高校档案管理数字化及档案管理创新

晋晓辉

高校档案是高校依法履行自身招生、教学、科研、管理等一系列职责，所产生的文件、计划、方案、学籍、学历、成果、论文等材料的总和。在传统高校档案管理工作中，管理人员需要利用纸质文件记录大量信息内容，因而浪费了大量的空间与资源，并且在查询资料过程中会消耗大量的时间。在传统档案管理工作中，档案信息只能用于查询，无法发挥出信息的多样化作用，严重制约了高校发展与学生成长的脚步。而在数字化技术的加持下，高校管理工作发生了天翻地覆的变化，高校档案管理人员利用数字化的优势，通过组织、计划、指挥、协调等行为，利用高校档案内容，合理地整合学校资源，让信息内容发挥出更深层次的价值，以最小的投入为学校师生提供最大化的利益。同时，高校档案是以资源共享、信息共享为建设核心，利用数字化技术、大数据技术、信息化技术，开展的网络线上资源共享平台建设，消除档案存储与调阅需要的时间与空间阻碍，为高校师生学习、科研、教学、管理提供更为优质的服务。

一、高校档案管理数字化发展的重要性

1.高校档案数字化发展的必然性。数字化档案系统建设已经成为高校管理未来发展的主要趋势，只有在高校完善数字化档案信息平台的建设，才能有效整合各类教学资源，让档案信息能够更好地应用于其他工作过程中[1]113。在高校数字信息平台系统建设过程中，不仅学校各个部门可以定期查找学校教育资源、传阅文件、安排活动等信息，还可以让学生利用高校数字信息平台系统上交个人研究作业、档案资料、申请报告以及团队活动资料，并按照学校要求给予学生专业的引导意见。建立高校档案管理数字信息平台最大的优势，就是可以通过网络信息技术的优势，减少高校各个部门之间传递资料、审核信息的过程，实现线上统一审核、统一管理、统一协调、统一布控，让高校内部档案审核工作能够更加透明、公正，进而提升高校内部管理力度。对于学生而言，利用自身学号与密码可以随时查阅线上档案内容，查看自己的学分、学时以及各种奖励的落实力度，让学生能够随时了解自身档案状态，端正自己的学习态度，避免过于懒散无法达到学校管理预期标准[2]10-11。

与此同时，学校还可以通过线上教学信息档案管理平台，对学生生活状态与学习状态进行控制。例如，学生在寝室生活时，若发生重大错误，寝室管理人员可以通过自身权限，将对学生的惩罚记录在学生的档案里，让学生能够记住此次问题，避免下次继续犯错。而其他教职人员也可以通过学生档案记录学生学习状态，了解学生的个人生活情况，并对学生综合品质作出合理的评价[3]93-94。

2.高校档案数字化发展的要求。随着科学技术的进步，高校档案数字化建设也逐渐变得多样化，学生与教师对档案的使用要求不断提升。首先，高校档案内容不断增加，使用范围也更加广阔。在传统高校档案管理过程中，教职人员档案一般较为简单，无法展示出教职人员的综合素养，但是在数字化技术的帮助下，教职人员任何的教学改革举措与教育方法尝试都能够详细地记录在案，学校领导也可以根据学校教职人员每年工作状态与研究成果，为教职人员增加薪资待遇，让校内管理更加人性化。其次，在我国教学体制的推动下，高校招生人数不断增加，生源背景更加复杂，教学方法与技能培养模式也发生了巨大的变化，为了能够让学生获得更加良好的教学体验感，学校应该通过数字化档案管理模式，将学校各类教学资源进行整合，收集学生档案，将精准的信息上传至学校数字化档案信息平台，让教师对于班级学生的特点了解更加深入。最后，现阶段我国办公模式多采用数字化办公模式，教职人员所使用的资料多为图片、表格、视频等多媒体内容，逐渐代替了传统纸质档案内容，一个虚拟文件中能够存放更多的档案内容，即使学校档案数量不断增加，但是处理方式与处理时间反而加快，极大地减缓了教学档案工作人员的工作压力。从客观上讲，数字化高校档案管理建设推动了高校档案管理创新进度[4]25-27。

