互联网时代的机关档案室建设

王 霞

当前，随着互联网技术的快速发展与全面应用，对机关档案室建设产生了重要影响，特别是推动了机关档案室的数字化、智慧化发展[1]。互联网时代，机关档案室建设面临着新的机遇，也存在一定挑战，有针对性地开展互联网时代机关数字档案室建设工作，这是一个重要现实课题。

一、互联网技术对机关档案室建设的影响

互联网时代，机关档案室建设面临着新的发展机遇，主要体现在以下几个方面[2]。

1.互联网技术推动了机关档案管理服务方式转变。传统的机关档案管理，基本上都是建立在传统的纸质档案资料基础之上，档案管理基本上是以被动方式为主。机关档案室中积累的大量纸质档案，不仅种类繁多，而且关联性也比较差，如果缺乏相应的档案处理技术，则很难对这些纸质档案进行有效管理和关联性分析。但是在互联网时代，特别是数字档案室的建设，不仅可以在档案系统中保存大量的纸质档案，还可以对这些档案资料包含的海量信息和非结构化数据进行分析，构建结构化的档案信息资料，大大提高了机关档案资料的利用效率。例如，有的机关档案管理部门在建成机关数字档案室以后，对大量的档案资料进行收集整理，并对机关档案资料利用需求进行主动调研，根据档案资料利用需求建立相应的档案资料数据库，并对这些档案信息资料进行聚类分析和相关性研究，对机关档案信息之间的关系进行分析，从而提高了机关档案资料的价值，为机关单位决策提供了重要参考。

2.互联网技术推动了机关档案管理系统边界扩展。随着机关数字档案室建设的推进，机关档案室的档案数据也在不断增多，传统机关档案管理系统与其他数据管理系统一样，基本上都会受制于技术手段和技术装备的限制，无法开展连续性的无边界扩展，从而对机关档案管理系统的更新产生较大限制。互联网技术的应用，特别是大数据技术更是推动了分布式数据库档案管理技术的应用、云平台的产生与发展，给机关档案管理系统带来根本性的变革。许多机关在推进数字档案室建设的时候，应用云平台技术和手段，实现了对档案管理系统的存储资源和计算资源的动态扩展，实现了机关档案管理的无边界动态扩展。

3.互联网技术丰富了机关档案资料安全保护手段。在传统的纸质档案管理模式之下，机关档案室面临着各种档案资料安全保护问题，如纸质档案防霉、防损坏、防丢失等问题。但是互联网技术的出现并在档案管理领域中的广泛应用，大大丰富了机关档案室对档案资料的安全保护手段，虽然也面临着网络黑客侵袭和病毒入侵的风险，但是可以通过严格的内外网物理隔离，设置更加严格的隐私管理和访问控制，进一步提高机关档案资料保管的安全性。

二、互联网时代的机关档案室建设问题

当前，机关档案室建设主要向机关数字档案室方向发展。许多单位已经启动了机关数字档案室建设工作，但在实际建设中，由于单位领导重视程度不够、缺乏专业技术人员、信息安全机制不完善等，导致其存在各种问题[3]。

1.对机关数字档案室建设的重视程度不够。对于机关数字档案室建设而言，单位重视程度越高，各项工作推进就会越顺利。在推进机关数字档案室建设中，一些单位领导对此项工作并没有在思想上给予足够重视。第一，一些机关单位领导对于机关数字档案室建设不够重视，固守机关档案管理传统思维和传统模式，认为推进机关数字档案室建设费时费力，而且投入成本也比较高，投入效益在短期内无法得到有效体现。第二，有的机关单位档案管理人员对于数字档案室建设工作不够重视，由于其年龄较大，对新型档案管理思想和管理理念接受较慢，工作观念也比较保守，虽然置身于互联网时代，但是并不愿意接受互联网信息技术，对于机关数字档案管理建设更是不感兴趣。全国各地的机关单位数字档案室建设出现参差不齐的问题，有的单位不重视数字档案室软硬件设施的投入与建设，也忽视数字档案内容建设，从而导致机关数字档案室软硬件设施比较匮乏，很难实现数字档案管理作用与价值。有的单位虽然重视传统纸质档案数字化工作，但对现有数字档案管理工作不够重视，不仅没有建立起相应的增量数字档案管理制度和要求，而且对于存量数字档案资料也没有很好地管理与维护，在一定程度上导致数字档案管理和传统纸质档案管理的重复劳动现象的出现。第三，有的机关单位在推进数字档案室建设中，比较重视数字档案的共享，但是却忽视数字档案的集成管理，导致数字档案的利用只是停留在简单的目录查询和资料查验阶段，未能对数字档案资料信息进行深度集成和挖掘，一些基础性的数字档案管理业务标准和关键技术的掌握也不够全面。

