春艳

科学与信息化 2021年9期

余春艳

湖南省邵阳市自来水公司湖南邵阳 422001

引言

会计档案作为文书档案的重要组成部分，也是各种单位在工作过程中极为重要的组成部分，它能够对国家单位及企业单位过程中的经济流动进行详细的统计与记录，能够更好地了解资金动向，能够充分补充文书档案中有关于经济的部分，使得文书档案更加充分具体[1]。

1 会计档案的特点

1.1 应用范围广泛

会计档案作为其独特的性质，在经济领域广泛应用。无论是在国家行政单位还是在工商单位及其他个体户中都有一定的应用，可以说会计当然在社会的各个领域都有所应用，甚至在家庭中也会对经济的流动进行记录，产生会计档案。而由于经济流动的必要性，其数量相较于其他档案来说也更多一些。

1.2 档案类别稳定

虽然会计档案在社会各界的应用较为广泛，但是其格式与分类是较为稳定的，每一个单位的会计档案内容都难出左右，无论是其会计的核算方法、工作程序还是会计最终核算的材料都是一致的，这是会计档案的类别足够稳定，是其他类型的档案所无法比拟的。这是由于会计档案，在具体的工作过程中，需要更为便捷的整理与分类，方便相关管理部门的审核与统计，避免经济流动上出现漏洞与损失。

1.3 档案形式多样

此外，由于会计专业的性质，导致了会计档案形式较为多样，由于各个公司实际内容不同，会计的账簿会以文字、表格或打印报表的形式呈现出来，而在具体的指征规格上，也会有较大的区别。而其相关凭证由于行业的不同更是会产生，大小与形式上的区别。在会计工作过程中，对会计档案的整理与保管也要根据实际部门的情况，从实际出发不要照搬照抄。

2 会计档案对文书档案的补充作用

2.1 使档案数据化，方便调查研究

档案产生的最初目的就是为了方便在日后对此前的工作内容的调查研究，而传统的文书档案则显得过于刻板，无法将工作过程中的数据呈现的调查者的眼中，使得档案的调查研究变得更加困难，无法真实地了解当时工作过程中的具体情况。而会计档案以及独特的显示，能够将文书档案更加数据化，用数据的方式来对当时的工作内容进行记录，在具体的调查研究过程中，能够更为直观地观察到当初的工作内容及工作成效，使得调查研究更为方便，文书档案更加具体，更加数据化，对文书档案起到了一定的补充作用。

在企业单位与事业单位中，通常会出现人员调动的情况，在人员调动时，通常会调查此人的工作时间及其薪资和待遇等具体数据，然而由于文书档案，中缺乏相关数据的统计，所以在具体的使用过程中，一定要融合会计档案的数据性，使得文书档案能够具体地展示出工作内容及相关数据。

2.2 能够更好地分析档案与工作

在工作过程中通常会对档案进行研究，来了解过去的工作情况，然后进行反思，从而提高在以后过程中的工作效率及企业的运作方向，但是如果仅仅研究文书档案的话，对工作内容只能有一个大概的了解，无法进行更深层次的探究，研究所得到的工作方向，以及相关的改进方案都不能更好地切合现实，具有一定的片面性。用会计档案对文书档案进行补充，能够很好地解决这一工作现状，使得在对档案进行反思与研究的过程中，能够更好地了解工作过程中所遇到的问题及其改进方案。

2.3 减少经济漏洞与相关案件的发生

在过去的日子里经常会发生相关的经济漏洞与经济案件，对于事业单位及相关企业来说，会造成大量的损失。其中有部分情况就是因为会计档案的不完善，文书档案中对于会计档案的整理不够系统，导致无法及时地侦破相关案件。经济案件有别于别的案件，在侦破的过程中主要参考的是相关档案与数据，所以档案的完整程度及其是否具体系统，对于经济案件的发生能够起到有效的抑制作用，不仅能够有效减少经济漏洞与相关案件的发生，即便发生此类事件也能够及时地予以侦破[2]。

3 未来展望

由于电子信息的高速发展，未来一定会呈现出文书档案与会计档案相互融合的现象。在未来，会计的工作一定是包括对工作内容的总结及相关经济数据的统计，而不仅仅是进行相关的经济计算与统计，再加上信息技术所导致的变革，未来文书档案将会以电子计算机打印的形式为主导，以其他纸质档案作为辅助补充内容，这会使会计档案在文书档案中占有更为重要的地位，能起到更多更好的补充作用。