二、加强高校档案数字化建设的有效策略

1.更新管理人员理念，适应数字化发展。高校领导在完成学校档案数字化系统建设后，档案收集、审查、获取、审批会发生极大的改变，新的工作模式更加复杂且困难，这必然会给高校档案管理工作带来问题。因此，高校管理人员必须建立一套完整的工作制度，并保证其能够落实到位，促使每一个高校档案管理工作人员能够使用现代知识武装自己的头脑，进而提升高校档案管理工作人员综合素质[5]71-72。首先，学校领导要引导高校档案管理人员开展自主学习活动，掌握多元化知识内容，运用先进的理论基础，结合高校数字化档案管理系统实际情况，开展教育培训工作。在培训的过程中，学校领导可以邀请高校数字化档案管理系统编辑人员开展讲座，对操作系统中的每一个阶段进行细化，让高校档案管理工作人员能够熟知操作系统方法以及问题处理办法。其次，高校领导需要根据数字化档案管理系统操作需求，对每一名档案管理工作人员进行系统的考核。考核的内容可以从基本常识、系统操作、问题处理三个方面入手，促使每一名工作人员能够认识到自身存在的不足，并加以改正，进一步提升高校档案管理工作人员对于知识理论的应用能力[6]142-143。最后，高校领导需要将管理人员工作效率、工作状况、操作实情与人员考核工作相融合，让高校档案管理工作人员能够认识到自身工作的重要性，为后期数字化档案管理工作做好铺垫[7]123-124。如此，才能更好地促使高校档案管理人员适应数字化发展趋势，将传统管理工作与数字化技术相结合，为档案管理服务提供更为广泛的空间。

2.加强安全保护措施，培育数字化发展土壤。高校档案信息是重要的社会资源，同时也会涉及学生、教师、教职人员的个人隐私以及国家机密，尤其是高校机密与行业档案更容易被其他人所利用，因此高校领导要重视管理安全措施的应用。高校档案管理安全措施是指，互联网环境下的高校档案信息安全状态与保护措施。就档案信息而言，能够保护自身安全和成功识别信息查阅者的资料就是最大的价值所在，一旦信息泄露，那么造成的消极影响是不可挽回的[8]190-191。但是令人失望的是，大部分高校都没有维护数字化档案系统的经验，采用的加密技术过于简单，而进行局域网管理则会丧失数字化档案管理系统的优势。针对这种问题，高校领导可以选择与民营科技公司合作，通过协商让科技公司派人定期进行系统维护，并且对高校数字化管理档案系统状态进行24小时监控，在受到互联网攻击时，科技公司技术人员可以代替管理人员进行反击维护，保障高校数学化档案管理系统的安全。但是，高校领导在与科技公司签署维护运营协议的同时，还要签署保密协议，避免发生监守自盗的问题[9]15-16。信息安全是时代发展的大潮流，只有保障信息安全才能促使信息发展拥有更为广阔的空间，激发高校档案管理内在潜力，使其能够为高校师生提供更为优质的服务，进一步满足时代赋予的改革使命。

3.更新数字化设备，开展多样化管理工作。为了能够保障高校档案数字化管理顺利进行，高校需要适当引进全新的数字化管理设备，将档案管理室变成数字化档案机房，实现无纸化办公。首先，传统档案室管理人员要对档案内容进行归纳总结，寻找出价值较高的档案进行分类，对价值较高的内容进行筛选。同时，高校也要开始进行档案室建设工作，将其改造成信息化机房工作室，采取防尘、防静电、防火等措施，保障机房线路能够处于稳定状态，为后期设备的引进做好充分的准备。其次，高校要采购全新的智慧档案馆存储设备，但必须保障其价格合理、质量合格，并能够满足数字化发展的诸多实际需求，如智能设备后台登录需求、学生身份验证需求、学生信息压缩处理需求、自动报备需求、云端处理更新需求，有条件的高校可以设置备用电源设备，保障在断电之前能够保障设备正常关机，以免影响设备对数据的保管[10]95-97。此外，在完成设备采购工作后，要与生产厂家签订维护协议与培训协议，保障设备能够在一定时间内得到厂家的直接维护，进一步延长设备的使用寿命。开展培训工作的优势在于能够引导高校档案管理人员认识到自身存在的不足之处，逐渐提升自身综合素养，提高对于先进设备的管理控制力度，满足高校档案数字化管理改革发展需求。最后，在完成设备引进后，高校档案管理人员要将档案按照类型、科室、姓名、年份、评价、备注依次进行分类，保障所有档案都能够在需要的时候快速被找到。而档案室管理人员要将数字化档案与高校网站相连接，学生可以根据自身学号、身份证与密码进行登录，快速寻找到自己的档案内容，并有打印、复制的权利，满足学生对于线上的档案管理需求，减少档案室工作压力，提高档案室工作效率[11]63-66。对于部分价值较高的教育类型经验档案或学年教案，档案管理人员可以适当地“解密”，使得其他教师可以参照，采纳其中价值较高的经验，进一步提高高校教师教学质量。若部分高校教师抵触教案分享，高校档案室管理人员需要及时下架相关内容。

总而言之，依照目前的形式来看，高校档案管理工作尚处于初级阶段，难以适应当下社会发展的实际需求。建设数字化、信息化、科学化档案管理系统已经成为未来发展的必然选择。因此，高校领导必须重视相关数字化建设工作，加大数字化管理建设的投入，促使高校管理实现自动化、智能化，让学校网络平台建设更加完善。为了能够达到这个目标，学校必须重视提升档案管理工作人员的综合素质，强化网络安全建设，为学生、教师以及其他教务人员提供更加优质的学习、工作环境。