论电子商务系统项目的范围管理

◇武汉光谷职业学院 李 康

作为IT信息系统项目管理者，在管理大型电商系统项目的建设过程中，必须做好项目的范围管理。良好的范围管理可以明确项目边界，防止项目范围发生蔓延，提高干系人的满意度和项目的成功率，反之范围管理不当则会对项目成本，进度和质量造成严重影响。本文以电子商务系统项目的范围管理为例，重点阐述了规划范围管理、收集项目需求、定义项目范围、创建工作分解结构、确认项目范围和控制项目范围六个过程及每个过程用到的工具方法和技术。

在电子商务系统项目建设过程中必须重视项目的范围管理，范围管理不仅是甲方关注的焦点，更是项目管理的核心工作，其执行质量和执行效果将直接决定项目的成败。项目的成本管理计划、进度管理计划、人力资管理计划、质量管理计划等都依赖于范围基准来制定和细化。良好的项目范围管理可以明确项目边界，防止项目范围发生蔓延，进而提高干系人的满意度和项目的成功率。反之范围管理不当则会对项目成本，进度和质量造成影响，严重时导致项目失败。下面结合项目实践，重点阐述大型电商系统建设过程中范围管理的六个主要过程及每个过程用到的工具方法和技术。

一、规划范围管理

规划范围管理即定义在项目执行过程中将如何定义项目范围、验收项目范围和管理项目范围的过程，在规划范围阶段，项目经理需要依据项目章程和项目管理计划，结合电商系统的特点和项目实际情况，邀请项目组核心成员和相关领域专家通过专题会议进行范围管理计划和需求管理计划的制定，从而为后期的范围管理提供了指南和方向。

二、收集项目需求

收集项目需求即向项目所有干系人采用科学的方法进行需求和需要收集的过程，需求获取的完整与否将直接影响项目的范围和后期范围的变更，需求收集不全面是导致项目执行过程中范围不断蔓延的常见原因之一，因此全面系统的收集项目需求，是项目范围管理中至关重要的工作之一。在进行需求收集时，要根据不同干系人的特点充分利用访谈、引导式研讨会和观察法进行需求的收集，最终形成需求文件和需求跟踪矩阵。例如对于甲方项目发起人和该电子商务系统的主要负责人，可以采用访谈的方式一对一获取他们的需求。对于电商企业下运营部、客服部、供应链管理部等不同部门的需求获取可以采用引导式研讨会的方式。而对于电子商务系统中业务流程复杂的模块可以采用观察法深入业务一线观察数据的获取、处理的整个流程，保证需求识别的正确性。

三、定义项目范围

定义范围是制定项目和产品详细描述的过程。在定义范围阶段，项目经理需要根据需求文件和项目章程中进行产品分析，范围定义。项目经理需要明确产品和服务的边界，从需求文件中选取最终的项目需要，确定项目的产品范围描述、验收标准、可交付成果、除外责任、制约因素和假设条件等。

四、创建工作分解结构。

创建工作分解结构（wbs）的目的是将项目的可交付成果分解为较小，更便于管理组件的过程，在创建wbs的过程中可以采用树型或表格型的方式对项目的可交付成果和项目工作进行自上而下分解。例如可以将ERP系统、CRM系统、WMS系统和CallCenter系统等主要可交付成果作为wbs的第二层，然后逐层分解，直至分解到工作包。分解过程中需要遵循8/80原则，并为每个工作包安排负责人，将缺乏详细进度活动当下无法分解的活动放入规划包，待后期进行分解，最终完成wbs和wbs词典的制定。经批准后，将项目范围说明书，wbs和wbs词典纳入范围基线，最后由PMO将范围基准发送给所有干系人。

五、确认项目范围

确认范围是正式验收已完成的可交付成果的过程，通过验收每个可交付成果提高最终项目范围验收的可能性。项目经理需要注意是各阶段提供的可交付成果都应经过质量控制和质量检测，在保证可交付成果质量的前提下进行阶段性范围确认和最后范围确认。对于阶段性的范围确认，主要由客户方和监理方进行检查，评审和测试。对于最终范围的确认，主要由客户方邀请第三方专家小组进行评审，验收。

六、控制项目范围

为控制项目范围蔓延，提高项目成功率，项目经理需要重视项目的范围控制，监督项目和产品范围的状态，做好范围基准的变更的管理工作。范围变更是范围管理中经常会遇到的问题，引起项目范围变更的因素主要包括：①需求获取不全面或者没有与客户进行范围确认；②项目经理没有对项目范围进行任何有效的管理，导致项目范围的无序变更；③政策法规和外部环境的变化也有可能会导致项目范围的变化。因此需要做好如下工作：在项目前期，必须做好需求获取，范围定义和工作分解结构的创建等工作。需求的准确获取，范围的明确定义，有助于减少后期范围的变更。为加强范围管理，项目经理首先需要建立了范围基准，其次需要成立了变更控制委员会，制定变更控制流程，保证所有变更都有据可查，有史可查。电商项目的范围变更需要由甲方统一递交，由项目经理初审，然后提交CCB进行决策。同时项目经理还应做好团队的管理工作，避免出现团队成员镀金行为，造成不必要的项目范围扩大。

良好的范围管理不仅需要使项目团队成员知道为达到预期目标需要完成哪些具体的工作，还需要清楚、详细的界定各项目相关方在每项工作中的分工和责任，确定项目的边界和可交付成果，并做好项目范围的验收和范围控制工作，只要这样才能保证项目总建设目标的实现。