现阶段档案管理计算机化存在的问题及解决办法探究

李丽

保定市城区水系管理服务中心 河北 保定 071000

引言

在全球经济一体化背景下，以服务、知识、信息为特点的新经济时代来临了、随着计算机技术的不断发展，整个世界经济将会进入到一个高速发展的阶段，将会产生大量信息，这给单位档案管理工作带来了一定的挑战。在面对该挑战，传统的档案管理模式已经难以满足单位发展需求，因此实施档案管理计算机化势在必行。在档案管理中，计算机技术具有高效、快速、准确等优势，且获得了不错的管理效果，但是在全面贯彻落实计算机化档案管理时，还存在一些问题。因此，在实际工作中，单位应结合实际情况，制定科学合理的手段，不断优化和完善计算机化档案管理模式，从根本上提升档案管理效果。

1 现阶段档案管理计算机化存在的问题

1.1 文档分离问题

现阶段，基于我国国情与较为合理的阶段划分法，可以把档案管理工作分为四个阶段：制作阶段、现实使用阶段、暂保存阶段、永久保存阶段[1]。在大多数单位档案管理工作中，制作和现实使用阶段中档案归档口设置是文件，在暂保存和永久保存阶段中档案归档口设置是档案，没有利用统一的标准与手段管理，导致不同阶段的文件运动较为独立，出现文档分离现象。

1.2 归档与长期保存问题

在信息时代背景下，电子档案的技术环境和存储结构变得越来越复杂，若仅仅是单纯文字处理范围，电子档案信息处理标准化程度还相对较高，且技术环境复杂程度有限。但是，现阶段电子文档成为很多复杂的多种信息混合物，例如，在文字处理文本方面，有图形属性的手迹批示，甚至还有声音批示，这就导致同一份文件不同信息被存储到不同数据库中，加之因为技术更新较快，出现了很多非标准信息，导致电子档案脱离了特殊环境，丢失了可读性。

1.3 缺少复合型人才

现阶段，很多单位的档案管理部门在利用计算机技术时，利用模式较为单一，开发功能较为简单，有的仅仅是档案著录和文件打字存储，利用效率较低，在人力、财力、物力、时间方面造成了较大的浪费，难以充分发挥出现代化设备价值[2]。存在该问题，究其原因单位缺少复合型人才，很少有档案管理人员既具备较强的计算机水平，又具备较高的档案管理水平。

2 现阶段档案管理计算机化存在问题的解决办法

2.1 实现文档一体化，解决电子档案分离问题

在新时代背景下，想要有效解决文档分离问题，单位内部应注重文档一体化，对以往档案管理中存在的工作环节和工作程序重复问题进行克服，把文件、档案当作是统一的系统工程，注重超前控制文件管理，保证档案质量，进而有效提升档案管理效果。在该过程中，档案管理人员应对文件的生命周期进行提前介入，基于信息源头，打破文档分离管理模式的束缚，进而促使电子时代下档案管理工作向着文档一体化发展。此外，在网络化电子文件方面，应注重文件档案一体化和连续性管理，进而有效面对非传统载体形式虚拟档案带给档案管理的挑战。

2.2 基于文件材料特点，解决电子档案归档与长期保存问题

在以往档案管理工作中，工作对象是纸质文件材料，而档案管理计算机化后，工作对象是电子档案。电子档案是通过计算机撰写存储到磁盘中的文件，一旦形成后，会立即存储到办公信息数据中，档案管理人员和技术人员可以共享。因为电子档案会随时产生和更改以及存储，所以其对计算机具有较强的依赖性，若归档需要通过磁盘、光盘等形式进行移交。因此，在实际工作中，需要基于文件材料特点，对电子档案归档与长期保存问题进行解决。第一，电子档案来源较为广泛，形成者既包括数据录入员、计算机技术人员，还包括信息管理人员、相关管理部门承办人等等。因此，想要收集归档电子档案，需要有制度约束。在单位立卷归档制度中纳入电子档案归档内容，并把其列入信息管理工作程序中。与此同时，由于电子档案载体与信息技术稳定性较差，加之电子档案容易被修改，因此针对重要的电子档案需要拷贝存档，简单来讲就是纸介质、磁盘和光盘介质一起归档，通过双轨制归档，进而保证数据安全。第二，在实际工作中，档案管理人员可以利用技术处理，把已经归档的电子档案改变成为只读性文件，只能读取不能更改，进而对电子档案原始结构进行识别与保护，进而保证数据可靠。第三，需要对保存问题进行解决，可以定期进行复制，进而保证长久保存电子档案，避免信息损失。

2.3 注重档案管理人员的培训和教育，提升复合型人才数量

现阶段，想要有充分发挥出计算机技术优势，提升档案管理效果，在实际工作中单位需要注重档案管理人员的培训和宣传工作，不断提升复合型人才数量。现阶段，很多单位档案管理部门都缺乏现代高技术人才，尤其缺乏档案和信息处理复合型人才，以至于尽管部分单位引进了现代化设备，但是难以充分发挥作用，计算机化程度较低。因此，在实际工作中，单位应注重对档案管理人员的培训和教育工作，定期开展培训，内容侧重于计算机技术方面，促使档案管理人员可以更加规范的利用电脑程序进行管理。此外，单位还可以适当的提升档案管理人员应聘标准，要求其具备较高的计算机水平和档案管理水平，进而不断提升复合型人才数量，提升档案管理效果。

3 结束语

总而言之，在新时代背景下，在事业单位档案管理工作中注重计算机化发展是非常重要的，不仅可以有效简化档案管理程序，保证档案管理工作效率和质量，还可以为事业单位发展打下良好基础。因此在实际工作中单位需要结合实际情况，深入分析问题原因，制定针对性的解决措施，注重培训与教育工作力度，不断完善计算机化档案管理制度，注重数字化管理档案资料，从根本上提升档案管理水平。