中学档案管理价值的开发和利用研究

◇福建省莆田第五中学 连益靖

针对当前阶段中学档案管理中存在的主要问题，例如管理人员缺乏足够的重视、管理技术较为落后、管理制度不健全等，进行合理性的分析，并简单介绍中学档案管理的特点，例如涉及的范围特别广、具有较好的史学价值与学术价值、综合利用价值比较高等，提出提升中学档案综合管理水平的重要途径，旨在为提高中学档案管理提供借鉴。

在新时代发展背景之下，通过积极运用新型技术对中学档案进行全方位的管理，可以确保档案管理价值得到全面的开发与利用，确保中学档案管理工作进一步满足现代化管理需求，实现数字化管理目标。但是，结合当前阶段我国中学档案管理工作特点能够得知，在具体的管理工作当中仍存在很多难题，为了更好的提升档案管理水平，本文深入分析中学档案管理价值的开发与利用途径，内容如下。

1 中学档案管理的特点分析

第一，管理工作涉及的范围特别广。由于中学档案涉及的内容特别多，针对档案管理工作也提出较高要求，通过不断提升管理人员的专业技能，可以确保档案管理工作顺利进行。

第二，具有较好的史学价值与学术价值。因为中学档案能够提供有效的数据资料，更为完整的显示出学校内部各项数据资源，通过合理使用，能够在短时间内转化成社会生产力，具备较好的史学价值与学术价值。

第三，综合利用价值比较高。根据中学档案形成过程可以得知，在企业发展过程当中会保存大量的历史材料，其综合利用价值特别高，例如，在制定教学计划的过程当中，通过积极运用档案所显示的各项内容，结合以往的成功经验，帮助工作人员制定出更为准确的管理决策，从而确保中学档案资源的利用价值得到充分体现。

第四，具备较强的法律效力。由于档案管理人员的法律意识不断增强，在中学档案信息利用过程当中，已经不再完全局限于科研与教学等领域，中学档案具有较强的法律效力与社会价值，针对学生后续的升学与就业影响较大，对于用人单位与企事业单位来讲，中学档案是一项特别重要的参考依据[1]。

2 中学档案管理中存在的主要问题

2.1 缺乏足够的重视

受传统观念的影响，部分档案管理人员对自身工作缺乏足够的了解，没有全面认识到加强中学档案管理的重要价值。同时，因为学校领导人员对此项工作也缺乏一定重视，影响中学档案管理价值的有效体现[2]。

2.2 管理技术较为落后

当前时期，虽然中学档案的管理工作质量得到一定提升，但是和教育教学的信息化水平相比较来讲仍存在一定差距，例如，档案管理技术较为落后，没有运用先进的信息管理技术，明显降低中学档案管理效率，严重影响档案管理水平。另外，从技术层面来分析，因为中学档案信息化管理投入存在较多缺陷，缺乏专业的档案库房与计算机系统，使得中学档案信息化管理水平不断下降。比如，由于学校内部所配置的网络基础设施与软件数量过少，无法满足档案信息化管理需求，严重影响中学档案管理工作的顺利开展。

2.3 管理制度不健全

由于中学教学任务越来越繁重，档案数量逐年增加，各个中学虽然已经建立了相应的管理制度，但是因为部分中学所建立的档案管理制度不健全，或者落实不到位的现象较多，也会给后续的管理工作带来较大影响。

除此之外，因为中学档案管理机制不够完善，缺乏良好的一致性与连贯性，导致中学档案无法进行统一管理，档案内容容易出现较多缺失。由于档案管理人员数量较少，各项存储设备与资料无法得到有效检验，部分档案表面存在较多积尘，使得档案管理工作中存在严重隐患，不断降低中学档案管理质量[3]。

3 提升中学档案综合管理水平的重要途径

3.1 强化认知

第一，通过不断提升中学档案管理人员的工作意识，充分认识到做好档案管理工作的重要价值，并主动参与到日常的学习和培训活动当中，不断强化自身的服务意识，找到档案管理工作中所存在的缺陷和漏洞，并进行全方位的改善，确保中学档案管理工作得以顺利开展，实现档案价值的高效利用。