2.机关数字档案室建设缺乏专业人员。对于大多数机关单位推进数字档案室建设工作而言，资金投入较少并非是主要问题，专业技术人员的缺乏才是主要因素。而且，许多机关单位档案管理工作，未能配备专职档案管理人员，主要是由办公室行政人员兼任，他们不仅要做好机关档案管理与服务工作，还要承担一部分后勤和保密工作。虽然有的单位也配备了专职档案管理人员，但可能不具备专业档案管理经验和知识，或者并不具备相应的信息技术能力。总之，专业技术人员的缺乏，在一定程度上直接影响了机关数字档案室建设工作的推进。

3.机关数字档案室建设面临安全问题。当前，许多机关单位在推进数字档案室建设工作中，还面临着较大的信息安全问题，特别是由于数字档案室的建设技术还不够完善，技术本身还存在安全风险和隐患，主要体现在三个方面：第一，一些机关单位在推进数字档案室建设过程中，把业务外包，造成外包服务的信息安全问题；第二，在数字档案室建成以后，同时还要面临档案利用中的信息安全隐患，特别是网络黑客或病毒等，对数字档案信息安全本身造成直接威胁；第三，在机关数字档案室建成运行过程中，可能会由于档案管理系统不稳定导致档案信息资料丢失，对机关档案资料的安全保管产生影响。

三、互联网时代的机关档案室建设路径

互联网时代，数字化无疑是机关档案室建设的最优路径，它是促进机关档案管理和档案服务转型发展的有效路径。机关数字档案室建设，主要从加强电子档案文件管理、加强数字档案室基础设施建设、创建机关数字档案室齐抓共管的工作局面和加强机关数字档案信息安全管理四个方面入手，积极推进机关数字档案室建设。

1.加强机关数字档案室的电子档案文件管理。互联网时代，机关各类档案资料不仅数量大，种类也日益丰富，涌现出了各类电子档案文件，这也是机关数字档案室管理的重点和难点。因此，要推进机关数字档案室建设，必须要首先确保机关数字档案的规范、完整、安全，使机关数字档案室中的档案管理系统本身具有不断完善的能力。第二，要加强对机关数字档案室各类档案资源的整合，特别是要注重加强与机关OA系统的无缝对接，在机关单位OA办公系统和各类业务系统中形成的各类电子档案资料，可以直接归集到机关数字档案管理系统中，在机关电子档案资料的收集、整理、标识、入库、查询、利用等各个环节实现自动化，提高机关档案管理效率。

2.加强数字档案室基础设施建设。对于机关数字档案室建设而言，必须要建立完善的档案管理体制，这直接关系到机关数字档案管理工作的效率与质量，特别是机关数字档案室建设水平和质量，更是建立在培养高素质档案管理人才和开展档案信息化建设基础之上的，两者都发挥着基础性作用。第一，加强推进机关档案管理体制改革。机关数字档案室建设，是建立在互联网技术与信息时代发展相适应和相匹配基础之上的，所以在开展机关数字档案室建设过程中，要在机关档案管理体制上追求科学、严格、细致，更要能够从技术层面、业务层面和管理层面，建立机关电子文件归档管理和档案数字化处理制度与要求。第二，要加强对机关高素质档案管理人员的引入与培养。在机关数字档案室建设推进过程中，人才始终发挥着重要保障作用，特别是要注重对掌握机关数字档案管理新知识、新技术、新技能的专业人才的引进，加强对机关数字档案管理复合型人才的培养。一方面，在机关数字档案室专职档案管理人才引进的时候，要根据机关数字档案发展趋势和发展要求，对需要引进的档案管理人员有针对性地提出知识与技能要求，不再是把机关档案管理视为可有可无、可老可少的一个岗位，要站在人才引进的高度，引入高素质专业人才。另一方面，要通过在岗培训完善现有人才的知识结构，提高其素质能力，促使他们主动接受新知识和新技能。

3.创建机关数字档案室齐抓共管的工作局面。机关数字档案室建设，涉及机关工作方方面面，牵扯到机关各个部门，是一项系统性工程，必须要推进整体建设局面的形成。例如，机关数字档案室建设，需要办公室配合办公系统接口的无缝对接工作，需要财务部门为其提供建设资金支持，需要信息部门为其提供相应的技术保障，也需要机关单位各个业务部门在业务工作中及时整理各类电子文件档案资料。如果只是依靠机关档案管理部门单打独斗，机关数字档案室建设工作很难推进。因此，在推进机关数字档案室建设过程中，档案管理人员必须要加强对数字档案室建设的宣传和指导，切实提高对行政部门、业务部门、信息技术部门的电子档案管理意识，使其认识到加强机关数字档案室建设的重要意义，唯有如此，才能推动机关数字档案室建设各项工作有序开展。

4.加强机关数字档案室信息安全保障体系建设。在推进机关数字档案室建设中，必须要建立健全机关档案信息安全管理各项规章制度，这是确保机关数字档案信息安全的基础。各个机关在推进数字档案室建设的过程中，根据国家档案管理部门出台的相关法律法规和条例制度要求，针对单位业务工作特点，参照上级档案管理部门档案信息安全管理要求，建立档案信息安全管理制度，遵循标准化原则，避免机关数字档案室信息安全保障工作中不必要的重复性劳动，提高机关数字档案室档案信息安全管理执行力，为机关数字档案室建设保驾护航。