第二，档案管理人员要主动和其他部门保持有效联系，通过积极与其他部门接触，能够准确判断档案管理重点内容是否合理，并根据学校内部工作人员所反映的各种情况，不断调整档案管理要求，实现资料数据的有效利用，确保中学档案管理效果得到明显提升。

第三，加强宣传与普及力度。在学校档案室内部，成立专业的宣传小组，针对档案知识进行全面宣传与普及，不断提升全校师生与领导的认知，并主动参加到各项档案管理活动当中，实现档案资料的快速收集与整理，确保档案管理工作满足学校发展需求[4]。

3.2 积极运用现代化技术

根据档案管理工作特点能够得知，积极运用现代化技术，加强信息化建设力度，已经成为我国档案管理的核心趋势，在中学档案信息化管理过程当中，为了确保各项先进设备得到有效利用，有关部门需要加大经费投入力度，定期引进新型设备，并对档案管理人员进行全方位的培训，确保各类先进设备得到科学操作，提高各项先进设备的综合利用效率。在应用现代化档案管理技术的过程当中，管理人员尤为还要注意以下几个问题。

第一，科学运用现代化技术手段，加强对中学档案的一体化管控力度，促进不同部门间的有效沟通，确保各类资料得到高效的利用。针对档案管理部门来讲，通过主动和其他部门保持积极沟通，能够实现各类信息的及时更新，确保各项信息更加准确。

第二，针对原有的中学档案管理模式进行优化，不断提升档案管理工作效率，为管理人员后续开展工作提供有力支撑。

针对档案管理人员来说，为了更好的提高自身的专业技能水平，要积极运用先进的档案管理理念，并将先进的管理理念与实践有效结合，确保中学档案管理质量得到有效提高，更好的满足课程改革要求。在信息化技术手段的支撑之下，档案管理技术不断完善，为中学档案管理工作提供良好支撑，可以确保档案管理质量得到明显提高[5]。

3.3 完善管理制度

中学院校结合《档案法》相关规定要求，对原有的档案管理机制进行全方位的完善，进一步明确管理人员工作责任，并全面落实各项规章制度，确保教职工能够认真遵守各项制度。通过对原有的中学档案管理机制进行大力完善，并采取有效的考核机制，能够为中学档案管理工作提供良好平台，充分激发出档案管理人员的创新思维，确保档案管理质量与效率得到双重提升。为了确保中学档案管理制度得到更好完善，有关人员还要注意以下几个问题。

第一，收集大量的档案数据资料。要想提高中学档案管理质量与效率，要求管理人员在短时间内快速收集各项资料，针对具有良好保存价值的文件资料，要加大日常管理力度，经过集中收集与整理后，进行统一的归档，采取集中保存方式，防止出现档案数据泄露现象[6]。

第二，遵守科学性的管理原则。根据中学档案管理工作特点能够得知，在每年度或者每学年度结束之后，档案管理人员要认真按照有关规范要求，准确而快速的区分出各类档案的保管期限，并进行有效分类，做好档案排列工作，不断提升档案管理的科学性。

第三，有效挖掘各项资源。中学档案管理工作所涉及的内容不断增加，档案数据可以有效的反映出学校在管理方面与教研方面存在的问题，通过有效解决这些问题，能够为后续的档案工作顺利进行提供良好支撑。

第四，及时更新档案资源库，运用先进的信息技术，建立档案管理平台，实现档案资源的有效共享。在中学档案管理工作开展过程当中，要求档案管理人员针对各项数据进行全面分析，并结合档案资源库内部的数据信息，定期更新，不断提升档案管理的灵活性，确保中学档案的保存价值得到有效体现[7]。

4 结语

综上所述，通过对提升中学档案综合管理水平的重要途径进行合理性的分析，例如强化认知、积极运用现代化技术、完善管理制度等等，可以确保中学档案管理质量和效率得到全面提升，为后续的档案管理工作提供良好支持。针对档案管理者来讲，要遵守科学性的管理原则，找到档案管理当中存在的缺陷，并及时调整，从而更好的体现档案管理价值。